Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ Li TAI LIEU VA DAC DIEM HOAT DONG CUA THU VIEN VAN PHONG TRUNG UONG DANG NHAN DAN CACH MANG LAO 1. Cơ sở lý luận về xử lí 1. Khái niệm về xử lí tài liệu Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động thông tin khoa học (dây chuyền thông tin tư liệu), gồm hai nhóm công việc là xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu, ghi lại các đặc trưng về hình tức và nội dung của tài liệu nhằm mục đích quản lý và tìm kiếm các tài liệu đó. Xứ lý hình thức tài liệu là quá trình lựa chọn những đặc trưng về hình thức của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần khi biết tên tác giả, tên tài liệu hoặc các dấu hiệu đặc trưng về hình thức của tài liệu.
Xứ lý nội dung tài liệu là tập hợp các công đoạn, ở đó người ta phân tích nội dung tài liệu và thể hiện chúng dưới những hình thức trình bày mà tổ chức thông tin sử dụng Mục đích của việc xử lý nội dung tài liệu là nắm bắt được nội dung của tài liệu để thông báo cho người dùng tin, đồng thời giúp tổ chức sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách đễ dàng, có hệ thống và thống nhất. Xử lý nội dung có nhiều hình thức và cấp độ. Một tài liệu có thê là đối tượng của một hay nhiều hình thức xử lý nội dung. Các tổ chức thông tin có thể áp dụng các hình thức xử lý khác nhau, với cấp độ sâu sắc khác nhau, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và loại tài liệu cần xử lý.
Xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu, định đề mục chủ đề tài liệu, tóm tắt và tổng luận tài liệu. 15 Phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả được thé hiện bằng các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và cơ quan thông tin sử dụng. Có nhiều bảng phân loại được các thư viện và cơ quan thông tin sử dung, nhưng phổ biến nhất là các Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), Bảng phân loại BBK,.
Kết quả đạt được của quá trình phân loại tài liệu là các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức, sắp xếp kho tài liệu (thường là tổ chức kho mở), tổ chức bộ máy tra cứu tin theo ký hiệu phân loại (mục lục phân loại, xây dựng công cụ tìm tin tự động hóa), sắp xếp các biểu ghỉ thư mục trong các ấn phẩm thư mục do cơ quan thông tin thư viện biên soạn. Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ công tác lưu trữ và tìm tin tự động hóa. Quy trình định từ khóa có thể được tiến hành theo phương thức định từ khóa tự do hoặc định từ khóa có kiểm soát.
Đối với phương thức định từ khóa tự do, người định từ khóa sử dụng phương pháp xử ly tir vung dé chuyển các đặc trưng nội dung của tài liệu thành từ khóa. Đối với phương pháp định từ khóa kiểm soát, người xử lý tài liệu sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khóa. Từ khóa là các từ, cụm từ thể hiện đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, chủ đề và phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong, nội dung tài liệu. Bộ từ khóa là danh mục các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái theo từng nhóm các loại từ khóa, là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và tên địa lý.
Bộ từ khóa là công cụ để kiểm soát từ vựng, trong đó, các đơn vị từ vựng, là các từ khóa, kèm theo các quan hệ ngữ nghĩa giữa các đơn vị từ vựng đó. 16 Định đề mục chủ đề là quá trình phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định đề tài chủ yếu của tài liệu đó và thể hiện chúng bằng các đề mục chủ đề theo một khung đề mục chủ đề nhất định. Khung đề mục chủ đề là ngôn ngữ tư liệu dùng dé kiểm soát từ vựng, trong đó, các đơn vị từ vựng là các đề mục chủ đề kèm theo các quan hệ ngữ nghĩa cần thiết giữa các đơn vị từ vựng đó Đề mục chủ đề là các từ và cụm từ mẫu, thể hiện các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp, dựa trên ngôn ngữ tự nhiên kết hợp trước theo cấu trúc quy định Các đề mục chủ để trong một khung đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái đi kèm với các quan hệ ngữ nghĩa. Tóm tắt tài liệu là quá trình xử lý nội dung tai liệu, kết quả của quá trình này là trình bày một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bắt kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt Theo tiêu chuin 1SO214 - 1978 Documentation Abstracts for Publications and Documentation thì tóm tắt là việc trình bày ngắn gọn nội dung chính của tài liệu gốc (chủ để, các phương diện của chủ đẻ, các kết luận chính) bằng một phương thức tiết kiệm ký hiệu, với cấu trúc ngôn ngữ thống, nhất nhằm biểu đạt thông tin cho người dùng tin dễ tiếp thu nhất.
Bài tóm tắt có tác dụng giúp người dùng tin trong việc lựa chọn thông tin trong quá trình tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin. Trong một số trường hợp (tài liệu gốc được viết bằng ngôn ngữ không thông, dụng, là tài liệu hạn chế truy cập.), bài tóm tắt có thể được sử dụng thay thế cho tài liệu gốc. Bài tóm tắt trình bày nội dung thông tin với dung lượng thông tin lớn nhất so với các thông tin cấp II khác (thư mục, phiếu mô tả thư mục, .), hình 17 thức trình bày ngắn gọn, thuận lợi cho việc bảo quản lâu dài trên vật mang tin truyền thống, trong các hệ thống lưu trữ và tìm tin tự động hoá. Bài tóm tắt phản ánh một cách khách quan nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt dưới bat ky hình thức nào, phản ánh ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài liệu gốc,đảm bảo lượng thông tin tối đa trong một hình thức diễn đạt tối thiểu về khối lượng từ ngữ, phán ánh đầy đủ nội dung cơ bản của tài liệu gốc, phản ánh đúng những nội dung cơ bản của tài liệu gốc ko kèm theo ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt.
Bài tóm tắt phải có văn phong trong sáng, đơn giản, dễ hiểu, câu văn ngắn gọn, hạn chế sử dụng câu phức hợp, câu đa nghĩa, sử dụng động từ ở một thì thống nhất; sử dụng các thuật ngữ khoa học thông dung, phi hop (không sử dụng từ địa phương) Tổng luận tài liệu là quá trình phân tích, tổng hợp nhiều nguồn thông tin và tài liệu cấp một khác nhau có nội dung về cùng một vấn đề và cùng xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định và trình bày dưới dạng một bài viết ngắn gọn, cô đọng có hệ thống, nhằm phản ánh hiện trạng của vấn đề, đánh giá mức độ ảnh hưởng của vấn đề, dự báo xu hướng phát triển của vấn đề và có thê đề xuất những phương hướng, biện pháp đẻ giải quyết vấn đề. Tổng luận là một sản phẩm thông tin trình bày một cách tổng quát và có hệ thống về một đề tài nhất định trên cơ sở xử lý thông tin từ nhiều nguồn tin trong một giai đoạn nhất định. Nó cung cấp cho người dùng tin nội dung thông tin theo các mức độ sau đây nhằm trợ giúp ra quyết định giải quyết vấn đề: thông tin tổng quát về đề tài được quan tâm, kiến thức được hệ thống về đè tà trên, đúc rút ra bản chất cót lõi và động thái tiến triển của vấn đề, ý kiến đánh giá vấn đề, đề xuất biện pháp thực hiện. 18 Tổng luận có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình ra quyết định, đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động quản lý với các đặc điểm: cần ra quyết định chính xác, kịp thời, cần mức độ tổng hợp, tích hợp thông tin cao.
Người biên soạn tổng luận thường là các chuyên gia thông tin, chuyên gia các ngành khoa học 1. Các yếu tố ảnh hướng đến hoạt động xử lí tài liệu Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý tài liệu, trong số đó, tố quan trọng ảnh hưởng và quyết định tới công tác xử lý tài liệu trong hoạt động nghiệp vụ: trình độ đội ngũ cán bộ, công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu, chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu, công cụ xử lý tai liệu và mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại. Trình độ đội ngũ cán bộ Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con người cũng giữ vai trò quan trọng và có tính chất quyết định. Người làm công tác xử lý tài liệu phải được trang bị các kiến thức và kỹ năng thực hiện các khâu xử lý, am hiểu các nguyên tắc và công cụ xử lý cụ thể.
Đồng thời phải nhạy bén nắm bắt các thuật ngữ và kiến thức cơ bản của các lĩnh vực nghiên cứu. Mức độ của kết quả xử lý tài liệu mang dấu ấn chủ quan của người xử 1ý.Vì vậy, trình độ quan niệm của người xử lý sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và kết quả của việc xử lý. Cho nên tình độ của cán bộ xử lý tài liệu phải được xem xét trên ba yếu tố sau: Hiểu biết chung về các ngành khoa học: người làm cán bộ xử lý tài liệu phải có hiểu biết tốt về lĩnh vực nội dung tài liệu đề có thể xác định chính xác nội dung tài liệu, lựa chọn chính xác và đầy đủ các số phân loại, từ khóa, chủ đề phản ánh nội dung của tài liệu. 19 Chuyên môn nghiệp vụ: Cán bộ xử lý tài liệu phải nắm vững các công cụ, tiêu chuân và phương pháp xử lý tài liệu, đồng thời luôn có ý thức trách nhiệm trong công việc, phải chủ động học tập, tận tụy trong công việc một cách có hiệu quả, trao đổi công việc với đồng nghiệp.
Sẵn sàng học hỏi những, điều mới.