CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Nguyên vật liệu Trong hệ thống các Chuẩn mực kế toán của Việt Nam thì chuẩn mực số 02 - HTK (Bộ Tài Chính 140/2001/QĐ-BTC vào ngày 31 tháng 12 năm 2001) có nội dung như sau: HTK là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ SX, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình SX, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình SX, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Qua việc tìm hiểu Chuẩn mực số 02 - HTK của Bộ Tài Chính Việt Nam, chúng ta có thể hiểu rằng NVL là chỉ tiêu HTK trong bảng cân đối kế toán và là một trong những yếu tố cơ bản trong quá trình SX, kinh doanh của một DN. NVL được DN mua và dự trữ, tham gia trực tiếp vào quá trình SX để tạo ra sản phẩm và ảnh hướng tới chất lượng của sản phẩm, dịch vụ tùy thuộc vào ngành nghề mà DN kinh doanh. Đối với một DN chuyên về SX thì NVL đóng vai trò rất.quan trọng và chiếm tỷ trọng chủ yếu trong giá trị sản phẩm.2 Đặc điểm NVL Thứ nhất, NVL là một trong 3 yếu tố đầu vào thuộc HTK được dự trữ bởi DN với mục đích phục vụ cho quá trình SX, kinh doanh trong kỳ của DN.
Thứ hai, NVL tham gia trực tiếp vào quá trình SX, kinh doanh và là cơ sở vật chất hình thành nên các loại sản phẩm, phong phú và đa dạng về chủng loại. Thứ ba, xét về mặt hình thái vật chất - NVL thường tham gia vào một chu kỳ SX, chúng có thể tiêu hao toàn bộ hoặc biến đổi hình dạng vật chất ban đầu hay có những sự thay đổi về lượng để tạo thành hình thái của sản phẩm. 6 Thứ tư, xét về vốn - NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và ảnh hưởng tới chi phí SX của DN. Thứ năm, xét về mặt giá trị - NVL ảnh hưởng trực tiếp tới giá trị của sản phẩm và là cơ sở hình thành giá thành sản phẩm, từ đó các DN có thể xác định nên kết quả kinh doanh cuối kỳ của DN.
Thứ sáu, xét về mặt kỹ thuật - NVL tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, chúng bị ảnh hưởng bởi môi trường tự nhiên như khí hậu, thời tiết,. và nhiều yếu tố khác. Mỗi DN phải xem xét đặc điểm của NVL để có những phương án trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản nhằm hạn chế việc gây ra hỏng hóc do dự trữ quá lâu và đảm bảo chất lượng để xuất NVL vào khâu SX. Tóm lại, từ những đặc điểm trên của NVL đều có xuất phát điểm và đóng vai trò quan trọng cho các công tác tổ chức tính giá, hạch toán, và hạch toán chi tiết NVL trong DN.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh khác nhau mà các DN lựa chọn thì NVL lại có vai trò cụ thể khác nhau. Đóng vai trò là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình SX vì vậy việc sử dụng các loại NVL khác nhau sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra và từ đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của DN.3 Phân loại NVL 1.1 Phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất - Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình SX thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. - NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình SX, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. 7 - Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cấp nhiệt lượng trong quá trình SX, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
Nhiên liệu thường tồn tại ở thể rắn, lỏng và khí. - Vật tư thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ SX. - Vật liệu và các phụ tùng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.2 Phân loại theo nguồn hình thành - Vật liệu tự gia công, chế biến: là những vật liệu DN tự tạo ra để phục vụ nhu cầu cho quá trình SX. - Vật liệu mua ngoài: là những vật liệu DN không tự gia công, chế biến mà đi mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nước ngoài.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu có xuất phát do được cấp, phát, góp vốn liên doanh, biếu tặng,.3 Phân loại theo mục đích sử dụng NVL dùng cho SX-KD: Là các NVL được sử dụng để SX sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kỳ SX, kinh doanh, bao gồm: - Vật liệu dùng trực tiếp cho SX - Vật liệu dùng gián tiếp cho SX NVL dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho nhu cầu SX chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản trị DN,.4 Phân loại theo quyền sở hữu NVL - NVL thuộc sở hữu của DN. - NVL nhận gia công chế biến hay giữ hộ.4 Vai trò NVL NVL là đầu vào của quá trình SX-KD của DN vì vậy việc đảm bảo NVL có đủ số lượng, chủng loại, chất lượng,. trong các giai đoạn của quá trình SX là đảm bảo sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt nhất vì vậy yêu cầu DN phải có phương án thu mua, dự trữ và bảo quản NVL phù hợp. Chất lượng của NVL quyết định chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của DN bởi NVL thuộc yếu tố tư liệu lao động - một trong 3 yếu tố của quá trình SX (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động).
NVL ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch SX, kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của DN. Do đó, việc đảm bảo chất lượng NVL là một cách nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.2 Quản trị NVL trong doanh nghiệp 1.1 Tầm quan trọng của công tác quản trị NVL trong doanh nghiệp Để hoạt động SX-KD được diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả, DN phải luôn đảm bảo NVL được cung cấp đầy đủ và kịp thời cả về mặt số lượng và chất lượng, tránh tình trạng thiếu NVL khiến SX ngừng trệ hay thừa NVL gây ứ đọng vốn. Muốn vậy DN phải có chế độ quản lý thích hợp và toàn diện đối với NVL từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng NVL sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý NVL quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của DN.
Vì vậy nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý NVL một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán NVL được chính xác mà còn góp phần nâng cao hiệu quả SX-KD của DN.2 Mục tiêu của quản trị NVL Quản trị NVL nhằm đáp ứng yêu cầu về NVL cho SX trên cơ sở có đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu. Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho chúng có sẵn khi cần đến. Mục tiêu chung là để có dòng NVL từ các NCC đến tay người tiêu dùng đúng đủ kịp thời cho quá trình SX, kinh doanh và đảm bảo về mặt chi phí cho DN.3 Nhiệm vụ của quản trị NVL - Tính toán và đưa ra kế hoạch một cách cụ thể cho việc thu mua số lượng hàng hóa và lượng dự trữ tối ưu.
- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định số lượng hàng, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán. - Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu lựa chọn tới khâu quyết định. - Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị NVL và cung cấp kịp thời cho SX.3 Nội dung của công tác quản trị NVL trong doanh nghiệp 1.1 Xây dựng định mức tiêu dùng NVL 1.1 Khái niệm mức tiêu dùng NVL Mức tiêu dùng NVL là lượng NVL cần dùng tối đa cho phép để SX một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện kỹ thuật và điều kiện tổ chức nhất định.2 Vai trò Định mức tiêu dùng NVL là công cụ để điều hành các hoạt động SX của nhà quản trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán kinh tế đầy đủ cho DN. Một số đặc điểm của mức tiêu dùng NVL thể hiện bao gồm: - Là cơ sở để DN xác định nhu cầu NVL trong kỳ - Là chỉ tiêu giúp các nhà quản trị đánh giá trình độ sử dụng kỹ thuật trong SX, trình độ công nhân và trình độ tổ chức hoạt động quản trị SX của DN mình.
- Là biện pháp quan trọng nhất để giúp DN thực hiện sử dụng tiết kiệm vật liệu.3 Phương pháp định mức tiêu dùng NVL: - Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm dựa vào hai yếu tố: các số liệu thống kê thu thập được về mức tiêu dùng NVL trong kỳ trước và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, từ đó dùng phương pháp bình quân truyền thống để xác định định mức. ● Ưu điểm: tính toán đơn giản, nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho SX. ● Nhược điểm: tính chính xác và tính khoa học thấp. - Phương pháp thực nghiệm Phương pháp thực nghiệm dựa trên kết quả phòng thí nghiệm, cùng với đó những điều kiện SX cụ thể để kiểm tra, sửa đổi và sử dụng kết quả đã tính toán được để tiến hành SX thử nhằm xác định định mức cho kỳ kế hoạch.
● Ưu điểm: tính chính xác và tính khoa học cao hơn phương pháp thống kê kinh nghiệm. ● Nhược điểm: các nhân tố ảnh hưởng đến định mức chưa được phân tích toàn diện, kết quả tính toán được trong phòng thí nghiệm có thể không phù hợp với điều kiện SX, mất nhiều thời gian và chi phí.