Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn 2021-2023, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Cơ khí 17 (Nhà máy Z117 thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng) duy trì tốc độ phát triển ổn định với tổng doanh thu năm 2023 đạt hơn 730 tỷ đồng, trong đó nhóm sản phẩm kinh tế chiếm trên 525 tỷ đồng và nhóm sản phẩm quốc phòng đạt hơn 204 tỷ đồng. Tuy nhiên, đặc thù sản xuất cơ khí chính xác và sản phẩm lưỡng dụng đòi hỏi chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% tổng giá thành sản phẩm. Những biến động khó lường của thị trường nguyên liệu thô toàn cầu, sự phụ thuộc vào các nguồn phôi kim loại nhập khẩu và chuỗi cung ứng sau đại dịch đã tạo ra áp lực tài chính cùng nguy cơ gián đoạn dây chuyền sản xuất tại doanh nghiệp.

Đề án tập trung giải quyết các hạn chế cốt lõi trong công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu, từ khâu dự báo, hoạch định nhu cầu, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, đến tổ chức mua sắm, giao nhận và quản lý kho bãi. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị chuỗi cung ứng đầu vào; khảo sát và lượng hóa thực trạng vận hành tại doanh nghiệp; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ định hướng đến năm 2030. Phạm vi nghiên cứu bao quát toàn bộ các nhóm vật tư chính và phụ phục vụ 5 dòng sản phẩm chủ lực tại các cơ sở sản xuất thuộc huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu đóng vai trò tiền đề giúp doanh nghiệp giảm thiểu 15% đến 20% chi phí lưu kho, hạ thấp tỷ lệ sai số dự báo nhu cầu về mức dưới 10%, rút ngắn 30% thời gian chu kỳ mua sắm và gia tăng đáng kể năng lực cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp của ba nền tảng lý thuyết cốt lõi trong quản trị vận hành hiện đại:

  • Lý thuyết Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP): Đóng vai trò làm khung phân tích cấu trúc sản phẩm, tính toán lượng vật tư cần mua dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật và lịch trình sản xuất.
  • Mô hình Quản trị Tinh gọn (Lean Management) và Just-In-Time (JIT): Ứng dụng từ bài học chuỗi cung ứng Build-to-Order của Tập đoàn DELL nhằm tối ưu hóa dòng luân chuyển hàng hóa, hạn chế lãng phí lưu kho và đồng bộ hóa thông tin giữa khách hàng với nhà cung ứng.
  • Mô hình Quản trị Mua hàng và Đánh giá Nhà cung cấp Toàn diện (Total Cost of Ownership - TCO): Đánh giá chi phí cung ứng dựa trên giá mua trực tiếp, chi phí vận tải, chi phí chất lượng và rủi ro chu kỳ giao hàng.

Các khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm:

  • Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Lượng tiêu hao vật tư tối đa cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm trong điều kiện công nghệ xác định.
  • Lượng dự trữ an toàn (Safety Stock): Mức tồn kho tối thiểu nhằm ngăn ngừa rủi ro đứt gãy do biến động nhu cầu hoặc chậm trễ giao hàng.
  • Thời gian đặt hàng (Lead Time): Khoảng thời gian từ lúc phát hành đơn hàng đến khi vật tư nhập kho sẵn sàng đưa vào sản xuất.
  • Nhà cung cấp độc quyền: Đơn vị phân phối nắm giữ các mã nguyên liệu đặc thù không thể thay thế trong ngắn hạn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tích hợp phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát hiện trường quy trình nhập - xuất kho, phỏng vấn chuyên sâu 13 cán bộ nhân viên bộ phận cung ứng và 5 quản đốc phân xưởng sản xuất. Dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính, báo cáo cung ứng vật tư giai đoạn 2021-2023, hồ sơ đánh giá chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và số liệu trích xuất từ phần mềm dự báo Manugistics.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Cỡ mẫu sơ cấp bao gồm toàn bộ 13 nhân sự phòng ban cung ứng (100% có trình độ đại học và sau đại học) kết hợp khảo sát hồ sơ dữ liệu của 67 nhà cung cấp vật tư trong năm 2023. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm bảo đảm tính bao quát đối với tất cả các nhóm vật tư chiến lược (kim loại màu, thép tấm, inox, sơn tĩnh điện).
  • Phương pháp phân tích: Phương pháp thống kê mô tả, phân tích định mức kinh tế kỹ thuật, so sánh đối chiếu chuỗi thời gian và dự báo định lượng được sử dụng để bóc tách các điểm nghẽn chi phí. Việc áp dụng các phương pháp này xuất phát từ yêu cầu kiểm định độ chính xác số liệu trong sản xuất cơ khí chính xác theo lô lớn. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 12 tháng năm 2024.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại doanh nghiệp chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

  1. Độ lệch dự báo nhu cầu nguyên vật liệu ở mức báo động: Mặc dù áp dụng phần mềm Manugistics, tỷ lệ sai số dự báo năm 2023 đạt mức trung bình 27% (tổng nhu cầu dự báo là 60.179.728 sản phẩm trong khi thực tế tiêu thụ chỉ đạt 51.292.028 sản phẩm). Đỉnh điểm sai số xuất hiện vào tháng 7/2023 lên đến 44% và tháng 3/2023 là 39%, gây ra hiện tượng lệch pha nghiêm trọng giữa kế hoạch mua hàng và năng lực hấp thụ của thị trường.
  2. Mạng lưới nhà cung cấp mở rộng nhưng mức độ phụ thuộc độc quyền cao: Số lượng nhà cung cấp tăng từ 59 đơn vị năm 2020 lên 67 đơn vị năm 2023 (tăng 13,56%). Tuy nhiên, tỷ lệ nhà cung cấp độc quyền chiếm khoảng 11% (điển hình như Công ty Honda Trading độc quyền phân phối 4 mã hợp kim nhôm và kẽm then chốt gồm HD2, ADC6, ADC3, ZDC2), làm giảm năng lực đàm phán về giá và điều khoản tín dụng.
  3. Chênh lệch lớn về thời gian đặt hàng giữa các nhóm vật tư: Trong khi các nguồn vật tư nội địa như nhôm thỏi ADC12 (Công ty Vạn Lợi) hay thép xây dựng CT3 (Hòa Phát) chỉ cần Lead Time 5 ngày, thì các loại vật tư chuyên dụng nhập khẩu như thép tấm SPCC (Sino Concord) mất tới 30 ngày và inox 304 mất 10 ngày.
  4. Quy trình mua hàng và tiêu chí đánh giá còn xơ cứng: Đội ngũ cung ứng gồm 13 nhân sự chất lượng cao nhưng tiêu chí đánh giá định kỳ hàng năm chỉ dựa trên 2 yếu tố cơ bản (đủ số lượng và đúng tiến độ). Thời gian phê duyệt đơn mua hàng bản cứng qua các cấp quản lý thường mất trọn 1 ngày làm việc (24 giờ), làm chậm trễ tiến độ tiếp nhận vật tư khẩn cấp.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của sai số dự báo bắt nguồn từ việc vận hành phần mềm Manugistics thuần túy dựa trên số liệu bán hàng quá khứ mà thiếu sự kết nối dữ liệu thời gian thực với phòng Marketing và biến động thị hiếu khách hàng. Tình trạng này dẫn đến việc mua sắm dồn ứ vào cuối tháng, làm phát sinh chi phí vận chuyển gấp và lãng phí diện tích kho bãi.

So sánh với mô hình JIT của DELL – vốn duy trì vòng quay tồn kho chỉ 4 ngày nhờ dòng thông tin xuyên suốt với nhà cung cấp – Công ty Cơ khí 17 vẫn áp dụng chính sách tồn kho an toàn tương đối cứng nhắc: duy trì 7 ngày sản xuất đối với hàng nội địa và gấp 1,5 lần chu kỳ đơn hàng đối với hàng nhập khẩu. Các dữ liệu này khi được mô hình hóa qua biểu đồ phân tán và bảng phân tích ma trận cung ứng cho thấy sự cần thiết phải phân loại nhà cung cấp theo mức độ rủi ro và giá trị chi tiêu thay vì quản lý dàn trải như hiện nay.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tái cấu trúc hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư: Nâng cấp quy trình vận hành phần mềm Manugistics bằng cách tích hợp trực tiếp dữ liệu từ phòng Marketing và Kế hoạch kinh doanh. Mục tiêu giảm sai số dự báo từ 27% xuống dưới 12% ngay trong giai đoạn 2024-2025. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch Kinh doanh phối hợp cùng Phòng Vật tư.
  2. Chuẩn hóa bộ tiêu chí đánh giá và phát triển mạng lưới nhà cung ứng: Xây dựng hệ thống tính điểm đa chiều bao gồm: chất lượng kỹ thuật, chi phí sở hữu TCO, chứng chỉ ISO 9001:2015, thời hạn thanh toán và dịch vụ hậu mãi. Mục tiêu giảm tỷ lệ nhà cung cấp độc quyền từ 11% xuống dưới 5%, đồng thời tìm kiếm thêm tối thiểu 10 nhà cung ứng nội địa đủ năng lực thay thế trước năm 2026. Chủ thể thực hiện: Bộ phận Mua hàng thuộc Phòng Vật tư.
  3. Tối ưu hóa chính sách dự trữ tồn kho theo mô hình JIT linh hoạt: Rút ngắn mức tồn kho an toàn vật tư nội địa từ 7 ngày xuống 3-4 ngày sản xuất; đàm phán hợp đồng khung dài hạn để giảm Lead Time thép nhập khẩu SPCC từ 30 ngày xuống 20 ngày. Mục tiêu cắt giảm 20% chi phí lưu kho trong giai đoạn 2025-2027. Chủ thể thực hiện: Phòng Vật tư kết hợp Phòng Tài chính Kế toán và các Xí nghiệp sản xuất.
  4. Số hóa quy trình phê duyệt và cập nhật định mức kinh tế kỹ thuật: Chuyển đổi 100% quy trình phê duyệt đơn đặt hàng từ văn bản giấy sang hệ thống ERP điện tử, rút ngắn thời gian xử lý từ 24 giờ xuống dưới 2 giờ. Đồng thời, định kỳ 6 tháng rà soát định mức tiêu hao nguyên liệu cho 5 nhóm sản phẩm chính, phấn đấu giảm tỷ lệ hao hụt nguyên liệu từ 3% đến 5% vào năm 2030. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, Phòng Kỹ thuật Công nghệ và Ban An toàn.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo và Giám đốc chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp cơ khí chế tạo: Tiếp cận khung giải pháp chuyển đổi mô hình cung ứng từ truyền thống sang tích hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh toàn cầu hóa.
  • Chuyên viên mua hàng (Procurement) và điều độ sản xuất: Ứng dụng các công thức tính toán lượng đặt hàng kinh tế, phương pháp xác định tồn kho an toàn và quy trình đàm phán hợp đồng cung ứng vật tư kim khí.
  • Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý công nghiệp: Sử dụng tài liệu như một case study điển hình về quản trị chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp quốc phòng chuyển đổi sản xuất lưỡng dụng.
  • Nhà hoạch định chính sách thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng: Tham khảo dữ liệu thực tiễn để xây dựng cơ chế quản lý định mức vật tư và phân bổ nguồn lực sản xuất tối ưu cho các đơn vị trực thuộc.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao sai số dự báo nhu cầu nguyên vật liệu tại doanh nghiệp năm 2023 lên tới 27%? Nguyên nhân chủ yếu do phần mềm Manugistics chỉ khai thác dữ liệu lịch sử bán hàng và chỉ tiêu kế hoạch phân bổ đầu năm mà chưa tích hợp thông tin phản hồi từ hoạt động marketing và nghiên cứu thị trường. Sai số đỉnh điểm rơi vào tháng 7 (44%) và tháng 3 (39%) do lượng tiêu thụ biến động đột biến không được cập nhật kịp thời.

  2. Tỷ lệ 11% nhà cung cấp độc quyền gây ra những rủi ro cụ thể nào? Tỷ lệ độc quyền cao tại các mã vật tư như hợp kim nhôm và kẽm từ Honda Trading khiến doanh nghiệp chịu thế bị động trong thương lượng giá cả, không chủ động được thời hạn tín dụng và đối mặt với nguy cơ dừng dây chuyền nếu nhà cung ứng gặp sự cố gián đoạn nguồn hàng.

  3. Doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn tồn kho an toàn như mô hình của DELL không? Không thể loại bỏ hoàn toàn. Ngành cơ khí đòi hỏi nguyên liệu kim loại thô có chu kỳ sản xuất dài và nhiều mã phải nhập ngoại. Doanh nghiệp cần duy trì mức tồn kho an toàn tối thiểu (khoảng 3-4 ngày cho hàng nội địa và 1,5 chu kỳ đơn hàng cho hàng nhập khẩu) để phòng ngừa rủi ro chậm tàu và biến động địa chính trị.

  4. Hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đóng vai trò gì trong quản trị mua sắm? Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ pháp lý và kỹ thuật trực tiếp để xác định lượng vật tư cần mua theo từng đơn hàng. Định mức chính xác giúp ngăn chặn thất thoát, kiểm soát tỷ lệ hao hụt phôi kim loại và làm cơ sở hạch toán chính xác giá thành xuất xưởng.

  5. Làm thế nào để rút ngắn thời gian đặt hàng thép SPCC từ 30 ngày xuống 20 ngày? Doanh nghiệp cần chuyển từ hình thức đặt hàng theo từng lô nhỏ lẻ sang ký kết hợp đồng nguyên tắc theo năm với cam kết sản lượng dài hạn. Điều này cho phép nhà cung ứng Sino Concord lập kế hoạch dự trữ phôi sẵn sàng và ưu tiên lịch sản xuất, rút ngắn thời gian giao hàng.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cơ khí sản xuất lưỡng dụng.
  • Lượng hóa chi tiết thực trạng cung ứng tại Công ty TNHH MTV Cơ khí 17 giai đoạn 2021-2023, chỉ rõ nút thắt sai số dự báo 27% và sự phụ thuộc vào 11% nhà cung ứng độc quyền.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược bao gồm: nâng cấp dự báo, đa dạng hóa nhà cung cấp, áp dụng mô hình tồn kho JIT linh hoạt và số hóa quy trình quản trị.
  • Xác lập lộ trình chuyển đổi và chuẩn hóa định mức kinh tế kỹ thuật, hướng tới mục tiêu giảm 20% chi phí tồn trữ và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng giai đoạn 2024-2030.
  • Doanh nghiệp cần khẩn trương thành lập Tổ công tác cải tiến chuỗi cung ứng, triển khai ứng dụng phần mềm quản trị tích hợp và số hóa toàn diện quy trình mua sắm ngay trong năm tài chính tới để bứt phá năng lực cạnh tranh.