mở đầu của việc quản lý. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đo làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ, hoặc biến chất của nguyên vật liệu.
Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ: Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Nguyễn Văn Dũng 14 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm.
Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát. Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh 1.4 Tổ chức dự trữ vật tư.1 Khái niệm về dự trữ, vai trò của dự trữ vật tư.
Dự trữ là việc tích lũy một số lượng nguyên vật liệu đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường. Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất. Nghiên cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau: - Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý? - Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp? Vai trò của dự trữ vật tư nguyên liệu.
Quản lý dự trữ có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau: Nguyễn Văn Dũng 15 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý - Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư - hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần. - Một số trường hợp do dự trữ vật tư - hàng hóa mà người ta đã thu được lợi nhuận cao. - Cần có kho vật tư - hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường. - Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Hệ thống quản lý dự trữ.
Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp. - Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan.
- Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ,. Nguyễn Văn Dũng 16 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý Công ty sản xuất Đại lý bán Đại lý bán buôn Người bán lẻ Người bán lẻ Khách hàng Khách hàng Hình 1.1 Hệ thống dự trữ nhiều cấp. Vấn đề đặt ra với các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu? + Khi nào đặt hàng? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng. Có hai hệ thống chính được sử dụng - Người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kì cố định: theo tuần, tháng, năm,.
- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn. + Đặt hàng bao nhiêu? - Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ. Nguyễn Văn Dũng 17 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý - Theo khả năng về vốn.
Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là hoặc quá trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để chứa. - Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng. - Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa.
Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ: + Hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng) + Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số lượng định kỳ) Hệ thống điểm đặt hàng: Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn. Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết (gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp.
Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Nguyễn Văn Dũng 18 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý Qo Q1 Q2 Q3 tL Qt1 Qt2 Qt3 thời gian t1 t2 t3 Hình 1.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng mức dự trữ Có t1 ≠ t2 ≠ t3 Q1=Q2=Q3 Qt1=Qt2=Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 R=Qd+Qnd.tL Trong đó: Qt1,Qt2,Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3 t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3 Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm. D Qnd 365 Nguyễn Văn Dũng 19 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý Với D là nhu cầu vật tư hàng năm. tL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho.
Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0. Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0 Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời (nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng). Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng.
Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau: -Dòng yêu cầu về vật tư hàng hóa có mức biến động lớn. -Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn. -Hệ thống sản xuất linh hoạt -Có dự trữ ở nhà cung cấp. Hệ thống tái tạo định kỳ: Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quý,… người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ.
Mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước. Hệ thống tái tạo định kỳ có: t1 = t2 = t3 Q1≠Q2≠Q3 Qt1≠Qt2≠Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 Nguyễn Văn Dũng 20 Luận Văn Thạc Sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Khoa Kinh tế và Quản lý Q2 Q3 Q1 tL Qt1 Qt2 Qt3 t1 t2 t3 thời gian Hình 1.3 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước.