CHƯƠNG I XW CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM, CẤU TRÚC VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1. Khái niệm Theo quan điểm truyền thống: Văn phòng là nơi giao dịch các loại giấy tờ có liên quan đến những công việc của doanh nghiệp. Theo quan điểm hiện đại: Văn phòng là hệ thống xử lý và ghi nhớ tất cả các giấy tờ, tài liệu cho các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bằng các thiết bị, máy móc hiện đại nằm dưới sự điều khiển của nhân viên văn phòng năng động.
Một văn phòng hiện đại là văn phòng có đầy đủ các tiện nghi làm việc thuận lợi cho nhân viên, từ kiến trúc văn phòng đến các thiết bị làm việc, tiện nghi máy móc tự động phục vụ cho nhu cầu tự nhiên của con người, tất cả đều được công nghiệp hóa, kỹ thuật hóa, giảm tối thiểu sức lao động thủ công. - Công việc giấy tờ ở văn phòng theo thuật ngữ hiện đại được gọi là thu thập và xử lý thông tin. Đó là mối quan hệ thông tin giữa các nhân viên với các máy móc thiết bị của mình để giải quyết công việc. - Thông tin trong văn phòng phản ánh loại công việc mà văn phòng đó đảm nhiệm, thể hiện các quyết định quan trọng của doanh nghiệp trong kinh doanh, giao dịch.
Các loại thông tin gồm: thông tin dưới dạng văn bản, thông tin truyền đạt qua các cuộc họp, thông tin ghi nhận thu thập qua dư luận, thông tin ghi nhận qua dự báo…Công cụ thể hiện có các meno, vi tính, báo cáo bằng văn bản, các biên bản, thư từ giao dịch. Tóm lại: Hiện nay chưa có khái niệm cụ thể về Văn phòng hiện đại, nhưng có thể hiểu văn chung để đạt được văn phòng hiện đại phải đảm bảo 3 5 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com yếu tố cơ bản sau: ứng dụng khoa học công nghệ, phương pháp quản trị hành chính văn phòng khoa học và nguồn nhân lực. Ngoài ra, còn phụ thuộc một số yếu tố khác như: vị trí đặt văn phòng, thiết kế, sắp xếp, bài trí văn phòng… 1. Cấu trúc vận động của văn phòng Khi chuyển lên thành văn phòng hiện đại thì các nhà khoa học tập trung đầu tư vào từng phần và tổng thể văn phòng nói chung nhằm nâng lên tầm cỡ mới bảo đảm cho văn phòng hiện đại đủ sức thể hiện tính chủ động, có vị trí chấp nhận được thách thức, tạo ra năng lực mới và bản chất mới.
Một văn phòng hiện đại không thể thiếu các yếu tố sau: 1. Các trang thiết bị kỹ thuật Mục tiêu: Giảm bớt lao động mệt nhọc, thời gian và giảm chi phí, đồng thời giải quyết được công việc tốt hơn. Cốt lõi của trang thiết bị kỹ thuật được thể hiện ở công nghệ hiện đại. Ngày nay mỗi lao động trong văn phòng đều có cả dãy các thiết bị và vật dụng hiện đại hỗ trợ.
Nổi lên là các máy vi tính, máy scaner, máy photo và thiết bị viễn thông. Thư ký có thể đánh văn bản bằng máy vi tính với tốc độ nhanh hơn, nhẹ nhàng hơn, văn bản được trình bày đẹp hơn và có thể tự động sửa chữa mà không mất nhiều thời gian như máy đánh chữ cũ hay máy sử dụng scaner để scan văn bản vào máy vi tính để chỉnh sữa, không cần phải đánh lại mất nhiều thời gian. Ngoài ra, việc lưu trữ được gọn nhẹ hơn, tra cứu tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn với mạng thông tin toàn cầu Internet. Các trang thiết bị kỹ thuật khác như lịch để bàn điện tử, máy tính xách tay thế hệ mới có bộ vi xử lý Mainboard Intel DG; Core2 Quad (Q6600) với ổ đĩa cứng 320gygabyte… đã giúp ích rất nhiều trong công tác văn phòng.
6 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Các vật dụng thông thường trước đây như: giấy, thước, tẩy, viết… cũng được cải tiến để ngày càng tiện dụng hơn. Với công nghệ điện tử hiện đại, có triển vọng thực hiện tự động hóa toàn bộ công việc văn phòng. Các nhà khoa học còn tính xa hơn là tiến tới sẽ không sử dụng giấy tờ nữa để tiết kiệm nguyên liệu gỗ, mà tiến hành lưu trữ trên vật tải quang học, đĩa, thẻ nhớ… Khoa công thái học cũng tham gia tích cực vào việc thích nghi máy móc, điều kiện làm việc với người lao động văn phòng sao cho cả ê kíp văn phòng thấy công việc thoải mái và hiệu suất của cả ê kíp tăng lên. Con người làm việc văn phòng Trong văn phòng hiện đại con người là chủ thể trung tâm được khẳng định bởi hai mặt: Năng lực mới về chuyên môn nghiệp vụ, những yêu cầu mới về phẩm chất văn phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng.
Cùng với xu hướng phát triển của văn phòng hiện đại, nhân viên văn phòng cần phải học tập nâng cao trình độ chuyên môn, rèn luyện nâng cao kỷ năng để thích nghi với công việc. Ngày nay đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, bản lĩnh vẫn còn ít, trong khi những người không chuyên môn lại nhiều hơn. Họ chỉ làm một số việc khá nhàn hạ như đánh máy, in ấn những tài liệu đã có sẵn, lưu chuyển các công văn, mua sắm văn phòng phẩm, dọn dẹp văn phòng,. mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng, không đặt ra bài toán hiệu quả công việc.
Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc họp hay hội thảo, họ hết sức lúng túng, không làm được. Họ thụ động trong công việc cũng như trong giao tiếp. Như vậy, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là người hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc, không đổ lỗi cho hoàn 7 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com cảnh, hiểu, chia sẻ được công việc với lãnh đạo. Họ biết phạm vi quyền hạn của mình đến đâu và làm tốt trong phạm vi đó.
Theo xu hướng hiện nay là "lợi người, tiện việc", tức là nhân viên văn phòng phải đa năng. Không ai thích tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả hai - ba suất lương. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển nhân viên văn phòng làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị. Nói đơn giản, nhân viên văn phòng phải là trợ thủ đắc lực của nhà quản trị, phải giúp việc được cho nhà quản trị.
Một yêu cầu khác đối với nhân viên văn phòng là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả. Hiện nay, tốc độ phát triển kinh tế, xã hội, khoa học kỷ thuật… đặc biệt là tốc độ nhận và xử lý thông tin được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của nhân viên văn phòng cũng là một đòi hỏi bức thiết. Nhân viên văn phòng không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc. Tóm lại, nhân viên văn phòng là người "đa năng" như đã nói trên.
Ngoài những kỹ năng không thể thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị, hội thảo,.họ còn cần thêm các kỹ năng phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ, giao tiếp, đối nội, đối ngoại.) và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng nối kết các thiết bị kỹ thuật với vai trò trung tâm của con người để tạo ra thực tiễn hoàn thành nhiệm vụ. 8 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Thông qua nghiệp vụ hành chính văn phòng, con người và thiết bị kỹ thuật phát huy tác dụng thực tế. Các nghiệp vụ hành chính ngày nay gắn liền với quan hệ giao tiếp ứng xử cũng thay đổi căn bản.
Năng lực ứng xử - giao tiếp trở thành một mặt quan trọng nhất trong nhân cách của nhân viên văn phòng.1: Tiến trình vận động các công việc của một văn phòng Môi trường Đầu vào Đầu ra Quá trình chuyển đổi Phản hồi - Đầu vào: Thông tin cung cấp phải được xác định, kiểm tra rõ ràng và cẩn thận. - Quá trình chuyển đổi: Xử lý thông tin nhận vào, hoạch định và ra quyết định. - Đầu ra: Phải đạt được các mục tiêu về an toàn, ổn định, thành công và sự hài lòng. - Phản hồi: Các thông tin phản hồi sẽ cho thấy hệ thống đang tiến hành hoạt động như mong muốn hay không trong khi chuyển đổi các nguồn lưu và ý tưởng.
Cơ chế phản hồi sẽ báo hiệu rằng cần phải tiến hành các hoạt động sửa sai. - Môi trường: Gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. + Môi trường bên trong: như các bộ phận chức năng khác nhau thuộc một doanh nghiệp, giữa các phòng ban, giữa bộ phận sản xuất với tiếp thị hoặc tài chính của một tổ chức, sẽ có ảnh hưởng đến các thành phần của công việc văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó. 9 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Môi trường bên ngoài gồm: Các ảnh hưởng tự nhiên, xã hội, kinh tế, chính trị và pháp lý tác động lên hệ thống công việc văn phòng, mối quan hệ giữa văn phòng doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước.2: Hệ thống trong quản lý văn phòng Tự nhiên Sản xuất Pháp lý Marketing Xử lý thông tin và dữ liệu Hoạch định Thúc đẩy Tổ chức Xem xét Kiểm tra Kinh Đầu vào do môi Thu thập thông tin tế trường tạo ra Đọc, sắp xếp Truyền ra Gọi ra môi trường (Truy xuất) Viết, tính toán, so sánh Lưu trữ Hủy bỏ Tài chính Nhân sự Xã hội Chính trị 1.
Chức năng Tiếp nhận thông tin thứ cấp, thu thập thông tin sơ cấp từ bên ngoài, bên trong: các phòng, ban khác. Tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma trận, đan xen vào nhau, bổ sung hỗ trợ cho nhau. Xử lý thông tin yểm trợ hành chính mang lại một cách năng động, đạt chất lượng. Trong đó có 11 chức năng dịch vụ bộ phận: - Xử lý văn bản.
- Xử lý dữ liệu. 10 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Bảo quản hồ sơ tài liệu. - Tài chính. - Kế hoạch Thống kê.
- Quản trị hành chính. Ví dụ: Nhờ có các máy vi tính nối mạng (mạng LAN), thông tin phát sinh ở khắp các phòng, ban, khối đều được lập tức phản ánh về trung tâm xử lý dữ liệu, không để xảy ra sự chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau.