Khóa luận tốt nghiệp quản trị kinh doanh design of a model for implementing the 5ss in small and medium sized manufacturing enterprises case of phoyen mechanical jsc

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp quản trị kinh doanh design of a model for implementing the 5ss in small and medium sized, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Tác giả: Chi Nguyen Thi Linh
• Người hướng dẫn: Dr. Minh Nguyen Dang
• Trường học: VNU - University of Economics and Business
• Chuyên ngành: Business Administration
• Đề tài: Mô Hình Triển Khai 5S Trong Doanh Nghiệp Sản Xuất Vừa Và Nhỏ: Nghiên Cứu Tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí Phố Yên
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hanoi

Mục lục chi tiết

• ACKNOWLEDGEMENT
• 2. CHAPTER 2: RESEARCH CONTEXT AND METHODOLOGY
• 2.1. Case study - Pho Yen Mechanical Joint - Stock Company
• 2.4. Data analysis method
• 3. CHAPTER 3: RESEARCH RESULTS AND ANALYSIS
• 3.1. Planning and establishing job descriptions
• 3.2. Establishing 5S assessment checklists
• 3.3. Evaluating factors affecting to 5S’s effectiveness in FOMECO
• 3.4. The impact of 5S activities in FOMECO
• 4. CHAPTER 4: FINDINGS AND RECOMMENDATIONS
• 4.1. Problem identification in 5S practices in FOMECO
• 4.2. Root determination to 5S problem in FOMECO
• 4.3. Factors impacting to 5S effectiveness
• APPENDIX
• LIST OF ABBREVIATION
• LIST OF TABLE
• LIST OF FIGURE
• ABSTRACT

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Mô Hình Triển Khai 5S Trong Doanh Nghiệp Sản Xuất

Mô hình 5S là một phương pháp quản lý hiệu quả, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ. Mô hình này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu lãng phí. Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Phố Yên, việc triển khai 5S đã mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, từ việc tổ chức không gian làm việc đến việc nâng cao ý thức của nhân viên về chất lượng và hiệu quả công việc.

1.1. Khái Niệm Về Mô Hình 5S

Mô hình 5S bao gồm năm bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Chuẩn hóa (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke). Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.

1.2. Lợi Ích Của Việc Triển Khai 5S

Việc triển khai 5S giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, và giảm thiểu lãng phí. Điều này không chỉ tăng cường hiệu quả sản xuất mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

II. Vấn Đề Trong Việc Triển Khai 5S Tại Doanh Nghiệp Sản Xuất

Mặc dù mô hình 5S mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc triển khai nó trong các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ vẫn gặp nhiều thách thức. Những vấn đề này bao gồm sự thiếu nhận thức của nhân viên, sự hỗ trợ không đủ từ ban lãnh đạo, và khó khăn trong việc duy trì các tiêu chuẩn 5S.

2.1. Thiếu Nhận Thức Về 5S

Nhiều nhân viên chưa hiểu rõ về lợi ích của 5S, dẫn đến việc không thực hiện đúng các bước trong mô hình. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai 5S trong doanh nghiệp.

2.2. Hỗ Trợ Từ Ban Lãnh Đạo

Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo là yếu tố quyết định trong việc triển khai 5S. Nếu ban lãnh đạo không cam kết và tham gia tích cực, việc duy trì mô hình 5S sẽ gặp khó khăn.

III. Phương Pháp Triển Khai 5S Hiệu Quả Tại FOMECO

Để triển khai 5S hiệu quả tại Công ty Cổ phần Cơ khí Phố Yên, cần áp dụng một số phương pháp cụ thể. Các phương pháp này bao gồm đào tạo nhân viên, thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá và tạo ra một môi trường khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người.

3.1. Đào Tạo Nhân Viên Về 5S

Đào tạo là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc triển khai 5S. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các bước trong mô hình 5S.

3.2. Thiết Lập Tiêu Chuẩn Đánh Giá

Cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá để theo dõi và đo lường hiệu quả của việc triển khai 5S. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện được những vấn đề cần cải thiện.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Mô Hình 5S Tại FOMECO

Công ty Cổ phần Cơ khí Phố Yên đã áp dụng mô hình 5S một cách hiệu quả, mang lại nhiều kết quả tích cực. Việc tổ chức lại không gian làm việc và nâng cao ý thức của nhân viên đã giúp cải thiện năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Triển Khai 5S

Sau khi triển khai 5S, FOMECO đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm Từ FOMECO

FOMECO đã rút ra nhiều bài học quý giá từ việc triển khai 5S, bao gồm tầm quan trọng của sự tham gia của nhân viên và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo trong quá trình này.

V. Kết Luận Về Mô Hình Triển Khai 5S Trong Doanh Nghiệp

Mô hình 5S là một công cụ quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ. Việc triển khai 5S không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Để đạt được thành công, cần có sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia tích cực của nhân viên.

5.1. Tương Lai Của Mô Hình 5S Tại Việt Nam

Mô hình 5S có tiềm năng lớn để phát triển tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp đang tìm kiếm các phương pháp quản lý hiệu quả hơn.

5.2. Khuyến Nghị Đối Với Các Doanh Nghiệp

Các doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng mô hình 5S như một phần trong chiến lược cải tiến liên tục của mình để nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng dịch vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VNU- UNIVERSITY OF ECONOMICS AND BUSINESS FACULTY OF BUSINESS AND ADMINISTRATION DESIGN OF A MODEL FOR IMPLEMENTING THE 58’S IN SMALL AND MEDIUM SIZED MANUFACTURING ENTERPRISES: CASE OF PHOYEN MECHANICAL JSC Supervisor’s name: Dr. Minh Nguyen Dang Student’s name: Chi Nguyen Thi Linh Student ID: 10050263 Intake: QH2010-E-QTKD Program: International Standard Hanoi — May, 2014 ACKNOWLEDGEMENT First and foremost, | would like to express my deepest gratitude to my supervisor, Dr. Nguyen Dang Minh — Head of Research and Partnership Development Office and lecture in University of Economics and Business, for his excellent guidance, caring and for allowing me to grow as a “research student”. Besides my advisor, I would also like to thank Pho Yen mechanical joint-stock company (FOMECO) for giving me chance to conduct my research.

Special thanks go to Mrs. Nguyen Thi Lien, the Secretary of FOMECO’s 5S Committee who directly introduced me about 5S deployment project in FOMECO. I also thank my fellow teammates in Lean Research Group: Tran Thu Hoan and Nguyen Thi Giang, for the stimulating discussions, for the sleepless nights we were working together before deadlines, and for all funs we had in the last three months. Last but not least, I am in debt to University of Economics and Business for providing me four unforgettable years of my student life with full ofpriceless experiences.

I also owe my deepest gratitude to all of my professors who gave me the best lectures and lessons ever in Faculty of Business Administration. Student Nguyen Thi Linh Chi ili 1. Step 4: Initial SOTtInE. Step 5: Maintain Sort, Set in order and Shine daily.

Step 6: ITETHBHSSESSTiEHL¿sscoiitiitiicSQDEGGGGUEGGEGGEEESuUGORQdiiaE 18 xố` 75." 19 CHAPTER 2: RESEARCH CONTEXT AND METHODOLOGY. Current situation of manufacturing small and medium-sized enterprises in NM (GLIAL cccvsrceserecesessvaccesesvecsensucesvawewsaeetaxanacceisaves veces swassseueecieeseaecassasenesavesmmesiateceees 20 2. The 5S’s — an effective management method for Vietnam SMEs. A glance at 5S’s practices in Vietnam manufacturing small and medium IILSTDDISEE sssossissiitkgs684661026155966565360006050680661/859516.606000410V1100/8ã6668300161/E51568500086gi00i051/20/029/508/6620g3Ẻ 21 2d RESEAT CN TEHTBGOE Voi ttGGGEIGGGGEHHGSERGIIOINODRRROIERSGNGfySnaagiat 22 2.1 Case study - Pho Yen Mechanical Joint - Stock Company.

22 25502 QUCSHONTAING: ESI ON. secccsseseesssccesscsneieccasessececceseed sesaren sete RRR 28 2.4 Data analysis method. - + c2 111111121111 vn nh ng ưyy 30 CHAPTER3: RESEARCH RESULSTSAND ANALYSIS nvveaanalGiissfsssdseoae 3] 3. An analysis of 5S practices in FOMECO.

Degree of employees’ understandings of 5S actIVIfies. Degree of implementation ÍT€QU€TICY.- 5 5251113295533 515855555 33 BL Se (OEEHWHHBĐ POS DEOETNTHHLuv2ofEslsavieslnadbinvlllloiussssdodloalaedulfbolRodullfsd 34 351. Planning and establishing job: descriptions siscsesscssssvessesessszsczenssssseavorscvasseaees 34 3. Establishing 5S assessment checklists.

Evaluating factors affecting to 5S’s effectiveness in FOMECO. The impact of 5S activities in FOMECO. chien 39 IV CHAPTER 4: FINDINGS AND RECOMMENDATIONS.--«~+- 42 Audie: -EHTDHEDS sannnsesusroostnsvsortetugtgsiosdgutiggioYtiEddE0Cn800310059/00061321000003dikDu003506380015900218350/83/6286. Problem identification in 5S practices in FOMECO.

Root determination to 5S problem in FOMECO.2, EEBĐDHNHHGWNEÔSosvueeddeoeavoooihodiiatiaigsoigSHS0EG4G80144G/G00ĐLA88250G019003/0530031498 43 4. Factors impacting to SS:cfectiventss sscssccscssveiscsssessvsvesrscavsoscorsssceorsnesees 45 OIA IN cau gggg ta tiện GGttGGE@iŒqttlsGagtuaaaeillog@swaasusa 51 2/2273. RE ener Lene ce. ae asta va we Re Ee 53 APP EG T0 vagseasssxod6064060/60540106)663450602060040404216G5)066G06180089:44000242)6866634000600686/046 55 APPEND, 1 ocesnensnannsnennnnnonsenoennnnrseenennsannenansansannisavensannadunerannonnwnnuaesnnessconasanenenivn — 55 iấ EULAI 2 scccsssssacscassmansonsevsanerennccaussiesasumayasmesuicaneveresamiannsineseccunveusdunesusapoanct 61 Tu ni rao hong nena 62 đi Ti HC na enaeeslsirbSEsubofeieobxi0-asSxseorsiaeees 2E nlogldnLyrboieiseerielsyilefidfieeopsitogEnf 66 JAP PION DQG 3 GeyyussauoootbsdviiebedouuillszteitsgauasbittascecsltiQag008166643646425594050840401605940:303v.006013002308 67 Be Re Oh TU TƯ TƯ T097 70010 vi sano v0 07 0tr, Thy 7717 7747177000001 00-0 Ẩ CC.

Ý 69 LIST OF ABBREVIATION ABBREVIATION FULL WORDS FOMECO : Pho Yen Mechanical Joint-stock Company JICA ; Japan International Cooperation Agency JSC : Joint Stock Company ERS : Lean Production System MSMEs : Manufacturing Small And Medium Enterprises SMEs : Small and Medium Enterprises VEAM : Vietnam Engine and Agricultural Machinery Corporation VPC : Vietnam Productivity Center VI LIST OF TABLE T4Ble2-l: Cöfitefit GÍ thesis’s survey QUESHOHHHAHTE ccs. 066g 0á66 6001 401A0441846446033038366:4 28 Table 2-2: Content of thesis’s interview queStiONnaire. -- 55555 c<<<<s2 29 Table 2-3: Work position and number of respondents in thesis survey and interview. 30 Table 3-1: Evaluating the factors affecting to 5S's effectiveness in FOMECO.

37 Table 3-2: Impact of 5S activities to FOMECO compared to before applying 5S. 39 Vii LIST OF FIGURE Figure 1: A framework of Lean implementing in Vietnam .::c0:ccesseeseeseeeseeeeeeees 4 Figure 2: A model of 5S implementation in Vietnam.-- «c5 Ăn seierrerevee 5 Figure:3: ‘Thesis framework.iwerccssssscssassesevevsecnnvsoresvontcconncesnsnesannvsenesseaneenensenesonsecseneeans 8 Eimure del: De SS tO bsosssseeneosesintboouieetdg0016806304001658540601808/01689101500009A300GE0101//050.-00)5E 9 Figure 1-2: The Eight Benefits Of The 58's (Hirano, 2009) .cssccccmssecassvassssseassssvonsnasies 13 Eigure 1:3: Ehe Six Steps. In The'SS's Implementation ssissssscscssssesorsovesceavesscseavesscsesavess 14 Figure 2-1: Main reasons of enterprises’ dissolution and bankruptcy in 2013. 20 Figure 2-2: Pho Yen Mechanical Joint-stock Company ssccicssscssesssssisssscscassecssavesvsssvsees 22 Figure 2-3: FOMECO's history of establishment and developmenI.

--- 22 Figure 2-4: Siruchite OF FOMECO'S Ce par trient oa cisssercvesconsssanasscssoionsnwinecansvonanensoacnaste 24 Figure 2-5: Structure of FOMECO's manufacturing pÌanfS.- << c<ccses 24 Elgie 2-6: SS:activities visualized in FOMECO «.accccacsnoumnaniiccncemancanwns 25 Figure'2-7: 5S implementation process in EOMECcicicccsaicsd6a466466x28052086 2i Figure 3-1: Degree of FOMECO employees' understandings of 5S definition. 31 Figure 3-2: Understanding of SS activities of PFOMECO caccoccsoeseosexes ae 32 Figure 3-3: Degree of FOMECO employees' cognition of 5S benefits. 32 Figure 3-4: Degree of implementing S1. S2, S3 periodically in FOMECO.

33 Figure 3-5: The need oftraining 5S activities in FOMECO.cs:cccsccssessseeccsseseseass 34 Figure 3-6: Visualization examples of job description in FOMECO. 35 Figure 3-7: Examples of checking lists of Shine activity in FOMECO. 36 Figure 3-8: Example of 5S assessment standards recorded in company regulations .36 Figure 3-9: Examples of BEFORE and AFTER applying 5S activities in FOMECO .41 Figure 4-1: Propose a model of 5S implementing in FOMECO.«c<<⁄ 44 Viil ABSTRACT 5S is a systematic technique used in organizations.5S stands for five Japanese words; Seiri (sort), Seiton (set in order), Seiso (shine), Seiketsu (standardize), and Shitsuke (sustain). This system helps to organize anefficientworkplace, decrease wasting and optimize quality and productivity via monitoring an organized environment.

It also provides useful visual evidences to obtain firm results. There exists a real need for empirical studies in field of new management systems for manufacturing small and medium sized enterprises. This paper aims to determine how 5S is applied in Pho Yen Mechanical JSC, which is considered as a successful case of 5S in Vietnam, identify the effectiveness of 5S implementation on organizational performance in order to find out the existing problems in FOMECO’s 5S implementation, and design a suitable for this company to improve the effectiveness of 5S. Based on this case study, the thesis would like to provide an example for companies those desires to implement 5S systems.

Surveying method is used and data collection is done by distributing questionnaires among different departments and plants in FOMECO which have implemented 5S techniques. This data combined with observation aims to analyze current situations of 5S implementation in FOMECO. Then, in-depth interview was conducted to identify 5S implementation’s problems in studied company. The results show that 5S is an effective tool for improvement of organizational performance, however the effectiveness of 5S tools is not as good as expected.

The thesis furthers found out that support of top management, employees’ active participation, training and compensation are successful factors toward 5S efficiency for FOMECO. Consequently, FOMECO managers should focus on these factors to improve 5S systems in their company. Background According to Vietnam Government’s plans to develop small and medium-sized enterprises (SMEs) in the period of 2011 -2015', the number of new established Vietnam SMEs is estimated to reach 600,000, accounting for over 95% of total Vietnam enterprises until December, 31th in 2015. These SMEs are expected to contribute 25% of total export-import turnover, 40% of GDP; 30% of nationwide budget revenue and create 3.5 — 4 millions of new employment from 2011 until 2015.

These above numbers present the important role of SMEs in the development of Vietnam economy, in general. Based on the announcement of Ministry of Planning and Investment, there was 71.018 new established enterprises during the first 11 months of 2013”, however, the number of enterprises that must be dissolved and bankrupted reach to 54, 932, nearly 77, 34%. A survey conducted by Ministry of Planning and Investment pointed out main reasons causing enterprises’ failure are weaknesses of management ability, production method and lack of sustainability of business strategies in almost Vietnam SMEs. Hence, how to help SMEs deal with weaknesses and limitations to be competitive and pioneer in its products and services is essential.

One of main parts of this way to succeed is continuous improvement and increasing quality of product and service. Usually, this improvement has been achieved through implementation of best practices which are chosen to meet a particular objective. 5S is a method to improve the performance and organize the whole system which was originated from Japanese. 5S comes from five Japanese words start with letter “S” which is translated into English words: Sort, Set in order, Shine, Standardization and Self-discipline.

As it will be discussed later, using 5S as a total ‘Based on the 1231/QD-TTgDecisionofthe Vietnam Prime Ministerapproving thedevelopment plan forsmall and mediumenterprises during the period of 2011-2015 issued in September, 7”, 2012 available at http://vanban.vn/portal/page’portal/chinhphu/hethongvanban?class_id=2&mode=detail& document id= 163556 (accessed April, 24", 2014). “Based on statistics of publication of Administration Department of Business Registration, Ministry of Planning and Investment in December, 2013 available at http://tuoitre.vn/Kinh-te/583077/thang-11-2013- tren-6-800-doanh-nghiep-thanh-lap-moi.html (accessed April, 24th, 2014) quality management method is very effective and efficient for improvement of whole organization. It has dramatic impact on safety and environmental issues, loss of resources and many others that this study is going to investigate and prove. Therefore, 5S, is considered as the first step for the company to embrace Lean; maybe an excellent suggestion for SME managers towards a new effective management method.

Through analyzing 5S practices in Pho Yen Mechanical JSC, the thesis would like to show that 5S is a good management practice to create a performance improvement plan and a great work environment for employees where the companies are deal with poor performance problems. Related articles Osada (1991) refers to 5S as the five key to a total quality environment, 5S is a system to reduce waste and optimize productivity and quality through maintaining an orderly workplace and using visual cues to achieve more consistent operational results. The practice of 5S aims to embed the values of organization, neatness, cleaning, standardization and discipline into the workplace basically in its existing configuration and it is typically the first lean method implemented by firms. During the mid 1950s, due to lack of resources, Japanese manufacturing companies wereforced to develop a method which makes every scrap used whilewasting nothing (Dennis, Pascal, & Shook, 2007).

In Japan, 5S method was known and applied firstly by Toyota Corporation. In following times, 5S was transferred to European, American and Asian countries. In English-spoken countries, 5S was translated into Sorting, Setting in order, Shining, Standardizing and Sustaining (Lonnie, 2010). In Western, another definition of 5S is housekeeping (Becker, 2001: Chin and Pun, 2002).

Running 5S can be divided into three sections which create a structured process for the project, make a clean environment, and create a clear method of management for the project (Rowlinson, 2004). If companies do 5S in the right way, it will help them to have a smooth operation, hence, all the employees will be happy to remain with the new process in order to have a better environment (Olofsson, 2010). Despite being originated in automotive manufacturing sector, 5S nowadays is expanded into other industries as well as service sector. Toyota Production System (TPS) is a typical example for the principles of 5S in practices, from the first version based on 3S to the next version of 4S (Ohno, 1998).In North America and Europe, 5S has been using as a central lean manufacturing tool.

Also, 5S has become a widely used tool in healthcare, government, and financial services (Graban, 2009). 5S is one of many tools in lean manufacturing philosophy. During the process of implementation, 5S is combined with several lean tools and techniques such as Kaizen (Imai, 1997 and Kodama, 1959), visual management (Nikkan, 1995).