phần mở đầu cho đến ký kết hợp đồng. Đặc biệt, đối với Việt Nam ta, do mở cửa muộn, chưa có nhiều kinh nghiệm trên thương trường, nên hợp đồng thường do nước ngoài soạn thảo, hoặc nếu bên Việt Nam soạn thảo thì cũng dựa trên mẫu hợp đồng của nước ngoài, khi đàm phán chủ yếu tập trung vào điều khoản giá (qua điều tra cho thấy 70% thời gian đàm phán tập trung cho điều khoản giá), vì vậy hợp đồng thường chứa đựng những nội dung bất lợi cho ta. Thông thường hợp đồng do các bên đối tác Châu Á LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore… soạn thảo, với cách viết tiếng Anh kiểu phương Đông, thì tương đối đơn giản, dễ hiểu, ít vướng mắc. Còn hợp đồng của các đối tác Âu-Mỹ soạn thảo thì thường dài, phức tạp, nếu hợp đồng đơn giản thì lại dựa trên cơ sở những hợp đồng khung rất phức tạp.
Nếu doanh nghiệp Việt Nam không có cán bộ đàm phán, soạn thảo hợp đồng giỏi tiếng Anh và giỏi nghiệp vụ thì rất dễ gặp rủi ro. Rủi ro trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK Sau khi hợp đồng được ký kết, công việc hết sức quan trọng là tổ chức thực hiện các hợp đồng đó. Khi thực hiện hợp đồng, bên bán và bên mua làm nhiệm vụ chủ yếu của mình theo nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Bên bán làm các việc để giao hàng và chứng từ cho người mua.
Bên mua nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng. Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, bên bán phải tiến hành các công việc sau: làm những công việc bước đầu của khâu thanh toán (tùy theo phương thức đã chọn), xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần), chuẩn bị hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán, và giải quyết khiếu nại (nếu có), thanh lý hợp đồng. Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, bên mua phải tiến hành các công việc sau: xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần), thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán, thuê tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại về hàng hóa bị thiếu hụt hoặc tổn thất (nếu có), thanh lý hợp đồng. Rủi ro có thể xuất hiện trong mọi khâu công tác của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, cụ thể: - Rủi ro trong thanh toán - Rủi ro trong khâu làm thủ tục XNK, ví dụ: rủi ro trong khâu xin giấy phép, làm thủ tục hải quan… - Rủi ro trong khâu thuê phương tiện vận tải - Rủi ro trong khâu mua bảo hiểm cho hàng hóa LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 - Rủi ro trong khâu giao nhận hàng hóa - Rủi ro trong khâu lập bộ chứng từ (đối với nhà xuất khẩu) - Rủi ro trong khâu kiểm tra bộ chứng từ (đối với nhà nhập khẩu) - Rủi ro trong khâu kiểm tra chất lượng, số lượng, giám định hàng hóa… Qua kết quả điều tra chúng ta thấy: trong điều kiện cụ thể của Việt Nam hiện nay rủi ro có thể xuất hiện ở bất cứ khâu nào trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, nhưng tập trung nhiều nhất vào các khâu: thanh toán, giao nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng, giám định, mua và đòi bảo hiểm… Riêng trong khâu thanh toán tập trung gần 70% rủi ro trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương, mỗi phương thức thanh toán đều gắn với những rủi ro riêng.4 Thanh tra hiện trường/nghiên cứu tại chỗ Thanh tra hiện trường là công việc phải làm thường xuyên.
Nhờ quan sát, theo dõi trực tiếp hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó tiến hành phân tích, đánh giá, các nhà quản trị có khả năng nhận dạng được những rủi ro mà tổ chức có thể gặp.5 Phân tích các hợp đồng Phân tích hợp đồng là phương pháp hữu hiệu để nhận dạng các rủi ro. Khi phân tích hợp đồng cần phân tích cả các bộ phận của hợp đồng, từ phần mở đầu, giới thiệu các bên chủ thể, cho đến nội dung các điều kiện, điều khoản của hợp đồng và phần ký kết hợp đồng. Trong đó cần tập trung phân tích kỹ tất cả các điều kiện và điều khoản của hợp đồng. Cùng với các phương pháp nêu trên người ta còn sử dụng các biện pháp khác như: Nhận báo cáo và làm việc trực tiếp với các bộ phận trong tổ chức; làm việc với các cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên, các cơ quan luật pháp, các ban, ngành có liên quan, nhà cung cấp, khách hàng… để nhận diện các rủi ro có thể đến với tổ chức.2 Phân tích rủi ro trong hoạt động XNK Nhận dạng được các rủi ro và lập bảng liệt kê tất cả các rủi ro có thể đến với tổ chức tuy là công việc quan trọng, không thể thiếu, nhưng mới chỉ là bước khởi đầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14 của công tác quản trị rủi ro.
Bước tiếp theo là phải tiến hành phân tích rủi ro, phải xác định được những nguyên nhân gây ra rủi ro, trên cơ sở đó mới có thể tìm ra các biện pháp phòng ngừa. Cần lưu ý rằng đây là công việc phức tạp, bởi không phải mỗi rủi ro chỉ là do một nguyên nhân đơn nhất gây ra, mà thường do nhiều nguyên nhân, trong đó có những nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân gián tiếp. Theo lý thuyết “DOMINO” của H. Henrich để tìm ra biện pháp phòng ngừa rủi ro một cách hữu hiệu thì cần phân tích rủi ro, tìm ra các nguyên nhân, rồi tác động đến các nguyên nhân, thay đổi chúng, từ đó sẽ phòng ngừa được rủi ro.
Phần lớn các hiện tượng xảy ra là Phần lớn sự thanh tra được tập kết quả của một trong những hình trung vào các dạng sau đây thức bình thường sau đây Mộ Sai Hành Tai Tổn trường lầm động nạn thất xã hội của bất rủi ro con cẩn người Thay đổi một thành phần Nguồn: “Rish Management And Insurance”, C. Arthur Wiliam, Jr.1: Mô tả chuỗi DOMINO của Henrich 1.3 Đo lường rủi ro trong hoạt động XNK Nhận dạng được rủi ro là bước khởi đầu của quản trị rủi ro, nhưng rủi ro có rất nhiều loại, một tổ chức không thể cùng lúc kiểm soát, phòng ngừa tất cả mọi loại rủi ro. Từ đó cần phân loại rủi ro, cần biết được đối với tổ chức loại rủi ro nào xuất hiện nhiều, loại nào xuất hiện ít, loại nào gây ra hậu quả nghiêm trọng, còn loại nào ít nghiêm trọng hơn… từ đó có biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp. Để làm việc này cần tiến hành đo lường mức độ nghiêm trọng của rủi ro đối với tổ chức.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 Để đo lường rủi ro, cần thu thập số liệu và phân tích, đánh giá theo hai khía cạnh: tần suất xuất hiện rủi ro và mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Trên cơ sở kết quả thu thập được, lập ma trận đo lường rủi ro như sau: Hình 1.2: Ma trận đo lường rủi ro Trong đó: Tần suất xuất hiện của rủi ro là số lần xảy ra tổn thất hay khả năng xảy ra biến cố nguy hiểm đối với tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định (thường là năm, quý, tháng…) Mức độ nghiêm trọng của rủi ro đo bằng những tổn thất, mất mát, nguy hiểm… Ô I tập trung những rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao và tần suất xuất xuất hiện cao. Ô II tập trung những rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao, nhưng tần suất xuất hiện thấp. Ô III tập trung những rủi ro có mức độ nghiêm trọng thấp nhưng tần suất xuất hiện cao.
Ô IV gồm những rủi ro có mức độ nghiêm trọng thấp và tần suất xuất hiện cũng thấp. Để đánh giá mức độ quan trọng của rủi ro đối với tổ chức người ta sử dụng cả 2 tiêu chí: mức độ tổn thất nghiêm trọng và tần suất xuất hiện, trong đó mức độ tổn thất nghiêm trọng đóng vai trò quyết định. Vì vậy, sau khi đo lường, phân loại các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 16 rủi ro sẽ tập trung tăng cường kiểm soát những rủi ro thuộc nhóm I, sau đó đến nhóm II, III, IV.4 Kiểm soát rủi ro trong hoạt động XNK 1.1 Khái niệm Kiểm soát rủi ro bao gồm các kỹ thuật, công cụ, chiến lược và những chương trình cố gắng né tránh, đề phòng, và hạn chế hay nói một cách khác là kiểm soát tần suất và độ lớn của những tổn thất và ảnh hưởng không mong muốn khác của rủi ro. Mặt khác, kiểm soát rủi ro còn bao gồm cả những phương pháp hoàn thiện các kiến thức và sự hiểu biết trong hành vi của tổ chức có tác động đến rủi ro ( Nguyễn Quang Thu, 2008) 1.2 Các công cụ và kỹ thuật kiểm soát rủi ro Người ta nói kiểm soát rủi ro là một “nghệ thuật” bởi nó luôn đòi hỏi phải sáng tạo, linh hoạt, mềm dẻo.
Mỗi tổ chức có thể gặp những loại rủi ro khác nhau và tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của mình họ cũng có những cách khác nhau để phòng tránh rủi ro. Các biện pháp kiểm soát rủi ro được chia thành các nhóm sau: - Các biện pháp né tránh rủi ro - Các biện pháp ngăn ngừa tổn thất - Các biện pháp giảm thiểu tổn thất - Các biện pháp chuyển giao rủi ro - Các biện pháp đa dạng rủi ro a) Các biện pháp né tránh rủi ro Né tránh rủi ro là việc né tránh những hoạt động hoặc những nguyên nhân làm phát sinh tổn thất, mất mát có thể có. Để né tránh rủi ro có thể sử dụng một trong hai biện pháp: Chủ động né tránh từ trước khi rủi ro xảy ra. Ví dụ: Trước khi ký một hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn, với những điều kiện và điều khoản thuận lợi cho nhà nhập khẩu, cụ thể: chất lượng hàng hoá tốt, giá cả phải chăng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, số lượng hàng giao… đều phù hợp với mong muốn của nhà nhập khẩu, nhưng qua nguồn tin đáng tin cậy, nhà nhập khẩu biết được nhà LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 17 xuất khẩu có tình trạng tài chính rất xấu, có những dấu hiệu lừa đảo.
Nhà nhập khẩu quyết định không ký hợp đồng với nhà xuất khẩu đó nữa, mà đi tìm đối tác khác. Né tránh bằng cách loại bỏ những nguyên nhân gây ra rủi ro.