Tài liệu: Management of event operations final event proposal ex steps

Hướng dẫn quản lý vận hành sự kiện với đề xuất cuối cùng chi tiết. Tìm hiểu các bước thực hiện hiệu quả để tổ chức sự kiện thành công.

• Tác giả: Phan Ngọc Thiên Kim
• Người hướng dẫn: Ma. Trần Mỹ Hải Lộc
• Trường học: Ho Chi Minh City University of Foreign Languages - Information Technology Department of International Relations
• Chuyên ngành: Management of Event Operations
• Đề tài: Final Event Proposal Ex-Steps
• Loại tài liệu: Đề xuất sự kiện
• Năm xuất bản: 2022 - 2023
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 1. PHẦN 1: GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN
• 1.1. Tổng quan về đơn vị tổ chức và khách hàng
• 1.1.1. Đơn vị tổ chức
• 1.1.2. Bản tóm tắt yêu cầu sáng tạo (Creative Brief)
• 1.2. Mô tả sự kiện
• 1.2.1. Nội dung sự kiện
• 1.2.2. Quản lý sự kiện
• 1.2.3. Phân tích SWOT
• 1.2.4. Tiến độ thực hiện
• 1.3. Thư mời
• 1.4. Quảng cáo và chiêu thị
• 1.5. Hoạt động truyền thông
• 1.5.1. Mục tiêu truyền thông
• 1.5.2. Kế hoạch truyền thông và tiếp thị
• 1.6. Ngân sách
• 1.7. Quản trị rủi ro
• 1.8. Phân công nhân sự trước sự kiện
• 2. PHẦN 2: GIAI ĐOẠN TRONG NGÀY SỰ KIỆN
• 2.1. Vận hành trong ngày diễn ra sự kiện
• 3. PHẦN 3: GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN
• 3.1. Tổng kết và công việc sau sự kiện

Tóm tắt

I. Khái Niệm Quản Lý Hoạt Động Sự Kiện

Quản lý hoạt động sự kiện là quy trình toàn diện nhằm lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các sự kiện thành công. Đây là lĩnh vực quan trọng trong ngành du lịch và kinh doanh hiện đại. Quản lý tốt giúp đảm bảo sự kiện đạt mục tiêu, tạo trải nghiệm tuyệt vời cho khách tham dự và tối ưu hóa nguồn lực. Các nhà quản lý sự kiện cần nắm vững kỹ năng tổ chức, giao tiếp và giải quyết vấn đề để xử lý những thách thức bất ngờ.

1.1. Định Nghĩa Event Operations

Event operations là những hoạt động thực tế liên quan đến vận hành sự kiện từ khâu chuẩn bị đến kết thúc. Bao gồm quản lý nhân sự, thiết bị, logistics, an toàn và chất lượng dịch vụ. Đây là trái tim của mọi sự kiện thành công, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Hiệu Quả

Quản lý hoạt động sự kiện tốt giúp kiểm soát chi phí, tăng độ hài lòng khách mời và xây dựng danh tiếng. Nó giảm rủi ro, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả tổ chức. Các sự kiện được quản lý tốt tạo dấu ấn lâu dài với người tham dự.

II. Các Giai Đoạn Chính Trong Quản Lý Sự Kiện

Quá trình quản lý sự kiện chia thành ba giai đoạn chính: chuẩn bị, thực hiện và đánh giá. Mỗi giai đoạn có những nhiệm vụ cụ thể và đòi hỏi sự chú ý kỹ lưỡng. Giai đoạn chuẩn bị bao gồm lập kế hoạch chi tiết, phân bổ ngân sách và xác định mục tiêu. Giai đoạn thực hiện là khi các hoạt động diễn ra theo kế hoạch, cần giám sát chặt chẽ. Giai đoạn đánh giá giúp rút kinh nghiệm cho các sự kiện tương lai.

2.1. Giai Đoạn Chuẩn Bị và Lập Kế Hoạch

Bao gồm xác định mục tiêu sự kiện, phân tích đối tượng khách mời, lựa chọn địa điểm, lập ngân sách chi tiết. Cần xác định nhân sự cần thiết, các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị và công nghệ sử dụng. Lập timeline chi tiết để đảm bảo mọi công việc hoàn thành đúng thời hạn.

2.2. Giai Đoạn Thực Hiện và Giám Sát

Là khoảng thời gian sự kiện diễn ra với đầy đủ hoạt động. Cần có đội ngũ quản lý trực tuyến để xử lý những vấn đề phát sinh, đảm bảo an toàn khách mời, kiểm soát chất lượng dịch vụ. Ghi chép các chi tiết quan trọng để hỗ trợ giai đoạn đánh giá sau này.

2.3. Giai Đoạn Đánh Giá Và Cải Thiện

Sau sự kiện, cần thu thập feedback từ khách mời, nhân viên và các bên liên quan. Phân tích những điểm mạnh và điểm yếu, tính toán ROI. Lập báo cáo chi tiết và rút kinh nghiệm để áp dụng vào các sự kiện tiếp theo.

III. Các Yếu Tố Chính Của Quản Lý Hoạt Động Sự Kiện

Quản lý hoạt động sự kiện liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau cần được phối hợp. Yếu tố nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ. Yếu tố logistics liên quan đến vận chuyển, lưu trữ và phân phối. Yếu tố kỹ thuật bao gồm âm thanh, ánh sáng, công nghệ thông tin. Yếu tố an toàn là ưu tiên hàng đầu để bảo vệ khách mời và nhân viên.

3.1. Quản Lý Nhân Sự và Đội Ngũ

Yếu tố quan trọng nhất trong mọi sự kiện. Cần tuyển dụng những người có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp. Đào tạo đầy đủ về quy trình, tiêu chuẩn dịch vụ, xử lý tình huống. Phân công rõ ràng, có người quản lý trực tiếp để đảm bảo mọi công việc thực hiện hiệu quả.

3.2. Logistics và Chuỗi Cung Ứng

Quản lý vận chuyển, lưu trữ, phân phối thiết bị và vật tư. Cần có kế hoạch chi tiết về thời gian giao hàng, kiểm tra chất lượng. Đảm bảo có sẵn các mặt hàng dự phòng. Tối ưu hóa chi phí vận chuyển mà vẫn đảm bảo chất lượng.

IV. Những Thách Thức và Giải Pháp Trong Quản Lý Sự Kiện

Quản lý sự kiện thường gặp phải nhiều thách thức như thay đổi thời tiết, tình huống bất ngờ hoặc vấn đề tài chính. Để giải quyết, cần xây dựng kế hoạch dự phòng toàn diện. Đội ngũ quản lý cần được đào tạo để xử lý các tình huống khẩn cấp. Giao tiếp rõ ràng với tất cả các bên liên quan giúp giảm thiểu hiểu lầm. Sử dụng công nghệ quản lý sự kiện hiện đại để theo dõi tiến độ và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

4.1. Các Thách Thức Thường Gặp

Bao gồm quản lý ngân sách hạn chế, xây dựng timeline chặt chẽ, xử lý khách mời khó tính. Thời tiết bất lợi, sự cố kỹ thuật hoặc thiếu hụt nguồn lực. Cạnh tranh từ các sự kiện khác cùng thời gian. Đòi hỏi linh hoạt và sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề.

4.2. Chiến Lược Quản Lý Rủi Ro Hiệu Quả

Xây dựng kế hoạch dự phòng chi tiết cho mọi tình huống tiềm ẩn. Xác định các rủi ro chính và ưu tiên giải quyết. Có bộ phận hỗ trợ sẵn sàng xử lý tình huống khẩn cấp 24/7. Bảo hiểm bảo vệ các hoạt động sự kiện, đảm bảo tài chính ổn định.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài "Management of Event Operations Final Event Proposal: Ex-Steps" là đồ án môn học tốt nghiệp của nhóm sinh viên Bees Run thuộc Khoa Quan hệ Quốc tế, Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học TP.HCM (HUFLIT), thực hiện trong năm học 2022 - 2023 dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Mỹ Hải Lộc. Đề án được xây dựng dựa trên bản yêu cầu sáng tạo (Creative Brief) từ khách hàng giả định là Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên tại Việt Nam (WWF Việt Nam).

Bối cảnh thực tiễn của đề án xuất phát từ nhu cầu nâng cao nhận thức của cộng đồng, đặc biệt là giới trẻ, về vấn đề bảo vệ môi trường, hạn chế rác thải nhựa và bảo tồn động vật hoang dã quý hiếm trước thực trạng săn bắt, phá hủy môi trường sống. Nhóm tác giả đóng vai trò là một đơn vị tổ chức sự kiện (Agency mang tên Bees Run), chịu trách nhiệm lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch vận hành, hoạch định tài chính và quản trị rủi ro cho một sự kiện xã hội mang tên "Ex-Steps".

Mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể được xác lập dựa trên các yêu cầu từ Creative Brief:

1. Thiết kế tối đa 3 hoạt động sự kiện tích hợp diễn ra trong 01 ngày nhằm truyền tải thông điệp bảo vệ thiên nhiên.
2. Đạt mục tiêu độ phủ truyền thông: tối thiểu 500.000 người trong nhóm công chúng mục tiêu biết đến sự kiện; tối thiểu 10 bài viết trên các cơ quan báo chí uy tín (Tuổi Trẻ, VnExpress, Thanh Niên, Hoa Học Trò, Zing News, Mực Tím, Yeah1, Yan News, 24h, Soha) và ít nhất 2 tin tức trên các kênh truyền hình (HTV, VTV).
3. Xây dựng kênh Fanpage chính thức trước sự kiện 45 ngày, duy trì khoảng 500 lượt tương tác mỗi bài đăng và đạt tối thiểu 5.000 lượt thích trang sau sự kiện.
4. Thu hút tối thiểu 2.000 lượt người tham gia trực tiếp các hoạt động tại chỗ và đón tiếp tối đa 200 khách mời danh dự (đại diện các trường đại học tại TP.HCM, đại diện WWF Việt Nam, HUFLIT, cơ quan ngoại giao, chính quyền địa phương, nhà tài trợ và KOLs).
5. Vận hành sự kiện hoàn toàn miễn phí vé vào cổng (Free Ticket).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng tác động chính: Công chúng mọi giới tính từ 18 tuổi trở lên, tập trung trọng tâm vào độ tuổi 18–31 tại khu vực TP.HCM.
• Phạm vi không gian: Sân vận động Hoa Lư, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM.
• Phạm vi thời gian: Quá trình lập kế hoạch và tiền kỳ kéo dài từ tháng 01/2023 đến tháng 06/2023; ngày vận hành chính thức diễn ra vào ngày 18/06/2023 (khung giờ hoạt động từ 14:00 đến 21:00); giai đoạn hậu kỳ kết thúc vào ngày 25/06/2023.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề án áp dụng các khung lý thuyết và công cụ quản trị sự kiện chuẩn mực trong ngành truyền thông và tổ chức sự kiện:

• Khung phân tích Creative Brief: Xác định nhiệm vụ (The Task), rào cản (The Barriers), chân dung công chúng mục tiêu (The Target), đề xuất giá trị thương hiệu (The Brand Offers), bằng chứng xác thực (Reason To Believe) và thông điệp truyền thông cốt lõi (Communication Proposition).
• Mô hình phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats) của dự án khi liên kết giữa WWF, trường đại học và các thương hiệu đồng hành (Heineken, Samsung, Omo).
• Phương pháp quản trị rủi ro (Risk Management Matrix): Nhận diện, phân loại mức độ rủi ro (Low - Medium - High), phân công nhân sự chịu trách nhiệm và thiết lập phương án dự phòng cho 21 kịch bản sự cố tiềm ẩn.
• Phương pháp phân bổ nhân sự (Staffing Framework): Phân chia cấu trúc tổ chức thành 5 tiểu ban chuyên trách (Content, Design, Communication & Marketing, Logistics, External Relations & Finance) với mô hình phối hợp giữa ban tổ chức (Core Team), điều phối viên (Coordinators) và tình nguyện viên (Volunteers).

Nguồn dữ liệu sử dụng trong đề án bao gồm:

• Dữ liệu yêu cầu kỹ thuật và pháp lý từ WWF Việt Nam và HUFLIT.
• Thông số kỹ thuật mặt bằng, sức chứa và vị trí phân khu tại Sân vận động Hoa Lư.
• Báo giá, chính sách tài trợ và thông số sản phẩm từ các đối tác tiềm năng (Samsung Gear VR, Heineken, Omo, F5 Media, Pan Pacific).
• Quy định hành chính về xin giấy phép sự kiện, đăng ký bản quyền âm nhạc và phối hợp với cơ quan y tế, an ninh địa phương (UBND Quận 1, UBND Phường Đa Kao).

---

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan tổ chức, mô tả sự kiện và kế hoạch tiền sự kiện (Pre-Event)

Chương này trình bày thông tin về đơn vị tổ chức Bees Run, định vị sự kiện và kế hoạch chuẩn bị chi tiết trước khi chương trình diễn ra:

• Ý tưởng chủ đạo (Event Concept): "Awareness as an awakening, and actions will be evidence of that awakening" (Nhận thức là sự thức tỉnh, và hành động chính là minh chứng cho sự thức tỉnh đó).
• Chủ đề và màu sắc (Theme): Kết hợp màu xanh lá (tượng trưng cho sự sống, thiên nhiên tươi mát) và màu vàng (tượng trưng cho ánh nắng và sự sang trọng).
• Bộ thông điệp truyền thông: Bắt buộc gắn liền với các từ khóa nhận diện: #WWFVN, #Wildlife, #SavetheEarth, #HUFLITxWWF, #Beesrun, #Exsteps.
• Cấu trúc 3 hoạt động sự kiện trọng tâm:
  • Hoạt động 1: Tái chế vỏ lon bia Heineken đã qua sử dụng để trồng cây xanh; Omo tài trợ quà tặng; lồng ghép tuyên truyền vai trò của cây xanh.
  • Hoạt động 2: Trải nghiệm thực tế ảo qua kính Samsung Gear VR kết hợp chiếu phim tài liệu về động vật hoang dã, giúp người xem cảm nhận chân thực nỗi đau của động vật bị săn bắn và mất môi trường sống.
  • Hoạt động 3: Đêm nhạc kết hợp trình diễn thời trang tái chế do sinh viên HUFLIT và các trường đại học thực hiện, có sự tham gia của người mẫu Châu Bùi, ca sĩ Trọng Hiếu và ca sĩ Trúc Nhân.

Bảng cơ cấu gói tài trợ và quyền lợi được nhóm tác giả xây dựng chi tiết như sau:

Tiêu chí quyền lợi	Nhà tài trợ Vàng (Heineken)	Nhà tài trợ Bạc (Samsung)	Nhà tài trợ Đồng (Omo)
Giá trị tài trợ	500.000.000 VNĐ (hoặc sản phẩm tương đương)	300.000.000 VNĐ (Thiết bị VR & Quảng cáo ngoài trời)	150.000.000 VNĐ (Sản phẩm & 500 voucher)
Hiển thị logo trên nền tảng số	Facebook, YouTube, TikTok	Facebook, YouTube	Facebook
Gian hàng & phát voucher	1.000 voucher	800 voucher	500 voucher
Bài viết PR riêng trên báo chí	3 bài	2 bài	Không có
Thư mời VIP tham dự	8 thư mời	5 thư mời	2 thư mời
Đại biểu phát biểu tại sự kiện	Có	Không	Không
Tặng hoa và kỷ niệm chương	Có	Có	Có
Cung cấp dữ liệu người tham gia	Họ tên, SĐT, Email	Họ tên, SĐT	Email

Kế hoạch truyền thông 45 ngày được vạch ra theo từng mốc thời gian cụ thể (từ ngày 09/05/2023 đến ngày 22/06/2023), phân bổ đều các hoạt động: tạo kênh, công bố tên sự kiện, mở minigame, phát động cuộc thi thiết kế thời trang tái chế (giải nhất 3.000.000 VNĐ, giải nhì 1.500.000 VNĐ, giải ba 500.000 VNĐ), công bố nhà tài trợ, tuyển cộng tác viên, mở cổng bình chọn và công bố nghệ sĩ.

Nhóm tác giả cũng xây dựng ma trận quản trị 21 rủi ro chính, điển hình như:

Tình huống rủi ro	Mức độ	Biện pháp xử lý dự phòng
Mất điện đột ngột	Cao (H)	Chuẩn bị sẵn máy phát điện dự phòng, hệ thống đèn khẩn cấp; chuyển đổi nguồn điện tức thì.
Thời tiết mưa lớn khi đang biểu diễn	Cao (H)	Theo dõi dự báo thời tiết; lắp bạt che sân khấu; bố trí 4 nhân sự ở cánh gà hỗ trợ nghệ sĩ; phát áo mưa cho khán giả.
Nghệ sĩ vướng scandal	Trung bình (M)	Ưu tiên chọn nghệ sĩ có hình ảnh lành sạch; nếu vi phạm nghiêm trọng sẽ hủy hợp đồng và thay thế nhân sự khác.
Trùng lịch với sự kiện khác	Trung bình (M)	Rà soát lịch sự kiện trong thành phố từ sớm để chọn ngày tối ưu.
Cháy nổ hệ thống điện	Cao (H)	Bố trí bình chữa cháy tại nhiều điểm quanh sân khấu và khán đài; ngắt điện tức thì, hướng dẫn thoát hiểm và gọi cứu hỏa.

---

Phần 2: Kế hoạch vận hành trong ngày sự kiện (On the Day)

Chương này quy định chi tiết sơ đồ bố trí mặt bằng, lịch trình vận hành (Agenda) và phương án bố trí nhân sự tại Sân vận động Hoa Lư trong ngày 18/06/2023.

Mặt bằng sự kiện được phân chia thành các khu vực chức năng:

• Khu vực sân khấu chính (Main Stage): Nơi diễn ra các nghi thức khai mạc, biểu diễn âm nhạc và trình diễn thời trang tái chế.
• Khu vực trải nghiệm: Bố trí song song không gian Hoạt động 1 (Trồng cây) và Hoạt động 2 (Trải nghiệm kính VR).
• Khu vực khán đài: Bao gồm khu đứng GA 1, 2, 3 và khu ghế ngồi VIP 1A, VIP 1B dành cho đại biểu.

Lịch trình chi tiết trong ngày 18/06/2023:

• 07:00 - 08:30: Toàn bộ nhân sự (70 người) tập trung điểm danh, họp phân chia nhiệm vụ theo 2 khu vực (Sân khấu và Khu trải nghiệm).
• 08:30 - 12:00: Tổng duyệt (Rehearsal) hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, thứ tự biểu diễn; kiểm tra số lượng dụng cụ trồng cây và thiết bị VR.
• 12:00 - 14:00: Nghỉ ngơi, ăn trưa; phổ biến lại vị trí chốt trực và sẵn sàng đón khách.
• 14:00 - 17:00: Chính thức mở cửa 2 khu vực trải nghiệm trồng cây và kính thực tế ảo (16:45 thông báo chuẩn bị đóng cửa).
• 17:00 - 18:00: Đóng cửa khu trải nghiệm, nhân sự tập trung chuẩn bị cho đêm nhạc.
• 18:00 - 21:15: Chương trình nghệ thuật và biểu diễn thời trang:
  • 18:00 - 18:35: Nhóm nhảy mở màn, MC giới thiệu nhà tài trợ và đại biểu danh dự.
  • 18:35 - 19:05: Ca sĩ Trọng Hiếu biểu diễn và giao lưu cùng khán giả; nhóm nhảy trình diễn.
  • 19:05 - 19:40: Giới thiệu hành trình cuộc thi tái chế, công bố và trao giải nhất, nhì, ba.
  • 19:40 - 20:45: Trình diễn các bộ trang phục tái chế kết hợp phần biểu diễn của Trọng Hiếu, người mẫu Châu Bùi và các thí sinh; MC giao lưu cùng Châu Bùi và nhóm chiến thắng.
  • 20:45 - 21:15: Ca sĩ Trúc Nhân biểu diễn các ca khúc, giao lưu khán giả và bế mạc chương trình với bài hát "Thật bất ngờ".
• 21:15 - 22:00: Toàn bộ ban tổ chức và tình nguyện viên thu gom rác, dọn dẹp vệ sinh trả lại hiện trạng sạch sẽ cho sân vận động.

Kế hoạch phân bổ 70 nhân sự trực tiếp trong ngày sự kiện:

• Nhóm giám sát sân khấu & kỹ thuật (6 người): Phụ trách âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, kịch bản chương trình và hỗ trợ nghệ sĩ tại cánh gà.
• Nhóm truyền thông & mạng xã hội (7 người): Cập nhật hình ảnh, trực tiếp livestream, điều phối bài đăng trên các nền tảng và hỗ trợ an ninh vòng ngoài.
• Nhóm điều phối chương trình & khách mời (9 người): Rà soát kịch bản tổng thể, vận hành 2 hoạt động trải nghiệm ban ngày và chăm sóc khu vực khách mời VIP.
• Nhóm an ninh, hậu cần & điều phối khán giả (48 người): Kiểm soát 2 cổng ra vào sân vận động, hướng dẫn khán giả, bảo vệ thiết bị kỹ thuật, bảo đảm an ninh khu vực VIP và phụ trách vệ sinh môi trường sau sự kiện.

---

Phần 3: Kế hoạch hậu sự kiện và khung tiêu chí đánh giá (After the Event)

Chương này xác định quy trình xử lý sau khi sự kiện kết thúc (từ ngày 18/06 đến 25/06/2023) và bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả toàn diện:

• Kế hoạch dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng: Bộ phận Logistics phối hợp cùng Công ty Pan Pacific hoàn tất từ 18/06 đến 20/06/2023.
• Thư cảm ơn và thu thập phản hồi: Bộ phận Thư ký gửi email cảm ơn đến các nhà tài trợ, đối tác báo chí và khách mời từ 19/06 đến 25/06/2023.
• Nghiệm thu và thanh quyết toán: Bộ phận Đối ngoại và Tài chính hoàn tất chi trả tài trợ và khóa sổ ngân sách trước ngày 25/06/2023.

Khung tiêu chí đánh giá sự kiện được xây dựng đa chiều:

• Đánh giá tính khả thi và kế hoạch: Mức độ bám sát tiến độ, tính hấp dẫn của nội dung và sự phù hợp của thiết kế sân khấu.
• Đánh giá thủ tục pháp lý: Tiến độ và tính thuận lợi khi xin giấy phép từ chính quyền địa phương (Sở Ngoại vụ TP.HCM, UBND Quận 1).
• Đánh giá truyền thông & tiếp thị: Tỷ lệ mở/nhấp email, lượng tương tác trên mạng xã hội, số lượng bài báo được đăng tải.
• Đánh giá cơ sở vật chất & kỹ thuật: Độ ổn định của âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, tính tiện ích của khu vực vệ sinh và bãi giữ xe.
• Đánh giá nhân sự & điều phối: Kỹ năng dẫn dắt của MC, sự đúng giờ của nghệ sĩ, thái độ phục vụ của tình nguyện viên và khả năng phản ứng với rủi ro.

Mục tiêu chỉ số phản hồi truyền thông sau sự kiện:

• Fanpage chính thức: Đạt 1.000 tương tác/bài viết, tỷ lệ bình luận tích cực >200 bình luận/bài, bình luận tiêu cực <10 bình luận/bài.
• Các kênh liên kết (Facebook/Website HUFLIT): Đạt 3.000 lượt xem/tương tác trên mỗi bài viết.
• Trang tin điện tử Ybox.vn: Đạt 1.000 lượt xem/bài.
• Kênh cá nhân của KOLs (Nguyễn Lâm Thảo Tâm, Khánh Vy): Đạt >2.000 lượt thích và ít nhất 500 bình luận cho mỗi bài đăng chia sẻ về sự kiện.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

• Xây dựng hoàn chỉnh một bộ hồ sơ đề xuất sự kiện (Event Proposal) bao gồm đầy đủ các cấu phần: phân tích yêu cầu đối tác, định vị ý tưởng, kế hoạch không gian, kịch bản chương trình, bảng phân công nhân sự và kế hoạch quản trị khủng hoảng.
• Thiết lập bảng kế hoạch truyền thông tích hợp (IMC) kéo dài 45 ngày với các mốc nội dung rõ ràng trên Facebook và TikTok, kết hợp truyền thông báo chí (10 đầu báo) và truyền hình (HTV, VTV).
• Xây dựng cơ cấu tài trợ phân tầng cụ thể (Vàng 500 triệu, Bạc 300 triệu, Đồng 150 triệu VNĐ) gắn liền với quyền lợi thương hiệu rõ ràng cho các doanh nghiệp đồng hành.
• Hoàn thiện kịch bản điều phối 70 nhân sự chi tiết theo từng khung giờ từ 07:00 sáng đến 22:00 tối tại Sân vận động Hoa Lư.

Đóng góp thực tiễn của đề án

• Mô hình kết nối đa bên: Đề xuất giải pháp liên kết hiệu quả giữa tổ chức phi chính phủ (WWF), cơ sở giáo dục đại học (HUFLIT) và các tập đoàn thương mại (Samsung, Heineken, Omo) trong việc thực hiện trách nhiệm xã hội (CSR).
• Phương thức truyền thông trải nghiệm: Thay thế hình thức tuyên truyền lý thuyết một chiều bằng các hoạt động tương tác trực quan (trồng cây trong lon tái chế, kính thực tế ảo VR, trình diễn thời trang tái chế) giúp người tham gia tiếp cận thông điệp bảo vệ động vật hoang dã một cách sinh động.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

• Tính chất đề án giả định: Tài liệu là đồ án học thuật mô phỏng phục vụ môn học Management of Event Operations, các thỏa thuận tài trợ và số liệu truyền thông chưa trải qua nghiệm thu thực tế trên thị trường.
• Độ nhạy cảm của thương hiệu tài trợ: Việc lựa chọn nhà tài trợ Heineken (ngành đồ uống có cồn) cho một sự kiện giáo dục môi trường có sự tham gia của sinh viên và tổ chức quốc tế tiềm ẩn rủi ro về hình ảnh và pháp lý chưa được phân tích sâu.
• Thiếu hụt bảng dự toán chi phí chi tiết: Tài liệu chỉ mới nêu cơ cấu gói tài trợ thu vào mà chưa thể hiện đầy đủ bảng bóc tách chi phí sản xuất, thuê địa điểm, chi phí nghệ sĩ và thiết bị âm thanh ánh sáng.

Hướng phát triển tiếp theo

• Xây dựng mô hình đo lường hành vi thực tế của công chúng sau sự kiện (mức độ duy trì thói quen giảm rác thải nhựa và bảo vệ cây xanh trong dài hạn).
• Bổ sung quy trình chi tiết về quản lý tài chính, phân bổ dòng tiền và phương án dự phòng khi nhà tài trợ rút vốn hoặc chậm giải ngân.

---

Giá trị tham khảo

Đề án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên các ngành Quan hệ Quốc tế, Quản trị Sự kiện, Quan hệ Công chúng (PR) và Marketing: Tham khảo cấu trúc chuẩn mực của một bản Event Proposal hoàn chỉnh bằng tiếng Anh.
• Các nhóm tổ chức sự kiện phong trào tại trường đại học: Ứng dụng mô hình phân chia nhân sự 5 tiểu ban, mẫu kịch bản chương trình (Agenda) chi tiết và ma trận quản trị 21 rủi ro vận hành.
• Những người quan tâm đến chiến dịch truyền thông xã hội: Tham khảo cách thức xây dựng tuyến nội dung 45 ngày kết hợp minigame, cuộc thi tương tác và huy động sự tham gia của KOLs.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Mục tiêu và chỉ số KPI truyền thông cốt lõi của sự kiện Ex-Steps được quy định như thế nào?

Theo Creative Brief và bảng kế hoạch truyền thông, sự kiện đặt mục tiêu tiếp cận tối thiểu 500.000 người trong nhóm công chúng mục tiêu; thu hút ít nhất 2.000 người tham gia trực tiếp; xuất hiện trên ít nhất 10 trang báo uy tín, 2 kênh truyền hình (VTV, HTV); và Fanpage đạt mốc tương tác ổn định 500 lượt/bài cùng mục tiêu dự báo truyền thông đạt 700.000 lượt thích trang.

2. Sự kiện "Ex-Steps" bao gồm những hoạt động chính nào trong ngày 18/06/2023?

Chương trình bao gồm 3 hoạt động chính:

• Hoạt động 1: Trồng cây trong vỏ lon bia Heineken đã qua sử dụng do Omo tài trợ quà tặng.
• Hoạt động 2: Trải nghiệm kính thực tế ảo Samsung Gear VR để xem phim tài liệu về động vật hoang dã.
• Hoạt động 3: Đêm nhạc và trình diễn thời trang tái chế với sự tham gia của người mẫu Châu Bùi, ca sĩ Trọng Hiếu và ca sĩ Trúc Nhân.

3. Cơ cấu tài trợ và mức đóng góp của các thương hiệu đồng hành được phân bổ ra sao?

Đề án chia làm 3 gói tài trợ:

• Gói Vàng (Heineken): 500.000.000 VNĐ (nhận 3 bài báo PR, 8 vé VIP, quyền phát biểu, đặt gian hàng và nhận database người tham gia).
• Gói Bạc (Samsung): 300.000.000 VNĐ (tài trợ thiết bị Gear VR và biển quảng cáo ngoài trời, nhận 2 bài báo PR, 5 vé VIP, đặt gian hàng).
• Gói Đồng (Omo): 150.000.000 VNĐ (tài trợ sản phẩm và 500 voucher, nhận 2 vé VIP).

4. Đề án đưa ra giải pháp gì cho các sự cố kỹ thuật như mất điện hoặc thời tiết xấu?

Trong ma trận rủi ro, đối với sự cố mất điện, ban tổ chức chuẩn bị sẵn máy phát điện dự phòng và đèn chiếu sáng sự cố để chuyển nguồn tức thì. Đối với rủi ro thời tiết mưa lớn ngoài trời, ban tổ chức bố trí bạt che sân khấu, trang bị áo mưa cho khán giả và cắt cử 4 nhân sự túc trực tại cánh gà để hỗ trợ nghệ sĩ biểu diễn an toàn.

5. Cơ cấu phân bổ 70 nhân sự trong ngày diễn ra sự kiện tại Sân vận động Hoa Lư gồm những bộ phận nào?

Nhân sự gồm 15 thành viên ban tổ chức cốt lõi, 5 điều phối viên và 50 tình nguyện viên, được chia thành: 6 nhân sự kỹ thuật sân khấu, 7 nhân sự truyền thông số, 9 nhân sự điều phối nội dung - khách mời và 48 nhân sự an ninh - hậu cần - soát vé tại các cổng ra vào.

---

Kết luận

Đồ án "Management of Event Operations Final Event Proposal: Ex-Steps" của nhóm sinh viên Bees Run (HUFLIT) là một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh, kết hợp hài hòa giữa mục tiêu xã hội của WWF Việt Nam và các hoạt động trải nghiệm thực tế cho giới trẻ. Tài liệu thể hiện tư duy chặt chẽ trong việc xây dựng ý tưởng, lập tiến độ truyền thông 45 ngày, phân bổ ngân sách tài trợ và hoạch định phương án xử lý rủi ro chi tiết. Đây là tài liệu tham khảo học thuật giá trị cho sinh viên và các nhà tổ chức sự kiện trẻ trong việc rèn luyện kỹ năng xây dựng hồ sơ đề xuất sự kiện chuyên nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF FOREIGN LANGUAGES - INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENT OF INTERNATIONAL RELATIONS MANAGEMENT OF EVENT OPERATIONS FINAL EVENT PROPOSAL EX-STEPS TEAM: Bees Run CLASS: 222172206304 INSTRUCTOR: MA. Tran My Hai Loc Academic year: 2022 - 2023 Ho Chi Minh City, May 2023 Phan Ngọc Thiên Kim Trương Thị Ngọc Liễu Nguyễn Thảo Vy 21DH700816 21DH700837 21DH702474 Leader Account Copywriter Bùi Kim Tú Nguyễn Trần Kim Ngân Lê Anh Thư 21DH702314 21DH701120 21DH702913 Copywriter Copywriter Planner Nguyén Thi Ngoc Nhi Mai Khánh Ngân Nguyễn Thị Hồng Nhung 21DH703088 21DH701079 21DH701414 Planner Designer Designer ONTENT Contents I. Overview of the organizer and clien(. 5 TL —-_ Event description.

Approvals and consultation:. 16 VIIL Advertfising and Promofion.0000000000000 000i e cee cec cece eee ceceee eee sessescscaesesecieeesenseseeeseseses 33 XIL Pre-Event S(affing.2121 1112111121111 11111011111 HH Ha, 39 PART 2: ON THE ĐAY. on nnererrrrrrrrrirrrrrrrie 42 'IN)À. LH 11211 1111111115151 H1 1111111 111 111 TH Hệ, 43 3.

On the day. 46 PART AFTER 3: THE EVENT.ì no ooeooooooio 53 'Non. Overview of the organizer and client 1. Organizer: + Organizer: a group of students from the faculty of international relations - at HUFLIT, responsible for ideas and implementation, inspired by bees who work hard, and always try to complete success for the day.

« Bees Run is an agency with: © Types of events are diverse, humane, and meaningful to the social community. © Unique and creative ideas, always catching up on trends in time, coming up with entirely new and unique ideas, bringing their own features, and creating unforgettable impressions for each program. © Staffis young, enthusiastic, full of potential, dynamic, flexible, adaptable, and rich in ideas. Creative Brief Module: Management of Event Operations Client Information: Worldwide Fund for Nature in Viet Nam (WWF) THE TASK THE BARRIERS « Maximum 3 event activities Lack of funding (unlimited event types) © Manpower shortage « Location: District lor District 3 © Legal issue « Atleast 10 articles on the reputable © Scandal of participants, KOLS, guests to after event © Not attracting enough participants « Atleast 2 breaking news on TV © Media coverage of the event did not get Channels (HTV and VTV) enough interaction « >=500.000 targets know about the © The cost of renting a venue in District 1 event is too expensive « Maximum of 200 guests, including: Representative of Universities in HCMC Representative of WWF Vietnam, HUFLIT © Special Guests (Sponsors + KOLS+ Diplomatic missions in HCMC+ Local Authorities) « Create a new fanpage for the event: © Run media 45 days in advance.

© Maintain around 500 interactions per post. © The number of people who like the fanpage must reach at least 5,000 people after the event « The main target audience all gender >= 18 years old (But mostly in 18-31). « Customer characteristics: difficult to please, always TH changing and following trends TARGET « Must reach at least 2.000 participants for all event activities.000 VND THE « Samsung: Outdoor Advertising and Samsung Gear BRAND OFFERS VR Virtual equipment REASON — TO— BELIEVE « Proofs: based on the given brief COMMUNICATION PROPOSITION «= Suggested ideas © The series of activities includes 3 events Activity 1; growing plants in used HEINEIKEN beer cans. At the end of Activity 1, the Organizing Committee will give gifts to the participants.

The sponsor for this activity is OMO. Propaganda activities about the importance of trees in environmental protection. Activity 2: will be held in parallel with activity 1, showing documentaries about wildlife, for participants to wear virtual reality glasses sponsored by Samsung to have the most authentic experience as well as_ better understanding. about the pain of animals being hunted and lost their habitat.

This activity helps to raise public awareness in wildlife protection. Activity 3: organize a recycled fashion show and a music night with the theme of protecting the environment and animals with two special guests, Model Chau Bui and Singer Truc Nhan. Recycled costumes and demonstrations will be made by Huflit students and students from other schools. At the end of the program, there will be gifts given to guests, Sponsors,.