Chương 1 TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1. Tổng quan về hồ sơ địa chính, CSDL đất đai và CSDL địa chính. Tổng quan về hồ sơ địa chính Căn cứ theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính Là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Thành phần hồ sơ địa chính Địa phương xây dựng, vận hành CSDL địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong CSDL đất đai, gồm có các tài liệu sau đây: - Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; - Sổ địa chính; - Bản lưu Giấy chứng nhận. Địa phương chưa xây dựng CSDL địa chính, hồ sơ địa chính gồm có: - Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai và Bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có); - Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số; - Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy. Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính - Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. - Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai.
- Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất. Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính - Hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. - Hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau. - Trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính.
- Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin như sau: - Trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận; - Trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới. Nội dung hồ sơ địa chính Gồm 07 nhóm dữ liệu về thửa đất: - Nhóm dữ liệu về thửa đất: - Nhóm dữ liệu về đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất - Nhóm dữ liệu về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất - Nhóm dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất - Nhóm dữ liệu về tài sản gắn liền với đất - Nhóm dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất - Nhóm dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất 1. Lập hồ sơ địa chính a) Lập bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai - Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính; thể hiện vị trí, ranh giới, diện tích các thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; được lập c 5 để đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các nội dung khác của quản lý nhà nước về đất đai. - Sổ mục kê đất đai là sản phẩm của việc điều tra, đo đạc địa chính, để tổng hợp các thông tin thuộc tính của thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất gồm: Số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, loại đất, tên người sử dụng đất và người được giao quản lý đất để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai.
- Bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số và được lưu giữ trong CSDL địa chính để sử dụng cho quản lý đất đai ở các cấp; được in ra giấy để sử dụng ở những nơi chưa hoàn thành việc xây dựng CSDL địa chính hoặc chưa có điều kiện để khai thác sử dụng bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai dạng số. - Việc đo đạc lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được thực hiện theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường. b) Lập Sổ địa chính - Sổ địa chính được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. - Nội dung sổ địa chính bao gồm các dữ liệu sau: + Dữ liệu về số hiệu, địa chỉ, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; + Dữ liệu về người sử dụng đất, người được Nhà nước giao quản lý đất; + Dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất; + Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất (gồm cả dữ liệu về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất); + Dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất; + Dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Sổ địa chính được lập ở dạng số, được Thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu giữ trong CSDL địa chính theo Mẫu số 01/ĐK ban hành kèm theo Thông tư này. c 6 - Địa phương chưa xây dựng CSDL địa chính và chưa có điều kiện lập sổ địa chính dạng số theo quy định tại Thông tư này thì tiếp tục cập nhật vào sổ địa chính dạng giấy đang sử dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 Hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính. c) Bản lưu Giấy chứng nhận - Bản lưu Giấy chứng nhận dạng số được quét từ bản gốc Giấy chứng nhận trước khi trao cho người sử dụng đất để lưu trong CSDL địa chính. - Địa phương chưa xây dựng CSDL địa chính thì lập hệ thống bản lưu Giấy chứng nhận ở dạng giấy.
- Khi xây dựng CSDL địa chính mà chưa quét bản gốc Giấy chứng nhận thì quét bản lưu Giấy chứng nhận; khi thực hiện đăng ký biến động thì quét bản gốc Giấy chứng nhận để thay thế [7]. Tổng quan về CSDL đất đai Theo Thông tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24/4/2013 Quy định về xây dựng CSDL đất đai. Quy định như sau: 1. Nguyên tắc xây dựng CSDL đất đai - CSDL đất đai được xây dựng tập trung thống nhất từ Trung ương đến các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là cấp huyện).
- Đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) là đơn vị cơ bản để thành lập CSDL đất đai. + CSDL đất đai của cấp huyện là tập hợp dữ liệu đất đai của các xã thuộc huyện; đối với các huyện không có đơn vị hành chính xã trực thuộc thì cấp huyện là đơn vị cơ bản để thành lập CSDL đất đai. + CSDL đất đai cấp tỉnh được tập hợp từ CSDL đất đai của tất cả các huyện thuộc tỉnh. + CSDL đất đai cấp Trung ương được tổng hợp từ CSDL đất đai của tất cả các tỉnh trên phạm vi cả nước.
- Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật sử dụng dữ liệu đất đai phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời và thực hiện theo quy c 7 định hiện hành về thành lập hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận). Nội dung, cấu trúc CSDL đất đai CSDL đất đai bao gồm 04 CSDL thành phần sau: CSDL địa chính, CSDL quy hoạch sử dụng đất, CSDL giá đất, CSDL thống kê, kiểm kê đất đai. Giá trị pháp lý của CSDL đất đai - Thông tin trong CSDL đất đai đã được kiểm tra, nghiệm thu theo quy định thì có giá trị pháp lý như trong hồ sơ đất đai dạng giấy. - Trường hợp thông tin không thống nhất giữa CSDL đất đai với hồ sơ đất đai (hồ sơ địa chính, hồ sơ quy hoạch, hồ sơ giá đất, hồ sơ thống kê, kiểm kê) thì xác định theo tài liệu của hồ sơ đất đai đã được cơ quan có thẩm quyền ký duyệt cuối cùng.
- Đối với trường hợp đo đạc địa chính thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây mà chưa cấp đổi Giấy chứng nhận thì thông tin về mã thửa đất, ranh giới thửa và diện tích thửa đất được xác định theo CSDL địa chính phù hợp với tài liệu đo đạc mới đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, nghiệm thu xác nhận. Tổng quan về CSDL địa chính CSDL địa chính là thành phần cơ bản của CSDL đất đai, làm cơ sở để xây dựng và định vị không gian các CSDL thành phần khác.