Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Hằng (Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại; dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, bảo vệ tháng 5 năm 2012) tập trung giải quyết bài toán tin học hóa quy trình quản trị kho hàng tại một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ công nghệ thông tin.

Bối cảnh thực tiễn được ghi nhận tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu (địa chỉ tại số 130 Hà Huy Tập, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh) – đơn vị thành lập ngày 04/03/2008 chuyên kinh doanh máy tính, linh kiện, thiết bị văn phòng và cung cấp dịch vụ kỹ thuật mạng. Hoạt động quản lý kho hàng tại công ty giữ vai trò trung gian huyết mạch, kết nối chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán - nhân sự. Tuy nhiên, toàn bộ quy trình vận hành kho tại thời điểm khảo sát đều thực hiện bằng phương pháp thủ công truyền thống: ghi chép sổ sách rời rạc hoặc nhập liệu phân tán trên các tệp Microsoft Word, Microsoft Excel. Phương thức này làm phát sinh nhiều bất cập như tốc độ tìm kiếm chậm, tính toán số liệu xuất - nhập - tồn dễ nhầm lẫn, rủi ro hư hỏng hoặc thất lạc chứng từ giấy tờ, gây chậm trễ cho ban giám đốc trong việc ra các quyết định điều hành kinh doanh và lập kế hoạch mua hàng.

Đề tài xác lập các mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng (khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình triển khai).
  2. Phân tích, đánh giá toàn diện thực trạng quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu, chỉ rõ các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại.
  3. Vận dụng lý thuyết và dữ liệu khảo sát thực tế để phân tích, thiết kế hoàn chỉnh một hệ thống thông tin quản lý kho hàng đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ thực tế của công ty nói riêng và các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ nói chung.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
  • Phạm vi không gian: Toàn bộ hoạt động tác nghiệp và dòng thông tin quản lý kho tại trụ sở Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và thông tin khảo sát được thu thập trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011; thời gian triển khai nghiên cứu khóa luận kéo dài 3 tháng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên lý thuyết hệ thống thông tin có cấu trúc, tham chiếu tài liệu học thuật chuyên ngành của Nguyễn Văn Ba (2009, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội).

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm nền tảng:

  • Hệ thống thông tin (HTTT): Hệ thống gồm con người, phương tiện và phương pháp tham gia xử lý thông tin kinh doanh với mô hình xử lý tổng quát gồm 4 thành phần: Đầu vào (Input) $\rightarrow$ Hộp đen xử lý (Black box) $\rightarrow$ Đầu ra (Output) $\rightarrow$ Phản hồi (Feedback).
  • Phân loại hệ thống thông tin: Khóa luận phân loại hệ thống theo 3 tiêu thức học thuật:
    • Theo cấp ứng dụng: Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS), Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS), Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS), Hệ chuyên gia (ES).
    • Theo chức năng nghiệp vụ: HTTT tài chính kế toán, marketing, kinh doanh và sản xuất, quản trị nhân lực, văn phòng.
    • Theo quy mô tích hợp: Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản lý chuỗi cung ứng (SCM), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Quản lý tri thức (KM).
  • Phương pháp luận phân tích thiết kế hướng chức năng (Functional Approach): So sánh với các phương pháp luận kinh điển như SADT, MERISE, GALACSI để lựa chọn hướng tiếp cận cấu trúc tập trung vào câu hỏi "Hệ thống làm gì?". Tiến trình phát triển hệ thống gồm 5 bước: (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, (2) Phân tích hệ thống, (3) Thiết kế hệ thống, (4) Xây dựng hệ thống, (5) Cài đặt và bảo trì.
  • Công cụ mô hình hóa nghiệp vụ và dữ liệu:
    • Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC/BFD): Cấu trúc cây thể hiện sự phân rã chức năng từ tổng quát đến chi tiết.
    • Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD/DFD): Diễn tả dòng truyền dẫn thông tin qua các mức: Mức 0 (ngữ cảnh), Mức 1 (mức đỉnh), Mức 2 (dưới đỉnh) với 4 phần tử chuẩn (Chức năng xử lý hình oval, Luồng dữ liệu mũi tên, Kho dữ liệu hai đoạn thẳng song song, Tác nhân ngoài hình chữ nhật, Tác nhân trong hình chữ nhật khuyết cạnh trên).
    • Mô hình thực thể liên kết (ER Model): Xác định thực thể, thực thể yếu, thuộc tính (đơn trị, đa trị, phức hợp), khóa chính, khóa ngoài và các mối quan hệ (1-1, 1-n, n-n).
    • Lý thuyết chuẩn hóa quan hệ: Chuẩn hóa dữ liệu qua các dạng chuẩn 1NF (loại bỏ nhóm lặp), 2NF (loại bỏ phụ thuộc hàm bộ phận vào khóa), 3NF (loại bỏ phụ thuộc hàm bắc cầu ngoài khóa).

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa định tính và định lượng:

  • Phương pháp định tính: Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu, quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp, đọc chứng từ và phỏng vấn cán bộ quản lý, nhân viên kho tại Công ty Á Châu.
  • Phương pháp định lượng: Thu thập, thống kê và lượng hóa số liệu kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009–2011; thống kê các bảng điều tra trắc nghiệm phục vụ đánh giá thực trạng quy trình vận hành.

Thiết kế và đặc tả hệ thống

Khóa luận tiến hành mô hình hóa và thiết kế hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho doanh nghiệp qua các mô hình chức năng, kiến trúc dữ liệu và giao diện.

1. Đặc tả yêu cầu chức năng và phi chức năng

Hệ thống được thiết kế nhằm đáp ứng 5 nhóm yêu cầu chức năng nghiệp vụ chính:

  • Quản lý quyền đăng nhập: Tạo tài khoản người dùng, phân quyền truy cập, đăng nhập hệ thống, đổi mật khẩu và thoát khỏi phiên làm việc.
  • Quản lý danh mục: Lưu trữ, cập nhật, thêm mới và hiệu chỉnh thông tin danh mục hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng.
  • Quản lý nhập hàng: Tiếp nhận đơn hàng, lập phiếu nhập kho, theo dõi thông tin chi tiết mặt hàng nhập (mã hàng, số lượng, đơn giá), tính tổng tiền. Cho phép chỉnh sửa sai sót khi nhập liệu nhưng thiết lập ràng buộc không cho phép xóa phiếu nhập đã lập.
  • Quản lý xuất hàng: Kiểm tra phiếu yêu cầu mua, kiểm tra hàng tồn, lập phiếu xuất kho và phiếu bảo hành kèm theo, lưu trữ chi tiết dòng xuất. Ràng buộc nghiệp vụ không cho phép xóa phiếu xuất đã lập.
  • Báo cáo và tìm kiếm: Kết xuất báo cáo tổng hợp nhập, báo cáo tổng hợp xuất, báo cáo tồn kho định kỳ; hỗ trợ tra cứu đa tiêu chí (theo tên/mã hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng, ngày tháng giao dịch).

Yêu cầu phi chức năng bao gồm: Tương thích hệ thống mạng LAN hiện hành, giao diện đồ họa trực quan dễ sử dụng cho nhân viên không chuyên tin học, tốc độ xử lý và phản hồi nhanh, độ an toàn và bảo mật dữ liệu cao, kiến trúc mở cho phép bảo trì và nâng cấp mở rộng.

2. Mô hình phân cấp chức năng và luồng dữ liệu

Hệ thống được phân rã thành sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức đỉnh với 5 chức năng xử lý chính:

  • 1.0 Quản lý danh mục (1.1 Danh mục Nhà cung cấp, 1.2 Danh mục Khách hàng, 1.3 Danh mục Hàng hóa)
  • 2.0 Quản lý nhập kho (2.1 Tiếp nhận phiếu giao hàng và kiểm tra hàng, 2.2 Lập phiếu nhập kho, 2.3 Vào sổ chi tiết hàng nhập)
  • 3.0 Quản lý xuất kho (3.1 Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu xuất, 3.2 Lập phiếu xuất kho và phiếu bảo hành, 3.3 Vào sổ chi tiết hàng xuất)
  • 4.0 Báo cáo (4.1 Báo cáo tổng hợp nhập, 4.2 Báo cáo tổng hợp xuất, 4.3 Báo cáo tồn kho)
  • 5.0 Tìm kiếm (5.1 Tìm kiếm thông tin Nhà cung cấp, 5.2 Tìm kiếm thông tin Khách hàng, 5.3 Tìm kiếm thông tin Hàng hóa, 5.4 Tìm kiếm theo ngày tháng)

3. Thiết kế cơ sở dữ liệu và mô hình quan hệ

Cơ sở dữ liệu logic được chuẩn hóa từ mô hình thực thể liên kết (ER) đạt dạng chuẩn 3NF, bao gồm 9 thực thể chính và các mối liên kết:

Tên thực thể Thuộc tính chính Mô tả và vai trò
NhaCC MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DTNCC, EmailCC, Fax Lưu trữ đối tác cung ứng thiết bị máy tính, văn phòng
KhachHang MaKH, HoTenKH, DiaChiKH, DTKH, EmailKH Quản lý thông tin tổ chức/cá nhân mua hàng
HangHoa MaHH, TenHH, DonViTinh, DonGiaN, DonGiaX Lưu trữ danh mục linh kiện, thiết bị phần cứng, máy tính
NhanVien MaNV, HoTenNV, NgaySinh, GioiTinh, DiaChiNV, DTNV, EmailNV, ChucVu, Luong Quản lý nhân sự các bộ phận trong công ty
NhomHang MaNH, TenNH Phân loại hàng hóa theo chủng loại (USB, Laptop, Máy in...)
BoPhan MaBP, TenBP Lưu trữ cơ cấu phòng ban (Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán)
PhieuNhap MaPN, TenNCC, MaHH, TenHH, SoLuongN, DonGiaN, NgayN, HoTenNV, TenGiaoHang Ghi nhận chứng từ phát sinh nghiệp vụ nhập hàng
PhieuYeuCau MaPYC, HoTenKH, MaHH, TenHH, SoLuongYC, DonGiaX, NgayYC, HoTenNV Tiếp nhận đề nghị đặt mua hàng từ khách hàng
PhieuXuat MaPX, HoTenKH, MaHH, TenHH, SoLuongX, DonGiaX, NgayX, HoTenNV Ghi nhận xuất kho bán hàng thực tế và xuất bảo hành

Các bảng dữ liệu vật lý sau khi tách quan hệ nhiều - nhiều và chuẩn hóa 3NF gồm: HangHoa, NhanVien, KhachHang, NhaCC, NhomHang, QuanlyBP, BP_NV, PhieuNK, PN_HH (Chi tiết phiếu nhập), PhieuXK, PX_HH (Chi tiết phiếu xuất), PhieuYC, YC_HH (Chi tiết phiếu yêu cầu), QuanLyNH.

4. Thiết kế giao diện (Form)

Khóa luận hoàn thiện các biểu mẫu giao diện người dùng chính:

  • Form Đăng nhập: Xác thực tên người dùng, mật khẩu và quyền hạn tác vụ.
  • Form Quản lý danh mục hàng hóa: Cập nhật thông tin mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, phân nhóm hàng hóa.
  • Form Quản lý nhập kho: Nhập liệu chứng từ nhà cung cấp, chi tiết số lượng, đơn giá, tự động tính tổng tiền phiếu nhập.
  • Form Quản lý xuất kho: Tạo lập phiếu xuất dựa trên yêu cầu khách hàng, trừ tồn kho tức thời và xuất phiếu bảo hành.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương mở đầu tập trung luận giải tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh công nghệ thông tin bùng nổ sau khi Việt Nam gia nhập WTO (2007). Tác giả tiến hành điểm luận hai công trình khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các trường đại học trong nước:

  • Khóa luận “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế” (Nguyễn Ngọc Kiên, ĐH Công nghệ thông tin – ĐHQG TP.HCM): Có ưu điểm nêu được cơ sở lý luận nhưng tồn tại hạn chế lớn là bỏ qua bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và mô hình quan hệ mà đi thẳng vào thiết kế vật lý.
  • Khóa luận “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Ngọc Khánh” (Nguyễn Bích Ngọc, ĐH Kinh tế Quốc dân): Phân tích quy trình hệ thống khá chi tiết nhưng thiếu vắng khung lý thuyết nền tảng.

Từ việc phân tích khoảng trống đó, tác giả xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi thời gian (2009–2011), phương pháp thực hiện và bố cục toàn văn khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Nội dung chương này gồm hai cấu phần chính:

  1. Khung lý luận chuyên ngành: Trình bày chi tiết các định nghĩa về hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, phân loại hệ thống, 5 giai đoạn phát triển và phương pháp tiếp cận hướng chức năng (BPC, DFD, ERD, chuẩn hóa 1NF-3NF).
  2. Khảo sát thực trạng tại Công ty Á Châu:
    • Cơ cấu tổ chức: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc và 3 bộ phận chuyên trách (BP Kinh doanh; BP Kỹ thuật; BP Kế toán, nhân sự).
    • Lĩnh vực kinh doanh: Bán lẻ thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng, dịch vụ bảo trì, sửa chữa phần cứng/phần mềm và lắp đặt hệ thống mạng LAN.
    • Hiện trạng hạ tầng CNTT: Sở hữu 11 máy vi tính chạy hệ điều hành Windows phân bổ tại 2 tầng làm việc; 4 máy in (2 in phun màu, 2 đen trắng); 1 máy fax; mạng nội bộ LAN kết nối theo mô hình hình sao (Star Topology) sử dụng 1 Modem (4 cổng RJ45) nối đến 2 Switch (16 cổng/switch) bằng cáp mạng RJ45.
    • Phần mềm đang sử dụng: Yahoo Messenger và Skype (trao đổi nội bộ, chăm sóc khách hàng), TeamViewer (hỗ trợ kỹ thuật từ xa), Microsoft Office 2007, phần mềm kế toán Simba Accounting của công ty Asiasoft, website giới thiệu sản phẩm tại địa chỉ http://maytinhachau.vn.
    • Thực trạng quy trình kho: Quản lý theo danh mục, lưu trữ trên sổ sách và bảng tính Excel. Hằng ngày nhân viên tổng hợp số lượng nhập/xuất từ hóa đơn giấy; cuối tháng lập báo cáo doanh thu theo mặt hàng.
    • Đánh giá thực trạng:
      • Ưu điểm: Chi phí thiết bị thấp, không đòi hỏi nhân viên có kỹ năng tin học chuyên sâu.
      • Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian, năng suất lao động thấp, dữ liệu giấy tờ đối mặt rủi ro thất lạc, hư hỏng hoặc cháy nổ; khâu tính toán số liệu thủ công dễ gây sai sót, cản trở ban giám đốc trong việc ra quyết định điều chỉnh chính sách sản phẩm và giá bán.
                  [GIÁM ĐỐC]
[BP KINH DOANH]  [BP KỸ THUẬT]  [BP KẾ TOÁN, NHÂN SỰ]

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Chương trọng tâm của khóa luận thực hiện thiết kế chi tiết hệ thống:

  • Mô tả dòng nghiệp vụ thực tế qua 3 tiến trình: Nhập kho (kiểm tra phiếu giao hàng, lập phiếu nhập, xử lý hàng trả về); Xuất kho (tiếp nhận yêu cầu mua, kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất và phiếu bảo hành); Báo cáo (kiểm kê đối chiếu sổ chi tiết, lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn định kỳ).
  • Xác lập tài liệu đặc tả yêu cầu chức năng (đăng nhập, danh mục, nhập kho, xuất kho, báo cáo, tra cứu) và yêu cầu phi chức năng.
  • Xây dựng hệ thống biểu đồ mô hình hóa: Sơ đồ ngữ cảnh trao đổi thông tin giữa hệ thống với 3 tác nhân ngoài (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhà quản lý); Sơ đồ phân cấp chức năng BPC; Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức đỉnh và các sơ đồ phân rã mức dưới đỉnh.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh: Định nghĩa chi tiết thuộc tính 9 thực thể, biểu diễn mối liên kết thực thể ERD, chuẩn hóa lược đồ quan hệ đạt 3NF và xây dựng bảng thiết kế dữ liệu vật lý (13 bảng) cùng các form giao diện người dùng.

Phần 4: Kết luận

Tổng kết lại toàn bộ kết quả nghiên cứu đã đạt được trong quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế mô hình hệ thống quản lý kho hàng ứng dụng cho doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính

  • Phân tích và mô tả chi tiết toàn bộ luồng thông tin, dữ liệu, chứng từ của quy trình quản lý kho hàng thực tế tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu trong giai đoạn 2009–2011.
  • Xây dựng hoàn chỉnh bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng theo phương pháp có cấu trúc, bao gồm: Sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân cấp chức năng (BPC 5 nhánh), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, mức 1, mức 2).
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa 3NF gồm 9 thực thể logic và 13 bảng cấu trúc vật lý, giải quyết triệt để tình trạng dư thừa dữ liệu và loại bỏ các phụ thuộc hàm không hợp lệ.
  • Thiết kế giao diện tương tác chuẩn hóa (Form Đăng nhập, Danh mục, Nhập kho, Xuất kho) cùng các quy tắc kiểm soát nghiệp vụ (chặn quyền xóa phiếu nhập/xuất để chống thất thoát dữ liệu).

2. Giải pháp và kiến nghị đề xuất

  • Đề xuất loại bỏ phương thức quản lý kho thủ công bằng sổ sách rời rạc; triển khai áp dụng phần mềm hệ thống thông tin quản lý kho hàng trên hạ tầng mạng LAN sẵn có (11 máy trạm, switch, modem).
  • Tích hợp công tác quản lý danh mục sản phẩm, theo dõi nhà cung cấp và khách hàng trên cùng một cơ sở dữ liệu tập trung, hỗ trợ công tác kiểm kê và kết xuất báo cáo tồn kho tức thời cho ban lãnh đạo.

3. Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn

  • Khắc phục triệt để khiếm khuyết của các nghiên cứu sinh viên đi trước: Bổ sung đầy đủ khung lý thuyết phương pháp luận hướng chức năng (khắc phục hạn chế của luận văn Nguyễn Bích Ngọc) và thực hiện đầy đủ quy trình chuẩn hóa CSDL đạt 3NF trước khi thiết kế bảng vật lý (khắc phục hạn chế của luận văn Nguyễn Ngọc Kiên).
  • Cung cấp mô hình thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hoàn chỉnh, có tính ứng dụng cao cho các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị tin học.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu khảo sát và phân tích thực trạng giới hạn trong phạm vi hoạt động của một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH TM-DV Á Châu) tại địa bàn tỉnh Hà Tĩnh với chuỗi số liệu từ năm 2009 đến 2011; nội dung đề tài dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống (mô hình logic, vật lý, giao diện mẫu), chưa thực hiện lập trình mã nguồn hoàn chỉnh và chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm trên môi trường thực tế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình phù hợp để xây dựng phần mềm; tiến hành kiểm thử, đóng gói, cài đặt hệ thống trên hệ thống mạng nội bộ của công ty; nghiên cứu giải pháp kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống quản lý kho với phần mềm kế toán Simba Accounting và website thương mại điện tử http://maytinhachau.vn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành: Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin, Thương mại điện tử và Quản trị kinh doanh đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
  • Nội dung giá trị chuyên sâu: Quy trình phân tích thiết kế hướng chức năng bài bản; phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD đa mức); kỹ thuật mô hình hóa thực thể liên kết (ERD) và các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu lên dạng chuẩn 3NF cho bài toán quản lý kho hàng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng phương pháp luận phân tích thiết kế nào làm trọng tâm?
Khóa luận sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng (Functional Structured Analysis and Design), tập trung xây dựng mô hình chức năng của hệ thống để trả lời câu hỏi "Hệ thống làm gì?" thông qua các công cụ: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD/DFD), Mô hình thực thể liên kết (ER) và Chuẩn hóa quan hệ (1NF, 2NF, 3NF).

2. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại Công ty Á Châu thời điểm khảo sát gồm những gì?
Công ty có 11 máy tính cài hệ điều hành Windows kết nối Internet; 4 máy in (2 in phun màu, 2 in laser đen trắng); 1 máy fax; hệ thống mạng LAN cấu trúc hình sao sử dụng 1 Modem (4 cổng) kết nối với 2 Switch (16 cổng/switch) qua cáp mạng RJ45.

3. Cơ sở dữ liệu logic của hệ thống được thiết kế gồm những thực thể chính nào?
Cơ sở dữ liệu gồm 9 thực thể chính: NhaCC (Nhà cung cấp), KhachHang (Khách hàng), HangHoa (Hàng hóa), NhanVien (Nhân viên), NhomHang (Nhóm hàng), BoPhan (Bộ phận phòng ban), PhieuNhap (Phiếu nhập kho), PhieuYeuCau (Phiếu yêu cầu mua hàng) và PhieuXuat (Phiếu xuất kho).

4. Hệ thống mới quy định ràng buộc nghiệp vụ gì đối với phiếu nhập và phiếu xuất kho?
Trong quá trình nhập và xuất hàng, hệ thống cho phép người dùng sửa đổi thông tin khi có sai sót nhưng thiết lập ràng buộc nghiêm ngặt: tuyệt đối không cho phép xóa các phiếu nhập và phiếu xuất đã được lưu vào hệ thống nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và chống gian lận kế toán kho.

5. Tác giả khóa luận đã chỉ ra hạn chế gì ở hai công trình nghiên cứu cùng đề tài trước đó?
Luận văn của Nguyễn Ngọc Kiên (ĐH CNTT - ĐHQG TP.HCM) bỏ qua các bước chuẩn hóa CSDL và thiết lập mô hình quan hệ mà đi thẳng vào thiết kế vật lý; luận văn của Nguyễn Bích Ngọc (ĐH Kinh tế Quốc dân) có phân tích hệ thống nhưng thiếu vắng nền tảng cơ sở lý thuyết bổ trợ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Hằng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng và khảo sát chi tiết thực trạng quản lý kho hàng thủ công tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu giai đoạn 2009–2011. Đề tài đã hoàn thành xuất sắc việc xây dựng mô hình phân tích thiết kế logic, biểu đồ luồng dữ liệu và lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa 3NF cùng hệ thống biểu mẫu giao diện người dùng. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và các nhà phát triển hệ thống quản lý kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.