Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế và gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam chứng kiến sự chuyển dịch cơ cấu rõ rệt với sự gia tăng tỷ trọng của nhóm ngành dịch vụ thương mại. Cùng với việc mức sống và nhận thức xã hội ngày một nâng cao, nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe cộng đồng trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu. Để các thông tin y tế, phương pháp điều trị và biện pháp phòng ngừa dịch bệnh tiếp cận được quần chúng, công tác tuyên truyền giáo dục sức khỏe đòi hỏi phải triển khai qua nhiều phương thức đa dạng, trong đó hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trò là công cụ quan hệ công chúng (PR) đắc lực giúp các cơ sở y tế thiết lập uy tín và củng cố lòng tin nơi người dân.
Bệnh viện Da liễu Trung ương (Hà Nội) là viện chuyên khoa đầu ngành về Phong - Da liễu trực thuộc Bộ Y tế, phụ trách công tác khám chữa bệnh, đào tạo chuyên khoa, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế. Mặc dù bệnh viện đã đạt nhiều thành tựu chuyên môn và chú trọng tổ chức các sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ mít tinh, song hoạt động tổ chức sự kiện tại đây còn bộc lộ nhiều hạn chế thực tế:
- Bệnh viện chưa đủ năng lực tự đứng ra tổ chức các sự kiện, hội nghị quy mô lớn độc lập mà chủ yếu phải đồng tổ chức với các đối tác y tế quốc tế.
- Cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ sự kiện còn thiếu thốn, hội trường nội bộ có diện tích nhỏ hẹp, dẫn đến việc nhiều sự kiện phải thuê địa điểm bên ngoài hoặc thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
- Nguồn nhân lực phụ trách công tác sự kiện hạn chế về số lượng, hoạt động chủ yếu theo hình thức kiêm nhiệm, chưa đáp ứng khối lượng công việc phát sinh.
- Nguồn kinh phí tổ chức sự kiện còn eo hẹp, không có khoản mục ngân sách thường xuyên riêng biệt cho hoạt động này.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Lê Lan Linh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội" tại Trường Đại học Thương Mại (Khoa Khách sạn - Du lịch) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Văn Luyền vào năm 2015.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện, phân tích thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương giai đoạn 2013 - 2014, từ đó đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện hoạt động này phù hợp với điều kiện thực tế của bệnh viện.
Nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể qua 3 nội dung:
- Tìm hiểu một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện.
- Thu thập, xử lý, chọn lọc và phân tích các dữ liệu liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống khái luận cơ bản về tổ chức sự kiện; thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện; các giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu được tiến hành tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội (địa chỉ: 15A Phương Mai, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội) cùng các môi trường ngành và môi trường vĩ mô có ảnh hưởng đến bệnh viện.
- Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, phân tích các dữ liệu và số liệu hoạt động trong giai đoạn 2 năm 2013 và 2014.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận hoạt động tổ chức sự kiện dưới góc độ quản trị dịch vụ và quan hệ công chúng (PR) trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập, dựa trên các nền tảng lý thuyết và tài liệu học thuật:
- Văn bản "Thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện" của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Xác định tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp hoạt động lao động, tư liệu lao động và công cụ máy móc để thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ công tác chuẩn bị và diễn biến của sự kiện trong không gian, thời gian cụ thể nhằm truyền tải thông điệp theo yêu cầu của chủ sở hữu và thỏa mãn người tham dự.
- Lý thuyết quản trị sự kiện quốc tế: Giáo trình "Event Management" của Lynn Van Der Wagen & Brenda R. Carlos (Prentice Hall) và tài liệu "Planning and Managing Events" của Đại học Nottingham về quy trình quản trị tác nghiệp, các bước lập kế hoạch và các yếu tố quyết định sự thành bại của sự kiện.
- Giáo trình và tài liệu trong nước: "Tổ chức sự kiện" (PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012); "Kỹ năng tổ chức sự kiện" (TS. Lưu Kiếm Thanh, NXB Học viện Hành chính Quốc gia, 2008); "Bài giảng tổ chức sự kiện" (Nguyễn Vũ Hà, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009); "Giáo trình Marketing căn bản" (GS.TS. Trần Minh Đạo, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2009).
- Lý luận về bệnh viện và phân loại bệnh viện: Bệnh viện được tiếp cận như một cơ sở y tế có giường bệnh, đội ngũ chuyên môn, năng lực quản lý và trang thiết bị để khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe, nghiên cứu và đào tạo. Phân loại theo mục tiêu phục vụ (nghiên cứu đào tạo, đa khoa, chuyên khoa), theo chủ sở hữu (công lập, bán công, tư nhân, tình nguyện), theo phân tuyến kỹ thuật (tuyến Trung ương, tỉnh/thành phố, khu vực, quận/huyện) và theo phân hạng (hạng 1, hạng 2, hạng 3).
- Quy trình tổ chức sự kiện y tế gồm 6 bước: (1) Xác định nhu cầu và mục tiêu tổ chức; (2) Xác định chủ đề và loại hình tổ chức; (3) Xác định đối tượng tham gia; (4) Xác định ngân sách; (5) Xây dựng chương trình, kế hoạch và triển khai thực hiện; (6) Đánh giá kết quả hoạt động.
- Khung phân tích các nhân tố ảnh hưởng: Môi trường vĩ mô (kinh tế, văn hóa - xã hội, chính trị - pháp luật, khoa học - công nghệ); môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, công chúng trực tiếp); môi trường bên trong (nguồn nhân lực, nguồn vật lực, nguồn tài lực).
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:
- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp: Thu thập các văn bản pháp quy, sách giáo trình chuyên ngành, báo cáo tổng kết hoạt động năm 2013 - 2014 do Phòng Kế hoạch tổng hợp lập, báo cáo tài chính từ Phòng Tài chính - Kế toán, tài liệu cơ cấu tổ chức và nhân sự từ Phòng Tổ chức - Hành chính của Bệnh viện Da liễu Trung ương. Dữ liệu sau đó được tổng hợp, so sánh cơ cấu và tốc độ tăng trưởng.
- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp: Sử dụng công cụ phiếu điều tra khảo sát ý kiến khách hàng/khách mời tham dự sự kiện kết hợp phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản trị các cấp tại bệnh viện. Dữ liệu từ phiếu điều tra được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp tần số và tính toán tỷ lệ phần trăm (%) để đánh giá mức độ hài lòng đối với hoạt động sự kiện.
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI BỆNH VIỆN
Chương 1 tập trung xây dựng hệ thống cơ sở lý luận chuyên ngành về hoạt động tổ chức sự kiện áp dụng trong bối cảnh cơ sở y tế:
- Khái niệm và bản chất: Sự kiện là các hoạt động mang tính điểm tụ, diễn ra tại thời điểm và không gian nhất định nhằm truyền đạt thông điệp xác định, thu hút sự quan tâm của công chúng. Hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện là chuỗi quy trình tác nghiệp nhằm truyền tải thông tin về lĩnh vực y tế, phổ biến kiến thức phòng trị bệnh và giới thiệu thành tựu y học đến cộng đồng.
- Mục đích tổ chức sự kiện y tế: Tác giả chỉ rõ 11 mục đích cụ thể, gồm xây dựng hình ảnh thương hiệu, thúc đẩy cung ứng dịch vụ y tế, thu hút sự chú ý của giới truyền thông, thiết lập quan hệ công chúng, công bố kết quả nghiên cứu/thuốc mới áp dụng, cảnh báo dịch bệnh lây lan, nâng cao đời sống tinh thần và củng cố sự đoàn kết nội bộ đội ngũ y bác sĩ.
- Quy trình tác nghiệp 6 giai đoạn:
- Xác định nhu cầu và mục tiêu: Nhu cầu xuất phát từ ba nguồn chính gồm cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Y tế), các tổ chức xã hội/quốc tế đồng tổ chức và nội bộ bệnh viện.
- Xác định chủ đề và loại hình: Chủ đề định hướng cách thức trang trí, âm thanh ánh sáng và thông điệp truyền thông; loại hình gồm hội thảo, hội nghị thường niên, lễ kỷ niệm, chương trình văn nghệ, gây quỹ từ thiện.
- Xác định đối tượng tham gia: Phân loại nhóm công chúng mục tiêu, các chuyên gia có sức ảnh hưởng để tối ưu hóa quy mô và ngân sách.
- Xác định ngân sách: Lập dự toán chi tiết các khoản chi bắt buộc, chi phí phát sinh và dự phòng; kiểm soát nguồn kinh phí cấp phát, nguồn tài trợ hoặc ngân sách tự có.
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch và triển khai: Xây dựng kịch bản nội dung theo thời gian, lập tiến độ chi tiết, phân công đúng người đúng việc, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp quy mô, điều phối công tác truyền thông và giấy mời.
- Đánh giá kết quả: Thu thập phản hồi bằng phiếu điều tra, điện thoại, email; đo lường tần suất xuất hiện thông tin trên truyền thông đại chúng và luồng thông tin truyền miệng; tổng kết công tác hậu cần vệ sinh, hoàn trả hội trường.
- Các nhân tố ảnh hưởng: Phân tích 4 nhân tố vĩ mô (kinh tế tác động đến chi tiêu y tế; văn hóa - xã hội tác động đến nhận thức bệnh tật và giao lưu nội bộ; chính trị - pháp luật quy định hành lang an toàn và kiểm duyệt; khoa học - công nghệ nâng cao phương tiện kỹ thuật sự kiện), 2 nhân tố môi trường ngành (áp lực đối thủ cạnh tranh từ các bệnh viện da liễu khác; nhóm công chúng trực tiếp và báo chí) và 3 nhân tố nội bộ (trình độ nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật và năng lực tài chính).
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU TW, HÀ NỘI
Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về tổ chức và tình hình thực tế triển khai sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương dựa trên tài liệu thứ cấp và dữ liệu khảo sát thực tế:
- Tổng quan đơn vị: Tiền thân là khu ngoài da thuộc Bệnh viện Bạch Mai do GS. Đặng Vũ Hỷ cùng 45 cán bộ tiếp quản tháng 10/1954; thành lập Viện Da liễu Việt Nam theo Quyết định số 70/BYT-QĐ ngày 28/1/1982 do GS. Lê Kinh Duệ làm Viện trưởng; thành lập Viện Da liễu Quốc gia theo Quyết định số 486/QĐ-TTg ngày 30/3/2006 do PGS. Phạm Văn Hiển làm Viện trưởng; hiện tại do PGS. Nguyễn Văn Thường làm Giám đốc. Bệnh viện tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm 01 Giám đốc, 04 Phó Giám đốc cùng các phòng nghiệp vụ và khoa lâm sàng, cận lâm sàng. Bệnh viện đạt thành tựu phủ kín mạng lưới chuyên khoa tại 64/64 tỉnh thành và tiên phong chuyển đổi điều trị bệnh phong từ đơn hóa trị liệu DDS sang đa hóa trị liệu.
Bảng 1: Tình hình tài chính của Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội năm 2013 - 2014:
| STT |
Chỉ tiêu |
Đơn vị |
Năm 2013 |
Năm 2014 |
Chênh lệch (+/-) |
Tỷ lệ tăng/giảm (%) |
| 1 |
Tổng thu |
Trđ |
40.844 |
57.688 |
+16.844 |
+41,29% |
| - |
Thu viện phí |
Trđ |
23.050 (56,6%) |
8.000 (13,95%) |
-15.050 |
-65,19% |
| - |
Thu bảo hiểm |
Trđ |
9.565 (23,55%) |
13.130 (22,85%) |
+3.565 |
+37,12% |
| - |
Thu ngân sách |
Trđ |
8.900 (19,85%) |
16.800 (27,76%) |
+7.900 |
+97,53% |
| - |
Dịch vụ khác |
Trđ |
0 (0%) |
20.429 (35,44%) |
+20.429 |
- |
| 2 |
Tổng chi |
Trđ |
34.390 |
44.180 |
+9.390 |
+27,54% |
| - |
Chi con người (lương) |
Trđ |
7.200 (19,95%) |
7.900 (17,25%) |
+700 |
+10,29% |
| - |
Chi nghiệp vụ chuyên môn |
Trđ |
15.370 (45,8%) |
20.740 (48,25%) |
+5.370 |
+34,40% |
| - |
Chi phí khác |
Trđ |
11.320 (34,25%) |
14.640 (34,5%) |
+3.320 |
+28,42% |
| 3 |
Các khoản nộp và trích lập |
Trđ |
6.454 |
13.908 |
+7.454 |
+124,17% |
| - |
Nộp ngân sách Nhà nước |
Trđ |
0 |
0 |
0 |
0% |
| - |
Trích lập các quỹ |
Trđ |
6.454 (100%) |
13.908 (100%) |
+7.454 |
+124,17% |
Bảng 2: Tình hình nhân lực và trình độ học vấn tại Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội (năm 2013):
| Chỉ tiêu phân loại |
Số lượng (người) |
Tỷ trọng cơ cấu (%) |
| Tổng số lao động |
221 |
100% |
| Giới tính: Nam |
68 |
30,77% |
| Giới tính: Nữ |
153 |
69,23% |
| Trình độ: Sau Đại học |
57 |
25,80% |
| Trình độ: Đại học |
50 |
22,62% |
| Trình độ: Cao đẳng |
7 |
3,17% |
| Trình độ: Trung học / Trung cấp |
50 |
22,62% |
| Trình độ: Sơ cấp |
0 |
0% |
| Độ tuổi bình quân toàn viện |
38 tuổi |
- |
| Nhân sự Phòng Tổ chức - Hành chính |
18 (năm 2013) / 19 (năm 2014) |
- |
- Thực trạng công tác tổ chức sự kiện:
- Chủ đề sự kiện: Chiếm 90% là các chủ đề chuyên môn ngành Da liễu. Các sự kiện định kỳ gồm: Hội nghị sinh hoạt khoa học chuyên đề Da liễu các tỉnh miền Bắc và miền Trung (tổ chức 02 lần/năm); sinh hoạt khoa học nhân ngày truyền thống ngành Da liễu (ngày 25/01 hàng năm); sinh hoạt Câu lạc bộ vẩy nến cho người bệnh; tiểu sinh hoạt khoa học định kỳ vào thứ Sáu hàng tuần (báo cáo ca bệnh hiếm, kỹ thuật mới). Sự kiện nội bộ gồm mít tinh kỷ niệm Ngày Thầy thuốc Việt Nam, Ngày Nhà giáo Việt Nam, hội diễn văn nghệ và quyên góp ủng hộ đồng bào miền Trung.
- Hợp tác quốc tế: Hợp tác với Hội chống Phong Hà Lan (truyền thông giáo dục phòng chống phong); phối hợp tổ chức The Nippon Foundation (Nhật Bản) tổ chức Hội nghị chống kỳ thị bệnh nhân phong tại Bình Dương và Kon Tum; Hội chống Phong Thụy Sĩ (hỗ trợ kinh phí sinh hoạt khoa học hàng quý); hợp tác với các hội da liễu khu vực (Lào, Campuchia, Malaysia, Hàn Quốc).
- Loại hình sự kiện: Chương trình hội thảo khoa học chiếm áp đảo với tỷ lệ 95%; các loại hình mít tinh, kỷ niệm, hội diễn văn nghệ, từ thiện chỉ chiếm 5%.
- Đối tượng tham dự: Đại diện Bộ Y tế, bác sĩ chuyên khoa da liễu các tỉnh, bác sĩ thuộc các khoa da liễu bệnh viện tại Hà Nội, tổ chức y tế quốc tế và cơ quan báo chí.
- Nguồn ngân sách: Không có hạn mức ngân sách cố định cho sự kiện. Đối với sự kiện nội bộ nhỏ, kinh phí trích từ quỹ phúc lợi xã hội, quỹ công đoàn, quỹ thi đua khen thưởng. Đối với hội nghị lớn, gần 100% nguồn tài trợ bên ngoài đến từ các công ty, hãng dược phẩm.
- Đơn vị phụ trách: Giao cho Phòng Tổ chức - Hành chính (18 - 19 nhân sự) chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối và giám sát.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân:
- Ưu điểm: Đảm bảo thực hiện tốt công tác chỉ đạo tuyến; duy trì đều đặn sinh hoạt học thuật cập nhật kiến thức; các sự kiện hợp tác quốc tế nâng cao vị thế chuyên môn của bệnh viện.
- Hạn chế: Cơ sở hạ tầng hội trường nhỏ hẹp, máy móc âm thanh ánh sáng chưa được đầu tư đồng bộ; nhân lực tổ chức sự kiện thiếu chuyên môn bài bản, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm; ngân sách phụ thuộc quá lớn vào hãng thuốc; chưa tự đứng ra tổ chức độc lập các sự kiện lớn tầm cỡ khu vực.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU TW, HÀ NỘI
Chương 3 đề xuất định hướng, các nhóm giải pháp tác nghiệp và kiến nghị nhằm tháo gỡ các vướng mắc đã chỉ ra ở Chương 2:
- Quan điểm hoàn thiện: Phù hợp với xu thế phát triển ngành sự kiện dịch vụ; tuân thủ quy định và chính sách của Bộ Y tế; bám sát mục tiêu phát triển chuyên môn của bệnh viện; bảo đảm tính đồng bộ từ khâu nghiên cứu nhu cầu đến triển khai; cân đối giữa nhân lực, tài lực và vật lực; chú trọng đào tạo, phát huy năng lực sáng tạo của đội ngũ nhân sự.
- Các giải pháp nâng cao các yếu tố liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện:
- Hoàn thiện hoạt động xác định nhu cầu và mục tiêu: Tiếp nhận và cụ thể hóa công văn từ Bộ Y tế và Hội Da liễu Việt Nam; chủ động gửi thư mời và trao đổi mục tiêu với các Hiệp hội Da liễu quốc tế; thăm dò nhu cầu, nguyện vọng nội bộ cán bộ công nhân viên để tổ chức phong trào gắn kết.
- Hoàn thiện xác định chủ đề và loại hình: Chủ động nghiên cứu đề xuất chủ đề thiết thực phản ánh vấn đề thời sự của ngành da liễu; kết hợp phỏng vấn ý kiến người tham dự để đa dạng hóa loại hình (linh hoạt giữa mít tinh kỷ niệm và hội diễn văn nghệ); học hỏi các format sự kiện từ các đối tác quốc tế.
- Hoàn thiện xác định đối tượng tham gia: Căn cứ quy mô để lập danh sách khách mời chính xác theo nhóm ưu tiên (tránh tình trạng thừa hoặc thiếu); ban giám đốc phê duyệt danh sách chính thức; phân loại phương thức gửi thư mời (email, website, trao tận tay); gửi thư mời sớm đối với đại biểu Bộ Y tế.
- Hoàn thiện xác định ngân sách: Lập dự toán chi tiết từng hạng mục chi và trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt; lập khoản dự phòng rủi ro phát sinh dựa trên dự báo tình huống; đối chiếu số lượng khách mời để tính định mức chi trên đầu người; công khai, minh bạch các khoản kinh phí đối với các sự kiện đồng tổ chức hoặc nhận tài trợ.
- Hoàn thiện xây dựng chương trình, kế hoạch và triển khai: Xây dựng kịch bản chương trình rõ ràng, logic; lập bảng tiến độ công việc kèm thời hạn cụ thể; phân nhóm nhân sự chuyên trách theo độ phức tạp công việc; khảo sát lựa chọn địa điểm thuê ngoài (khách sạn, trung tâm hội nghị) đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và giao thông; bố trí nhân sự giám sát liên tục để xử lý sự cố phát sinh.
- Giải pháp mở rộng và quản trị nguồn tài trợ:
- Kêu gọi tài trợ từ các đơn vị kinh doanh: Duy trì quan hệ lâu năm với các hãng thuốc thông qua việc gửi thư mời trang trọng, bảo đảm chất lượng tổ chức tương xứng với tài trợ và gửi thư cảm ơn sau sự kiện; đa dạng hóa hình thức tài trợ (đơn vị cho thuê địa điểm tài trợ quà tặng, doanh nghiệp nước ngoài tài trợ chi phí chương trình từ thiện cho bệnh nhân phong); đẩy mạnh truyền thông quảng bá bệnh viện để thu hút nhà tài trợ mới.
- Kêu gọi đồng tổ chức từ các Hiệp hội Da liễu quốc tế và Tổ chức Y tế Thế giới (WHO): Nâng cao uy tín khám chữa bệnh và nghiên cứu khoa học để tăng sức thuyết phục; tổ chức tập huấn kỹ năng điều phối sự kiện cho nhân viên; chủ động đề xuất các chủ đề hội thảo khoa học mang tính khu vực để mời các tổ chức tham gia đồng tổ chức.
- Các kiến nghị:
- Kiến nghị đối với Nhà nước: Quan tâm đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng dịch vụ sự kiện; ban hành chính sách khung giá và kiểm soát chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện; hỗ trợ quảng bá năng lực ngành Y tế và ngành Da liễu Việt Nam ra quốc tế.
- Kiến nghị đối với Bộ Y tế: Định hướng và ban hành công văn đặt hàng các hội thảo chuyên đề sát thực tiễn; thẩm định, xét duyệt các đề xuất tổ chức hội nghị của bệnh viện một cách khách quan để tránh lãng phí ngân sách; hoàn thiện hành lang pháp lý quản lý hoạt động hợp tác sự kiện với các tổ chức y tế quốc tế; tăng cường giám sát, hỗ trợ kịp thời đối với các sự kiện y tế quốc gia và quốc tế do bệnh viện đầu ngành chủ trì.
Kết quả và đóng góp
Về kết quả dữ liệu và phân tích thực trạng:
- Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương trong giai đoạn 2013 - 2014 thông qua các số liệu tài chính và nhân sự cụ thể. Tổng thu của bệnh viện năm 2014 đạt 57.688 triệu đồng (tăng 41,29% so với 40.844 triệu đồng năm 2013), trong đó ghi nhận sự chuyển dịch lớn với việc phát sinh nguồn thu dịch vụ khám chữa bệnh khác đạt 20.429 triệu đồng (chiếm 35,44% tổng thu), nguồn thu viện phí giảm mạnh từ 56,6% xuống 13,95%, và nguồn thu ngân sách cấp tăng 97,53% (đạt 16.800 triệu đồng).
- Làm rõ cơ cấu tổ chức sự kiện với tỷ trọng chủ đề chuyên môn Phong - Da liễu chiếm 90% và loại hình hội thảo khoa học chiếm 95%.
- Chỉ ra đặc điểm tài chính của hoạt động sự kiện: Không có danh mục ngân sách thường xuyên, hoàn toàn phụ thuộc vào việc trích lập các quỹ nội bộ (cho sự kiện nhỏ) và nguồn tài trợ từ các hãng dược phẩm gần như chiếm 100% kinh phí ngoài (cho các hội nghị lớn).
Về giải pháp và đóng góp của tác giả:
- Tác giả đã đưa ra hệ thống giải pháp hoàn thiện bám sát chu trình quản trị sự kiện 5 giai đoạn tác nghiệp (từ xác định nhu cầu, xây dựng chủ đề, quản lý khách mời, lập dự toán ngân sách đến xây dựng kế hoạch triển khai và huy động tài trợ).
- Khóa luận đóng góp một góc nhìn thực tiễn về việc ứng dụng lý luận quản trị sự kiện (vốn phổ biến trong khối ngành dịch vụ thương mại, du lịch, khách sạn) vào môi trường đặc thù của một bệnh viện chuyên khoa công lập tuyến cuối tại Việt Nam thời điểm năm 2015 - một lĩnh vực trước đó có rất ít công trình nghiên cứu chuyên sâu.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Hạn chế của nghiên cứu:
- Phạm vi dữ liệu thứ cấp về tài chính và hoạt động chỉ giới hạn trong giai đoạn 2 năm (2013 và 2014), chưa phản ánh được chu kỳ biến động dài hạn của hoạt động sự kiện y tế.
- Khóa luận tập trung nghiên cứu trường hợp điển hình tại Bệnh viện Da liễu Trung ương - một bệnh viện chuyên khoa tuyến Trung ương trực thuộc Bộ Y tế - nên các giải pháp và phân tích mang tính đặc thù cao, khó áp dụng nguyên mẫu cho các bệnh viện đa khoa, bệnh viện tư nhân hoặc các cơ sở y tế tuyến tỉnh/huyện.
- Phần phân tích định lượng dữ liệu sơ cấp dựa trên phiếu khảo sát mức độ hài lòng của khách mời (Bảng 2 ở trang 20 theo danh mục) không được trình bày chi tiết các chỉ số thống kê trong phần nội dung văn bản được tiếp cận.
Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng nghiên cứu tác động của hoạt động tổ chức sự kiện đến hành vi lựa chọn dịch vụ khám chữa bệnh và mức độ nhận diện thương hiệu bệnh viện của người dân.
- Xây dựng mô hình bộ phận chuyên trách quản trị sự kiện và quan hệ công chúng (PR) độc lập trong các bệnh viện công lập khi chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính hoàn toàn.
Giá trị tham khảo
Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:
- Sinh viên và học viên chuyên ngành Quản trị sự kiện, Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Quản trị khách sạn, Marketing và Quan hệ công chúng: Tham khảo cách thức vận dụng quy trình tác nghiệp tổ chức sự kiện vào một lĩnh vực dịch vụ phi thương mại/dịch vụ công đặc thù.
- Cán bộ quản lý y tế, cán bộ phụ trách phòng Hành chính - Quản trị, Tổ chức cán bộ hoặc phòng Công tác xã hội/Truyền thông tại các bệnh viện: Tham khảo quy trình 6 bước tổ chức sự kiện y tế, các lưu ý về việc lập kế hoạch tiến độ, phương thức quản lý danh sách đại biểu, cũng như kinh nghiệm kiểm soát tài trợ và đồng tổ chức sự kiện với các tổ chức quốc tế.
- Các nhà nghiên cứu thực hiện đề tài về quản trị bệnh viện: Tham khảo mô hình phân tích ảnh hưởng của môi trường vĩ mô, môi trường ngành và nội bộ đến hoạt động bổ trợ trong cơ sở y tế công lập, cùng bảng số liệu thực tế về cơ cấu tài chính, nhân sự tại bệnh viện tuyến Trung ương giai đoạn 2013 - 2014.
Câu hỏi thường gặp
1. Đơn vị nào chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương?
Công tác tổ chức sự kiện tại bệnh viện được phân công trực tiếp cho Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm lên kế hoạch, chuẩn bị cơ sở vật chất, điều phối và giám sát triển khai. Nhân sự của phòng dao động từ 18 người (năm 2013) đến 19 người (năm 2014), có trình độ từ trung học/cao đẳng đến sau đại học và thực hiện nhiệm vụ tổ chức sự kiện theo hình thức kiêm nhiệm.
2. Hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương tập trung vào những chủ đề và loại hình nào?
Về chủ đề, 90% các sự kiện liên quan đến chuyên ngành Phong - Da liễu (sinh hoạt khoa học định kỳ cho các tỉnh miền Bắc và miền Trung 02 lần/năm, sinh hoạt ngày truyền thống ngành 25/01, câu lạc bộ vẩy nến, tiểu sinh hoạt chuyên môn thứ Sáu hàng tuần). Về loại hình, chương trình hội thảo, hội nghị khoa học chiếm tỷ trọng áp đảo lên tới 95%, các chương trình mít tinh, kỷ niệm, văn nghệ và từ thiện chỉ chiếm 5%.
3. Nguồn kinh phí tổ chức sự kiện của bệnh viện được hình thành từ đâu?
Bệnh viện không có khoản mục ngân sách chi thường xuyên cố định dành riêng cho hoạt động tổ chức sự kiện. Đối với các sự kiện nội bộ quy mô nhỏ, kinh phí được trích từ các quỹ nội bộ của bệnh viện gồm quỹ phúc lợi xã hội, quỹ công đoàn và quỹ thi đua khen thưởng. Đối với các sự kiện, hội nghị quy mô lớn, kinh phí phụ thuộc vào việc đồng tổ chức với các hội da liễu quốc tế hoặc kêu gọi tài trợ bên ngoài, trong đó nguồn tài trợ chính gần như 100% đến từ các công ty, hãng dược phẩm.
4. Tình hình tài chính tổng thể của Bệnh viện Da liễu Trung ương biến động như thế nào trong giai đoạn 2013 - 2014?
Tổng thu năm 2014 của bệnh viện đạt 57.688 triệu đồng, tăng 16.844 triệu đồng (tương ứng 41,29%) so với năm 2013 (40.844 triệu đồng). Điểm đáng chú ý là nguồn thu từ dịch vụ khác năm 2014 đạt 20.429 triệu đồng (chiếm 35,44% tổng thu), trong khi thu viện phí giảm 65,19% (từ 23.050 triệu đồng xuống còn 8.000 triệu đồng) do cơ cấu dịch vụ theo yêu cầu thay đổi. Tổng chi năm 2014 tăng 27,54% (đạt 44.180 triệu đồng), và khoản trích lập các quỹ tăng mạnh 124,17% (từ 6.454 triệu đồng lên 13.908 triệu đồng).
5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để giải quyết vấn đề khó khăn về ngân sách sự kiện?
Tác giả đề xuất lập dự toán chi tiết trình Giám đốc phê duyệt kèm khoản kinh phí dự phòng rủi ro; xây dựng chính sách duy trì nguồn tài trợ truyền thống từ các hãng thuốc (gửi thư mời trang trọng, đảm bảo chất lượng sự kiện tương xứng, gửi thư cảm ơn sau sự kiện); mở rộng tìm kiếm tài trợ phi dược phẩm như tài trợ quà tặng từ địa điểm thuê, tài trợ chi phí từ thiện từ các doanh nghiệp nước ngoài; đồng thời tăng cường kêu gọi đồng tổ chức với các Hiệp hội Da liễu quốc tế và WHO để chia sẻ gánh nặng kinh phí.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Lan Linh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị tổ chức sự kiện áp dụng trong môi trường y tế công lập, đồng thời phân tích chi tiết thực trạng hoạt động này tại Bệnh viện Da liễu Trung ương qua nguồn số liệu thực tế giai đoạn 2013 - 2014. Công trình làm rõ các đặc thù về chủ đề học thuật chuyên sâu, tỷ trọng áp đảo của loại hình hội thảo khoa học và sự phụ thuộc lớn vào nguồn tài trợ từ các hãng dược phẩm cùng cơ chế tổ chức kiêm nhiệm. Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn về hạ tầng, nhân lực và kinh phí, tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp tác nghiệp tuần tự cùng các kiến nghị vĩ mô có giá trị thực tiễn đối với công tác quan hệ công chúng và quản trị sự kiện tại các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành.
