CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM. Danh mục hàng bán của công ty Cổ phần Thương mại Máy tính S-Com. Công ty cổ phần thương mại máy tính S-Com phân phối sản phẩm văn phòng- trang thiết bị chuyên sâu trong các lĩnh vực sau: -Hoạt động của công ty là cung cấp các thiết bị linh kiện máy tính, máy văn phòng, đồ điện dân dụng, Điện tử, Điện lạnh, Thiết bị Y Tế….
- Các thiết bị trình chiếu mang lại nhiều lợi ích to lớn cho thế giới hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo như: Máy chiếu tích hợp bảng điện tử thông minh, màn chiếu, bảng điện tử, camera vật thể, kính hiển vi… - Các thiết âm thanh lớp học như: Micro không dây, Ampli không dây, loa chuyên dụng, loa học đường… - Các loại máy tính, linh phụ kiện đi kèm máy tính như ram, ổ cứng, quạt làm mát, nguồn …. Hàng hóa của công ty cổ phần thương mại máy tính S- COM đều được mã hóa để tiện cho việc theo dõi hạch toán, ví dụ: -MD: Máy tính để bàn -MS:Máy tính xách tay - EC: Máy chiếu - E: Màn chiếu - MH: Máy hủy - F: Máy ép ảnh plastic - B: Bóng đèn máy chiếu SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 2 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Bảng 2.1: Danh mục hàng hóa của công ty Mã vật tư Tên vật tư EC2200X Máy tính bàn Dell EC 2200X EC2500A Máy tính bàn HPEC EC2500A EC3010IB Máy tính xách tay HPEC EC3010IB EC2500X Máytính xách tay HPEC EC2500X EC2600IB Máy tính xách tay HPEC EC2600IB EC2800IB Máy tính bàn HPEC EC2800IB EC3000IB Máy chiếu HPEC EC3000IB EC3000L Máy chiếu HPEC EC3000L EC3500 Máy chiếu HPEC EC3500 WS70L Máy chiếu treo tường HPEC WS70L ES150H Máy chiếu điện HPEC ES150H ES180H Màn chiếu điện HPEC ES180H ES200150M Màn chiếu điện HPEC ES200-150M ES70H Màn chiếu điện HPEC ES70H ES84H Màn chiếu điện HPEC ES84H ES84L Màn chiếu điện HPEC ES84L F9050 Máy ép ảnh Flastic F9050 F9051 Máy ép ảnh Flastic F9051 F9061 Máy ép ảnh Flasic F9061 FLEX60 Màn chiếu Fuji Flex 60x60 FLEX70 Màn chiếu treo tường Fuji Flex 70x70 PHNN Phòng học ngoại ngữ MH8030 Máy hủy tài liệu HPEC C8030. SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 3 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp 1. Thị trường của công ty Cổ phần Thương mại Máy tính S- Com.
Hiện tại, thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty có thể chia thành 02 loại : Thị trường Hà Nội và thị trường các tỉnh, thành phố khác. * Thị trường Hà Nội : Công ty là nhà phân phối của các hãng sản xuất máy tính, trang thiết bị văn phòng - trang thiết bị lớn có tiếng ở Đức, Nhật Bản, Mỹ và một số nước khác với mặt hàng chủ yếu là các loại máy tính xách tay, để bàn, thiết trình chiếu, âm thanh học đường… phục vụ trong lĩnh vực dạy và học. Vì vậy, hiện nay các loại thiết bị hàng hoá chuyên sâu thuộc ngành công nghệ của công ty chủ yếu cung cấp cho các doanh nghiệp, trường học từ các trường mần non tới các trường đại học trong cả nước như: hệ thống trường học mầm non, trung học phổ thông và trung học cơ sở và hệ thống các trường đại học tại Hà Nội. Ngoài ra công ty cũng đẩy mạnh việc cung cấp cho các cơ quan, công ty, và khách có nhu cầu dung sản phẩm.
* Thị trường các tỉnh, thành phố khác : Ngay từ ngày đầu thành lập, công ty đã xác định phải nhanh chóng tạo lập được uy tín của mình tại các trường học, công ty bán lẻ, cơ quan nhà nước và khách lẻ ở các địa phương, công ty đã dần dần cung cấp các loại máy tính và trang thiết bị đến các trường học ở các tuyến tỉnh trải dài từ Bắc vào Nam như hệ thống trường học tại Quảng Ninh, Các trường trung học phổ thông tại Phú Thọ, các trường trung học cơ sở tại Thanh Hóa, một số trường đại học tại Đã Nẵng và hệ thống các trường từ mầm non đến đại học tại Hồ Chí Minh. Đặc biệt, công ty đã mạnh dạn liên kết và đặt các đại lý tại các tỉnh nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí của người mua hàng và đã rất thành công. SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 4 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp 1. Phương thức bán hàng của công ty Cổ phần Thương mại Máy tính S-Com.
Công tác bán hàng phải luôn được đảm bảo do đó cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các bộ phận phòng ban trong công ty, công ty đã giữ được uy tín và đã tạo mối quan hệ với khách hàng trong những năm qua. Chính vì vậy, trong cuộc cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, sản phẩm của công ty luôn giữ vị trí quan trọng, điều đó tạo cho hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đạt nhiều thành tích. Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu là: Bán buôn, bán lẻ Với hình thức thanh toán: Bán hàng thu tiền bằng chuyển khoản, séc hoặc tiền mặt. * Đối với hình thức bán buôn qua kho: Khách hàng là các công ty phân phối sản phẩm trang thiết bị.
Các khách hàng gửi giấy đề nghị cung cấp hàng hóa tới, công ty tiến hành xem xét các điều kiện sau đó công ty và khách hàng thỏa thuận ký kết hợp đồng. Nội dung chính của hợp đồng bao gồm: - Chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách. - Giá bán sản phẩm - Phương thức vận chuyển hàng, địa điểm giao nhận hàng - Thời gian thanh toán tiền hàng. - Trách nhiệm của mỗi bên.
Đây là những căn cứ chủ yếu nhất để bên bán giao hàng hoặc khi có phát sinh các tranh chấp về kinh tế dễ dàng giải quyết. Một hợp đồng mua bán phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng TC-KT, thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai bên do phòng kinh doanh đảm nhận, phòng TC-KT sẽ thực hiện các bước tiếp theo như thu tiền bán SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 5 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp hàng, hạch toán vào sổ sách kế toán. Hợp đồng mua bán được lập thành 4 bản + Một bản phòng kinh doanh giữ lại và làm thủ tục ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. +Một bản gửi tới phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho + Hai bản khách hàng giữ Bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc thông qua ký kết hợp đồng kinh tế tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung. * Đối với hình thức bán lẻ: Công ty tham dự đấu thầu tại các sở giáo dục, sau khi trúng thầu tiến hành ký kết hợp đồng bán hàng hóa. Theo các hợp đồng đã ký kết với khách hàng mua, công ty tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp, sau khi hàng về kho thì giao đến địa chỉ của các khách hàng. Tuỳ từng điều kiện cũng như kích cỡ của hàng hoá mà công ty có thể giao hàng cho bên mua bằng phương tiện sẵn có hoặc thuê ngoài.
Chi phí vận chuyển căn cứ vào hợp đồng đã ký để hạch toán. Số hàng được coi là đã tiêu thụ khi bên mua đã nhận hàng, ký biên bản bàn giao nghiệm thu và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho công ty. TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM. Xây dựng chính sách quản lý và kiểm soát vốn chặt chẽ.
Bộ máy quản lý từ ban giám đốc, tài chính kế toán, bán hàng mang tính đồng bộ. Xây dựng cơ chế bán hàng, điều kiện thanh toán rõ ràng, chính xác, hiệu quả, đưa ra các quyết định về thanh toán với khách hàng là yếu tố quan trọng và phải thực hiện nghiêm chỉnh, đảm bảo cho việc thanh toán từ các Ngân hàng và tổ chức tín dụng có uy tín. SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 6 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Hoạt động bán hàng của công ty được quản lý như sau: - Bộ phận tìm kiếm thị trường: Bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, đưa sản phẩm của công ty đến được nhiều nơi trên đất nước. - Bộ phận nhập-xuất hàng: có nhiệm vụ giải quyết mọi thủ tục pháp lý liên quan đến nhập-xuất hàng hóa, chất lượng hàng.
- Để khách hàng biết đến công ty và các sản phẩm của công ty thì công tác quảng cáo, tiếp thị cung khá quan trọng. Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm về vấn đề này. Hiện nay, công ty đăng tải quảng cáo sản phẩm trên một số website như: www. - Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng bán hàng, hợp đồng phải hợp pháp, hợp lệ, bao gồm đầy đủ các nội dung quan trong như: quy định về sản phẩm, địa điểm, thời gian, phương thức giao hàng, thanh toán tiền hàng, trách nhiệm của các bên.
Hai bên ký kết và sao ra thành các bản để lưu giữ và có giá trị pháp lý như nhau. - Bộ phận kinh doanh cử người vận chuyển và giao hàng đúng nơi quy định đã thỏa thuận với khách hàng. Phương tiện vận chuyển có thể là của công ty hoặc thuê ngoài. - Kế toán bán hàng, thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ công tác bán hàng, phản ánh kịp thời, chính xác các thông tin vào sổ sách kế toán.
Báo cáo tình hình tiêu thụ cho phòng kinh doanh và cấp trên. - Tùy vào phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, khối lượng hàng mua. mà công ty tiến hành chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho khách hàng. - Sản phẩm của công ty bán ra luôn được bảo hành theo quy định.
Nếu trong thời gian bảo hành sản phẩm có trục trặc về mặt kỹ thuật thì bộ phận kỹ thuật sẽ cử người đến sửa chữa miễn phí cho khách hàng. SV: Nguyễn Thị Hồng Thanh Lớp Kế Toán 2-K11B 7 Trường ĐH KTQD - Khoa kế toán Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM 2. KẾ TOÁN DOANH THU 2.