CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÓA ĐƠN VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÓA ĐƠN 1. Khái niệm hóa đơn Hóa đơn là một loại chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong các hoạt động kinh tế, không chỉ đối với người bán hàng, người mua hàng, nó còn là công cụ cần thiết trong quản lý kinh tế của Nhà nước. Trên thế giới, người ta định nghĩa về hóa đơn như sau: Ở các nước Châu Âu, hóa đơn được hiểu là một chứng từ thương mại do người bán phát hành giao cho người mua, trong đó thể hiện một giao dịch bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, có ghi rõ tên hàng hóa (dịch vụ), số lượng cung cấp và giá thanh toán (“An invoice, bill or tab is a commercial document issued by a seller to a buyer, relating to a sale transaction and indicating the products, quantities, and agreed prices for products or services the seller has provided the buyer” - theo Wikipedia).
Ở Úc và New Zealand, hóa đơn là một chứng từ do người bán lập, trong đó có định rõ về số lượng hàng hóa (dịch vụ) cung ứng và số tiền thanh toán và số thuế người bán phải trả (“Invoice specifying tax is a document issued by a supplier which stipulates the amount charged for goods or services as well as the amount of goods and services Tax payble” – theo trang Qfinance. Và ở Việt Nam hiện nay, Ttheo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn được định nghĩa như sau: “Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật”. Nói cách khácNhư vậy, khái niệm hóa đơn ở Việt Nam và các nước trên thế giới gần như tương tự nhau. nó Nói chung, có thể hiểu đơn giản hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong đó.
Sau khi bên mua thanh toán, bên bán xác nhận vào hóa đơn. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Để có hóa đơn sử dụng người bán hàng sẽ tiến hành tự tạo hóa đơn hợp pháp hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện), những hóa đơn không đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật gọi là hóa đơn bất hợp pháp. Sau đây là một số thuật ngữ liên quan đến hóa đơn: Lập hoá đơn là việc ghi đầy đủ nội dung của hoá đơn theo quy định khi bán hàng hoá, dịch vụ.
Hoá đơn hợp pháp là hoá đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn. Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được in, khởi tạo nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành. Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành, được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngưng sử dụng mã số thuế.
Hoá đơn lập khống là hoá đơn được lập nhưng nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ. Phân loại hóa đơn Theo Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51, quy định hóa đơn gồm các loại sau: Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp; Các loại hoá đơn khác, gồm: vé, thẻ, tem, phiếu thu tiền bảo hiểm,… 1. Hình thức của hóa đơn Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau: Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền, các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ; Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành ; Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân. Vai trò của hóa đơn 1.
Đối với cơ quan thuế Thông qua các chỉ tiêu trên tờ khaihóa đơn thuế , cán bộ thuế có thể kiểm soát các hành vi trao đổi, mua bán, giữa các chủ thể trong nền kinh tế khá chính xác, đảm bảo thu đúng, thu đủ, làm việc có hiệu quả, điều này vừa có lợi cho cơ quan thuế, vừa có lợi cho đối tượng chịu thuế. Bên cạnh đó, việc kiểm soát hoá đơn giúp cơ quan thuế nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, đồng thời xác định chính xác nghĩa vụ thuế của DN đối với Nhà nước, và cũng là cơ sở cho việc phát hiện ra những trường hợp gian lận thuế cùa các đối tượng, từ đó cơ quan thuế sẽ tìm ra được những biện pháp xử lý kịp thời. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh Mỗi DN dù thuộc bất kể loại hình DN nào đi nữa, nhưng để thực sự đứng vững được trong sự phát triển của xã hội, sự phát triển của nền kinh tế, sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường.đều buộc họ phải định hướng được phương thức, chiến lược sản xuất kinh doanh của mình ngay từ ngày đầu thành lập. Hầu hết các DN đều muốn tối thiều hóa chi phí, tối đa hoá doanh thu, cho nên đòi hỏi trong quá trình hoạt động DN cần hạch toán chính xác chi phí, lợi nhuận, lỗ lãi,… từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cho kỳ sau.
Để làm được như vậy DN cần có một quy trình hạch toán, kế toán chính xác và không có gì khác ngoài hoá đơn, chứng từ - nơi thứ lưu giữ tốt nhất những khoản chi phí, doanh thu phát sinh trong kỳ, cuối cùng xác định được kết quả lỗ lãi cho DN. Hơn nữa, hoá đơn cũng là chứng từ quan trọng chứng minh cho việc thực hiện nghĩa vụ thuế của DN đối với Nhà nước. Thông qua thực hiện hai luật thuế GTGT và TNDN, đã làm cho việc sử dụng hoá đơn là góp phần tạo điều kiện rất thuận lợi đối vớicho DN trong việc xét khấu trừ thuế, hoàn thuế, hay tính chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế. Đối với khách hàng Khách hàng là đơn vị sản xuất kinh doanh thì việc tiếp nhận hoá đơn từ người bán hàng là căn cứ xác thực nhất, chứng minh cho những chi phí hợp lý của họ, đồng thời là ràng buộc về nghĩa vụ của người bán đối với khách hàng của họ.
Còn đối với nhóm khách hàng là cá thể, thì việc lưu giữ hoá đơn chính là căn cứ cho việc chứng minh quyền sở hữu sản phẩm hợp pháp của mình, đồng thời có thể được hưởng những quyền lợi liên quan tới sản phẩm như: bảo hành sản phẩm, dự trữ bốc thăm trúng thưởng… 1. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN HIỆN HÀNH TẠI VIỆT NAM 1. Quy định về đối tượng và phạm vi áp dụng Tất cả các tổ chức, hộ, cá nhân khi tham gia hoạt động kinh tế đều có quyền sử dụng hóa đơn hợp pháp cho các giao dịch kinh tế của mình. Cụ thể, chế độ quản lý sử dụng hóa đơn được áp dụng cho các đối tượng sau: Thứ nhất, những người bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, gồm: Tổ chức, cá nhân Việt Nam bán hàng hoá, dịch vụ tại Việt Nam hoặc bán ra nước ngoài; Tổ chức, cá nhân nước ngoài bán hàng hoá, dịch vụ tại Việt Nam hoặc sản xuất kinh doanh ở Việt Nam bán ra nước ngoài; Tổ chức, cá nhân Việt Nam hoặc nước ngoài không kinh doanh nhưng có bán tại Việt Nam.
Thứ hai, các tổ chức nhận in hoá đơn. Tiếp theoThứ ba, là các tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ. Và cuối cùngThứ tư, các cơ quan quản lý thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành, sử dụng hoá đơn. Quy định về in và phát hành hóa đơn 1.
Quy định về in hóa đơn 1. Đối với hóa đơn đặt in, tự in do cơ quan thuế phát hành Trước đây, để có hóa đơn sử dụng và bán cho các đối tượng, Cục thuế phải tiến hành nhập hóa đơn từ Tổng cục, tức là việc đặt in hóa đơn đều do Tồng cục thuế quản lý, quy trình quản lý cơ bản theo phương pháp cấp phát. Từ Kkhi Nghị định 51/2010/NĐ-CP ra đờiđược triển khai, các Cục thuế được giao quyền tự chủ trong việc đặt in và sử dụng tùy vào tình hình của đơn vị mình. Cụ thể : Đối với hóa đơn đặt in (bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân đủ điều kiện mua của cơ quan thuế): Tổng cục thuế xây dựng danh mục loại hoá đơn sử dụng thống nhất cho Cục thuế các tỉnh thành phố.
Căn cứ vào đó, Cục thuế xây dựng danh mục ký hiệu mẫu hoá đơn sử dụng chung cho Cục thuế và các Chi cục trực thuộc, xác định nhu cầu sử dụng của từng loại hóa đơn lập kế hoạch in hóa đơn, sau đó phê duyệt triển khai in và quản lý hợp đồng in theo các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục thuế. Đối với hóa đơn tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế ) - Tổng cục thuế tiến hành Thiết kế mẫu và tạo Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), ký hiệu mẫu: 02GTTT3/002 trên chương trình Quản lý hóa đơn để dùng chung cho toàn ngành Thuế; phân mã hóa đơn để xác định ký hiệu hóa đơn theo từng tỉnh, thành phố trực thuộc TW theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mã hóa đơn tự in của Tổng cục Thuế gồm hai ký tự: 00 trước ký hiệu hóa đơn. - Các Cục thuế và Chi cục thuế tiến hành sử dụng hóa đơn tự in khi thực hiện bán ấn chỉ của cơ quan thuế.