Luận văn tmu hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn hà thủy

Luận văn tmu phân tích và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy, nâng cao hiệu quả quản lý.

• Tác giả: Nguyễn Thị Khuyên
• Người hướng dẫn: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
• Trường học: Trường Đại học Thương Mại
• Đề tài: Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2013

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG
• 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
• 1.2. Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
• 1.3.1. Mục tiêu chung
• 1.3.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.4. Đối tượng, và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 1.5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
• 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 1.5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
• 1.6. Kết cấu khóa luận
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HÀ THỦY
• 2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý
• 2.1.1. Một số khái niệm
• 2.1.2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
• 2.1.3. Phân định nội dung nghiên cứu
• 2.2. Phân tích, đánh giá, thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• 2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Hà Thủy
• 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Hà Thủy
• 2.2.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và thương mại điện tử trong công ty
• 2.2.4. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• 2.2.5. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• 3. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀ THỦY
• 3.1. Định hướng phát triển vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty TNHH Hà Thủy
• 3.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng
• 3.2.1. Mô tả bài toán
• 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống
• 3.2.3. Nhận xét và một số đề xuất
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa tại công ty TNHH Hà Thủy. Việc hoàn thiện hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ đó tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động kinh doanh.

1.1. Ý nghĩa của hệ thống thông tin trong quản lý kho hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả. Nó cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa và lịch sử nhập xuất. Điều này giúp người quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

1.2. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống thông tin

Việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng là cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng hóa, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy

Mặc dù công ty TNHH Hà Thủy đã áp dụng một số công nghệ trong quản lý kho hàng, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục. Việc sử dụng sổ sách và phần mềm Excel gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu chính xác trong báo cáo và quyết định quản lý.

2.1. Những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa

Việc quản lý hàng hóa bằng sổ sách và Excel thường xuyên gặp phải sai sót. Thông tin không được cập nhật kịp thời, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho không chính xác. Điều này ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo.

2.2. Tác động của công nghệ thông tin đến quản lý kho

Công nghệ thông tin có thể giúp cải thiện quy trình quản lý kho hàng. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ mới cần được thực hiện một cách đồng bộ và có kế hoạch để tránh gây rối loạn trong hoạt động của công ty.

III. Phương pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng, công ty TNHH Hà Thủy cần áp dụng các phương pháp hiện đại và hiệu quả. Việc tích hợp công nghệ thông tin vào quy trình quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

3.1. Tích hợp công nghệ thông tin vào quản lý kho

Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện đại, cho phép theo dõi và quản lý hàng hóa một cách tự động. Hệ thống này cần được thiết kế để dễ dàng sử dụng và phù hợp với quy trình làm việc của công ty.

3.2. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới

Đào tạo nhân viên là một phần quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống thông tin mới. Nhân viên cần được hướng dẫn cách sử dụng hệ thống để đảm bảo rằng họ có thể khai thác tối đa các tính năng của hệ thống.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại công ty TNHH Hà Thủy

Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy đã mang lại nhiều lợi ích. Hệ thống giúp cải thiện quy trình quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Kết quả nghiên cứu cho thấy, việc sử dụng hệ thống thông tin giúp giảm thiểu thời gian và chi phí trong quản lý kho.

4.1. Kết quả đạt được sau khi áp dụng hệ thống

Sau khi áp dụng hệ thống thông tin quản lý kho hàng, công ty đã giảm thiểu được thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao độ chính xác trong báo cáo. Điều này giúp công ty có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

4.2. Những bài học rút ra từ quá trình triển khai

Quá trình triển khai hệ thống thông tin quản lý kho hàng đã cho thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đào tạo nhân viên. Những bài học này sẽ giúp công ty cải thiện hơn nữa trong tương lai.

V. Kết luận và tương lai của hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy cần được tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình quản lý sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.

5.1. Tương lai của hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Trong tương lai, công ty cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ thông tin để cải thiện hệ thống quản lý kho hàng. Việc áp dụng các công nghệ mới sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

5.2. Định hướng phát triển hệ thống thông tin

Công ty cần xây dựng một kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý kho hàng bền vững, đảm bảo rằng hệ thống luôn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy" do sinh viên Nguyễn Thị Khuyên thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Đàm Gia Mạnh tại Trường Đại học Thương Mại (năm 2013). Đề tài thuộc chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế / Quản trị hệ thống thông tin.

Về lý do chọn đề tài, tác giả chỉ ra rằng hàng hóa là đối tượng vận hành kinh chuyển cốt lõi của doanh nghiệp thương mại. Tại Công ty TNHH Hà Thủy—đơn vị chuyên kinh doanh xe máy, phụ tùng và dịch vụ kỹ thuật—quy mô kinh doanh mở rộng dẫn tới sự gia tăng nhanh chóng về chủng loại và số lượng hàng hóa nhập kho. Thực tế công tác quản lý kho hàng tại đơn vị lúc bấy giờ vẫn phụ thuộc nặng nề vào sổ sách giấy tờ kết hợp các tệp bảng tính Microsoft Excel độc lập. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm nghẽn: thao tác thủ công, dữ liệu phân mảnh, thiếu cơ chế liên kết dữ liệu giữa các chi nhánh, và tiềm ẩn nguy cơ sai lệch số liệu khi số lượng giao dịch tăng cao. Do đó, yêu cầu nghiên cứu và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) kho hàng có khả năng khắc phục các nhược điểm của phần mềm bảng tính Excel là đòi hỏi cấp thiết từ thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hà Thủy và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng trong doanh nghiệp.
   • Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho hàng cùng hệ thống quản lý hiện tại đang vận hành bằng phần mềm Excel tại Công ty TNHH Hà Thủy.
   • Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế logic và vật lý nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng phục vụ hiệu quả cho hoạt động tác nghiệp và quản lý của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hà Thủy.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được giới hạn tại bộ phận kho của Công ty TNHH Hà Thủy (bao gồm kho trụ sở chính và các chi nhánh trực thuộc).
• Phạm vi thời gian: Khóa luận được tiến hành thu thập và khảo sát dữ liệu thực địa trong khoảng thời gian 3 tháng, từ ngày 14/01/2013 đến tháng 04/2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận bài toán hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý dựa trên các nguồn tài liệu lý luận chuyên ngành:

• Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân, Đại học Thái Nguyên, 2008), làm căn cứ cho việc định nghĩa hệ thống thông tin, năm chức năng cơ bản (nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, cung cấp phản hồi) và năm thành phần cấu thành (phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu, mạng).
• Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, 2003), làm cơ sở xây dựng quy trình phát triển hệ thống qua các giai đoạn đánh giá yêu cầu, phân tích logic, thiết kế logic, thiết kế vật lý ngoài và triển khai kỹ thuật.
• Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin của Bộ môn Công nghệ thông tin, Trường Đại học Thương Mại.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả kết hợp giữa phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp, thứ cấp và phương pháp xử lý dữ liệu:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập các tài liệu nội bộ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (giai đoạn 2009–2011), tài liệu cơ cấu tổ chức và các biểu mẫu chứng từ xuất nhập kho sẵn có tại các phòng ban của Công ty TNHH Hà Thủy.
• Phương pháp quan sát hệ thống: Trực tiếp theo dõi quy trình tác nghiệp hàng ngày của nhân viên thủ kho từ khâu tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho, theo dõi tịnh kho, lập phiếu xuất kho đến khâu lập báo cáo cuối tháng.
• Phương pháp điều tra phỏng vấn: Phỏng vấn sâu cán bộ quản lý kho và cán bộ phụ trách công nghệ thông tin (CNTT) để làm rõ luồng dữ liệu, hạ tầng mạng và các vướng mắc trong xử lý dữ liệu thực tế.
• Phương pháp phát phiếu điều tra: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát gồm khoảng 15 câu, gửi tới nhân viên các bộ phận (trong đó có mẫu khảo sát ý kiến 10 nhân viên và khảo sát mở rộng từ 15 đến 20 cán bộ nhân viên) để lượng hóa nhận thức về CNTT, mức độ an toàn dữ liệu và tốc độ luân chuyển thông tin.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp dãy số thời gian và phân tích thống kê mô tả trên Microsoft Excel nhằm tổng hợp các chỉ tiêu kinh doanh và kết quả điều tra thực trạng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Chương 1 thiết lập tính cấp thiết, mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. Trọng tâm của chương là việc tác giả khảo sát và đánh giá 3 công trình nghiên cứu đi trước có liên quan đến hệ thống quản lý kho:

• Đề tài "Quản lý hệ thống kho hàng tại khoa dược bệnh viện 19 - 8" (Nguyễn Văn Trung, Đại học Bách Khoa Hà Nội): Xây dựng trên Visual Basic và CSDL SQL Server. Hệ thống đáp ứng tốt nghiệp vụ quản lý dược phẩm nhưng mang tính chất đặc thù ngành y tế, khó mở rộng sang các doanh nghiệp thương mại tổng hợp.
• Đề tài "Xây dựng hệ thống quản lý kho vật tư tại công ty ô tô 1-5": Xây dựng trên nền tảng Microsoft Access. Đề tài giải quyết được nghiệp vụ lập phiếu và báo cáo nhanh, song hệ quản trị Access bộc lộ yếu điểm về bảo mật và không hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa các địa điểm kho phân tán.
• Đề tài "Hệ thống quản lý kho hàng cho cửa hàng 98 Lý Nam Đế" (Nguyễn Ngọc Kiên, Đại học Quốc gia Hà Nội): Lập trình trên Visual FoxPro 7.0. Nhược điểm chính là không chịu tải được khối lượng giao dịch lớn tại cùng một thời điểm, khả năng bảo mật hạn chế và môi trường lập trình phức tạp đối với người dùng thông thường.

Từ khoảng trống nghiên cứu của các đề tài trước, tác giả xác định hướng đi cho Công ty TNHH Hà Thủy: xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng theo hướng chức năng, khắc phục hạn chế bảo mật và hỗ trợ quản lý kho nhiều điểm trên cơ sở công cụ Visual Basic kết hợp Microsoft SQL Server.

Chương 2: Cơ sở lý luận và thực trạng vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy

Chương 2 trình bày khung lý thuyết về HTTT, các nguyên tắc chu trình xây dựng hệ thống, đồng thời đi sâu phân tích toàn diện thực trạng tại doanh nghiệp nghiên cứu.

Công ty TNHH Hà Thủy được thành lập năm 2001, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, trụ sở chính tại 37A Trần Hữu Tước, Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội, cùng 2 chi nhánh trực thuộc tại 281 Đội Cấn (Ba Đình) và 511 Lạc Long Quân (Hà Nội). Quy mô nhân sự gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc và 54 nhân viên phân bổ tại 5 đơn vị: Ban giám đốc, Phòng kinh doanh - bán hàng, Phòng tài chính - kế toán, Phòng kỹ thuật và Bộ phận kho. Doanh nghiệp đăng ký 6 ngành nghề kinh doanh chính: buôn bán xe máy và phụ tùng; bảo dưỡng, bảo trì xe máy; bán bảo hiểm xe máy; buôn bán tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng; đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa; lắp ráp sản phẩm cơ khí.

Tình hình tài chính của công ty trong giai đoạn 2009–2011 được tổng hợp qua bảng số liệu sau:

Năm	Doanh thu thuần (VND)	Tăng trưởng doanh thu (%)	Lợi nhuận thuần (VND)	Tăng trưởng lợi nhuận (%)
2009	106.073.925.859	—	151.341.813	—
2010	145.357.900.000	+37,00% (+39,284 tỷ VND)	8.687.013.500	Tăng 8,536 tỷ VND
2011	154.357.850.000	+6,00% (+9,000 tỷ VND)	9.272.010.250	+6,73% (+584,997 triệu VND)

Về thực trạng hạ tầng CNTT, công ty bắt đầu ứng dụng CNTT và thương mại điện tử từ năm 2003, đến năm 2008 bắt đầu áp dụng phần mềm chuyên dụng. Toàn công ty sở hữu 1 máy chủ (đặt tại phòng Giám đốc), 15 máy tính để bàn và 4 máy tính xách tay. Cả 19 máy tính thuộc 5 phòng ban đều kết nối mạng nội bộ (LAN) và Internet do Viettel cung cấp; hệ điều hành sử dụng thống nhất là Windows XP; an ninh mạng dùng tường lửa (FireWall cả cứng và mềm), BKAV Pro, Avast Antivirus. Phòng kế toán vận hành phần mềm kế toán MISA. Bộ phận kho có 3 máy tính để bàn; máy tính của thủ kho nhãn hiệu Samsung Syncmaster 743NX (cấu hình: Intel Pentium Dual CPU 2.16 GHz, RAM 0.99 GB).

Về chất lượng nhân sự và nhận thức: 100% cán bộ nhân viên có trình độ từ trung cấp trở lên; 55,55% sử dụng thành thạo tin học văn phòng. Khảo sát 20 nhân viên về nhận thức tầm quan trọng của CNTT/HTTT cho kết quả: 12% đánh giá rất quan trọng, 60% đánh giá quan trọng, 20% đánh giá có cũng được không có cũng được, 8% không biết. Về mục đích sử dụng mạng: 70% dành cho tin học văn phòng, 10% gửi thư điện tử, 10% công việc khác, 5% tìm kiếm khách hàng, 5% giới thiệu sản phẩm. Về mức độ hài lòng mạng (khảo sát 15 người): 66,67% đánh giá tốt, 20% bình thường, 13,33% đánh giá chậm.

Phân tích sâu HTTT quản lý kho bằng Excel cho thấy nhiều bất cập:

• Bộ phận kho tại 2 chi nhánh vận hành tách rời: một nơi dùng Excel 2003, nơi khác dùng Excel 2007. Dữ liệu lưu dưới dạng các tệp bảng tính cục bộ, phân mảnh, không có cơ chế liên kết trực tiếp giữa 2 chi nhánh.
• Việc kiểm soát tịnh kho hàng ngày, tổng hợp hàng tồn cuối tháng giữa các kho phải thực hiện thủ công, mất thời gian và dễ nhầm lẫn.
• Phần mềm Excel không hỗ trợ phân quyền người dùng, khiến cơ chế kiểm soát bảo mật dữ liệu bị buông lỏng; tốc độ xử lý và truy xuất giảm sút rõ rệt khi lượng bản ghi gia tăng.

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy

Chương 3 xây dựng phương án hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tiếp cận theo hướng chức năng nhằm khắc phục các nhược điểm của phần mềm Excel.

Tác giả mô tả chi tiết bài toán tác nghiệp:

• Khi có lệnh nhập kho từ phòng kinh doanh - bán hàng, hàng hóa cùng chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp chuyển về kho. Thủ kho kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng. Nếu hợp lệ, thủ kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho và cập nhật số liệu vào hệ thống.
• Hàng ngày, thủ kho sắp xếp hàng hóa, cập nhật sơ đồ kho, đối chiếu số lượng tịnh kho với định mức dự trữ tối thiểu; phát hiện sai sót hoặc bất thường phải báo cáo Giám đốc xử lý.
• Khi nhận lệnh xuất hàng từ phòng kinh doanh, thủ kho kiểm tra lượng hàng tồn; nếu đáp ứng đủ thì lập phiếu xuất kho và cập nhật thông tin hàng xuất; nếu thiếu hàng thì thông báo lại phòng kinh doanh.
• Định kỳ cuối tháng, thủ kho thực hiện kết xuất các báo cáo xuất - nhập - tồn gửi Ban Giám đốc phục vụ điều hành và dự báo.

Dựa trên luồng quy trình này, tác giả thực hiện phân tích và thiết kế hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý kho hàng mới, bao gồm phân tích chức năng, mô hình hóa luồng dữ liệu, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ, xây dựng thuật toán tác nghiệp và phác thảo giao diện chương trình.

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý kho

Dựa trên yêu cầu tin học hóa công tác kho tại Công ty TNHH Hà Thủy, nội dung thiết kế kỹ thuật của đề tài được triển khai qua các cấu phần cụ thể sau:

1. Kiến trúc chức năng và luồng dữ liệu

Hệ thống quản lý kho được phân rã thành 4 phân hệ chính (được thể hiện qua Sơ đồ phân rã chức năng, Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh và Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh):

• Phân hệ Quản lý nhập kho: Tiếp nhận và quản lý thông tin hàng nhập, phiếu nhập kho và chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp.
• Phân hệ Quản lý hàng trong kho: Quản lý danh mục hàng hóa, số lượng tồn kho thực tế, cập nhật sơ đồ vị trí lưu kho và tình trạng phẩm chất hàng hóa.
• Phân hệ Quản lý xuất kho: Quản lý thông tin hàng xuất, phiếu xuất kho theo lệnh điều động của bộ phận kinh doanh.
• Phân hệ Báo cáo: Kết xuất tự động các biểu mẫu thống kê, báo cáo xuất - nhập - tồn định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo.

2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ mô hình thực thể liên kết (ERD), tác giả xác định 6 thực thể nền tảng: Hàng hóa, Thủ kho, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Chứng từ giao hàng, Nhà cung cấp. Nhằm giải quyết các mối quan hệ nhiều - nhiều ($n-n$) và đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu, hệ thống thiết lập thêm 3 bảng trung gian (chi tiết).

Cấu trúc các bảng dữ liệu quan hệ được xác lập như sau:

• HANG (MAHANG, Tenhang, dongia)
• THUKHO (MATK, tenTK, diachi, SDT, CMT, quequan)
• NHACC (MANCC, tenNCC, diachi, SDT)
• PHIEUNK (MAPN, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MATK)
• PHIEUXK (MAPX, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MATK)
• CHUNGTUGIAOHANG (MACT, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MANCC, tenNCC)
• CHITIETPN (MAPN, MAHANG) — giải quyết liên kết $n-n$ giữa Phiếu nhập và Hàng.
• CHITIETPX (MAPX, MAHANG) — giải quyết liên kết $n-n$ giữa Phiếu xuất và Hàng.
• CHITIETCT (MAHANG, MACT) — giải quyết liên kết $n-n$ giữa Chứng từ giao hàng và Hàng.

3. Thiết kế thuật toán xử lý dữ liệu

Tác giả mô hình hóa 4 thuật toán xử lý dữ liệu căn bản cho các nút thao tác nghiệp vụ trên giao diện (tương ứng từ Sơ đồ 3.7 đến Sơ đồ 3.10):

• Thuật toán nhập dữ liệu vào bản ghi (thêm mới): Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào các trường bắt buộc; nếu hợp lệ, tiến hành ghi bản ghi mới vào CSDL và thông báo thành công; nếu trùng khóa hoặc sai định dạng, đưa ra cảnh báo yêu cầu nhập lại.
• Thuật toán tìm kiếm bản ghi: Tiếp nhận tiêu chí tìm kiếm (mã hàng, tên hàng, ngày tháng...); đối chiếu trong tập dữ liệu; nếu tìm thấy, kết xuất thông tin chi tiết lên lưới hiển thị; nếu không tìm thấy, thông báo kết quả rỗng.
• Thuật toán sửa bản ghi: Cho phép gọi bản ghi hiện hữu, kiểm tra quyền hạn cập nhật, xác thực tính toàn vẹn của dữ liệu chỉnh sửa trước khi lưu đè vào CSDL.
• Thuật toán xóa bản ghi: Định danh bản ghi qua khóa chính; yêu cầu xác nhận thao tác từ người dùng để tránh xóa nhầm; thực thi xóa bản ghi khỏi bảng dữ liệu tương ứng.

4. Thiết kế giao diện người dùng

Hệ thống thiết kế 5 biểu mẫu giao diện (form) tác nghiệp chính:

• Form đăng nhập (Hình 3.1): Kiểm soát quyền truy cập hệ thống thông qua tên đăng nhập và mật khẩu, đảm bảo dữ liệu kho không bị truy cập trái phép.
• Form giao diện chính (Hình 3.2): Tổ chức dưới dạng hệ thống bảng chọn (menu bar) chứa các liên kết điều hướng tới các phân hệ chức năng.
• Form quản lý thông tin hàng (Hình 3.3): Cung cấp các trường thông tin phục vụ cập nhật danh mục, quy cách, đơn giá và số lượng hàng hóa.
• Form phiếu nhập kho (Hình 3.5): Giao diện tiếp nhận mã phiếu nhập, ngày lập, thông tin nhà cung cấp, chi tiết hàng nhập và đơn giá.
• Form phiếu xuất kho (Hình 3.4): Hỗ trợ lập lệnh xuất, lưu trữ thông tin số lượng xuất, nhân viên thực hiện và đối tượng nhận hàng.

Công cụ công nghệ được tác giả đề xuất lựa chọn là Microsoft Visual Basic kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Visual Basic đảm nhiệm vai trò xây dựng giao diện tương tác và các đối tượng dữ liệu ActiveX kết nối CSDL; Microsoft SQL Server đảm nhiệm việc tổ chức, truy xuất dữ liệu an toàn, xử lý truy vấn đồng thời và phân quyền tài khoản chặt chẽ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và thực tiễn hoạt động của Công ty TNHH Hà Thủy:

• Khảo sát và số liệu hóa toàn diện hiện trạng hạ tầng kỹ thuật và ứng dụng CNTT tại công ty: Toàn bộ 19 máy tính (gồm 1 máy chủ, 15 máy để bàn, 4 laptop) tại 5 phòng ban đều dùng Windows XP, kết nối mạng LAN và Internet Viettel. Thống kê chi tiết trình độ nhân sự (100% từ trung cấp trở lên; 55,55% thành thạo tin học) cùng tỷ lệ phân bổ mục đích dùng mạng (70% tin học văn phòng).
• Đánh giá khách quan các hạn chế của mô hình quản lý kho bằng Excel: Làm rõ tình trạng phân tán dữ liệu giữa hai phiên bản Excel 2003 và Excel 2007 tại 2 chi nhánh (281 Đội Cấn và 511 Lạc Long Quân), chỉ ra sự thiếu hụt cơ chế phân quyền, nguy cơ mất an toàn thông tin và gánh nặng tổng hợp thủ công cuối tháng của thủ kho.
• Đóng góp về mặt giải pháp kỹ thuật: Khóa luận hoàn thành bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng hoàn chỉnh theo phương pháp phân tích chức năng, bao gồm: Sơ đồ phân cấp chức năng, Sơ đồ luồng dữ liệu (mức ngữ cảnh và mức đỉnh), Mô hình thực thể liên kết ERD, Mô hình CSDL quan hệ 9 bảng dữ liệu (đã chuẩn hóa các quan hệ $n-n$), 4 thuật toán xử lý nghiệp vụ bản ghi và thiết kế mẫu 5 form giao diện tác nghiệp.
• Đề xuất giải pháp quản lý cho doanh nghiệp: Tác giả kiến nghị 2 nhóm giải pháp đồng bộ:
  1. Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực: Xây dựng chương trình tập huấn bài bản về nghiệp vụ hệ thống và quy trình tác nghiệp phần mềm cho nhân viên thủ kho, chấm dứt tình trạng tự tìm hiểu tự phát.
  2. Giải pháp công nghệ và hạ tầng: Tiếp tục đầu tư nâng cấp đường truyền mạng máy tính nội bộ, triển khai đồng bộ hóa các hệ thống quản trị khác trong toàn công ty để kết nối dữ liệu kho liên phòng ban.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Căn cứ vào phần tự đánh giá của tác giả trong văn bản khóa luận:

• Hạn chế của đề tài:
  • Hệ thống mới dừng lại ở công đoạn hoàn thiện mô hình phân tích chức năng, thiết kế cơ sở dữ liệu và phác thảo mô hình giao diện; chưa hoàn thiện toàn bộ mã nguồn thực thi để đóng gói thành phần mềm hoàn chỉnh chạy trên thực tế.
  • Phạm vi nghiệp vụ mới chỉ tập trung giải quyết bài toán nội bộ của bộ phận kho. Hệ thống chưa tích hợp chức năng đặt hàng tự động tới nhà cung cấp và chưa có phân hệ tiếp nhận trực tiếp đơn đặt hàng từ khách hàng (các nghiệp vụ này vẫn phải thực hiện gián tiếp thông qua phòng kinh doanh - bán hàng).
  • Chưa xây dựng được các báo cáo chuyên sâu phục vụ phân tích dự báo nhu cầu hàng hóa.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Tiếp tục phân tích và bổ sung các mô-đun chức năng kết nối với nhà cung cấp và khách hàng.
  • Hoàn thiện lập trình toàn bộ giao diện và mã nguồn ứng dụng, triển khai thử nghiệm và đưa vào vận hành trên hệ thống mạng máy tính phân tán kết nối trực tiếp giữa trụ sở chính và các kho chi nhánh.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế và Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Thương Mại hoặc các cơ sở đào tạo tương đương, đặc biệt trong việc tham khảo cấu trúc bài khóa luận phân tích thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc chức năng truyền thống.
• Người làm đề tài nghiên cứu về tin học hóa quy trình quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) kinh doanh thương mại - dịch vụ phân phối đa điểm.
• Các nội dung có giá trị tham khảo trực tiếp bao gồm: mô hình chuẩn hóa quan hệ cơ sở dữ liệu phiếu xuất/nhập nhiều - nhiều (CHITIETPN, CHITIETPX), quy trình phân rã luồng dữ liệu tác nghiệp kho và hệ thống bảng hỏi khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Tình hình kinh doanh và tăng trưởng doanh thu của Công ty TNHH Hà Thủy trong giai đoạn tác giả khảo sát như thế nào?
Giai đoạn 2009–2011, công ty duy trì đà tăng trưởng liên tục: Doanh thu thuần năm 2009 đạt 106,073 tỷ VND (lợi nhuận 151,34 triệu VND); năm 2010 đạt 145,357 tỷ VND (tăng 37%, lợi nhuận tăng lên 8,687 tỷ VND); năm 2011 đạt 154,357 tỷ VND (tăng 6%, lợi nhuận đạt 9,272 tỷ VND).

2. Điểm nghẽn lớn nhất trong việc quản lý kho hàng bằng Excel giữa hai chi nhánh của công ty là gì?
Hai chi nhánh (tại 281 Đội Cấn và 511 Lạc Long Quân) vận hành độc lập trên hai phiên bản phần mềm khác nhau (Excel 2003 và Excel 2007). Dữ liệu kho không được kết nối mạng trực tiếp, dẫn đến tình trạng số liệu phân tán cục bộ; thủ kho phải theo dõi và tổng hợp số liệu tồn kho chi tiết hoàn toàn thủ công, gây mất thời gian và dễ phát sinh sai sót khi có luân chuyển hàng giữa hai kho.

3. Vì sao tác giả lựa chọn công cụ Visual Basic và SQL Server thay vì Microsoft Access hay Visual FoxPro?
Qua tổng quan các đề tài trước, tác giả nhận thấy Microsoft Access có tính bảo mật thấp và không hỗ trợ tốt kết nối đa điểm cho các kho phân tán; còn Visual FoxPro 7.0 khó đáp ứng các giao dịch đồng thời lớn và môi trường lập trình phức tạp. Visual Basic kết hợp với Microsoft SQL Server cung cấp công cụ xây dựng giao diện thân thiện, hỗ trợ các đối tượng dữ liệu ActiveX, kiểm soát phân quyền chặt chẽ và xử lý khối lượng lớn dữ liệu an toàn.

4. Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống xử lý quan hệ nhiều - nhiều giữa chứng từ kho và hàng hóa bằng cách nào?
Tác giả tách các mối quan hệ nhiều - nhiều ($n-n$) thành 3 bảng chi tiết trung gian: bảng CHITIETPN (chứa khóa ngoại MAPN, MAHANG) liên kết phiếu nhập và hàng hóa; bảng CHITIETPX (chứa khóa ngoại MAPX, MAHANG) liên kết phiếu xuất và hàng hóa; và bảng CHITIETCT (chứa khóa ngoại MAHANG, MACT) liên kết chứng từ giao hàng và hàng hóa.

5. Cấu hình máy tính dùng để quản lý kho tại Công ty TNHH Hà Thủy được ghi nhận trong văn bản là gì?
Máy tính đặt tại bộ phận kho là máy tính để bàn nhãn hiệu Samsung Syncmaster 743NX, sử dụng vi xử lý Intel Pentium Dual CPU tốc độ 2.16 GHz, dung lượng bộ nhớ RAM 0.99 GB, cài đặt hệ điều hành Windows XP.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Nguyễn Thị Khuyên đã phản ánh chi tiết thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và những bất cập trong quản lý kho hàng thủ công bằng bảng tính Excel tại Công ty TNHH Hà Thủy giai đoạn năm 2013. Tác giả đã vận dụng phương pháp tiếp cận hướng chức năng để phân tích bài toán nghiệp vụ, xây dựng mô hình luồng dữ liệu và thiết lập cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa trên nền tảng Visual Basic và SQL Server. Mặc dù mới dừng ở mức độ thiết kế mô hình chức năng, thuật toán và giao diện mà chưa hoàn thiện mã nguồn triển khai mạng thực tế, đề tài đã cung cấp luận cứ khoa học và giải pháp kỹ thuật rõ ràng nhằm nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng cho doanh nghiệp thương mại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phụ lục khóa luận gồm có 3 phần: Phần I: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy. 4 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HÀ THỦY. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý.

Một số khái niệm a. Hệ thống thông tin:  Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008).  Các chức năng chính của hệ thống thông tin: - Nhập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xuất dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Cung cấp các thông tin phản hồi Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương Mại)  Các thành phần của hệ thống thông tin 5 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin - Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng - Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.

- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý - Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) Vai trò của hệ thống thông tin: - HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. - Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. 6 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định b.

Hệ thống thông tin quản lý  Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp(Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003)  Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình.

HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng  Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được.

Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.  Kho hàng Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức năng sau đây: - Tập hợp hàng hóa để vận chuyển 7 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Cung cấp và trộn hàng hóa Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây: Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng (Nguồn: http://xuatnhapkhauvietnam.com)  Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Là một hệ thống có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập xuấthàng hóa trong kho.để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệpthực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến quản lý hàng hóa tại tổ chức, DN.

Tin học hóa công tác quản lý kho hàng sẽ giúp cho quá trình quản lý hàng hóa tại DN cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về hàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác… 8 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin a. Xây dựng hệ thống thông tin  Quy trình chung xây dựng HTTT  Tin học hóa hoạt động của tổ chức bao gồm - Tin học hóa từng phần: Tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự - Tin học hóa toàn bộ: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý  Lựa chọn phương pháp thích hợp phải đảm bảo: - Mang lại hiệu quả kinh tế - Dễ thực hiện - Phù hợp với khả năng của tổ chức  Các công đoạn xây dựng HTTT  Khảo sát - Hệ thống hiện tại đang làm gì - Đưa ra đánh giá về hiện trạng - Xác định yêu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian….  Phân tích - Phân tích hệ thống về xử lý: Xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng của HT - Phân tích hệ thống về dữ liệu  Thiết kế Chuyển các biểu đồ mức logic sang biểu đồ mức vật lý gồm các công việc: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế kiểm soát - Thiết kế các tập tin dữ liệu - Thiết kế chương trình  Cài đặt - Lập kế hoạch cài đặt - Biến đổi dữ liệu - Huấn luyện 9 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Biên soạn tài liệu về hệ thống  Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT  Nguyên tắc xây dựng theo chu trình - Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ - Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước.

Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào. - Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình.  Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy - Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT - Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng - Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược - Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời. - Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý  Tiếp cận hệ thống Yêu cầu phương pháp - Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

Khi khảo sát phân tích HTTT: - Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực - Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể b. Phát triển hệ thống thông tin  Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như: 10 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.