phần mở đầu danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phụ lục khóa luận gồm có 3 phần: Phần I: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy. 4 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HÀ THỦY. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý.
Một số khái niệm a. Hệ thống thông tin: Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008). Các chức năng chính của hệ thống thông tin: - Nhập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xuất dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Cung cấp các thông tin phản hồi Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin 5 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin - Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng - Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý - Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) Vai trò của hệ thống thông tin: - HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. - Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. 6 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định b.
Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp(Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003) Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình.
HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được.
Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được. Kho hàng Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức năng sau đây: - Tập hợp hàng hóa để vận chuyển 7 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Cung cấp và trộn hàng hóa Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây: Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng (Nguồn: http://xuatnhapkhauvietnam.com) Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Là một hệ thống có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập xuấthàng hóa trong kho.để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệpthực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến quản lý hàng hóa tại tổ chức, DN.
Tin học hóa công tác quản lý kho hàng sẽ giúp cho quá trình quản lý hàng hóa tại DN cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về hàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác… 8 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin a. Xây dựng hệ thống thông tin Quy trình chung xây dựng HTTT Tin học hóa hoạt động của tổ chức bao gồm - Tin học hóa từng phần: Tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự - Tin học hóa toàn bộ: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý Lựa chọn phương pháp thích hợp phải đảm bảo: - Mang lại hiệu quả kinh tế - Dễ thực hiện - Phù hợp với khả năng của tổ chức Các công đoạn xây dựng HTTT Khảo sát - Hệ thống hiện tại đang làm gì - Đưa ra đánh giá về hiện trạng - Xác định yêu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian…. Phân tích - Phân tích hệ thống về xử lý: Xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng của HT - Phân tích hệ thống về dữ liệu Thiết kế Chuyển các biểu đồ mức logic sang biểu đồ mức vật lý gồm các công việc: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế kiểm soát - Thiết kế các tập tin dữ liệu - Thiết kế chương trình Cài đặt - Lập kế hoạch cài đặt - Biến đổi dữ liệu - Huấn luyện 9 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Biên soạn tài liệu về hệ thống Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT Nguyên tắc xây dựng theo chu trình - Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ - Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước.
Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào. - Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình. Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy - Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT - Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng - Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược - Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời. - Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý Tiếp cận hệ thống Yêu cầu phương pháp - Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Khi khảo sát phân tích HTTT: - Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực - Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể b. Phát triển hệ thống thông tin Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như: 10 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.