Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thương mại diễn ra ngày càng gay gắt. Để duy trì và phát triển vị thế cạnh tranh, doanh nghiệp đòi hỏi phải liên tục đổi mới, nâng cao hiệu quả quản trị, trong đó công tác kiểm soát giữ vai trò then chốt nhằm đo lường kết quả thực hiện, so sánh với kế hoạch đã hoạch định, phát hiện sai lệch và tiến hành điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu chung.
Công ty TNHH Thương mại Hasan được thành lập năm 2009, là doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối độc quyền thương hiệu mỹ phẩm Valencia Gio của Hàn Quốc (do BLM Cosmetic Co., Ltd Korea sản xuất) với các dòng sản phẩm chính về chăm sóc da và trang điểm. Mặc dù doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống và các quy trình thủ tục kiểm soát bán hàng, song thực tế triển khai vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập do cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả Trần Thị Thanh Huyền đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động này.
Khóa luận xác định ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể được đánh số trong văn bản:
- Hệ thống hoá một số lý luận cơ bản về công tác kiểm soát của doanh nghiệp để làm cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan để làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải pháp.
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối tượng nghiên cứu: Các nội dung của công tác kiểm soát trong doanh nghiệp thương mại.
- Phạm vi không gian: Hoạt động kiểm soát trên thị trường Hà Nội đối với toàn bộ các mặt hàng mỹ phẩm do Công ty TNHH Thương mại Hasan phân phối.
- Phạm vi thời gian: Số liệu và dữ liệu thứ cấp được thu thập, phân tích trong giai đoạn 3 năm (2009–2011 và số liệu tài chính giai đoạn 2010–2012); dữ liệu điều tra sơ cấp được tiến hành từ ngày 04/03/2013 đến ngày 20/04/2013.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại và quản trị bán hàng của các tác giả như Comer (2001), Phạm Công Đoàn (2004), Hoàng Minh Đường & Nguyễn Thừa Lộc (2006), Phạm Vũ Luận (1995).
Về mặt lý luận, kiểm soát được định nghĩa là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã xác định. Công tác kiểm soát vận hành dựa trên 4 nguyên tắc cơ bản:
- Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả.
- Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng.
- Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan.
- Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.
Quy trình kiểm soát lý thuyết trong doanh nghiệp thương mại gồm 4 bước: (1) Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát; (2) Đo lường kết quả hoạt động; (3) So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát và tiến hành thông báo; (4) Tiến hành hoạt động điều chỉnh. Hệ thống kiểm soát chịu sự tác động đồng thời của các nhân tố môi trường vĩ mô (pháp luật, văn hóa - xã hội, kinh tế, khoa học công nghệ, chính trị) và các nhân tố môi trường vi mô bên trong doanh nghiệp (tiềm lực tài chính, tiềm năng con người, trình độ tổ chức quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật).
Để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả phối hợp các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:
| Phương pháp |
Quy mô và đối tượng thu thập |
Thời gian / Nguồn cung cấp |
Mục đích sử dụng |
| Điều tra trắc nghiệm |
Phiếu khảo sát gửi đến 8 cán bộ công nhân viên (CBCNV) thuộc Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán |
Từ 05/03/2013 đến 15/03/2013 |
Thu thập đánh giá thực tế về mức độ quan trọng, tính hiệu quả và tác động của công tác kiểm soát |
| Phỏng vấn chuyên gia |
Phỏng vấn trực tiếp 3 lãnh đạo: Bà Bùi Thị Duyên (Giám đốc), Ông Hoàng Quốc Cường (Phó Giám đốc), Chị Nguyễn Thị Ngọc (Trưởng phòng Kinh doanh) |
Tháng 03/2013 tại trụ sở số 50, tổ 37, phường Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội |
Đánh giá định hướng kiểm soát hiện tại và kế hoạch phát triển tương lai của doanh nghiệp |
| Thu thập dữ liệu thứ cấp |
Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo bán hàng giai đoạn 2010–2012 |
Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh Công ty Hasan |
Làm căn cứ phân tích biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận và kết quả kinh doanh |
| Xử lý và phân tích dữ liệu |
Thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh; kết hợp phương pháp tiếp cận hệ thống logic, duy vật biện chứng và duy vật lịch sử |
Toàn bộ dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đã thu thập |
Khái quát thực trạng, tìm ra nguyên nhân của hạn chế và luận chứng cho các giải pháp hoàn thiện |
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát tại doanh nghiệp thương mại
Chương I hệ thống hóa các vấn đề lý luận cốt lõi về kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp thương mại. Tác giả làm rõ bản chất kiểm soát là một hệ thống phản hồi giúp nhà quản trị nắm bắt tiến độ, nâng cao chất lượng hoạt động, ứng phó với biến động môi trường và phân quyền hiệu quả.
Nội dung chương trình bày chi tiết quy trình 4 bước kiểm soát chuẩn mực, đồng thời phân loại hệ thống kiểm soát theo 4 giác độ:
- Theo thời gian tiến hành: Kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau.
- Theo tần suất: Kiểm soát liên tục, kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất.
- Theo mức độ tổng quát: Kiểm soát toàn bộ, kiểm soát bộ phận và kiểm soát cá nhân.
- Theo đối tượng: Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật, kiểm soát con người, kiểm soát thông tin và kiểm soát tài chính.
Chương này cũng phân tích chi tiết tác động của các nhân tố bên ngoài (pháp luật, kinh tế, văn hóa - xã hội, công nghệ, chính trị) và các nhân tố bên trong (tiềm lực tài chính, nhân lực, trình độ quản lý, cơ sở vật chất) đến tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát.
Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát của Công ty TNHH Thương mại Hasan
Chương II tập trung phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan (thành lập ngày 03/09/2009; mã số thuế 0104144599; trụ sở tại số 50, tổ 37, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, Hà Nội).
Về cơ cấu tổ chức và nhân sự: Bộ máy công ty gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) và các bộ phận: Kinh doanh, Kế toán, Nhân sự (tuyển dụng & đào tạo, tiền lương, BHXH/khen thưởng/kỷ luật), Kho, Chăm sóc khách hàng, Giao hàng, PG (Cửa hàng trưởng và Nhân viên bán hàng). Từ 2 thành viên sáng lập năm 2009, đến năm 2013 công ty đã phát triển lên 34 nhân sự, trong đó lao động nữ chiếm đại đa số với 29 người (chiếm 85,3%) và lao động nam có 5 người, phù hợp với đặc thù tư vấn ngành mỹ phẩm.
Về kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010–2012, tác giả tổng hợp qua bảng số liệu tài chính:
| Chỉ tiêu |
Năm 2010 |
Năm 2011 |
Năm 2012 |
So sánh 2011/2010 (%) |
So sánh 2012/2011 (%) |
| Doanh thu thuần về bán hàng (triệu đồng) |
3.683 |
7.833 |
10.758 |
+112,67% (+4.150 tr.đ) |
+37,34% (+2.925 tr.đ) |
| Lợi nhuận gộp về bán hàng (triệu đồng) |
1.839 |
3.916 |
4.841 |
+112,94% |
+23,62% |
| Lợi nhuận thuần từ HĐKD (triệu đồng) |
386 |
565 |
640 |
+46,37% (+179 tr.đ) |
+13,27% (+75 tr.đ) |
| Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (triệu đồng) |
386 |
565 |
640 |
+46,37% (+179 tr.đ) |
+13,27% (+75 tr.đ) |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN (triệu đồng) |
312 |
551 |
637 |
+76,60% (+239 tr.đ) |
+15,61% (+86 tr.đ) |
Về thực trạng nội dung kiểm soát, công ty áp dụng quy trình thực tế gồm 3 bước: Xây dựng tiêu chuẩn -> Đo lường, đánh giá -> Điều chỉnh.
- Xác định tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn đầu ra gồm định mức doanh thu so sánh theo năm; lợi nhuận; số lượng đơn đặt hàng; chỉ tiêu phát triển ít nhất 3 đại lý mới/tháng đối với mỗi nhân viên kinh doanh; chỉ tiêu khoán doanh số theo quý cho nhân viên bán hàng tại từng cửa hàng/đại lý; yêu cầu nhân viên bán hàng tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên (ưu tiên khối kinh tế). Cơ chế xếp loại doanh số tháng: Loại A (đạt ≥ 100% doanh số, thưởng 2% tổng doanh số), Loại B (đạt 80%–90%, thưởng 1,5%), dưới 80% không thưởng, dưới 50% bị phạt. Tiêu chuẩn đầu vào gồm các cuộc tiếp xúc định kỳ, định mức chi phí bán hàng, tần suất liên hệ qua điện thoại.
- Đo lường và đánh giá: Áp dụng phương pháp quan sát dữ kiện (báo cáo tài chính, báo cáo lượng hàng tiêu thụ hàng tháng) và quan sát trực tiếp, tiếp xúc cá nhân. Đánh giá nhân viên bán hàng dựa trên bảng thang điểm 10:
| Chỉ tiêu đánh giá nhân viên bán hàng |
Thang điểm |
| 1. Mức độ hoàn thành kế hoạch công việc |
3 |
| 2. Số lượng khách hàng mới |
2 |
| 3. Khả năng xây dựng kế hoạch trong bán hàng |
2 |
| 4. Thực hiện quy định của công ty |
1 |
| 5. Chuyên môn, kỹ năng trong bán hàng |
2 |
| Tổng điểm |
10 |
Quy trình đánh giá thành tích nhân viên bán hàng trải qua các bước: Giao nhiệm vụ -> Đưa ra sự kỳ vọng -> Kiểm soát, theo dõi thực hiện -> Đánh giá sự hoàn thành -> Thảo luận kết quả (nếu tiến bộ: thăng tiến, khen thưởng; nếu cần bổ sung: tiếp tục đào tạo; nếu không tiến bộ: thay đổi, sa thải). Công ty sử dụng ma trận đánh giá kết hợp giữa định lượng và định tính để đưa ra hình thức khen thưởng, tăng lương, đào tạo lại, thuyên chuyển hoặc kỷ luật.
- Điều chỉnh hoạt động: Ban Giám đốc tiến hành điều chỉnh định kỳ đối với mục tiêu bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kiểm soát, hình thức phân phối và phương thức quảng bá giới thiệu sản phẩm.
Tác giả chỉ ra các ưu điểm (duy trì kiểm soát liên tục, quy trình gọn nhẹ, đảm bảo tăng trưởng doanh số) cùng những hạn chế tồn tại: tiêu chuẩn kiểm soát còn nặng tính định tính; chế độ thông tin báo cáo giữa các bộ phận chưa đều đặn; đội ngũ tiếp thị mỏng và thiếu chuyên nghiệp; việc kiểm soát quá chặt chẽ đôi khi gây áp lực tâm lý cho nhân viên; hoạt động nghiên cứu thị trường chưa sâu do kinh phí kiểm soát còn eo hẹp.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát của Công ty TNHH Thương mại Hasan
Chương III xác định phương hướng phát triển và đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại công ty.
Về phương hướng và mục tiêu kinh doanh năm 2013: Công ty đặt mục tiêu củng cố thị trường miền Bắc (trọng điểm là Hà Nội), mở rộng mạng lưới phân phối vào miền Trung, miền Nam và các tỉnh lẻ; nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng; hoàn thiện tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng. Chỉ tiêu kế hoạch tài chính năm 2013:
| Chỉ tiêu |
Thực hiện năm 2012 |
Kế hoạch năm 2013 |
| Tổng doanh thu (triệu đồng) |
10.137,0 |
Tăng 1,5 lần so với 2012 |
| Tổng chi phí (triệu đồng) |
4.067,5 |
Tốc độ tăng chậm (bằng 0,5 lần năm 2012) |
| Lợi nhuận trước thuế (triệu đồng) |
640,0 |
960,0 |
| Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) |
637,0 |
955,5 |
Các giải pháp cụ thể do tác giả đề xuất:
- Hoàn thiện công tác xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát: Kết hợp hài hòa giữa tiêu chuẩn định lượng (năng suất, doanh thu, lợi nhuận, chi phí) và tiêu chuẩn định tính (mức độ thỏa mãn của khách hàng, chất lượng dịch vụ trước - trong - sau bán, trình độ văn minh thương mại); tinh lọc số lượng tiêu chuẩn để tránh phân tán sự tập trung của nhà quản trị.
- Hoàn thiện công tác đo lường và phân tích kết quả kiểm soát: Kết hợp phương pháp đo lường qua số liệu tài chính với tiếp xúc trực tiếp khéo léo (tránh gây áp lực tâm lý hoặc tình trạng báo cáo thiếu trung thực) và phương pháp dự báo xu hướng; xây dựng quy trình kiểm soát kết quả bán hàng đa tiêu chí; kết hợp kiểm soát định kỳ (1 tháng/lần) với kiểm soát đột xuất tại các đại lý và kho dự trữ; đặc biệt chú trọng thông báo kết quả kiểm soát nhanh chóng, kịp thời để các quyết định điều chỉnh giữ nguyên giá trị thực tiễn.
- Hoàn thiện hoạt động điều chỉnh: Chủ động tiến hành điều chỉnh trước, trong và sau hoạt động bán hàng một cách nhanh chóng, đúng liều lượng nhằm hạn chế tổn thất và thích ứng linh hoạt với thị trường.
- Các giải pháp nội bộ: Đẩy mạnh bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; chuẩn hóa tuyển dụng nhân sự đúng chuyên ngành kinh tế; thực hiện chế độ đãi ngộ, thưởng phạt phân minh kết hợp lợi ích vật chất và tinh thần; quản lý chặt chẽ định mức tồn kho hàng hóa để giảm chi phí phát sinh.
- Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước: Đề xuất Nhà nước hoàn thiện hành lang pháp lý nhập khẩu, hỗ trợ tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, xử lý nghiêm minh hàng nhập lậu và trốn thuế để bảo đảm môi trường cạnh tranh công bằng; đơn giản hóa thủ tục hành chính hải quan nhằm rút ngắn thời gian thông quan; mở các lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn về bán hàng và kỹ năng kiểm soát cho cộng đồng doanh nghiệp.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa được bức tranh toàn cảnh về kết quả kinh doanh và hoạt động kiểm soát của Công ty TNHH Thương mại Hasan qua chuỗi số liệu 2010–2012:
- Ghi nhận tốc độ tăng trưởng doanh thu từ 3.683 triệu đồng (2010) lên 7.833 triệu đồng (2011, tăng 112,67%) và đạt 10.758 triệu đồng (2012, tăng 37,34%); lợi nhuận sau thuế tăng từ 312 triệu đồng (2010) lên 551 triệu đồng (2011) và đạt 637 triệu đồng (2012).
- Khái quát mô hình đánh giá nhân sự thông qua Bảng chấm điểm 5 tiêu chí thang điểm 10, quy trình đánh giá 4 bước và Ma trận đánh giá thành tích bán hàng kết hợp Định lượng - Định chất.
- Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng gắn liền với kế hoạch mở rộng thị trường và kế hoạch tài chính năm 2013 (mục tiêu lợi nhuận sau thuế đạt 955,5 triệu đồng).
Đóng góp của đề tài được tác giả tự xác định là công trình nghiên cứu độc lập đầu tiên về công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan, phân tích sâu các đặc thù về ngành hàng mỹ phẩm nhập khẩu, thị trường phân phối và cơ cấu lao động nữ chiếm đa số tại doanh nghiệp.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số hạn chế do chính tác giả thừa nhận và giới hạn bởi phạm vi nghiên cứu:
- Quy mô mẫu khảo sát sơ cấp: Số lượng mẫu điều tra trắc nghiệm còn nhỏ (8 cán bộ nhân viên thuộc 2 phòng ban) và phỏng vấn chuyên gia giới hạn trong 3 cán bộ quản lý, do thời gian nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp ngắn (từ tháng 3 đến tháng 4 năm 2013).
- Phạm vi không gian: Dữ liệu nghiên cứu thực trạng và đánh giá khách hàng chủ yếu tập trung tại khu vực thị trường Hà Nội.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu công tác kiểm soát chuỗi cung ứng và kênh phân phối khi công ty phát triển hệ thống đại lý sang thị trường miền Trung, miền Nam và các tỉnh thành khác theo phương hướng chiến lược đã đề ra.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp thương mại trong việc tiếp cận phương pháp phân tích thực trạng kiểm soát tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ (SMEs).
- Các nhà quản lý doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm trong việc vận dụng bảng thang điểm 10 đánh giá nhân viên bán hàng, ma trận kiểm soát thành tích định lượng - định chất, và quy trình xử lý chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
- Bộ câu hỏi điều tra trắc nghiệm tại phần phụ lục có thể được tái sử dụng để xây dựng công cụ khảo sát nội bộ về nhận thức kiểm soát trong doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Thương mại Hasan có đặc điểm gì nổi bật?
Năm 2009, công ty thành lập với 2 thành viên sáng lập (bà Bùi Thị Duyên và ông Hoàng Quốc Cường). Đến năm 2013, tổng nhân sự đạt 34 người. Do đặc thù kinh doanh mỹ phẩm Valencia Gio hướng tới khách hàng nữ, lực lượng lao động của công ty có 29 nữ (chiếm 85,3%) và 5 nam.
2. Công ty Hasan áp dụng cơ chế thưởng phạt theo doanh số hàng tháng như thế nào?
Doanh nghiệp xếp hạng đại lý/cửa hàng theo tỷ lệ hoàn thành doanh số khoán: đạt từ 100% trở lên xếp loại A (thưởng 2% tổng doanh số); đạt từ 80% đến dưới 100% xếp loại B (thưởng 1,5% tổng doanh số); đạt dưới 80% không được thưởng; đạt dưới 50% bị phạt tùy theo nguyên nhân.
3. Thang điểm 10 đánh giá nhân viên bán hàng tại công ty phân bổ điểm số ra sao?
Thang điểm 10 gồm 5 tiêu chí: Mức độ hoàn thành kế hoạch công việc (3 điểm); Số lượng khách hàng mới (2 điểm); Khả năng xây dựng kế hoạch trong bán hàng (2 điểm); Thực hiện quy định của công ty (1 điểm); Chuyên môn, kỹ năng trong bán hàng (2 điểm).
4. Dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thu thập từ những đối tượng nào?
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm gửi tới 8 CBCNV thuộc Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán (từ 05/03/2013 đến 15/03/2013), kết hợp phỏng vấn trực tiếp 3 lãnh đạo quản lý: Bà Bùi Thị Duyên (Giám đốc), Ông Hoàng Quốc Cường (Phó Giám đốc) và Chị Nguyễn Thị Ngọc (Trưởng phòng Kinh doanh).
5. Mục tiêu tài chính năm 2013 của Công ty Hasan được đề ra như thế nào?
Công ty đặt kế hoạch năm 2013 tăng tổng doanh thu và lợi nhuận lên 1,5 lần so với năm 2012; tốc độ tăng chi phí chậm bằng 0,5 lần năm 2012; chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế đạt 960 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 955,5 triệu đồng.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thanh Huyền đã hệ thống hóa lý luận về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp thương mại và phản ánh chi tiết thực trạng kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Hasan giai đoạn 2010–2012. Tác giả đã phân tích rõ các mắt xích từ xây dựng tiêu chuẩn, đo lường đánh giá theo thang điểm và ma trận thành tích, đến hoạt động điều chỉnh kinh doanh. Trên cơ sở đó, công trình đề xuất các giải pháp hoàn thiện tiêu chuẩn định tính - định lượng, tối ưu hóa công tác thông báo, điều chỉnh và kiến nghị chính sách nhằm nâng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.
