CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TRONG CÁC TỔ CHỨC 1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp 1.1 Một số hệ thống quản lý trong tổ chức “Hệ thống quản lý là hệ thống để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt được các mục tiêu đó. Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau, ví dụ như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống quản lý môi trường” (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, 2007, trang 22).1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống Hệ thống quản lý chất lượng Chất lượng là toàn bộ các tính năng, và đặc điểm của một sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng đáp ứng nhu cầu đề ra. Chất lượng đo lường được thông qua sự hài lòng của khách hàng và nhu cầu của khách hàng được thỏa mãn (TCVN ISO 9001: 2008, 2008). Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý.
Quản lý chất lượng là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý chung, xác định chính sách chất lượng, mục đích và trách nhiệm, thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chất lượng (TCVN ISO 9001: 2008, 2008). QLCL nếu chỉ thực hiện riêng rẽ, chỉ do một bộ phận trong tổ chức thực hiện sẽ không hiệu quả, không có sự thống nhất trong toàn bộ tổ chức, vì thế tổ chức phải nhìn nhận QLCL mang tính hệ thống. “HTQLCL là một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng”(TCVN ISO 9001: 2008, 2008). HTQLCL bao gồm cơ cấu tổ chức, thủ tục, quá trình, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết để thực hiện việc QLCL nhằm đảm bảo khách hàng chấp nhận được những gì mà họ mong muốn.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng Tám nguyên tắc của quản lý chất lượng đã được xác định là cơ sở cho các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng trong bộ TCVN ISO 9001:2008. - Nguyên tắc 1- Hướng vào khách hàng: Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ. - Nguyên tắc 2- Sự lãnh đạo: Người lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn toàn lôi cuốn mọi người tham gia để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Nguyên tắc 3 -Sự tham gia của mọi người: Mọi người ở tất cả các cấp là yếu tố của một tổ chức và việc huy động họ tham gia đầy đủ sẽ giúp cho việc sử dụng được năng lực của họ vì lợi ích cho tổ chức. - Nguyên tắc 4 -Cách tiếp cận theo quá trình: Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. - Nguyên tắc 5 -Tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý: Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ đem lại hiệu lực và hiệu quả của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. - Nguyên tắc 6 -Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là một mục tiêu thường trực của tổ chức.
- Nguyên tắc 7 -Quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. - Nguyên tắc 8 -Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng: Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Hệ thống quản lý môi trường Hệ thống quản lý môi trường là một phần trong hệ thống quản lý của một tổ chức được sử dụng để triển khai và áp dụng chính sách môi trường và quản lý các khía cạnh môi trường của tổ chức. Hệ thống quản lý môi trường được xây dựng trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001, phiên bản hiện hành là ISO 14001:2004.
Hoạt động của hệ thống quản lý môi trường dựa theo mô hình PDCA. ISO 14000 là một bộ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường, trong đó ISO 14001 và ISO 14004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001 là các yêu cầu đối với hệ thống (mà theo đó việc đánh giá chứng nhận các hệ thống quản lý môi trường sẽ được tiến hành). Có cấu trúc tương tự như tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, ISO 14000 có thể được áp dụng trong mọi loại hình tổ chức, bất kể với quy mô nào.3 Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp Sức khoẻ và an toàn lao động đang trở thành mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp, tổ chức cũng như của người lao động.
Doanh nghiệp, tổ chức ngày càng quan tâm nhiều hơn đến việc chứng minh được với các nhà đầu tư, với nhân viên, với khách hàng và các bên hữu quan khác về việc họ đã kiểm soát được hoạt động bảo đảm sức khoẻ và an toàn lao động, thể hiện qua việc quản lý được các mối nguy và tăng cường tác động tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề sức khỏe và an toàn lao động, việc áp dụng phương pháp quản lý theo tiêu chuẩn OHSAS 18000 - hệ thống tiêu chuẩn quốc tế là hết sức cần thiết. Tiêu chuẩn OHSAS quy định các yêu cầu chi tiết về hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn lao động để hỗ trợ việc theo dõi và kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu suất thực hiện hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn lao động. Mục đích của hệ thống là đề kiểm soát các rủi ro về mặt an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
OHSAS 18001 có thể áp dụng cho tất cả loại hình hay qui mô tổ chức. OHSAS 18001 được thiết kế tương thích với các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 nhằm tạo điều kiện xây dựng một hệ thống tích hợp với mục đích chất lượng cho sản phẩm – an toàn cho con người – an toàn cho môi trường – tiết kiệm chi phí. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Hệ thống quản lý tích hợp 1.1 Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp Phương pháp luận được các tổ chức sử dụng để ra các quyết định và quản lý các nguồn lực được xem như là một hệ thống quản lý. Hệ thống quản lý thường được chia thành nhiều phần hay hệ thống phụ mà có thể được quản lý một cách riêng biệt và với sự độc lập tương đối.
Nhiều phần hay hệ thống phụ của hệ thống quản lý của tổ chức phản ánh những nhu cầu và mong đợi khác nhau của những người có quyền lợi liên quan như các khách hàng, những nhà cung cấp, cổ đông, nhân công và xã hội. Nhiều tổ chức sử dụng các tiêu chuẩn để quản lý những khía cạnh cụ thể của việc thực hiện của tổ chức như là những khía cạnh liên quan đến chất lượng hay môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống quản lý mà tất cả các hệ thống và các quy trình của tổ chức được tích hợp theo một khuôn khổ hoàn chỉnh nhất, cho phép tổ chức làm việc như một hệ thống duy nhất với mục tiêu thống nhất. Trong đó, việc tích hợp được thực hiện dựa vào những điểm chung nhất của những hệ thống riêng lẻ (David Smith and Rob Politowski, 2007).
Tích hợp có nghĩa là kết hợp; đặt tất cả các hoạt động quản lý nội bộ vào một hệ thống nhưng không phân tách thành từng phần riêng biệt. Các hệ thống này là một phần không thể thiếu của hệ thống quản lý của công ty và phải được liên kết với nhau để tạo nên một thể thống nhất. Một hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống quản lý tích hợp tất cả các thành phần của một doanh nghiệp thành một hệ thống thống nhất để giúp đạt được các mục đích và sứ mệnh của mình (BSI IQA, 2007). Một hệ thống quản lý tích hợp kết hợp tất cả các thành phần liên quan của một doanh nghiệp thành một hệ thống quản lý và hoạt động dễ dàng hơn.
Hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, và An Toàn thường được kết hợp và quản lý như một hệ thống quản lý tích hợp. Đây không phải là hệ thống riêng biệt liên kết với nhau, thay vào đó, chúng được tích hợp với các mối liên kết để quá trình tương tự được quản lý liên tục và thực hiện mà không có sự trùng lặp. Thành phần IMS chung cho tất cả các hệ thống bao gồm các nguồn lực (con người, cơ sở vật chất và thiết bị, vv) và các quá trình (tài liệu trong QMS / EMS / OHS và áp dụng trong toàn công ty). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1:Mô hình tích hợp các hệ thống theo tiêu chuẩn (Nguồn: PAS 99:2012, British Standard) 1.2 Sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản lý tích hợp Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO đang ngày càng được các tổ chức áp dụng phổ biến và rộng rãi trên toàn thế giới.
Việc triển khai áp dụng và làm thế nào để đáp ứng và thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn thì tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Tại Việt Nam cũng như những quốc gia khác, đã có những doanh nghiệp áp dụng đồng thời từ hai tiêu chuẩn trở lên. Theo báo cáo thống kê của tổ chức ISO (iso.org) trên 80% tiêu chuẩn doanh nghiệp áp dụng đều được tiêu chuẩn hoá quốc tế từ tổ chức ISO nên có cấu trúc tương đồng như nhau. Do đó, việc áp dụng đồng thời nhiều tiêu chuẩn này đã gây ra khó khăn cho doanh nghiệp khi áp dụng như: các tiêu chuẩn đều có điểm chung về những quy trình quản lý chung : kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, quy trình kiểm soát sự không phù hợp, quy trình kiểm soát hành động khắc phục, phòng ngừa, quy trình xem xét của lãnh đạo, việc xây dựng chính sách, mục tiêu, trách nhiệm quyền hạn….