Phần mở đầu Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -3- CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Hệ thống quản lý và nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức 1.1 Hệ thống quản lý của một tổ chức Hệ thống quản lý của một tổ chức là hệ thống để thiết lập chính sách, mục tiêu và để đạt đƣợc các mục tiêu đó của tổ chức.
Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau, ví dụ nhƣ hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống quản lý môi trƣờng… Trong hệ thống quản lý của tổ chức có các phƣơng pháp quản lý nhƣ sau: Quản lý bằng phƣơng pháp quản lý hành chính là sự tác động trực tiếp của ngƣời lãnh đạo đến ngƣời chấp hành bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi mọi ngƣời trong tổ chức phải chấp hành thực hiện một hành động nào đó, nhằm xác định trật tự kỉ cƣơng trong doanh nghiệp, kết nối các phƣơng pháp khác thành hệ thống, giải quyết nhanh chóng các vấn đề đặt ra. Quản lý bằng phƣơng pháp kinh tế là dùng sự tác động đến lợi ích vật chất của cá nhân hay tập thể nhằm làm cho họ quan tâm đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về các hành động của chính bản thân họ. Lợi ích cá nhân của ngƣời lao động là yếu tố cơ bản nhất tác động đến hoạt động của ngƣời lao động. Nếu không có sự khuyến khích của lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất thì động lực kích thích ngƣời lao động sẽ bị thủ tiêu.
Quản lý bằng phƣơng pháp tuyên truyền giáo dục là cách tác động đến tinh thần và năng lực chuyên môn của ngƣời lao động để nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công việc và hiệu quả công tác.2 Nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -4- một tổ chức cần làm để có đƣợc những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho tổ chức xác định đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc hoạt động, giảm thiểu đƣợc rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lƣợc đó, xây dựng đƣợc các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết của một tổ chức, một công cụ tối ƣu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn khác nhau Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thƣờng chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức.1 Giai đoạn tiền COSO ( từ năm 1992 trở về trước) Từ những năm cuối thế kỹ 19, các công ty kiểm toán độc lập lần lƣợt ra đời nhằm đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính để cung cấp bức tranh về tình hình tài chính của công ty cho ngân hàng tin tƣởng mà cung cấp vốn. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính này, các kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến kiểm soát nội bộ của công ty. Do yêu cầu phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đƣa đến nhu cầu tăng cƣờng quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn, và do đó hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Đến năm 1929, một Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) đã đề cập chính thức đến thuật ngữ KSNB, theo đó kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -5- Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants) trong một công bố của mình cũng đã định nghĩa KSNB “…là các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Sau công bố trên, việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng đƣợc chú trọng trong các cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, sau đó các vụ phá sản của các công ty lớn đã xảy ra đã bộc lộ nhiều sai phạm trong các giai đoạn của cuộc kiểm toán, từ việc thực hiện thủ tục kiểm toán, việc chọn mẫu không thích hợp cho đến sự hiểu biết về hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ không đƣợc chú trọng đúng mức. Trƣớc thực tế trên, vào năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “ Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”.
Trong báo cáo này, KSNB đã đƣợc định nghĩa là: “…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời quản lý”. Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm KSNB đã không ngừng đƣợc mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên KSNB giai đoạn này chỉ mới dừng lại nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính.2 Giai đoạn Báo cáo COSO 1992 Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế của Hoa Kỳ cũng nhƣ nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Số lƣợng các công ty tăng nhanh, kể cả các công ty thuộc quyền sở hữu của nhà nƣớc và kinh doanh quốc tế.
Cùng với sự phát triển này, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Vào năm 1979, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC – Securities and Exchange Commission) đã đƣa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Điều này đã gây ra LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -6- nhiều tranh luận và một trong những luận điểm chống đối là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Trong thời gian này, có rất nhiều quan điểm và khái niệm khác nhau liên quan đến kiểm soát nội bộ, và cách hiểu về KSNB cũng rất khác nhau đối với nhiều ngƣời trong đó có các nhà kinh doanh, các nhà hoạch định chính sách và các nhà nghiên cứu, tạo ra sự nhằm lẫn trong quá trình áp dụng dẫn tới những những bê bối trầm trọng trong doanh nghiệp.
Trƣớc vấn đề này, đòi hỏi cần phải có một tiếng nói chung trong vấn đề khái niệm mang tính chuẩn mực đƣợc nhiều ngƣời chấp nhận và chính vì thế mà vào năm 1985 Ủy ban COSO đã đƣợc thành lập. Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đó là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -7- KSNB là một quá trình. KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện để giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu. mà phải bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên.
Chính con ngƣời sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt đƣợc. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời. nên dẫn đến không đạt đƣợc các mục tiêu.
KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.