mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích. của người thực hiện công việc. Bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây: - Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, thời gian hao phí thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc. - Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến việc thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. - Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. - Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc.
Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên. - Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của Công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục.3 Nội dung trình tự thực hiện phân tích công việc - Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. - Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của Công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 - Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bản câu hỏi. - Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin.
Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. - Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc 1.3 Tuyển dụng Sau khi phân tích công việc, hiểu được các yêu cầu, đặc điểm của công việc, các tiêu chuẩn công việc, việc quan trọng tiếp theo của một nhà quản trị gia trong quá trình quản trị NNL là tuyển dụng nhân viên. Tuyển dụng nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong họat động của các doanh nghiệp. Những nhân viên không có đủ năng lực cần thiết để thực hiện công việc sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả quản trị và chất lượng thực hiện công việc.
Nó còn làm ảnh hưởng xấu đến bầu không khí của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân viên không phù hợp, sau đó sa thải họ, không những gây tổn thất cho doanh nghiệp mà còn gây tâm lý xáo trộn tinh thần các nhân viên khác và ảnh hưởng đến các chính sách xã hội.1 Nguồn ứng viên từ nội bộ doanh nghiệp Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp như tuyển trực tuyến từ nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 tuyển người theo các hình thức quảng cáo; tuyển người thông qua các trung tâm dịch vụ việc làm ….Khác với đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức tuyển dụng nội bộ được thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên từ bên trong doanh nghiệp. Hình thức tuyển các nhân viên từ bên trong doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do có các ưu điểm sau đây so với việc tuyển ứng viên từ bên ngòai: - Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm, và ít bỏ việc. - Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới.
Họ đã là quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và tìm ra cách thức diễn đạt được mục tiêu đó. Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho các doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên hình thức tuyển dụng trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng có thể gây ra một số khó khăn như: - Việc nhân viên đảm nhận một chức vụ còn trống cho doanh nghiệp theo kiểu thăng chức nội bộ có thể gây ra hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây và họ sẽ rập khuôn lại theo cách làm việc đó, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không thí thi đua mới. Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang trong mức độ trì trệ, hoạt động kém hiệu quả.
- Trong doanh nghiệp dể hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn, từ đó không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Nguồn ứng viên từ bên ngòai doanh nghiệp - Dự báo tác động của môi trường đến nguồn ứng viên cho doanh nghiệp Trong thực tế, đối với các doanh nghiệp lớn, việc dự báo nguồn cung cấp ứng viên từ thị trường sức lao động thường phải dựa trên cơ sở dự báo tình hình kinh tế nói chung. Điều kiện thị trường địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp. Thông thường tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều và doanh nghiệp càng dễ tuyển nhân viên.
Dân số VN rất trẻ hàng năm, gần 40% dân số dưới tuổi 15, tuổi trung bình của dân số là 20, hàng năm tỷ lệ người bước vào tuổi lao động ở nước ta khoảng 3%, xấp xỉ ba lần số người ra khỏi tuổi lao động. Trung bình mỗi năm nguồn lao động tăng thêm gần một triệu người (nguồn: Tổng cục thống kê). Thị trường sức lao động của địa phương cũng bị ảnh hưởng rất quan trọng đến việc cung cấp ứng viên cho doanh nghiệp. Việc làm có thể tăng hay giảm rõ rệt trong một thành phố hoặc một vùng nào đó do kết quả phát triển hoặc đóng cửa một và xí nghiệp lớn hoặc một vài đợt di dân.
Cuối cùng, cũng cần phải lưu ý về khả năng của thị trường trong việc cung cấp ứng viên cho một số nghề đặc biệt, hoặc có trình độ lành nghề cao. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống thông tin thị trường lao động của VN chưa được chú ý phát triển đúng mức nên khó đánh giá được lượng cung cầu lao động theo từng nghề nghiệp. - Những yếu tố hạn chế khả năng thu hút ứng viên của doanh nghiệp. Có 5 yếu tố có thể hạn chế khả năng tuyển chọn được ứng viên tôt nhất cho công việc trong tổ chức doanh nghiệp: + Bản thân công việc không hấp dẫn những công việc được đánh giá là nhàm chán, thu nhập thấp, ít cơ hội thăng tiến, nguy hiểm, vị trí xã hội thấp .v… Sẽ khó thu hút được ứng viên giỏi.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 + Doanh nghiệp không hấp dẫn. Mặc dù ứng viên thích công việc nhưng lại không thích loại hình, tên gọi, thành phần kinh tế, quy mô tổ chức, uy tín, triển vọng v.v…của doanh nghiệp. Những tổ chức, doanh nghiệp bị ứng viên nhận thức, đánh giá thấp thường có ít ứng viên và khó có khả năng thu hút được những ứng viên giỏi. + Chính sách cán bộ của doanh nghiệp.