phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận chung về hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Phƣơng pháp luận và thiết kế nghiên cứu. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.
Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.Tổng quan tình hình nghiên cứu Qua tìm hiểu và tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học, tác giả nhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, mỗi đề tài có đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu khác nhau, có thời gian và không gian khác nhau, có thể khái quát lại nhƣ sau: (1) Đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thép Việt - Ý” của ThS. Trần Đức Cảnh năm 2012 đã đề cập đến một số nội dung chính sau: - Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức nhƣ: chức năng và lĩnh vực trong quản trị; các nguyên tắc xây dựng, những nhân tố ảnh hƣởng và mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức; các kiểu cơ cấu tổ chức và những phƣơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thép Việt - Ý về các nội dung: chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; đội ngũ cán bộ quản lý và tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận; về phân cấp quản lý trong công ty. Từ đó đƣa ra đánh giá tổng quát những mặt hợp lý, những mặt bất cập và nguyên nhân của cơ cấu tổ chức hiện tại. - Xuất phát từ tầm nhìn và định hƣớng phát triển của công ty, đề tài đã đề xuất sơ đồ cơ cấu tổ chức mới và một số giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thép Việt - Ý; trong đó tập trung vào: đào tạo và bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ quản lý theo yêu cầu mới, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo và tiêu chuẩn hóa cán bộ, xây dựng và phát triển văn hóa công ty, thực hiện dân chủ… (2) Đề tài “Tái cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp dệt may của Tập đoàn dệt may Việt Nam” của TS. Ngô Thị Việt Nga năm 2012 đã đề cập đến một số nội dung chính sau: 4 - Những vấn đề lý luận cơ bản về tái cơ cấu doanh nghiệp, trong đó đi sâu vào vấn đề tái cơ cấu quá trình kinh doanh và tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
- Đề tài đã nghiên cứu, đánh giá cụ thể về mô hình cơ cấu tổ chức trƣớc và sau khi tiến hành tái cơ cấu doanh nghiệp của Tập đoàn Dệt may VN và 02 doanh nghiệp thành viên (Tổng công ty May 10 – Công ty cổ phần; Tổng công ty cổ phần Đức Giang); từ đó đƣa ra đƣợc những tồn tại trong quá trình tái cơ cấu các doanh nghiệp may của Tập đoàn Dệt may VN. - Xuất phát từ định hƣớng phát triển, đề tài đã đƣa ra các giải pháp hoàn thiện quá trình tái cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp may của Tập đoàn Dệt may Việt Nam. Trong đó tập trung vào việc thiết kế quá trình kinh doanh, xây dựng lộ trình chiến lƣợc và áp dụng hình thức tái cơ cấu hợp lý cho các doanh nghiệp may của Tập đoàn Dệt may Việt Nam. (3) Đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tấn Phát” của ThS.
Hoàng Minh Tuyến năm 2013 đã đề cập đến một số nội dung chính sau: - Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức nhƣ: khái niệm, vai trò và các thuộc tính của cơ cấu tổ chức; sự phân công trong cơ cấu tổ chức (theo chiều dọc và chiều ngang); cơ sở và quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức. - Nghiên cứu, phân tích cơ cấu tổ chức của công ty theo các thuộc tính cơ bản và chỉ ra những bất hợp lý trong phân công theo chiều dọc cũng nhƣ theo chiều ngang. - Nhận diện chiến lƣợc của Công ty và xác định mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lƣợc. Đề ra các nội dung và kế hoạch thực hiện hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
(4) Đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Xây lắp thủy sản Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Hồng Nhung năm 2013 đã đề cập đến một số nội dung chính sau: 5 - Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức nhƣ: khái niệm và các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức; các mô hình và các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Trên cơ sở phân tích đánh giá những ƣu, nhƣợc điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại theo các thuộc tính, đề tài đã đƣa ra nhận định, đánh giá chung về những hạn chế của mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại.
- Dựa trên kết quả phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty, đề tài đã đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức gồm có: xác định các công việc theo chức năng; thành lập và xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các bộ phận mới; điều chỉnh, bổ sung sự phân chia quyền hạn và mối quan hệ giữa các bộ phận; hoàn thiện hệ thống thông tin. Các đề tài nghiên cứu nói trên đề cập đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp kinh doanh đơn ngành, địa bàn hoạt động không lớn hay đề cập đến vấn đề cơ cấu tổ chức trên phạm vi rộng toàn Tập đoàn hay Tổng công ty. Do đó khi vận dụng các nghiên cứu này vào các đơn vị có cấu trúc sở hữu vốn phức tạp và kinh doanh đa lĩnh vực thì sẽ có những vƣớng mắc cần phải hoàn thiện và nghiên cứu thêm. Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam là doanh nghiệp nhà nƣớc hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con và chuyên hoạt động trong ngành hàng hải với 3 lĩnh vực kinh doanh chính là vận tải biển, cảng biển và dịch vụ hàng hải.
Do đó, với những đặc thù riêng khác này và trên cơ sở kế thừa kết quả các công trình nghiên cứu trƣớc đây thì việc nghiên cứu hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam là khả thi và có tính ứng dụng cao.Cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm Tổ chức là một thuật ngữ đƣợc dùng rất linh hoạt và có nhiều định nghĩa khác nhau. Tổ chức thƣờng đƣợc hiểu nhƣ là “tập hợp của nhiều người cùng làm 6 việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định” (Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự, 2013, trang 30). Đó có thể là một gia đình, một doanh nghiệp, một trƣờng đại học, một bệnh viện, một cơ quan nhà nƣớc, một đơn vị quân đội, một hiệp hội, một tổ chức tôn giáo… Cơ cấu tổ chức là hình thức cấu tạo bên trong của tổ chức, nó thể hiện mối quan hệ mang tính chính thức hoặc phi chính thức giữa những con ngƣời trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.
Phụ thuộc vào việc cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập nhằm thực hiện chiến lƣợc hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất hiện cơ cấu tổ chức bền vững, mang tính chiến lƣợc hay cơ cấu tạm thời, mang tinh́” tác nghiêp.̣ Cơ cấu tổ chức (chính thức) của một tổ chức “là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bốtrí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch” (Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự, 2013, trang 30). Cơ cấu tổ chức chính thức xác định: tập hợp các nhiệm vụ chính thức đƣợc phân cho các cá nhân và bộ phận; mối quan hệ quyền lực và bảo cáo chính thức, bao gồm các tuyến quyền hạn, trách nhiệm đối với các quyết định, số cấp quản lý và tầm kiểm soát; hệ thống các công cụ đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả giữa những ngƣời lao động bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trƣờng bên ngoài. Bên cạnh cơ cấu tổ chức chính thức , trong tổ chức còn tồn tại nhiều cơ cấu phi chính thức đƣợc tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức. Cơ cấu phi chính thức thƣờng tập hợp những ngƣời cùng quan điểm, lợi ích, sở thích, chủng tộc, quê quán… Các mối quan hệ sâu đậm và không ép buộc của các cơ cấu phi chính thức cho phép con ngƣời có đƣợc sự tiếp xúc với những ngƣời có thể giúp họ thực hiện mục tiêu.
Cơ cấu phi chính thức cũng là nguồn cung cấp sự hỗ trợ tinh thần và tình bạn cần thiết cho việc thỏa mãn các nhu cầu xã hội quan trọng của con ngƣời. Tuy nhiên, cơ cấu phi chính thức cũng có những hạn chế nhất định. Do tồn tại bên ngoài hệ thống quyền hạn chính thức, các 7 cơ cấu phi chính thức có thể nhạy cảm trƣớc tin đồn, phát tán thông tin sai lệch, cản trở sự thay đổi và làm chệch hƣớng các cố gắng hƣớng tới mục tiêu công việc. Cơ cấu tổ chƣ́c bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lƣợc của tổ chức.
Ở tầm tổ chức, việc triển khai các nguồn lực cho thực hiện chiến lƣợc là nhiệm vụ trọng tâm của công tác tổ chức, làm hình thành nên cơ cấu tổ chức mang tính chiến lƣợc. Trong một giai đoạn chiến lƣợc, cơ cấu tổ chức loại này mang tính ổn định cao, chỉ thay đổi trong những tình huống đặc biệt. Cơ cấu tổ chức tạm thời đƣợc hình thành nhằm triển khai các kếhoạch tác nghiệp của tổ chức. Đây chính là cơ cấu ma trận, cơ cấu nhóm xuyên chức năng gắn liền với việc thực hiện các chƣơng trình, dự án và các kế hoạch tác nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác.