chương 1 và chương 2 tác giả dự kiến đề xuất một số giải pháp phù hợp gồm hai nhóm chính là nhóm giải pháp tổng thể và nhóm giải pháp nghiệp vụ. Hướng đến mục tiêu tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ngày càng hiệu quả và hiện đại hóa, góp phần giải quyết bài toán thực tiễn hiện nay tại Viện. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Cơ sở lý luận tổ chức quản lý công tác lưu trữ 1.
Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo sách Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.[3;Tr6] Theo Luật Lưu trữ định nghĩa tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.[5;Tr1] Theo khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 tài liệu lưu trữ được hiểu là tài liệu có các giá trị phục vụ các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc hoặc bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp theo quy định. Như vậy có thể thấy tài liệu lưu trữ theo định nghĩa tại Luật Lưu trữ 2011 phải đảm bảo hai yếu tố, yếu tố thứ nhất là yếu tố về tính pháp lý và hiệu lực của văn bản, được thể hiện qua thể thức văn bản, là bản dấu đỏ, chữ ký tươi hoặc chữ ký photo hợp lệ, trường hợp không có bản chính, bản gốc thì được công nhận bản sao hợp pháp có hiệu lực pháp lý tương đương bản gốc, bản chính của tài liệu; yếu tố thứ hai là giá trị thông tin của tài liệu phải có giá trị về nhiều mặt được lựa chọn kỹ càng để lưu trữ.
11 Giá trị của tài liệu lưu trữ được thể hiện qua cơ sở về mặt lý luận, về mặt khoa học, tức là căn cứ dựa trên các tiêu chí về xác định giá trị tài liệu, từ đó định cho tài liệu hoặc xác định giá trị của tài liệu, được thể hiện cụ thể thông qua thời hạn bảo quản của tài liệu. Đồng thời, giá trị tài liệu được thể hiện dựa vào giá trị sử dụng trong hoạt động thực tiễn của tài liệu (cơ sở thực tiễn) giá trị thực tiễn có thể dựa trên nội dung thông tin của tài liệu hoặc dựa trên kỹ thuật chế tác, hình thức vật mang tin của tài liệu. mà có những giá trị ý nghĩa khác nhau về mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Ngoài ra, cơ sở pháp lý cũng là căn cứ để xác định giá trị tài liệu, bởi mọi ngành, lĩnh vực đều được pháp luật quy định và phải được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý, được quy định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật nói chung và được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước.
Xét dưới góc độ nêu trên, thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật có thể dựa vào đó làm cơ sở lịch sử và hành lang pháp lý để xác định giá trị tài liệu. Ví dụ: Pháp lệnh số 8-LCT/HĐNN7 của hội đồng nhà nước ngày 30 tháng 11 năm 1982 về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, căn cứ trên pháp lệnh này khi xem xét giá trị tài liệu, có thể có những tài liệu có giá trị nội dung thông tin không cao nhưng vẫn được bảo quản lưu trữ vĩnh viễn bởi yếu tố lịch sử quy định tại thời điểm đó, và quy định của pháp lệnh lưu trữ nêu trên. Khái niệm công tác lưu trữ Có ý kiến cho rằng công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Từ điển lưu trữ Việt Nam thì định nghĩa về công tác lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Thứ nhất, là hoạt động nghiệp vụ để tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội; Thứ hai, là ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
12 Hay có ý kiến lại cho rằng: Công tác lưu trữ là việc sàng lọc, giữ lại tài liệu để tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước và tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Theo sách Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.[3;Tr15] Như vậy có thể thấy những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ bao gồm ba nhiệm vụ chính đó là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đây là công việc được thực hiện bước đầu đối với bất kỳ tài liệu lưu trữ nào, từ phân loại, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, quản lý một cách khoa học tài liệu nhằm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy đồng thời vận dụng các nguyên tắc, phương pháp của ngành lưu trữ học để đảm bảo tối ưu hóa các công việc trên, thể hiện tính khoa học, bài bản và chuyên môn nghiệp vụ cao; Tổ chức bảo quản tài liệu là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, quyết định đến tuổi thọ của tài liệu, thường khi nhắc đến tổ chức bảo quản người ta hay nghĩ đến kho tàng, trang thiết bị trong lưu trữ phục vụ việc bảo quản liên quan đến chế độ nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống thiên tai, côn trùng… tuy nhiên hiểu theo một cách đầy đủ và rộng ra thì bảo quản tài liệu không chỉ bảo quản về mặt vật lý và toàn vẹn khối tài liệu mà còn phải đặc biệt chú ý đến việc bảo quản an toàn thông tin tài liệu, tránh để sai sót lộ lọt thông tin không tuân theo chế độ phân cấp, phân quyền; Cuối cùng là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đây là nhiệm vụ nhằm thể hiện vị thế và phát huy được giá trị của tài liệu được lựa chọn lưu trữ. Công tác lưu trữ được tổ chức quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.
Tóm gọn lại, công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ. 13 Tính chất của công tác lưu trữ được thể hiện bao gồm: - Tính chính trị: Nhà nước ta là nhà nước không theo chế độ đa đảng mà chỉ có một đảng duy nhất cầm quyền là Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng lãnh đạo Nhà nước, Nhà nước chỉ đạo, điều phối các mặt, lĩnh vực hoạt động của xã hội do đó tất cả các tài liệu hình thành đều mang tính đảng (hay tính chính trị). - Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều ngành, lĩnh vực, mặt hoạt động, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. - Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội đất nước, ví dụ quản lý công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo.
- Tính cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan… đòi hỏi công tác lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ, cán bộ làm công tác lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ an toàn thông tin tài liệu. Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ * Khái niệm “tổ chức” Tổ chức được hiểu theo triết học như sau: Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật. Tổ chức còn được hiểu là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, 14 từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Hay có ý kiến cho rằng tổ chức là một hoạt động có ý thức của con người nhằm xác lập các mối quan hệ trong những thể chế nhất định, nhằm duy trì tính trật tự để đạt được những mục đích đề ra với hiệu quả cao. Như vậy là “tổ chức” được xem xét dưới nghĩa là động từ và danh từ. Trong phạm vi luận văn này, chúng tôi dùng từ “tổ chức” với nghĩa là động từ. * Khái niệm “quản lý” Có ý kiến cho rằng quản lý được bóc tách ra gồm hai yếu tố là quản và lý: Quản được hiểu là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định; Lý được hiểu là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định.