Tổng quan nghiên cứu

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, thành lập từ năm 1984, là đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực huyết học và truyền máu tại Việt Nam, với chức năng khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo và cung cấp chế phẩm máu. Trong giai đoạn từ 2012 đến 2023, Viện đã sản sinh một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, phản ánh quá trình phát triển và hoạt động của Viện. Tuy nhiên, công tác tổ chức quản lý lưu trữ tại Viện còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu. Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, làm rõ thực trạng tại Viện, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu. Nghiên cứu tập trung tại trụ sở Viện ở Hà Nội, trong phạm vi thời gian 2012-2023, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện và cập nhật về công tác lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng quản lý thông tin và phục vụ các hoạt động chuyên môn, nghiên cứu khoa học và đào tạo tại Viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về lưu trữ học và quản lý, trong đó có:

  • Khái niệm tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là các vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử, được bảo quản theo quy định pháp luật.

  • Khái niệm công tác lưu trữ: Bao gồm các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và nghiên cứu.

  • Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ: Tổng hợp các biện pháp do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhằm sắp xếp, chỉ huy, điều hành công tác lưu trữ đạt mục tiêu bảo quản và phát huy giá trị tài liệu.

  • Nguyên tắc tổ chức quản lý lưu trữ: Tập trung, thống nhất; tiết kiệm, hiệu quả; phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan.

  • Cơ sở pháp lý: Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, cùng các quy định nội bộ của Viện.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ tài liệu lưu trữ tại Viện, văn bản pháp luật, các quy định nội bộ, khảo sát thực trạng tổ chức quản lý lưu trữ tại Viện.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nhân lực, tài liệu lưu trữ; đánh giá thực trạng qua khảo sát và thống kê.

  • Phương pháp thống kê: Thống kê số lượng tài liệu, nhân sự, cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ.

  • Phương pháp khảo sát: Khảo sát trực tiếp tại Viện về tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ, quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát toàn bộ các phòng, ban liên quan đến công tác lưu trữ tại Viện, với sự tham gia của 3 cán bộ chuyên trách và cán bộ kiêm nhiệm tại các đơn vị.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2022-2023, đánh giá thực trạng từ 2012 đến 2023.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cơ cấu tổ chức lưu trữ tại Viện: Phòng Hành chính được thành lập năm 2019, phụ trách công tác văn thư - lưu trữ với 3 cán bộ chuyên trách, phối hợp với cán bộ kiêm nhiệm tại các khoa, phòng. Tỷ lệ cán bộ chuyên trách chiếm khoảng 30% tổng số nhân sự tham gia công tác lưu trữ tại Viện.

  2. Khối lượng tài liệu lưu trữ: Viện quản lý đa dạng tài liệu hành chính và chuyên môn, với hàng nghìn hồ sơ bệnh án, phiếu xét nghiệm, tài liệu nghiên cứu khoa học và văn bản quản lý. Số lượng tài liệu tăng trung bình 10-15% mỗi năm, gây áp lực lớn cho công tác bảo quản và khai thác.

  3. Hệ thống văn bản quản lý: Viện đã ban hành một số quy trình ISO và quy chế công tác văn thư, tuy nhiên còn thiếu các văn bản quy định chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là về quản lý tài liệu điện tử và quy trình hủy tài liệu.

  4. Thực trạng bảo quản và khai thác tài liệu: Cơ sở vật chất lưu trữ còn hạn chế, kho lưu trữ chưa được hiện đại hóa đầy đủ, dẫn đến nguy cơ hư hại tài liệu vật lý. Việc khai thác tài liệu còn thủ công, chưa áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế là do thiếu nhân lực chuyên trách, chưa có hệ thống văn bản quản lý đồng bộ và cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa. So với các nghiên cứu tại các bệnh viện tuyến trung ương khác, Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có sự quan tâm hơn về tổ chức bộ máy nhưng vẫn còn khoảng cách về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Việc thiếu các quy định chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử là điểm nghẽn lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả bảo quản và khai thác tài liệu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng khối lượng tài liệu theo năm và bảng phân bổ nhân lực lưu trữ theo đơn vị để minh họa rõ hơn thực trạng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và đào tạo nhân lực: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm, nhằm nâng cao năng lực quản lý và bảo quản tài liệu. Mục tiêu tăng tỷ lệ cán bộ có chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ lên 80% trong vòng 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo Viện phối hợp với các cơ sở đào tạo.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý: Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ chi tiết, bao gồm quy trình quản lý tài liệu điện tử, quy trình hủy tài liệu, phân quyền truy cập và bảo mật thông tin. Thời gian thực hiện trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính phối hợp với Ban Pháp chế.

  3. Xây dựng kho lưu trữ hiện đại: Đầu tư cải tạo, trang bị kho lưu trữ đạt chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ và côn trùng; đồng thời triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tích hợp. Mục tiêu hoàn thành trong 3 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý dự án và Phòng Hành chính.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ, hỗ trợ số hóa tài liệu, tạo cơ sở dữ liệu tập trung, nâng cao hiệu quả khai thác và bảo mật thông tin. Thời gian triển khai 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp Phòng Hành chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan y tế và bệnh viện: Nhận diện các vấn đề thực tiễn trong quản lý lưu trữ, từ đó xây dựng chính sách và kế hoạch nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị mình.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư: Áp dụng các kiến thức, quy trình và giải pháp đề xuất để cải thiện nghiệp vụ, bảo quản và khai thác tài liệu hiệu quả hơn.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và thực trạng quản lý lưu trữ tại một đơn vị y tế chuyên ngành, phục vụ cho các nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Các đơn vị quản lý nhà nước về lưu trữ: Hiểu rõ thực trạng và khó khăn tại các cơ quan chuyên ngành, từ đó xây dựng các văn bản pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương lại quan trọng?
    Công tác lưu trữ đảm bảo bảo quản và khai thác hiệu quả tài liệu hành chính và chuyên môn, phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học và điều trị bệnh. Ví dụ, hồ sơ bệnh án giúp theo dõi quá trình điều trị và nghiên cứu các bệnh máu hiếm.

  2. Những khó khăn chính trong quản lý lưu trữ tại Viện là gì?
    Thiếu nhân lực chuyên trách, cơ sở vật chất chưa hiện đại, thiếu hệ thống văn bản quản lý chi tiết và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, dẫn đến nguy cơ hư hại tài liệu và khai thác kém hiệu quả.

  3. Viện đã có những giải pháp gì để cải thiện công tác lưu trữ?
    Viện đã thành lập Phòng Hành chính chuyên trách, ban hành một số quy trình ISO về văn thư, tuy nhiên cần bổ sung thêm các quy định về lưu trữ và đầu tư hiện đại hóa kho lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin.

  4. Làm thế nào để bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ y tế?
    Áp dụng phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, quy trình kiểm soát nghiêm ngặt và đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin, tránh lộ lọt thông tin bệnh nhân và tài liệu nhạy cảm.

  5. Tài liệu lưu trữ tại Viện có giá trị gì đối với nghiên cứu khoa học?
    Tài liệu chuyên môn như hồ sơ bệnh án, đề tài nghiên cứu là nguồn tư liệu quý giá phục vụ nghiên cứu điều trị các bệnh máu, phát triển kỹ thuật mới và đào tạo nhân lực y tế chất lượng cao.

Kết luận

  • Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đã có những bước phát triển tích cực nhưng còn nhiều hạn chế về nhân lực, văn bản quản lý và cơ sở vật chất.
  • Khối lượng tài liệu lưu trữ đa dạng, có giá trị thực tiễn, khoa học và lịch sử cao, cần được bảo quản và khai thác hiệu quả.
  • Cần hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, nâng cao năng lực nhân sự và hiện đại hóa kho lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu phát triển.
  • Giải pháp đề xuất hướng tới mục tiêu bảo đảm an toàn, khoa học và hiệu quả trong công tác lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn và nghiên cứu khoa học của Viện.
  • Các bước tiếp theo bao gồm xây dựng kế hoạch đào tạo, ban hành quy chế mới, đầu tư cơ sở vật chất và triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử; kêu gọi sự phối hợp của các đơn vị liên quan để thực hiện thành công.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu quý báu của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương!