CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, cũng như tổ chức, xí nghiệp Thực tiễn đã chứng minh, kế toán là nhu cầu tất yếu khách quan của mọi hình thái kinh tế xã hội có nền sản xuất hàng hóa, là một trong những công cụ quan trọng phục vụ quá trình quản lý kinh tế, gắn liền với mọi hoạt động quản lý. Để kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế thì vấn đề tổ chức công tác kế toán cần phải được đặc biệt quan tâm trong mỗi đơn vị kế toán.
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán là một trong những vấn đề quan trọng được các doanh nhiệp quan tâm. Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại, các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là môn nghệ thuật 8 ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhắm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng bản chất của kế toán là một khoa học vì vậy khái niệm tổ chức công tác kế toán cũng được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Do đó, có rất nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về tổ chức công tác kế toán. Theo các nhà khoa học Học viện Tài chính: “Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế”.
Theo các nhà khoa học của trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh lại cho rằng: “Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối quan hệ qua lại có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp hoạt động kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.” Trên giác độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm về tổ chức công tác kế toán như sau: Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là họat động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Do vậy tổ chức công tác kế toán có thể được hiểu là việc xây dựng một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp, sử dụng phương tiện kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán một cách trung thực, chính xác, kịp thời trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. * Đối với doanh nghiệp − - Giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình: quá trình sản xuất, theo dõi thị trường… Nhờ đó, người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt.
− - Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. Nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai. Triển khai và thực hiện các hệ thống quản lý thông tin để thúc đẩy việc thực thi các chiến lược, kế hoạch và ra quyết định của ban quản trị. - Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng về hành vi thương mại. - Cơ sở đảm bảo vững chắc trong giao dịch buôn bán. - Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành, quản lý doanh nghiệp kịp thời. - Cung cấp một kết quả tài chính rõ ràng minh bạch và phù hợp với quy định của Luật Kế toán.
- Duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp. - Quản lý các chi phí dựa trên việc lập kế hoạch và dự báo ngân sách chi tiết, hạn chế tối đa chi phí không cần thiết. - Quản lý rủi ro và thực hiện bảo hiểm cho doanh nghiệp. - Giám sát và quản lý hoạt động.
- Thường xuyên cập nhật thông tin về tài chính và các thông tin liên quan tới cổ đông trong và ngoài công ty (quyền và trách nhiệm mới, các văn bản về luật, chủ nợ, nhà băng, nhà đầu tư…) theo một cách thức tạo dựng sự tin tưởng cao nhất từ phía đối tác dành cho doanh nghiệp… 10 * Đối với Nhà nước − - Theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh, tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. − - Cơ sở để giải quyết tranh chấp về quyền lợi giữa các doanh nghiệp. − - Cung cấp thông tin để tìm ra cách tính thuế tốt nhất, hạn chế thất thu thuế, hạn chế sai lầm trong chính sách thuế…. − - Kế toán đưa ra các dữ kiện hữu ích cho các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội… xác định được vai trò trách nhiệm, vị trí quản lý và đưa ra các dữ liệu có ích cho việc xác định khả năng tổ chức và lãnh đạo.
− - Đối với nền kinh tế quốc gia, kế toán hỗ trợ chính quyền trong việc soạn thảo và ban hành những luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế cho phù hợp với thực trạng thương mại và kinh tế nước nhà. Qua kết quả tổng hợp các báo cáo tài chính của ngành, chính quyền có thể biết được tình hình thịnh suy của nền kinh tế nước nhà, biết được sự thành công hay thất bại của các ngành, các doanh nghiệp đồng thời biết được nguồn lợi về thuế sẽ thu được ngân sách cho Nhà nước. Yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Để thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: Chấp hành tốt các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan.
Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện, thiết bị phục vụ công tac kế toán tại doanh nghiệp. Phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho đối tượng quan tâm, − Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm 11 1. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Để thực hiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần quán triệt các nhiệm vụ sau: Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán của doanh nghiệp Qui định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp 1. Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân.