Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính công, Trường Cao đẳng Giao thông vận tải II đang quản lý đội ngũ 271 cán bộ công nhân viên, trong đó có 111 thạc sĩ (chiếm 40,6%), 16 nghiên cứu sinh và 2 tiến sĩ, vận hành cơ sở vật chất với 9.613 m² phòng học lý thuyết cùng 970 m² phòng thí nghiệm. Năm 2014, nhà trường điều hành tổng nguồn thu dự toán đạt 36.092.800 ngàn đồng và tổng chi dự toán 33.229.615 ngàn đồng. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ yêu cầu chuyển dịch mô hình tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ. Việc quy mô tuyển sinh biến động giảm từ 1.060 học viên năm 2013 xuống còn 723 học viên năm 2014 đặt ra bài toán cấp thiết về quản trị chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là đánh giá thực trạng vận dụng kế toán quản trị tại Trường Cao đẳng Giao thông vận tải II, làm rõ khoảng cách giữa hệ thống kế toán hiện hành với nhu cầu thông tin của ban giám hiệu, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp tổ chức kế toán quản trị khoa học. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác lập dự toán, tập hợp chi phí, kiểm soát tài chính và cung cấp thông tin ra quyết định trong giai đoạn 2011–2014, trọng tâm là năm 2014 tại Đà Nẵng. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc kiểm soát 32.333.615 ngàn đồng chi thường xuyên, bảo đảm thặng dư tài chính dự kiến 2.863.185 ngàn đồng, tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược nâng cấp thành trường đại học.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại của Robert S. Kaplan và Anthony A. Atkinson, xác định kế toán quản trị là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch, kiểm soát nội bộ và ra quyết định kinh tế. Đồng thời, nghiên cứu kế thừa mô hình 4 giai đoạn phát triển của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), khẳng định kế toán quản trị đã chuyển từ việc xác định chi phí thuần túy sang tạo lập giá trị cho tổ chức.

Khung lý thuyết tập trung vào các khái niệm trọng tâm:

  • Phân loại chi phí theo cách ứng xử thành biến phí và định phí nhằm nhận diện độ nhạy của chi phí theo quy mô đào tạo.
  • Kế toán trách nhiệm gắn quyền hạn và trách nhiệm tài chính với từng trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu.
  • Mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Hiệu quả (CVP) để xác định điểm hòa vốn và định giá dịch vụ đào tạo.
  • Khung pháp lý về tự chủ tài chính tại đơn vị sự nghiệp công lập theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, Thông tư 01/2015/TT-BGDĐT và Luật Kế toán Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách, sổ chi tiết thu chi và kế hoạch tuyển sinh của Trường Cao đẳng Giao thông vận tải II giai đoạn 2011–2014. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phương pháp phỏng vấn sâu trực tiếp Kế toán trưởng và Hiệu trưởng nhà trường để làm rõ nhu cầu thông tin điều hành.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ ban lãnh đạo nhà trường và 8 cán bộ phụ trách các phần hành kế toán tại Phòng Tài chính - Kế toán. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm tiếp cận những nhân sự trực tiếp vận hành hệ thống thông tin tài chính. Lý do lựa chọn phương pháp tổng hợp, so sánh và phân loại chi phí là để bóc tách chính xác cơ cấu chi phí thực tế so với dự toán trong tổng mức ngân sách 36.092.800 ngàn đồng, từ đó chỉ ra những điểm nghẽn mà hệ thống kế toán tài chính truyền thống chưa thể giải quyết. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt qua việc theo dõi chu kỳ tài chính từ năm 2011 đến khi hoàn thiện đề tài vào năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu nguồn thu của nhà trường năm 2014 phụ thuộc lớn vào ngân sách nhà nước cấp. Trong tổng thu dự toán 36.092.800 ngàn đồng, ngân sách nhà nước cấp là 22.966.000 ngàn đồng (chiếm tỷ trọng 63,63%), nguồn thu sự nghiệp đạt 13.126.800 ngàn đồng (chiếm 36,37%). Trong nguồn thu sự nghiệp, thu học phí từ hệ cao đẳng và trung cấp chiếm chủ đạo với 10.670.400 ngàn đồng, thu học phí khác đạt 1.708.800 ngàn đồng và các khoản thu khác là 747.600 ngàn đồng.

Thứ hai, chi phí thường xuyên chiếm tỷ trọng áp đảo trong cơ cấu chi tiêu. Dự toán tổng chi năm 2014 là 33.229.615 ngàn đồng, trong đó chi thường xuyên chiếm tới 32.333.615 ngàn đồng (tương đương 97,30% tổng chi). Khoản mục chi thanh toán cho cá nhân lên đến 26.338.321 ngàn đồng (chiếm 81,46% chi thường xuyên), bao gồm quỹ tiền lương 8.381.000 ngàn đồng và phụ cấp lương 11.250.453 ngàn đồng. Chi mua sắm hàng hóa dịch vụ chỉ chiếm 3.718.673 ngàn đồng, chi đầu tư phát triển đạt 1.063.685 ngàn đồng và chi nghiên cứu khoa học đạt 806.000 ngàn đồng cho 18 đề tài nghiệm thu.

Thứ ba, quy mô tuyển sinh có sự sụt giảm nghiêm trọng trong năm 2014. Tổng số người học tuyển mới giảm 31,79%, từ 1.060 học viên năm 2013 xuống còn 723 học viên năm 2014 (bậc cao đẳng tuyển 546 sinh viên, trung cấp chuyên nghiệp 110 học viên và bồi dưỡng nghiệp vụ 67 học viên). Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu học phí và làm tăng chi phí bình quân trên mỗi học viên.

Thứ tư, công tác kế toán quản trị chưa được tổ chức thành phân hệ riêng biệt. Việc lập dự toán chủ yếu dựa trên số liệu lịch sử và mục lục ngân sách nhà nước, chưa phân tách biến phí và định phí, thiếu các báo cáo đánh giá hiệu quả theo từng ngành học và chưa thiết lập mô hình định giá khóa đào tạo ngắn hạn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên là do nhà trường vận hành theo mô hình quản lý tập trung truyền thống, xem kế toán là công cụ ghi chép và quyết toán với cơ quan cấp trên thay vì công cụ quản trị chiến lược. Các khoản chi chưa được phân loại theo hành vi ứng xử, khiến ban giám hiệu gặp khó khăn khi ra quyết định mở rộng hay thu hẹp quy mô một chuyên ngành.

So sánh với các nghiên cứu của Dương Thị Cẩm Vân (2007) và Nguyễn Thị Hồng Mai (2013), thực trạng tại Trường Cao đẳng Giao thông vận tải II phản ánh bức tranh chung của các đơn vị sự nghiệp có thu: công tác kiểm soát chi phí dừng lại ở mức đối chiếu chứng từ hợp lệ chứ chưa kiểm soát tính hiệu quả kinh tế.

Về mặt trực quan hóa, toàn bộ dữ liệu tài chính của trường có thể được mô hình hóa qua các công cụ trực quan: biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ 63,63% nguồn thu từ ngân sách và 36,37% thu sự nghiệp; biểu đồ cột chồng phân tích sự biến động của quỹ lương 26.338.321 ngàn đồng qua các năm; bảng phân bổ chi phí đa chiều giúp xác định chính xác suất chi phí đào tạo cho từng sinh viên ngành kinh tế so với ngành kỹ thuật.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện phân loại chi phí theo cách ứng xử. Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với các khoa chuyên môn bóc tách toàn bộ chi phí đào tạo thành biến phí (tiền thù lao giờ giảng vượt giờ, vật tư thực hành thí nghiệm) và định phí (tiền lương cơ bản, khấu hao 77 phòng học lý thuyết). Mục tiêu giảm thiểu 5% hao phí vật tư chuyên môn trong năm học 2015–2016, triển khai hoàn tất trong Quý I/2015.

Thứ hai, đổi mới quy trình lập dự toán linh hoạt theo từng quý. Ban Giám hiệu chỉ đạo chuyển từ phương pháp dự toán cố định sang dự toán động gắn với quy mô tuyển sinh thực tế của từng hệ đào tạo. Đồng thời, kế toán cần quản lý chặt chẽ mức phân phối kết quả tài chính 2.863.185 ngàn đồng theo đúng tỷ lệ: 25% cho Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và 35% cho Quỹ dự phòng ổn định thu nhập. Mục tiêu nâng mức độ chính xác của dự toán lên 95%, hoàn thành trong Quý II/2015.

Thứ ba, ứng dụng mô hình phân tích mối quan hệ CVP và phân tích biên. Giám đốc các trung tâm đào tạo và Kế toán trưởng áp dụng công thức xác định điểm hòa vốn khi mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn như lớp nâng bậc công nhân kỹ thuật hay đào tạo Autocad (với dự toán doanh thu 93.400 ngàn đồng năm 2014). Giải pháp này nhằm bảo đảm tỷ suất thặng dư tối thiểu 15% trên mỗi hợp đồng đào tạo, thực hiện định kỳ từ Quý III/2015.

Thứ tư, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ. Bộ phận kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống biểu mẫu gồm: báo cáo chấp hành dự toán theo quý, bảng tổng hợp chi phí theo từng khoa phòng, bảng theo dõi tiến độ thanh toán giáo trình và báo cáo hiệu quả tài chính theo từng ngành đào tạo. Báo cáo phải được cung cấp cho ban giám hiệu trước ngày 05 của tháng đầu quý kế tiếp, triển khai từ năm học 2015–2016.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, Ban Giám hiệu và Hội đồng trường các đơn vị sự nghiệp giáo dục nghề nghiệp. Luận văn cung cấp phương pháp luận thực tiễn để hoạch định chiến lược tài chính tự chủ, quản lý ngân sách quy mô trên 36 tỷ đồng và tối ưu hóa việc vận hành cơ sở vật chất giảng dạy.

Thứ hai, Kế toán trưởng và cán bộ quản lý tài chính tại các trường cao đẳng, đại học công lập. Tài liệu cung cấp trọn bộ kỹ thuật phân loại biến phí - định phí, biểu mẫu dự toán linh hoạt và phương pháp kiểm soát quỹ tiền lương, phụ cấp quy mô hơn 26 tỷ đồng một cách hiệu quả.

Thứ ba, Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh. Công trình là case study thực chứng giá trị với chuỗi dữ liệu chi tiết giai đoạn 2011–2014, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu về kế toán quản trị công.

Thứ tư, Cơ quan quản lý nhà nước thuộc Bộ Giao thông Vận tải và Bộ Tài chính. Các số liệu và phân tích thực trạng giúp đánh giá mức độ thích ứng của đơn vị cơ sở trước các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định 16/2015/NĐ-CP, từ đó hoàn thiện cơ chế giao quyền tự chủ tài chính cho các trường công lập.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán quản trị khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong trường cao đẳng công lập? Kế toán tài chính chịu sự ràng buộc bởi các quy định pháp luật nhằm lập báo cáo tài chính quyết toán với cơ quan quản lý nhà nước. Ngược lại, kế toán quản trị tập trung xử lý thông tin linh hoạt phục vụ việc ra quyết định điều hành nội bộ của ban giám hiệu, phân tích chi tiết chi phí và nguồn thu theo từng ngành đào tạo.

Tại sao nhà trường cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí? Việc phân loại giúp nhà trường nhận diện được chi phí cố định không đổi khi quy mô sinh viên biến động và chi phí thay đổi theo số lượng lớp học. Năm 2014, khi tuyển sinh giảm còn 723 học viên, việc nắm rõ định phí giúp trường tránh tình trạng lãng phí và định giá chính xác học phí cho từng khóa học.

Mô hình phân tích CVP được ứng dụng như thế nào trong các khóa đào tạo ngắn hạn? Mô hình CVP giúp xác định số lượng học viên tối thiểu cần thiết để bù đắp chi phí giảng dạy và quản lý lớp học. Ví dụ, với các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ dự toán thu 93.400 ngàn đồng năm 2014, phân tích CVP giúp ban giám hiệu quyết định mức học phí hợp lý và bảo đảm thặng dư tài chính định mức.

Cơ chế tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP đặt ra yêu cầu gì đối với công tác kế toán của trường? Nghị định yêu cầu các đơn vị sự nghiệp công lập phải tự chủ trong việc cân đối thu chi, tính đúng tính đủ chi phí dịch vụ đào tạo theo lộ trình. Do đó, kế toán nhà trường phải chủ động tạo nguồn thu hợp pháp và kiểm soát chặt chẽ 32.333.615 ngàn đồng chi thường xuyên để duy trì hoạt động ổn định.

Khoản thặng dư chênh lệch thu chi năm 2014 của trường được phân bổ như thế nào? Theo quy chế chi tiêu nội bộ và dự toán năm 2014, khoản chênh lệch 2.863.185 ngàn đồng được ưu tiên trích lập 25% vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, 35% vào Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, phần còn lại trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi nhằm nâng cao đời sống cho 271 cán bộ công nhân viên.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về kế toán quản trị trong đơn vị sự nghiệp công lập, khẳng định vai trò then chốt của công cụ này trong việc nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
  • Phản ánh chân thực bức tranh tài chính năm 2014 của Trường Cao đẳng Giao thông vận tải II với tổng thu 36.092.800 ngàn đồng, tổng chi 33.229.615 ngàn đồng và phân tích nguyên nhân biến động tuyển sinh còn 723 người học.
  • Chỉ ra các khoảng trống lớn trong công tác quản lý tài chính hiện hành như thiếu phân loại ứng xử chi phí, phương pháp lập dự toán tĩnh và chưa có hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá gồm phân loại chi phí, lập dự toán linh hoạt, phân tích quan hệ CVP và chuẩn hóa hệ thống báo cáo phục vụ việc ra quyết định.
  • Lộ trình triển khai các giải pháp được xác lập cụ thể từ năm 2015 đến năm 2020, tạo tiền đề tài chính vững chắc để nhà trường tự tin chuyển đổi sang cơ chế tự chủ hoàn toàn và nâng cấp thành trường đại học.