Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1. Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin 1. Khái quát về dự án đầu tư và dự án đầu tư ứng dụng CNTT 1. Khái niệm về dự án đầu tư Theo Luật Đầu tư số 67/2014/QH13 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Dự án đầu tư là tập hợp đề xuất bỏ vốn trung hạn hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định.
Cùng khái niệm này, Luật Đầu tư số 67/2014/QH13 ghi “Dự án đầu tư mở rộng: Là dự án đầu tư phát triển dự án đang hoạt động đầu tư kinh doanh bằng cách mở rộng quy mô, nâng cao công suất, đổi mới công nghệ, giảm ô nhiễm cải thiện môi trường; Dự án đầu tư mới: Là dự án thực hiện lần đầu hoặc dự án hoạt động độc lập với dự án đang thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh”. Hay Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014 ghi “Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiêm cứu khả tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”. Cụ thể là, phát hiện ra một cơ hội đầu tư và muốn bỏ vốn đầu tư vào một lĩnh vực nào đó, trước hết nhà đầu tư phải tiến hành thu thập, xử lý thông tin, xác định điều kiện và khả năng, xác định phương án tối ưu để xây dựng bản dự án đầu tư mang tính khả thi được gọi tắt là Dự án đầu tư (Luận chứng kinh tế kỹ thuật).
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.vn 6 Theo nghĩa khác, Ngân hàng thế giới cho rằng “Dự án đầu tư là tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định”. Nói một cách tổng quát: - Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động, chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai. - Về mặt quản lý: Dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế, xã hội trong một thời gian dài. - Về mặt nội dung: Dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định.
Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt kết quả nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định. Dự án là tập hợp các thông tin chỉ rõ chủ dự án định làm gì, làm như thế nào và làm thì được cái gì? Dự án đầu tư là cơ sở để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành các biện pháp quản lý,cấp phép đầu tư. Nó là căn cứ để nhà đầu tư triển khai hoạt động đầu tư và đánh giá hiệu quả của dự án. Và đặc biệt quan trọng trong việc thuyết phục chủ đầu tư quyết định đầu tư và tổ chức tín dụng cấp vốn cho dự án.
Như vậy, tính chung của định nghĩa này vẫn nằm trong khuôn khổ các yếu tố: mục đích, nguồn lực và thời gian. Bất cứ một dự án nào có thể khác nhau về mục tiêu hay phương tiện hay cách thức tiến hành nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của bản chất dự án. Khái niệm về dự án đầu tư ứng dụng CNTT Theo Khoản 1, Điều 2 Nghị định 102/2009/NĐ-CP Dự án ứng dụng công nghệ thông tin: Là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.vn 7 để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin. Như vậy, dù xét theo bất kỳ góc độ nào, một dự án đầu tư Ứng dụng CNTT đều bao gồm các vấn đề chính sách sau đây: - Mục tiêu của dự án: Bao gồm mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài.
+ Mục tiêu trước mắt: Là các mục đích cụ thể cần đạt được của việc thực hiện dự án. + Mục tiêu lâu dài: là nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ hay các lợi ích xã hội do thực hiện dự án đầu tư mang lại. - Các kết quả của dự án: Đó là các tài sản cố định của dự án, được tạo ra từ các hoạt động đầu tư, phát triển của dự án như hệ thống CSDL hoặc phần mềm nội bộ. Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của dự án.
- Các hoạt động của dự án: là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự án để tạo ra các kết quả nhất định. Những nhiệm vụ hoặc hành động này gắn với một thời gian biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của dự án. - Các nguồn lực của dự án: Đó chính là các nguồn lực về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án. Các nguồn lực này được biểu hiện dưới dạng giá trị chính là vốn đầu tư CNTT của dự án.
Trong các thành phần trên thì các kết quả được coi là cột mốc đánh dấu tiến bộ của dự án đầu tư ứng dụng CNTT. Vì vậy, trong quá trình thực hiện dự án phải thường xuyên theo dõi đánh giá kết quả đã đạt được. Những hoạt động nào có liên quan trực tiếp với việc tạo ra các kết quả được coi là hoạt động chủ yếu phải được đặc biệt quan tâm. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.
Khái quát về quản lý dự án và quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 1. Khái niệm về quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hóa, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. - Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật… Quản lý dự án (QLDA) là “Ứng dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án” (PMI2, Project Management Body Of Knowledge, 2000, p.
Quản lý dự án hiện đang trở thành cách quản lý chính thay thế cho cách quản lý hành chính mệnh lệnh, quan liêu. Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án gồm 2 cấu phần chính: - Quản lý về kỹ thuật: bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng. - Quản lý về con người: bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự trao đổi.
Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án. Bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật, cần phát triển các kỹ năng con người trên cơ sở các chuẩn kỹ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.vn 9 Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực…) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải hy sinh, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Phương pháp Quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án là cách thức điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ, kết hợp hài hòa giữa các nguồn lực hạn hẹp, nên bản chất của nó là: - Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án. - Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.
