CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT THU - CHI NGÂN SÁCH TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1. Khái quát về kiểm soát 1. Khái niệm về kiểm soát Kiểm soát là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động.
Hệ thống kiểm soát thực chất là các quan điểm chỉ đạo hoạt động, kế hoạch, biện pháp, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai sót, bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán đồng thời những thông tin về tài chính đáng tin cậy. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát hệ thống, nhân viên, phòng ban của đơn vị đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế việc thất thoát tài sản của đơn vị.
Mục tiêu của kiểm soát Hệ thống kiểm soát trong một tổ chức được thiết lập để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: Luan van -7- - Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị có nhiều loại như tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, tiền, vật tư… chúng có thể bị thất thoát, bị sử dụng sai mục đích và có thể bị hư hỏng nếu không có những quy định để bảo vệ tài sản của đơn vị. - Bảo đảm thông tin tin cậy: Các thông tin về kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán tổng hợp, xử lý và là căn cứ quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý. Thông tin cung cấp phải đảm bảo kịp thời, chính xác về thực trạng hoạt động của đơn vị, phản ánh khách quan nội dung của các hoạt động kinh tế tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách của đơn vị.
Phát hiện kịp thời, và ngăn chặn và xử lý các sai phạm, gian lận trong các hoạt động của đơn vị. - Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chnhs trung thực và khách quan. - Bảo đảm hiệu quả hoạt động: các quy trình kiểm soát trong một đơn vị được xây dựng nhằm ngăn chặn sự trùng lắp các hoạt động gây lãng phí và sử dụng không có hiệu quả nguồn lực của đơn vị. Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng khi quy mô hoạt động của một đơn vị ngày càng phát triển, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho nhiều cấp quản lý, mối quan hệ giữa các cấp, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin khó khăn, tài sản được bố trí ở nhiều nơi khác nhau, lúc này xây dựng một hệ thống kiểm soát cho đơn vị là vô cùng cần thiết.
Vai trò của kiểm soát Một thực trạng hiện nay là mô hình quản lý của nhiều đơn vị đã được phân cấp nhưng thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Mô hình này dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế về thông tin, kiểm tra giữa các bộ phận. Thiết lập Luan van -8- một hệ thống kiểm soát là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động như sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng dịch vụ.; - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, trộm cắp…; - Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính; - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của đơn vị cũng như các quy định của luật pháp; - Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; 1. Quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát là những công việc được tiến hành theo các bước: - Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát Xác định được mục tiêu kiểm soát cụ thể là cơ sở để thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể hơn.
Mục tiêu kiểm soát phải được xác định một cách hợp pháp, hợp lý và có thể đo lường được. - Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát Thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện công việc của đơn vị. Các tiêu chuẩn kiểm soát được thiết lập phải phù hợp với mục tiêu đã xác định. - Bước 3: Đánh giá kết quả Đánh giá kết quả đạt được để có hướng giải quyết phù hợp, từ đó có thể đánh giá tiêu chuẩn kiểm soát đã phù hợp với điều kiện của đơn vị hay không.
- Bước 4: Phân tích các nguyên nhân Xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nguyên nhân gây ra các kết quả không như mong muốn của đơn vị. Phải xác định nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp và những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động. Luan van -9- Phân tích nguyên nhân và các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động giúp cho nhà lãnh đạo biết được những công việc cần giải quyết và điều chỉnh các mục tiêu, tiêu chuẩn kiểm soát cho phù hợp. Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của đơn vị mà hệ thống kiểm soát khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có các yếu tố sau: 1.
Môi trường kiểm soát Là những nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến quá trình hoạt động, hiệu quả của các cính sách, thủ tục trong hệ thống kiểm soát và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó lãnh đạo và toàn bộ thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát. Các nhân tố bên trong Đó là sự quản lý minh bạch, coi trọng đạo đức nghề nghiệp, trình độ cán bộ, hệ thống máy tính, trang thiết bị, tổ chức và cơ sở hạ tầng, quy mô hoạt động của đơn vị, chi phí quản lý, sự kiểm tra. Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý: Thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ điều hành đơn vị của nhà quản lý.
Quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình, cách thức kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm quản lý trung thực, xem trọng sự trung thực của Báo cáo tài chính thì sẽ hạn chế được những rủi ro cũng như sai sót trong quản lý. Khi đó các thủ tục kiểm soát sẽ dễ dàng đạt được mục đích là kiểm soát hữu hiệu và ngược lại. Sự khác biệt về quan điểm và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị đã đề ra.
Luan van - 10 - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo cho hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát lành mạnh. Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo được các nguyên tắc: + Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. + Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Phân chia các bộ phận riêng biệt thực hiện các chức năng bảo quản tài sản, xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách. + Cán bộ kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ và các công tác phụ trách vật chất khác. + Không bố trí người thân trong gia đình của lãnh đạo đơn vị cùng tham gia xử lý các hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị trong mối quan hệ người thực hiện, người kiểm soát, người duyệt trên một chứng từ kế toán. Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật nhân viên.
Chính sách nhân sự ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc cũng như quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong đơn vị, là nhân tố chính ảnh hưởng đến năng suất lao động, thực hiện các chính sách cũng như thủ tục kiểm soát của đơn vị. Vì vậy, một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng nhân viên có năng lực và có đạo đức nghề nghiệp. Luan van - 11 - Công tác kế hoạch và lập dự toán: Các kế hoạch và dự toán của đơn vị lập sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát. Việc lập kế hoạch và dự toán một cách khoa học sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả.
Kế hoạch và dự toán là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong hoạt động của đơn vị và đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị trong từng thời kỳ. Các nhân tố bên ngoài Các nhân tố bên ngoài là những nhân tố không chịu sự kiểm soát của lãnh đạo đơn vị nhưng ảnh hưởng đến thái độ và phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như việc xây dựng và vận hành các thủ tục kiểm soát của đơn vị.