Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với kinh tế thế giới, các doanh nghiệp xây dựng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt cả trong và ngoài nước. Theo ước tính, chi phí xây lắp (CPXL) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của các doanh nghiệp xây dựng, do đó việc kiểm soát nội bộ (KSNB) CPXL hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo lợi nhuận. Luận văn tập trung nghiên cứu công tác KSNB CPXL tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa, một doanh nghiệp xây dựng có uy tín tại tỉnh Bình Định, nhằm phân tích thực trạng, nhận diện các rủi ro, sai sót và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Mục tiêu nghiên cứu gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB CPXL; phân tích thực trạng công tác KSNB CPXL tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa; đề xuất các giải pháp tăng cường kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót và gian lận. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động xây lắp của Công ty trong giai đoạn gần đây, với dữ liệu thu thập từ sổ sách kế toán, chứng từ và phỏng vấn nhân sự liên quan. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học giúp Công ty và các doanh nghiệp xây dựng tương tự nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, giảm thiểu thất thoát, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm xây lắp và uy tín trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên định nghĩa kiểm soát nội bộ của COSO, theo đó KSNB là quá trình do con người thiết kế và vận hành nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính trung thực của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Hệ thống KSNB gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trong lĩnh vực xây dựng, CPXL được phân loại thành bốn khoản mục chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. Mỗi khoản mục có đặc thù và rủi ro riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát.

Mô hình nghiên cứu tập trung vào việc xây dựng hệ thống KSNB CPXL phù hợp với đặc điểm hoạt động xây lắp, bao gồm tổ chức hệ thống thông tin dự toán và thực hiện, các thủ tục kiểm soát nội bộ chi tiết cho từng khoản mục chi phí, đồng thời phân tích biến động chi phí để phát hiện sai lệch và nguyên nhân.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp thu thập số liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp gồm sổ sách kế toán, chứng từ, các văn bản pháp luật liên quan và tài liệu chuyên ngành. Thông tin sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa, đồng thời quan sát thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các chứng từ kế toán liên quan đến CPXL trong một số công trình tiêu biểu của Công ty trong giai đoạn gần đây. Phương pháp phân tích chủ yếu là so sánh, phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán, đánh giá các rủi ro và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát hiện hành. Timeline nghiên cứu kéo dài trong vòng một năm, từ thu thập dữ liệu đến phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế: Công ty đã xây dựng các quy định về đạo đức, cam kết năng lực và tổ chức bộ máy quản lý, tuy nhiên việc phân định quyền hạn và trách nhiệm chưa rõ ràng, dẫn đến một số bất cập trong phối hợp kiểm soát. Ví dụ, tỷ lệ sai sót trong ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 8% tổng chi phí phát sinh.

  2. Hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kiểm soát: Hệ thống thông tin dự toán và thực hiện chưa đồng bộ, việc cập nhật số liệu chậm trễ làm giảm hiệu quả phát hiện sai lệch. So sánh chi phí thực tế với dự toán cho thấy chi phí nhân công trực tiếp vượt dự toán khoảng 12%, chủ yếu do chấm công không chính xác và tính lương sai lệch.

  3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện: Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung còn nhiều điểm yếu như thiếu kiểm tra chéo, phê duyệt chưa chặt chẽ, dẫn đến thất thoát và lãng phí. Chi phí sử dụng máy thi công vượt dự toán khoảng 10%, nguyên nhân do quản lý nhiên liệu và bảo dưỡng máy móc chưa hiệu quả.

  4. Rủi ro trong quá trình thi công và quản lý chi phí cao: Do đặc thù sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, thi công kéo dài và chịu tác động môi trường, Công ty gặp nhiều khó khăn trong kiểm soát chi phí, đặc biệt là biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do biến động giá cả thị trường và tổ chức thu mua chưa tối ưu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng hệ thống KSNB CPXL đồng bộ và phù hợp với đặc thù hoạt động xây lắp. So với các nghiên cứu trong ngành, mức sai lệch chi phí của Công ty tương đối cao, phản ánh sự cần thiết phải cải tiến quy trình kiểm soát. Việc thiếu đồng bộ giữa hệ thống thông tin dự toán và thực hiện làm giảm khả năng phát hiện kịp thời các sai sót, dẫn đến rủi ro tài chính và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh chi phí thực tế và dự toán theo từng khoản mục chi phí, bảng phân tích nguyên nhân biến động chi phí, giúp minh họa rõ ràng các điểm yếu trong kiểm soát nội bộ. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí xây lắp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ: Xây dựng và ban hành các quy định rõ ràng về phân định quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến quản lý chi phí xây lắp. Tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho cán bộ, nhân viên. Thời gian thực hiện: 6 tháng; chủ thể: Ban lãnh đạo Công ty phối hợp phòng Tổ chức – Hành chính.

  2. Nâng cấp hệ thống thông tin kế toán: Áp dụng phần mềm kế toán tích hợp đồng bộ giữa dự toán và thực hiện, đảm bảo cập nhật số liệu kịp thời, chính xác. Thiết lập báo cáo tự động phân tích chênh lệch chi phí. Thời gian thực hiện: 9 tháng; chủ thể: Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp IT.

  3. Xây dựng và hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp: Rà soát, chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung; tăng cường kiểm tra, phê duyệt chặt chẽ các chứng từ liên quan. Thời gian thực hiện: 6 tháng; chủ thể: Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp các phòng ban kỹ thuật.

  4. Tăng cường phân tích biến động chi phí: Thiết lập quy trình phân tích định kỳ biến động chi phí theo từng công trình, hạng mục để phát hiện sớm sai lệch và nguyên nhân, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thời gian thực hiện: 3 tháng; chủ thể: Phòng Kế hoạch và Phòng Tài chính – Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB CPXL, từ đó chỉ đạo xây dựng hệ thống kiểm soát phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và tăng lợi nhuận.

  2. Nhân viên phòng Tài chính – Kế toán: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về các thủ tục kiểm soát nội bộ chi tiết, giúp cải thiện công tác hạch toán, kiểm tra và báo cáo chi phí xây lắp.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo để tư vấn, thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý chi phí xây lắp.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Hỗ trợ nghiên cứu, học tập về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng, cung cấp ví dụ thực tiễn và phương pháp phân tích chi phí.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là gì?
    Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là hệ thống các quy trình, thủ tục và hoạt động do doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo chi phí xây lắp được quản lý hiệu quả, tránh sai sót, gian lận và lãng phí trong quá trình thi công.

  2. Tại sao CPXL lại quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
    CPXL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận. Kiểm soát tốt CPXL giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao chất lượng công trình và tăng sức cạnh tranh.

  3. Những rủi ro phổ biến trong kiểm soát CPXL là gì?
    Rủi ro bao gồm sai sót trong lập dự toán, chấm công không chính xác, mua nguyên vật liệu không đúng chất lượng hoặc giá cao, quản lý máy thi công kém hiệu quả, và phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý.

  4. Làm thế nào để phân tích biến động chi phí xây lắp?
    Phân tích biến động chi phí dựa trên so sánh chi phí thực tế với dự toán, tách biệt các nhân tố ảnh hưởng như lượng sử dụng, đơn giá và năng suất lao động để xác định nguyên nhân chênh lệch.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ CPXL?
    Hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin kế toán, xây dựng thủ tục kiểm soát chặt chẽ, và tăng cường phân tích biến động chi phí định kỳ là các giải pháp thiết thực giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và mô hình KSNB chi phí xây lắp phù hợp với đặc thù doanh nghiệp xây dựng.
  • Phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa cho thấy nhiều hạn chế trong môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát nội bộ.
  • Các khoản mục chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sử dụng máy thi công có tỷ lệ sai lệch so với dự toán từ 8% đến 12%, phản ánh rủi ro và lãng phí cần khắc phục.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin, chuẩn hóa thủ tục kiểm soát và tăng cường phân tích biến động chi phí nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí xây lắp.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-9 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời. Lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện thành công.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, góp phần phát triển bền vững cho doanh nghiệp xây dựng trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.