Tổng quan nghiên cứu

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là trụ cột chính của hệ thống an sinh xã hội tại Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi của người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Theo ước tính, đến năm 2021, BHXH Việt Nam đặt mục tiêu đạt khoảng 17,5 triệu người tham gia BHXH, tăng 19% so với năm 2018; khoảng 15,3 triệu người tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), tăng 21%; và khoảng 88,7 triệu người tham gia bảo hiểm y tế (BHYT), tăng 11%, với tỷ lệ bao phủ BHYT đạt 90,8% dân số. Trong bối cảnh đó, việc tổ chức kế toán tại các cơ quan BHXH, đặc biệt là tại BHXH tỉnh Hà Nam, trở nên cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, bảo toàn và phát triển các quỹ BHXH, BHTN, BHYT.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam trong năm 2019, nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán phù hợp với chế độ kế toán mới theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nghiên cứu có phạm vi tại BHXH tỉnh Hà Nam, không bao gồm các đơn vị cấp huyện trực thuộc. Mục tiêu chính là nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và kịp thời trong việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phục vụ công tác điều hành của cơ quan BHXH.

Việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ mà còn góp phần thực hiện tốt các chính sách BHXH, BHTN, BHYT, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của NLĐ và NSDLĐ, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của hệ thống an sinh xã hội.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp, đặc biệt là trong cơ quan BHXH. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết tổ chức kế toán: Tổ chức kế toán được hiểu là việc thiết lập mối liên hệ trình tự giữa các yếu tố của hệ thống kế toán như nhân sự, chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo nhằm thực hiện chức năng quản lý tài chính hiệu quả. Lý thuyết này nhấn mạnh nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán.

  2. Mô hình quản lý tài chính công: Tập trung vào quản lý thu, chi, lập dự toán và quyết toán ngân sách trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định của Nhà nước. Mô hình này giúp đánh giá hiệu quả công tác kế toán trong việc quản lý các quỹ BHXH, BHTN, BHYT.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính và kiểm tra kế toán. Ngoài ra, các nguyên tắc tổ chức kế toán như nguyên tắc phù hợp, thống nhất, tiết kiệm và bất kiêm nhiệm cũng được làm rõ để làm cơ sở đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và toàn diện:

  • Nguồn dữ liệu:

    • Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát trực tiếp quy trình làm việc giữa các bộ phận kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam và phỏng vấn cán bộ phụ trách kế toán.
    • Dữ liệu thứ cấp bao gồm các văn bản pháp luật (Luật BHXH 2014, Luật Việc làm 2013, Luật BHYT 2014), các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính (Thông tư 102/2018/TT-BTC, Thông tư 107/2017/TT-BTC), các báo cáo, tài liệu chuyên ngành và các nghiên cứu liên quan.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lựa chọn BHXH tỉnh Hà Nam làm đối tượng nghiên cứu điển hình, đại diện cho các đơn vị BHXH cấp tỉnh trong việc áp dụng chế độ kế toán mới.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá số liệu thu, chi, báo cáo tài chính; so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tế để phát hiện tồn tại; phân tích SWOT để đánh giá ưu điểm, hạn chế; và phương pháp so sánh với các nghiên cứu tương tự tại các tỉnh khác.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập dữ liệu và khảo sát thực trạng trong năm 2019; phân tích và đánh giá trong quý đầu năm 2020; đề xuất giải pháp và hoàn thiện luận văn trong nửa đầu năm 2021.

Phương pháp nghiên cứu đảm bảo tính khoa học, khách quan, giúp làm rõ thực trạng tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam và đề xuất các giải pháp khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy kế toán còn chưa đồng bộ và chuyên môn hóa chưa cao: BHXH tỉnh Hà Nam áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, với phòng Kế hoạch Tài chính thực hiện các nghiệp vụ kế toán chính. Tuy nhiên, cán bộ kế toán còn lúng túng khi áp dụng chế độ kế toán mới, dẫn đến hiệu quả công tác chưa cao. Tỷ lệ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn phù hợp đạt khoảng 75%, còn thiếu kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin.

  2. Hệ thống chứng từ kế toán chưa được hoàn thiện đầy đủ: BHXH tỉnh sử dụng 68 loại chứng từ kế toán theo quy định, trong đó có 34 chứng từ bắt buộc và 34 chứng từ hướng dẫn. Tuy nhiên, việc kiểm tra, hoàn chỉnh và luân chuyển chứng từ còn chậm, dẫn đến tình trạng báo cáo chưa cân đối số liệu, tỷ lệ sai sót trong chứng từ chiếm khoảng 8%.

  3. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán được tổ chức theo Thông tư 102/2018/TT-BTC nhưng còn thiếu đồng bộ: BHXH tỉnh sử dụng 217 tài khoản cấp 1, cấp 2 và 4 tài khoản ngoại bảng, bổ sung 15 tài khoản đặc thù cho nghiệp vụ BHXH. Tuy nhiên, việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái và chứng từ ghi sổ còn chưa thống nhất, dẫn đến sai lệch số liệu trong báo cáo tài chính khoảng 5%.

  4. Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán chưa kịp thời và đầy đủ: BHXH tỉnh thực hiện lập 4 loại báo cáo chính theo quy định, nhưng thời hạn nộp báo cáo thường bị chậm từ 10-15 ngày so với quy định. Tỷ lệ báo cáo đúng hạn đạt khoảng 70%. Việc lập báo cáo còn thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp cho cơ quan quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do sự chuyển đổi sang chế độ kế toán mới theo Thông tư 102/2018/TT-BTC còn nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin. So với các nghiên cứu tại BHXH các tỉnh như Đà Nẵng, Ninh Bình, Hà Nội, BHXH tỉnh Hà Nam có điểm tương đồng về khó khăn trong tổ chức bộ máy và hệ thống chứng từ, nhưng mức độ sai sót và chậm trễ trong báo cáo có phần cao hơn.

Việc chưa có bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách tại BHXH tỉnh Hà Nam cũng làm giảm hiệu quả kiểm soát nội bộ, dẫn đến sai sót trong chứng từ và báo cáo. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót chứng từ và báo cáo theo từng quý, hoặc bảng so sánh thời gian nộp báo cáo thực tế so với quy định.

Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, bảo đảm quyền lợi của NLĐ và NSDLĐ, đồng thời đáp ứng yêu cầu báo cáo minh bạch, kịp thời của cơ quan quản lý nhà nước.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ kế toán. Xây dựng bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Thời gian thực hiện: trong vòng 12 tháng; chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc BHXH tỉnh phối hợp với BHXH Việt Nam.

  2. Cải tiến hệ thống chứng từ kế toán: Rà soát, chuẩn hóa các mẫu chứng từ kế toán, tăng cường kiểm tra, hoàn chỉnh và luân chuyển chứng từ đúng quy trình. Áp dụng phần mềm quản lý chứng từ điện tử để giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Thời gian thực hiện: 6-9 tháng; chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch Tài chính và phòng CNTT.

  3. Đồng bộ hệ thống tài khoản và sổ kế toán: Áp dụng thống nhất hình thức ghi sổ kế toán theo chế độ mới, đảm bảo số liệu phản ánh chính xác và kịp thời. Tăng cường kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các tài khoản và sổ kế toán. Thời gian thực hiện: 9 tháng; chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch Tài chính.

  4. Nâng cao chất lượng và tiến độ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán: Xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, áp dụng phần mềm kế toán tập trung để tự động hóa việc tổng hợp và lập báo cáo. Đảm bảo báo cáo được nộp đúng hạn, đầy đủ và chính xác. Thời gian thực hiện: 6 tháng; chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc BHXH tỉnh và phòng Kế hoạch Tài chính.

Các giải pháp trên cần được thực hiện đồng bộ, có sự giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả và phù hợp với thực tiễn hoạt động của BHXH tỉnh Hà Nam.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và kế toán tại các cơ quan BHXH cấp tỉnh và cấp huyện: Giúp hiểu rõ về tổ chức bộ máy kế toán, quy trình chứng từ, tài khoản và báo cáo tài chính theo chế độ mới, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

  2. Các nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước về BHXH, BHTN, BHYT: Cung cấp cơ sở khoa học để điều chỉnh, hoàn thiện các quy định pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ kế toán trong lĩnh vực BHXH.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành Kế toán, Tài chính công: Là tài liệu tham khảo thực tiễn quý giá về tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực BHXH.

  4. Các chuyên gia tư vấn và đơn vị phát triển phần mềm kế toán: Hỗ trợ thiết kế, cải tiến phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù nghiệp vụ BHXH, đáp ứng yêu cầu quản lý và báo cáo tài chính.

Việc tham khảo luận văn giúp các đối tượng trên nâng cao nhận thức, kỹ năng và hiệu quả công tác kế toán, góp phần phát triển hệ thống BHXH bền vững.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam gặp nhiều khó khăn khi áp dụng chế độ kế toán mới?
    Chế độ kế toán mới theo Thông tư 102/2018/TT-BTC có nhiều điểm khác biệt so với chế độ cũ, đòi hỏi cán bộ kế toán phải nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin. Việc thiếu đào tạo bài bản và bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách là nguyên nhân chính gây khó khăn.

  2. Hệ thống chứng từ kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam được tổ chức như thế nào?
    BHXH tỉnh sử dụng 68 loại chứng từ kế toán, gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo thứ tự rõ ràng, tuy nhiên còn tồn tại sai sót do kiểm tra chưa chặt chẽ và xử lý chậm.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả lập báo cáo tài chính tại BHXH tỉnh?
    Cần xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, áp dụng phần mềm kế toán tập trung để tự động hóa tổng hợp số liệu, đồng thời tăng cường đào tạo cán bộ kế toán về kỹ năng lập báo cáo và tuân thủ thời hạn nộp báo cáo.

  4. Vai trò của kiểm tra kế toán trong tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh là gì?
    Kiểm tra kế toán giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, đảm bảo tính chính xác, minh bạch của số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Hiện BHXH tỉnh Hà Nam chưa có bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách, nên hiệu quả kiểm soát còn hạn chế.

  5. Phần mềm kế toán có vai trò như thế nào trong tổ chức kế toán tại BHXH?
    Phần mềm kế toán giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và kịp thời trong ghi chép, tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc thù nghiệp vụ BHXH là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ thực trạng tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam, chỉ ra các tồn tại về bộ máy kế toán, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và nâng cao chất lượng báo cáo tài chính, phù hợp với chế độ kế toán mới.
  • Nghiên cứu góp phần bổ sung lý luận về tổ chức kế toán trong cơ quan BHXH, đồng thời cung cấp cơ sở thực tiễn cho việc cải tiến công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
  • Thời gian thực hiện các giải pháp đề xuất dự kiến trong vòng 6-12 tháng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự hỗ trợ từ BHXH Việt Nam.
  • Kêu gọi các cơ quan liên quan quan tâm đầu tư nguồn lực, đào tạo cán bộ và ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán, góp phần phát triển bền vững hệ thống BHXH Việt Nam.