Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của các tổ chức, đặc biệt trong khu vực công. Tại Việt Nam, các trường đại học công lập như Trường Đại học Thủ Dầu Một (ĐH TDM) đang chịu áp lực cạnh tranh ngày càng lớn trong công tác tuyển sinh và đào tạo, đòi hỏi phải nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững. Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn từ tháng 5/2019 đến tháng 1/2020, tập trung khảo sát các thành viên Ban giám hiệu, trưởng, phó các phòng, ban, khoa, viện và nhân viên của trường ĐH TDM nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại đây.

Mục tiêu chính của nghiên cứu là xác định và đo lường mức độ tác động của năm nhân tố cấu thành hệ thống KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát. Qua đó, đề xuất các giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, góp phần cải thiện hiệu quả quản lý và hoạt động của trường. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong bối cảnh các trường đại học công lập đang thực hiện cơ chế tự chủ tài chính và đối mặt với nhiều thách thức về quản trị nội bộ.

Theo kết quả khảo sát, trường ĐH TDM còn tồn tại một số hạn chế như sử dụng chưa hiệu quả cơ sở vật chất, thái độ làm việc của cán bộ chưa cao, công việc chồng chéo giữa các đơn vị và khó khăn trong tuyển sinh, dẫn đến quy mô sinh viên giảm. Những tồn tại này được cho là do hệ thống KSNB chưa phát huy được tính hữu hiệu. Nghiên cứu nhằm cung cấp cơ sở khoa học để hoàn thiện hệ thống KSNB, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của trường trong giai đoạn tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết hệ thống KSNB trong khu vực công theo hướng dẫn của INTOSAI 2013, trong đó hệ thống KSNB được cấu thành bởi năm yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát. Mỗi yếu tố đều có vai trò quan trọng và tương tác chặt chẽ nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

  • Môi trường kiểm soát: Là nền tảng tạo ra sắc thái chung cho tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức và hành vi của nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Bao gồm các yếu tố như tính trung thực, năng lực nhân viên, triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức, bao gồm rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và từng bộ phận.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách, thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo các chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện nghiêm túc, bao gồm kiểm soát phòng ngừa, phát hiện, bù đắp, kiểm soát vật chất và phân chia trách nhiệm hợp lý.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc ra quyết định và kiểm soát trong toàn tổ chức.
  • Giám sát: Hoạt động đánh giá, kiểm tra thường xuyên và định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu, bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.

Ngoài ra, nghiên cứu vận dụng các lý thuyết nền tảng như:

  • Lý thuyết Chaos: Nhấn mạnh tính nhạy cảm của hệ thống KSNB với các tác động nhỏ, cho thấy sự tương tác phức tạp giữa các yếu tố cấu thành hệ thống.
  • Lý thuyết ủy nhiệm: Giải thích vai trò của KSNB trong việc giám sát hành vi người quản lý nhằm giảm thiểu xung đột lợi ích giữa bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm.
  • Lý thuyết quyền biến: Nhấn mạnh sự cần thiết phải thiết kế hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm công nghệ, văn hóa và môi trường bên ngoài của tổ chức.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng, gồm hai giai đoạn chính:

  1. Nghiên cứu tổng thể: Tổng hợp, phân tích tài liệu, các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước về hệ thống KSNB, đặc biệt là trong khu vực công và các trường đại học. Qua đó xây dựng bảng câu hỏi khảo sát phù hợp với thực tiễn của trường ĐH TDM.

  2. Nghiên cứu kiểm định: Thu thập dữ liệu sơ cấp từ tháng 10/2019 đến tháng 12/2019 thông qua khảo sát các thành viên Ban giám hiệu, trưởng, phó các phòng, ban, khoa, viện và nhân viên của trường ĐH TDM. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 200 người, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện và có hiểu biết về KSNB.

Dữ liệu được xử lý và phân tích bằng phần mềm SPSS 22.0, sử dụng các kỹ thuật phân tích nhân tố khám phá (EFA) để kiểm tra độ tin cậy và cấu trúc thang đo, đồng thời thực hiện phân tích hồi quy để đo lường mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Quy trình nghiên cứu được thực hiện theo các bước: xây dựng mô hình nghiên cứu, thiết kế bảng câu hỏi, thu thập dữ liệu, kiểm định độ tin cậy, phân tích nhân tố, kiểm định mô hình hồi quy và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ảnh hưởng của Hoạt động kiểm soát: Đây là nhân tố có tác động mạnh nhất đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại trường ĐH TDM với hệ số beta chuẩn hóa khoảng 0.35. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ, phân chia trách nhiệm rõ ràng và kiểm soát vật chất hiệu quả giúp giảm thiểu sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Môi trường kiểm soát: Nhân tố này có ảnh hưởng thứ hai với hệ số beta chuẩn hóa khoảng 0.30. Môi trường kiểm soát tốt tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ hệ thống, bao gồm sự trung thực, năng lực của cán bộ, triết lý quản lý và cơ cấu tổ chức hợp lý.

  3. Đánh giá rủi ro: Có tác động tích cực với hệ số beta chuẩn hóa khoảng 0.25. Việc nhận diện và phân tích rủi ro kịp thời giúp nhà trường có các biện pháp phòng ngừa và xử lý hiệu quả, góp phần nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.

  4. Thông tin và truyền thông: Tác động của yếu tố này thấp hơn so với các nhân tố trên, với hệ số beta chuẩn hóa khoảng 0.18. Hệ thống thông tin kịp thời, chính xác và truyền thông hiệu quả giúp các bộ phận phối hợp tốt hơn trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ.

  5. Giám sát: Mặc dù có tác động tích cực, nhưng mức độ ảnh hưởng của giám sát thấp nhất trong năm nhân tố, với hệ số beta chuẩn hóa khoảng 0.15. Giám sát thường xuyên và định kỳ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các khiếm khuyết trong hệ thống.

Các kết quả trên được minh họa qua bảng hồi quy và biểu đồ cột thể hiện mức độ ảnh hưởng tương đối của từng nhân tố. Độ tin cậy của các thang đo được kiểm định bằng hệ số Cronbach’s alpha đều đạt trên 0.7, đảm bảo tính nhất quán nội tại của các biến quan sát.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu quốc tế và trong nước về hệ thống KSNB trong khu vực công, khẳng định vai trò quan trọng của hoạt động kiểm soát và môi trường kiểm soát trong việc nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống. Sự khác biệt về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố phản ánh đặc thù quản lý và điều kiện thực tế tại trường ĐH TDM.

Hoạt động kiểm soát được ưu tiên hàng đầu do đây là các biện pháp trực tiếp ngăn ngừa và phát hiện sai phạm, đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng đắn. Môi trường kiểm soát mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc thực thi các hoạt động kiểm soát hiệu quả, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, giảng viên và nhân viên.

Đánh giá rủi ro giúp nhà trường chủ động nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn, từ đó xây dựng các biện pháp ứng phó phù hợp, góp phần giảm thiểu tổn thất và nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin và truyền thông tuy có tác động thấp hơn nhưng vẫn là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự phối hợp và truyền đạt thông tin trong toàn trường.

Giám sát, mặc dù có mức độ ảnh hưởng thấp nhất, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống KSNB, giúp phát hiện sớm các sai sót và điều chỉnh kịp thời. Kết quả này cũng cho thấy cần tăng cường hoạt động giám sát để nâng cao hiệu quả tổng thể của hệ thống.

So sánh với các nghiên cứu trước đây, nghiên cứu này có điểm mới khi áp dụng khung lý thuyết INTOSAI 2013 và sử dụng dữ liệu sơ cấp kết hợp phương pháp định tính và định lượng, giúp kết quả có tính thực tiễn và độ tin cậy cao hơn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường hoạt động kiểm soát: Xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ rõ ràng, chặt chẽ, đặc biệt là kiểm soát phòng ngừa và phát hiện. Đào tạo cán bộ về kỹ năng kiểm soát và phân chia trách nhiệm hợp lý. Thời gian thực hiện: 6-12 tháng. Chủ thể: Ban giám hiệu, phòng Tổ chức hành chính.

  2. Củng cố môi trường kiểm soát: Nâng cao đạo đức nghề nghiệp, tính trung thực và năng lực của cán bộ, giảng viên, nhân viên thông qua các chương trình đào tạo, đánh giá và khen thưởng. Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, minh bạch. Thời gian: 12 tháng. Chủ thể: Ban giám hiệu, phòng Nhân sự.

  3. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro: Thiết lập quy trình nhận diện, phân tích và xử lý rủi ro định kỳ, cập nhật các rủi ro mới phát sinh. Tăng cường sự tham gia của các bộ phận trong việc đánh giá rủi ro. Thời gian: 6 tháng. Chủ thể: Phòng Kế hoạch - Tài chính, các đơn vị liên quan.

  4. Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông: Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ đồng bộ, đảm bảo tính kịp thời, chính xác và dễ tiếp cận. Tăng cường truyền thông nội bộ để nâng cao nhận thức về KSNB. Thời gian: 6-9 tháng. Chủ thể: Phòng Công nghệ thông tin, phòng Truyền thông.

  5. Tăng cường hoạt động giám sát: Thiết lập các chương trình giám sát thường xuyên và định kỳ, sử dụng các công cụ đánh giá hiệu quả hệ thống KSNB. Đẩy mạnh vai trò kiểm toán nội bộ và phản hồi kết quả giám sát đến Ban giám hiệu. Thời gian: 12 tháng. Chủ thể: Phòng Kiểm toán nội bộ, Ban giám hiệu.

Các giải pháp trên cần được triển khai đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự chỉ đạo quyết liệt của Ban giám hiệu để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám hiệu các trường đại học công lập: Giúp hiểu rõ các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, từ đó xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù đơn vị, nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở khoa học để thiết kế các quy trình kiểm soát, giám sát và đánh giá rủi ro, đồng thời nâng cao năng lực thực thi nhiệm vụ kiểm soát nội bộ.

  3. Giảng viên và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị: Là tài liệu tham khảo quý giá cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập về hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục đại học.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức nghiên cứu: Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách, hướng dẫn và đánh giá hệ thống KSNB tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. Nó giúp ngăn ngừa sai phạm, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. Năm nhân tố cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI 2013 là gì?
    Bao gồm Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát. Mỗi yếu tố đều đóng vai trò quan trọng và tương tác chặt chẽ để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn?
    Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng, sử dụng dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát và phân tích bằng phần mềm SPSS 22.0 với kỹ thuật phân tích nhân tố khám phá và hồi quy.

  4. Nhân tố nào ảnh hưởng mạnh nhất đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại trường ĐH TDM?
    Hoạt động kiểm soát được xác định là nhân tố có tác động mạnh nhất, tiếp theo là môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro.

  5. Làm thế nào để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB?
    Cần triển khai đồng bộ các giải pháp như tăng cường hoạt động kiểm soát, củng cố môi trường kiểm soát, hoàn thiện đánh giá rủi ro, nâng cao hiệu quả thông tin truyền thông và tăng cường giám sát thường xuyên, định kỳ.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã xác định năm nhân tố chính ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại trường ĐH Thủ Dầu Một, trong đó hoạt động kiểm soát và môi trường kiểm soát có tác động mạnh nhất.
  • Phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng cùng việc sử dụng dữ liệu sơ cấp giúp nâng cao độ tin cậy và tính thực tiễn của kết quả.
  • Kết quả nghiên cứu phù hợp với các lý thuyết và nghiên cứu trước đây, đồng thời có điểm mới khi áp dụng khung INTOSAI 2013 cho khu vực công.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, góp phần cải thiện hiệu quả quản lý và hoạt động của trường trong thời gian tới.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hệ thống KSNB phát huy tối đa vai trò trong quản trị nhà trường.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng kết quả nghiên cứu này để nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị giáo dục và tổ chức công lập khác.