CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán : Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. * Về phương thức thanh toán, có hai phương thức thanh toán chủ yếu: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản,… - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. * Về hình thức thanh toán, thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư, hàng hóa. Hình thức này thường được áp dụng đối với giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ (hiện nay được áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản, khoảng cách giữa hai bên hẹp. - Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán.Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như ủy nhiệm chi, sec… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của các đơn vị này sang đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ.
+ Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Sinh viên: Vũ Thị Quyên – QT1703K Page 3 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng + Phương thức nhờ thu phiếu trơn: là phương thức thanh toán mà người bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ người mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền.
+ Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ:là phương thức thanh toán, trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. + Phương thức tín dụng chứng từ:là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.
- Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Sinh viên: Vũ Thị Quyên – QT1703K Page 4 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua a.
Chứng từ sử dụng - Hợp đồng bán hàng. - Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập. - Phiếu xuất kho. - Giấy báo có Ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ. - Giấy nộp tiền. - Biên bản thanh lý hợp đồng. - Các chứng từ có liên quan khác b.
Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanhtoán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng; - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Sinh viên: Vũ Thị Quyên – QT1703K Page 5 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng + Số Dư Bên Nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng. + Số Dư Bên Có (nếu có): - Phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. - Sổ cái tài khoản 131,… 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1) Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: - Đối với sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp - Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 635 : Chi phí tài chính Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.
2) Trường hợp giảm giá hàng bán , chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại : Sinh viên: Vũ Thị Quyên – QT1703K Page 6 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại , giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 131 : Phải thu của khách hàng - Đối với hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá , chiết khấu, kế toán ghi: Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại , giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại Có TK 131 : Phải thu của khách hàng. 3) Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi: Nợ các TK 111, 112,.
