CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ĐÔNG THÀNH 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc với số lượng lớn, các sản phẩm đa dạng, mẫu mã phong phú, do vậy lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất chiếm tỷ lệ cao trong tổng chi phí sản xuất. NVL dùng cho sản xuất có những đặc điểm và đặc trưng như: + NVL tiêu hao cho sản xuất rất đa dạng về chủng loại. + Mỗi loại NVL đều có những đặc tính riêng nhưng có đặc điểm chung là chịu ảnh hưởng lớn của thời tiết, khí hậu nên không có khả năng bảo quản trong thời gian dài. + Về mặt hiện vật, các loại NVL tiêu hao cho sản xuất của công ty chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của NVL được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Công ty đã sử dụng một lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú, đa dạng với nhiều nhóm, nhiều thứ có quy cách khác nhau như: vải, chỉ, mác, … trong mỗi loại lại chia thành nhiều loại khác nhau theo quy cách, tính năng, đặc điểm riêng của nó. VD: Vải có các loại: Vải dệt kim, vải kẻ, vải micro trơn,… Vật liệu không chỉ khác nhau về chủng loại mà còn khác nhau về nguồn cung cấp (cùng là vải nhưng lại mua của các nguồn cung cấp khác nhau).
Phòng tổ chức hành chính phải năng động, chủ động khai thác nguồn cung cấp đúng, đủ nguyên vật liệu, giá cả phù hợp. Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS. Phan Trung Kiên 3 Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Việc nhập nguyên vật liệu của công ty phải được thực hiện theo kế hoạch trên cơ sở yêu cầu của phân xưởng sản xuất có nhu cầu về sử dụng vật liệu (dựa trên nhu cầu sản xuất). Đảm nhiệm nhiệm vụ thu mua là bộ phận cung ứng của phòng tổ chức hành chính và tuỳ theo tình hình cả Công ty mà giám đốc quyết định sử dụng từng nguồn vốn để nhập vật liệu cho phù hợp với kết quả, tối ưu nguồn vốn tự có hoặc vốn vay.
Vật liệu nhập về được bảo quản trong kho vật tư của công ty. Vì vậy công ty phải có biện pháp thu mua vận chuyển bảo quản tốt để tránh mất mát, hư hỏng làm giảm số lượng, chất lượng vật liệu, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu phải quản lý chặt chẽ hai khâu giá cả và định mức tiêu hao. Giám đốc Công ty căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của đơn vị mình và chịu trách nhiệm về tính chính xác của định mức đó.
Như vậy, công tác hoàn thiện định mức tiêu hao vật tư cần phải được đơn vị thường xuyên thực hiện dưới sự tác động tích cực của việc nâng cấp máy móc, thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật và các phong trào sáng kiến cải tiến hợp lý sản xuất Tại công ty chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (từ 70% - 80%). Do vậy việc quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác, khoa học giúp cho quá trình quản trị, phân tích, đánh giá tìm ra các giải pháp tiết kiệm có một ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh trạnh trên thị trường nhằm ổn định và đưa Công ty từng bước phát triển.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty: Trong Công ty, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác NVL lại thường xuyên biến động. Do đó để quản lý và hạch toán được NVL cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu.
Trên cơ sở kết quả phân loại, tùy thuộc vào công dụng , tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp. Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS. Phan Trung Kiên 4 Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ NVL của Công ty được phân thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm, vật liệu chính gồm các loại vải. - Phụ liệu: chỉ các loại, mác, cút.
có vai trò nhất định trong quá trình sản xuất hoặc phục vụ nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý, làm tăng chất lượng của sản phẩm. - Nhiên liệu: các loại nhiên liệu như dầu Diezel, dầu Omega, dầu Silicon, xăng, điện,. được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất tại các phân xưởng may, cắt, đóng gói,. tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường.
- Phụ liệu khác: băng dính, chổi, áo bảo hộ, kìm, gang tay, ny lon, thùng carton, bìa cứng,. Và được thể hiện trên biểu 2.1 sau: Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS. Phan Trung Kiên 5 Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Biểu 2.1: Bảng Kê Các Loại Nguyên Phụ Liệu Khăn bông Chỉ tơ các màu Vải bông trắng Chỉ may 500m màu trắng Vải nhung Chỉ tơ trắng Vải phin Dây dệt các loại Vải cotton Dây cont các loại Vải micro kẻ Mác nhãn các loại Vải lụa xốp Thẻ bài treo các loại Vải gấm Túi pe to các loại Vải hoa ren Thùng C/T các loại Vải ren 2 lớp Thẻ nhựa Vải tricot 3 màu Túi PE các loại Băng dính 1.2cm Vách Băng dính 5cm Xăng Chỉ may 2000m Dầu Chỉ 40/2-5000m màu Than Chỉ 40/2-2500m màu Chổi Tơ 150D màu khác Áo bảo hộ Tơ 150D trắng Kìm Đệm thùng Gang tay Dây luồn chun Ny lon Móc nhựa Thùng carton Băng dính 5cm Bìa cứng Chỉ may 5000m màu … Hạch toán và phân loại NVL theo cách này đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng loại, từng thứ NVL, trên cơ sở hạch toán theo vai trò và công dụng của NVL công ty đã tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu".
Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS. Phan Trung Kiên 6 Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Biểu 2.2: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Đơn giá Tên, nhãn hiệu, quy cách Ghi ĐVT hạch Nhóm Danh điểm NVL chú toán 1521 NVL chính VMK Vải micro kẻ m VGAM Vải gấm m VLUA Vải lụa m. 1522 Phụ liệu PC5000MRT Chỉ may 5000m màu trắng cuộn PC603TRANG Chỉ may 60/3 màu trắng cuộn PCHUN Chun dẹt m DBAC Dây lõi bấc m. 1523 Nhiên liệu X92 Xăng 92 lít NLDTCO Dầu trơn chỉ Omega lít NLDĐ Dầu Diezel lít.
1524 Phụ liệu khác BIA Bìa lót thùng Tờ PTE1 Túi PE các loại Cái K1K Kim máy 1 kim Cái. Danh điểm này được sử dụng thống nhất trong toàn công ty, trong danh điểm vật tư, tên gọi của từng loại vật tư được mã hoá theo tên của vật tư và theo đặc tính của từng loại vật tư. Khi nhìn vào một danh điểm vật tư bất kỳ Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS. Phan Trung Kiên 7 Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân nhân viên trong công ty dễ dàng nhận ra đó là loại vật tư nào và có đặc tính gì.
VD: Vải tricot 3 màu có mã vật tư là VTRICOT3 được hiểu như sau: Chữ V là ký hiệu cho biết loại NVL đó là vải, TRICOT là tên của một loại vải, 3 là ký hiệu của số màu sắc của vải (do vải là vật tư chính nhưng cùng một chất liệu vải lại có nhiều màu sắc rất khác nhau nên công ty đã lập ra hẳn một bảng màu được đánh số thứ tự từ 1, 2, 3. và quy định chung cho tất cả các loại vải).3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Như chúng ta đã biết NVL là thực thể chính cấu thành nên giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất, nó thường chiếm 70% - 80% giá thành sản phẩm. Vì vậy việc quản lý tốt khâu thu mua, dữ trữ, sử dụng và bảo quản NVL là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó cũng là yêu cầu đặt ra và được coi trọng tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành.
+ Ở khâu thu mua: Căn cứ vào mã hàng sản xuất, phòng kỹ thuật sẽ ước tính được số nguyên vật liệu cần tiêu hao cho sản xuất, sau đó phòng kỹ thuật sẽ lập lên Bảng kế hoạch tiêu hao NVL và gửi cho phòng kế hoạch nghiệp vụ- xuất nhập khẩu. Căn cứ vào Bảng kế hoạch này phòng kế hoạch nghiệp vụ- xuất nhập khẩu sẽ đảm nhận việc thu mua NVL. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, NVL mua về nhập kho phục vụ cho nhu cầu sản xuất đều do Giám đốc ký. Phó Giám đốc chỉ được ký khi có sự uỷ quyền của Giám đốc.
Sau khi giấy đề nghị mua vật tư được Giám đốc ký duyệt, phòng kế hoạch nghiệp vụ- xuất nhập khẩu sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng. Phòng kế hoạch nghiệp vụ- xuất nhập khẩu có nhiệm vụ quản lý số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá vật tư thu mua và chi phí thu mua cũng như việc thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sinh viên : Phạm Thị Tuyết GVHD : TS.