I. Tổng quan tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện công
Trong bối cảnh ngành y tế ngày càng phát triển và hướng tới tự chủ tài chính, việc tổ chức công tác kế toán hiệu quả đóng vai trò xương sống cho sự vận hành ổn định của các bệnh viện công lập. Bệnh viện Y học Cổ truyền Thành phố Đà Nẵng, một đơn vị sự nghiệp có thu, cũng không nằm ngoài xu hướng này. Công tác kế toán không chỉ đơn thuần là ghi chép sổ sách mà còn là công cụ cung cấp thông tin tài chính minh bạch, chính xác, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, giám sát thu chi và tối ưu hóa nguồn lực. Đặc biệt, việc áp dụng Chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp công lập theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đã mang đến những thay đổi căn bản, chuyển từ cơ sở tiền mặt sang cơ sở dồn tích, đòi hỏi sự thích ứng và hoàn thiện trong toàn bộ hệ thống. Luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Thị Huế (2021) đã đi sâu phân tích và hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến kế toán hành chính sự nghiệp, làm rõ các đặc điểm kế toán ngành y tế như sự đa dạng của nguồn thu (ngân sách nhà nước, kế toán bảo hiểm y tế (BHYT), kế toán thu viện phí, dịch vụ) và tính phức tạp trong hạch toán chi phí tại bệnh viện. Một hệ thống kế toán được tổ chức khoa học sẽ giúp quản lý tài chính bệnh viện chặt chẽ, từ khâu lập dự toán, chấp hành cho đến quyết toán, đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ quy định và hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
1.1. Vai trò của kế toán trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập
Kế toán trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập như Bệnh viện Y học Cổ truyền Đà Nẵng không chỉ thực hiện chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, mà còn là công cụ quan trọng cho ban lãnh đạo trong việc điều hành. Thông tin từ báo cáo tài chính bệnh viện giúp đánh giá hiệu quả sử dụng kinh phí, kiểm soát các khoản thu-chi, và là cơ sở để lập kế hoạch, dự toán cho các kỳ tiếp theo. Việc tuân thủ Thông tư 107/2017/TT-BTC đảm bảo tính thống nhất và minh bạch, tăng cường trách nhiệm giải trình của đơn vị.
1.2. Đặc thù quản lý tài chính tại Bệnh viện Y học Cổ truyền
Bệnh viện Y học Cổ truyền Đà Nẵng hoạt động theo cơ chế tự chủ một phần chi thường xuyên. Nguồn thu của bệnh viện rất đa dạng, bao gồm: kinh phí từ Ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu từ khám chữa bệnh (thu viện phí trực tiếp và thanh toán từ quỹ Bảo hiểm y tế), và nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ khác. Sự đa dạng này đòi hỏi công tác quản lý tài chính bệnh viện phải linh hoạt và chặt chẽ, phân tách rõ ràng các nguồn thu và nhiệm vụ chi tương ứng để đảm bảo sử dụng kinh phí đúng mục đích và hiệu quả.
II. Thách thức trong tổ chức công tác kế toán bệnh viện YHCT
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Y học Cổ truyền Thành phố Đà Nẵng vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức và hạn chế. Luận văn của Lê Thị Huế (2021) chỉ ra rằng quá trình chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp công lập mới vẫn còn nhiều lúng túng. Một trong những vấn đề nổi cộm là công tác lập dự toán thu-chi chưa thực sự sát với thực tế, dẫn đến khó khăn trong việc chấp hành và điều hành. Việc hạch toán chi phí tại bệnh viện, đặc biệt là phân bổ chi phí chung cho các dịch vụ khám chữa bệnh, còn phức tạp và chưa được tối ưu, ảnh hưởng đến việc xác định giá dịch vụ một cách chính xác. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát nội bộ trong bệnh viện chưa thực sự phát huy hết hiệu quả; quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đôi khi còn chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin. Việc ứng dụng phần mềm kế toán cho bệnh viện đã có nhưng chưa khai thác hết các tính năng để tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt trong việc theo dõi kế toán vật tư y tế và tài sản cố định. Những hạn chế này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của phòng tài chính - kế toán mà còn tác động đến toàn bộ công tác quản lý tài chính bệnh viện.
2.1. Hạn chế trong công tác lập và chấp hành dự toán thu chi
Phân tích thực trạng cho thấy, công tác lập dự toán tại bệnh viện chủ yếu dựa trên số liệu của năm trước, chưa có sự phân tích sâu sắc các yếu tố biến động, dẫn đến dự toán chưa bám sát thực tiễn. Việc chấp hành dự toán cũng gặp khó khăn, một số khoản chi vượt dự toán trong khi một số khác lại không sử dụng hết kinh phí. Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải tiến phương pháp lập dự toán và tăng cường giám sát quá trình thực hiện.
2.2. Bất cập trong tổ chức hạch toán các phần hành kế toán
Việc hạch toán một số phần hành chủ chốt như kế toán thu viện phí, kế toán bảo hiểm y tế (BHYT) và đặc biệt là kế toán vật tư y tế vẫn còn những điểm chưa hợp lý. Quy trình đối chiếu công nợ với cơ quan BHYT đôi khi còn chậm. Việc quản lý và hạch toán thuốc, vật tư tiêu hao chưa được kiểm soát chặt chẽ ở tất cả các khâu từ nhập kho đến xuất dùng, gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí và quyết toán.
2.3. Vấn đề về bộ máy kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin
Mặc dù đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn, việc phân công nhiệm vụ đôi khi còn chồng chéo. Việc ứng dụng phần mềm kế toán cho bệnh viện chưa đồng bộ giữa các bộ phận, dữ liệu chưa được liên thông một cách tối ưu. Điều này làm giảm hiệu quả công tác tổng hợp và lập báo cáo tài chính bệnh viện, đòi hỏi phải có giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán và nâng cấp công nghệ.
III. Giải pháp hoàn thiện bộ máy và hệ thống kế toán bệnh viện
Để khắc phục những hạn chế còn tồn tại, việc hoàn thiện bộ máy kế toán và các quy trình liên quan là yêu cầu cấp thiết. Luận văn đã đề xuất một nhóm giải pháp tập trung vào việc tái cấu trúc và tối ưu hóa các yếu tố nền tảng của công tác kế toán. Trước hết, cần rà soát và phân công lại nhiệm vụ, chức năng của từng nhân viên kế toán một cách rõ ràng, tránh chồng chéo, đồng thời xây dựng quy chế phối hợp hiệu quả giữa phòng tài chính - kế toán và các khoa, phòng khác. Giải pháp quan trọng tiếp theo là tổ chức hệ thống sổ sách kế toán một cách khoa học và tuân thủ chặt chẽ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Điều này bao gồm việc chuẩn hóa hệ thống tài khoản chi tiết, áp dụng thống nhất các hình thức sổ sách và đảm bảo việc ghi chép được thực hiện kịp thời, chính xác. Song song đó, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cần được số hóa và tự động hóa ở mức độ cao nhất có thể. Việc xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tăng cường tính minh bạch và khả năng kiểm soát nội bộ trong bệnh viện. Cuối cùng, việc đầu tư nâng cấp và khai thác hiệu quả phần mềm kế toán cho bệnh viện là giải pháp mang tính đòn bẩy, giúp liên kết dữ liệu, tự động hóa báo cáo và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
3.1. Tái cấu trúc và nâng cao chất lượng đội ngũ kế toán
Cần xây dựng lại bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí trong phòng kế toán, xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn. Đồng thời, bệnh viện cần tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp công lập mới, kỹ năng sử dụng phần mềm và các nghiệp vụ đặc thù như kế toán BHYT để nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự.
3.2. Chuẩn hóa hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
Bệnh viện nên thiết kế lại và chuẩn hóa các mẫu chứng từ nội bộ, xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán rõ ràng, quy định cụ thể thời gian xử lý tại mỗi khâu. Việc áp dụng chữ ký số và quy trình phê duyệt điện tử sẽ là một bước tiến quan trọng giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ và đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin, đặc biệt trong các giao dịch với kho bạc và cơ quan bảo hiểm.
IV. Phương pháp tối ưu hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu
Bên cạnh việc hoàn thiện bộ máy, việc cải tiến phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là cốt lõi để nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Luận văn đã đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng phần hành quan trọng. Đối với kế toán thu viện phí và kế toán bảo hiểm y tế (BHYT), cần áp dụng phần mềm quản lý bệnh viện (HIS) để liên thông dữ liệu trực tiếp với bộ phận kế toán, giảm thiểu sai sót trong khâu nhập liệu và đối chiếu công nợ. Về hạch toán chi phí tại bệnh viện, giải pháp trọng tâm là xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư, thuốc men cho từng dịch vụ kỹ thuật. Điều này giúp kiểm soát chi phí hiệu quả và là cơ sở để tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ một cách chính xác. Đối với kế toán vật tư y tế và tài sản cố định, cần tăng cường công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất, áp dụng mã vạch hoặc mã QR để quản lý, theo dõi quá trình nhập - xuất - tồn một cách tự động. Các giải pháp này khi được áp dụng đồng bộ sẽ giúp tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện trở nên minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu quản trị trong giai đoạn tự chủ.
4.1. Cải tiến hạch toán thu viện phí và thanh toán BHYT
Cần tự động hóa quy trình thu và xuất hóa đơn điện tử cho bệnh nhân. Đối với BHYT, cần xây dựng quy trình đối chiếu dữ liệu tự động hàng ngày/tuần với cổng giám định của cơ quan bảo hiểm xã hội để phát hiện và xử lý sai sót kịp thời, đẩy nhanh quá trình quyết toán và thu hồi công nợ, đảm bảo dòng tiền cho bệnh viện.
4.2. Xây dựng phương pháp phân bổ và tập hợp chi phí hiệu quả
Luận văn đề xuất áp dụng phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp (điện, nước, quản lý, khấu hao...) dựa trên các tiêu thức hợp lý như diện tích sử dụng, số lượng nhân sự hoặc số ca dịch vụ. Việc này giúp việc hạch toán chi phí tại bệnh viện trở nên chính xác hơn, cung cấp dữ liệu đầu vào đáng tin cậy cho việc xây dựng giá dịch vụ và phân tích hiệu quả hoạt động của từng khoa phòng.
4.3. Hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định và vật tư
Cần thực hiện trích khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định và hạch toán đầy đủ vào chi phí. Đối với kế toán vật tư y tế, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng, có khả năng cảnh báo tồn kho tối thiểu, hạn sử dụng sẽ giúp tối ưu hóa việc mua sắm, tránh lãng phí và thất thoát tài sản của bệnh viện.
V. Lợi ích khi hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bệnh viện
Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán sẽ mang lại những lợi ích to lớn và toàn diện cho Bệnh viện Y học Cổ truyền Đà Nẵng. Lợi ích rõ ràng nhất là nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp cung cấp thông tin tài chính nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy. Khi đó, các báo cáo tài chính bệnh viện và báo cáo quản trị sẽ phản ánh trung thực tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động, trở thành công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc hoạch định chiến lược và ra quyết định. Một hệ thống kế toán hiệu quả còn giúp tăng cường kiểm soát nội bộ trong bệnh viện, ngăn ngừa các rủi ro sai sót, gian lận và lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực. Việc hạch toán chi phí tại bệnh viện một cách chính xác sẽ là cơ sở vững chắc để xây dựng giá dịch vụ khám chữa bệnh hợp lý, tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo cân đối tài chính trong cơ chế tự chủ. Hơn nữa, sự minh bạch trong quản lý tài chính bệnh viện sẽ củng cố niềm tin của các cơ quan quản lý cấp trên, người bệnh và toàn thể cán bộ nhân viên, tạo động lực để bệnh viện phát triển bền vững và hoàn thành tốt nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân.
5.1. Cung cấp thông tin quản trị kịp thời và chính xác
Khi các quy trình được tối ưu, thông tin kế toán sẽ không còn độ trễ. Ban lãnh đạo có thể truy cập các báo cáo về doanh thu, chi phí, công nợ theo thời gian thực, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời trong hoạt động, thay vì phải chờ đến cuối kỳ báo cáo. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường y tế đầy biến động.
5.2. Tăng cường minh bạch và trách nhiệm giải trình tài chính
Một hệ thống tổ chức công tác kế toán bài bản, tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 107/2017/TT-BTC sẽ giúp bệnh viện dễ dàng thực hiện công khai tài chính theo quy định. Các báo cáo tài chính bệnh viện rõ ràng, minh bạch là bằng chứng cho việc quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, từ đó nâng cao uy tín của đơn vị trước các cơ quan chức năng và cộng đồng.
