Chương 1. NHUNG VAN DE CHUNG VE KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BAN 1. Một số khái niệm. Kĩ thuật soạn thảo văn bản - Kĩ thuật [36, tr.494] + Là tổng thê nói chung những phương tiện và tư liệu hoạt động của con người, được tạo ra đề thực hiện quá trình sản xuất và phục vụ các nhu cầu phi sản xuất của xã hội như k7 thuật quán sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại.
+ Là tổng thể nói chung những phương pháp, phương thức sử dụng trong một lĩnh vực hoạt động nao đó của con người như kĩ thudt cấy lua, ki thuật cốt, tia cảnh. + Là tinh từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao như cẩu thủ di bóng rất kĩ thuật, một giọng hát có kĩ thuật. - Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản như soạn thảo văn bản.1084] + La bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường dé lưu lại thông tin van bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước. + Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thong nào đó, làm thành một chỉnh thé mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn văn bản hành chính.
- Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm cả yếu tô kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản. Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau về ki thuật soạn thao văn ban: 11 + “Ki thuật soạn thao văn bản là những quy trình, những đòi hoi trong qua trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn lién với quy trình là những đòi hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo van bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản” [24, tr. Ki thuật soạn thao văn ban là toan bộ những quy tắc tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức va cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản.
Toàn bộ những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả về nội dung lẫn hình thức, dé phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phủ hợp với mục đích của chủ dé ban hành. Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành: Thứ nhất, gồm những quy tắc về tô chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản. Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thé được quy định bằng những quy phạm pháp luật. Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật, Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền được trình dự án Luật trước Quốc hội là Chủ tịch nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận.
Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã được Quốc hội thông qua. Đó là quy trình lập pháp cơ bản năm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Ở nghĩa hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thường được hiểu ở nghĩa này.
Người cán bộ soạn thảo trước tiên phải là người am hiệu lĩnh vực văn bản nói đên, có 12 chuyên môn nghiệp vu. Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản, ngôn ngữ thê hiện tương ứng với hình thức tên gọi của văn bản. Giá trị của văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn thảo. Người soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm được tích luỹ trong quá trình soạn thảo trước “trăm hay không bằng tay quen”.
Người mới bắt tay vào việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của người đã soạn thảo trước. Những quy tắc, những đòi hỏi này thường chỉ được thừa nhận trong thực tiễn không mấy khi được quy định thành pháp luật. + “Là khái niệm dùng đê chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan dé xây dựng một văn ban từ khâu khởi dau cho đến lúc văn bản được hoàn thiện [30, tr. + “Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan và cản bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua, ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn ban đó” [26, tr.
Tuy nhiên, phải khang định là kĩ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn và ứng dung từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, ma còn ở một số ngành khoa học khác. Nhưng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và nguồn sốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Bên cạnh những quy tắc hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kê đến những quy tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đường kinh nghiệm. Trong khi thừa nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghé, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân của người chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn. Nhưng những tri thức đó có được vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít 13 phải thông qua con người và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia. Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra được những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của người khác, cũng như những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản. Từ các khái niệm trên có thể hiểu: Kĩ thuật soạn thảo văn bản /d tong thể những quy tắc, những yêu cầu về soạn thảo văn bản như phương pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, ki thuật trình bay văn ban.
Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan nhà nước có thẩm quyển dé ra đôi với việc soạn thao và ban hành văn bản, như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, ki, dong dau văn ban. Ngoài ra, là những yêu câu đòi hỏi có tính chất kĩ thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thao văn ban. Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn bản khác như văn học, sáng tác nghệ thuật. Kĩ thuật này nhằm làm cho người nhận văn bản hiểu được mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất, dé có những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản.
Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhưng cùng chung một mục đích của người ban hành. Do đó, muốn cho hoạt động của các chủ thé khác nhau có được những hành vi hoạt động đồng loạt như nhau, buộc những chủ thê đó phải có nhận thức như nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài ra, vẫn còn phải lưu lại văn bản để làm bằng chứng trong tương lai. Vì vậy, để nâng cao chất lượng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất định. Quy trình soạn thảo văn bản 14 ĐỀ văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, đạt được mục đích yêu cầu đề ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học.
Có một sé khái niệm về quy trình soạn thảo van bản như: - “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn ban theo đúng chức năng, nhiệm vu, quyên hạn và phạm vì hoạt động của mình” [18, tr. - “Quy trình soạn thao văn bản là khái niệm dung dé chỉ trình tự các công việc can tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản dé ban hành ” [30, tr. - “Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước ké từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản. Việc bố trí các bước sao cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt được mục tiêu đặt ra.
Đông thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả bước sau chứng minh sự cân thiết cua bước trước ” [26, tr. Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản. Các bước này đồng thời cũng là kế hoạch của người soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế hoạch chung của người soạn thảo. Đối với những cán bộ mới vào nghề, các bước tiễn hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết.
Sau khi kết thúc mỗi một bước tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp. Đối với những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự các bước tiến hành soạn thảo có thé không cần thiết nhưng vẫn phải đảm bảo các bước theo đúng quy định. Do văn bản gồm nhiều loại, tinh chất, công dụng và thâm quyên ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau. Tuy nhiên, việc xác định một quy trình chuan là hệt sức cân thiệt, nhăm 15 trật tự hoá công tác này.