Chương 1, Trang 18) Hình 1.2: Các yếu tố thành phần chức năng download by : skknchat@gmail. Ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực Sự tồn tại và phát triển của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động qua lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể nói rằng quản trị nhân lực có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Quản trị nhân lực góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản trị nhân lực gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân lực.
Cung cách quản trị nhân lực tạo ra bầu không khí văn hoá cho một tổ chức. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một tổ chức. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng và thay đổi tuỳ theo mục tiêu của mỗi tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, dựa trên tính độc lập tương đối của từng khâu công việc, có thể phân chia thành các nhóm chức năng chủ yếu của Quản trị nguồn nhân lực như sau: 1.
Nhóm chức năng hoạch định nguồn nhân lực Công tác này giúp cho tổ chức thấy rõ phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực trong cơ quan của mình. Nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu nhân lực, đủ số lượng nhân lực với các phẩm chất phù hợp với các loại công việc của từng bộ phận cụ download by : skknchat@gmail.com 10 thể, đúng thời điểm cần thiết và chủ động đối phó với những thay đổi. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cơ bản như sau: - Hoạch định nguồn nhân lực được căn cứ trên cơ sở các kế hoạch của tổ chức. Ở góc độ quản trị nguồn nhân lực, các kế hoạch chiến lược sẽ được chuyển đổi thành các kế hoạch, chiến lược về nhân sự.
Muốn vậy, tổ chức phải tiến hành: thiết kế và phân tích công việc, đánh giá - cân đối nhu cầu nguồn nhân lực cho từng giai đoạn hoạt động. - Phân tích, đánh giá nguồn nhân lực hiện có từ đó dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, các phương pháp thường được áp dụng là phân tích xu hướng, phân tích tương quan, đánh giá theo ý kiến các chuyên gia. - Phân tích môi trường bên ngoài, môi trường bên trong tác động đến cung cầu lao động để tổ chức có thể thích ứng với yêu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Hoạch định nguồn nhân lực gồm các nội dung chủ yếu sau: 1.
Thiết kế và phân tích công việc Là quá trình xác định, xem xét, khảo sát những nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể, từ đó xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ đáp ứng đối với công việc đó làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thù lao đãi ngộ… 1. Đánh giá nhu cầu nhân lực Việc xác định nhu cầu NNL của tổ chức cần phải xem xét trên các khía cạnh: đánh giá mức độ sử dụng NNL hiện có; đánh giá mức độ duy trì và phát triển NNL; xác định các công việc cần thiết trong tương lai với các yêu cầu về NNL tương ứng. Lập kế hoạch, dự báo, cân đối nguồn nhân lực cho từng giai đoạn Bao gồm tính toán cân đối lực lượng lao động thích hợp cả về số lượng và cơ cấu nghề nghiệp, chức danh, trình độ chuyên môn, đáp ứng được đòi hỏi của sự phát triển của tổ chức trong từng thời kỳ. Xác định nguồn cung về nhân lực cho tổ chức.
Nguồn cung chủ yếu từ lực lượng lao động xã hội, như nguồn đào tạo của các trường download by : skknchat@gmail.com 11 đại học, học viện, các cơ sở đào tạo, các cơ quan tổ chức khác. Mỗi nguồn có những ưu điểm và hạn chế, nên cần có sự đánh giá phân loại nguồn phù hợp nhu cầu ở từng thời kỳ. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực Hệ thống thông tin về nhân lực là hệ thống cung cấp dữ liệu phản ánh đầy đủ, toàn diện những thông tin về lực lượng lao động của tổ chức, bao gồm: các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và xu hướng tiến triển của chúng qua thời gian. Mục đích cơ bản của nó là cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về nhân lực cho các nhà quản trị để họ ra các quyết định về nhân sự.
Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực Chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo đủ nhân viên có phẩm chất phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Và đây là quá trình thu hút người có trình độ phù hợp vào tổ chức và bố trí vào các vị trí, bộ phận khác nhau trong tổ chức. Thu hút nguồn nhân lực gồm các nội dung chủ yếu sau: 1. Tuyển mộ và tuyển dụng Các công đoạn chủ yếu bao gồm: dự tính nhu cầu tuyển dụng - thông báo tuyển dụng - tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ - khảo thí- đánh giá các ứng viên - ra quyết định tuyển dụng hoặc từ chối tuyển dụng.
Việc tuyển dụng phải tính tới cả nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức, phải bảo đảm tính công khai, khách quan và gia tăng cơ hội lựa chọn. Phương pháp kiểm tra khi tuyển dụng có thể bằng cách trực tiếp sử dụng rồi mới ra quyết định tuyển dụng hoặc sử dụng chế độ thi tuyển, hoặc cả hai. Chế độ thi tuyển sẽ tạo cơ hội cho người tuyển dụng lựa chọn được số lượng và chất lượng bằng phương pháp khoa học và công bằng. Nhóm chức năng tạo NNL thông qua tuyển dụng thường có các hoạt động như: dự báo và hoạch định NNL, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về NNL của tổ chức.
download by : skknchat@gmail. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Nhóm chức năng đào tạo và phát triển thường thực hiện các hoạt động như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật cho các cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Phân tích nhu cầu đào tạo được thực hiện ở ba cấp độ: phân tích tổ chức, phân tích tác nghiệp và phân tích nhân viên. Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác định nhu cầu đào tạo lao động kỹ thuật như phương pháp trực tiếp, các phương pháp tính toán.
Thực hiện quá trình đào tạo trong tổ chức được áp dụng: tại nơi làm việc theo kiểu kèm cặp tại chỗ hoặc luân phiên thay đổi công việc tại các bộ phận khác nhau. Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo có thể thực hiện thông qua: phân tích thực nghiệm, đánh giá sự thay đổi của học viên theo các tiêu thức như phản ứng, học thuộc, hành vi và mục tiêu, đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo.1: Những nội dung cần chuẩn bị khi tổ chức đào tạo Khía cạnh Câu hỏi Trả lời Mục đích Mục đích đào tạo là gì Đánh giá Đánh giá kết quả, chất lượng đào tạo thế nào Ai chịu trách nhiệm và chi phí đào tạo Trách nhiệm Ai có thẩm quyền quyết định đào tạo và chi phí cho đào tạo Nguyên tắc và tiêu chí chọn cán bộ tham gia đào Tuyển chọn người tạo tham gia đào tạo Các thủ tục cạnh tranh công bằng để tuyển người cho đào tạo là gì Nguồn kinh phí Quy định của cơ quan download by : skknchat@gmail.com 13 Cung cấp kinh phí đào tạo và chỉ rõ khi nào nguồn kinh phí này được sử dụng Chỉ rõ thủ tục để được cấp kinh phí, điều chỉnh kinh phí, và các hoạt động khác Các thủ tục bảo vệ quyền lợi của cơ quan khi nhân viên không hoàn thành khóa học nghỉ việc Cơ quan có lưu giữ thông tin về các nội dung Chi phí cho các khoản: học phí, đi lại, lưu Hệ thống thông tin trú…cho từng học viên Thời gian nội dung đào tạo Kết quả đào tạo Ai tham gia tuyển chọn, ai có quyền quyết định? Tuyển chọn nhà cung Quy trình tuyển chọn ứng dịch vụ Tiêu chí tuyển chọn Thời gian tổ chức Tổ chức khóa đào tạo Người chịu trách nhiệm các dịch vụ hậu cần Đánh giá kết quả đào Tiêu chí đánh giá tạo Cách thức thực hiện đánh giá (Nguồn: Trần Kim Dung (2011), Quản trị NNL, Chương 7, Trang 221) 1. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả NNL trong tổ chức. Nó gồm hai chức năng nhỏ hơn là: Kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong tổ chức.
Trong đó chức năng kích thích, động viên nhân viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong tổ chức làm việc hăng say, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Giao download by : skknchat@gmail.com 14 cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết kết quả đánh giá của cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của tổ chức, đánh giá công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến trong công việc, có đóng góp làm tăng hiệu quả công việc của cơ quan. là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động chất lượng cho tổ chức. Do đó xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên.