CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan tới vấn đề nghiên cứu 1.1 Hàng tồn kho 1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho Khái niệm hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. Đang trong quá trình kinh doanh, sản xuất dở dang. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo giáo trình Quản trị tài chính – ĐHTM năm 2011, hàng tồn kho bao gồm: hàng mua đang đi trên đường; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho; hàng gửi bán, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như vậy: hàng tồn kho của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất, chế tạo của doanh nghiệp. Đặc điểm của hàng tồn kho: Tùy từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện, vật chất – kỹ thuật dùng vào hoạt động của họ.
Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời hàng tồn kho chủ yếu của họ là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong doanh nghiệp sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phái trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và xắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho. Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao.
Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo chuẩn mực 02: Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến.
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy, việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp.
Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.2 Quản trị hàng tồn kho 1.1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị từ việc xử lý trong sản xuất và phân phối.2 Vai trò, ý nghĩa công tác quản trị hàng tồn kho Vai trò: Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành kiên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.
Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiều quả và tiết kiệm chi phí. Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. Đảm báo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường. Ý nghĩa : Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian. Đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới có thể tồn tại được. Vì vậy đảm báo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, mộ điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xã hội.2 Các nội dung trong quản trị hàng tồn kho 1.1 Định giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán. Bởi vậy các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: (a) Phương pháp tính theo giá đích danh; (b) Phương pháp bình quân gia quyền; (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước; (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.2 Các chi phí gắn liền với hàng tồn kho Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán.