CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm quản trị và các chức năng của quản trị trong doanh nghiệp 1. Khái niệm quản trị: Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường ( Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994) Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích ( đảm bảo hoàn thành công việc ) thông qua sự nỗ lực ( sự thực hiện) của những người khác ( Quản trị DNTM.TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004) Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản.Gibson – NXB Thống kê 2001) Tóm lại: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”.
(Management Angolo Kinicki, Williams. MC Graw Hill Irwin – New York 2006). Quản trị là một khoa học: Tính khoa học của quản trị tổ chức trước hết đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức, đó là các quy luật về kinh tế, các quy luật tâm lý xã hội. Mặt khác nó cũng đòi hỏi các nhà quản trị phải biết vận dụng các phương pháp đo lường hiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại.
Quản trị là một nghệ thuật: Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người.Quản trị được học thông qua kinh nghiệm thực tiễn, mà kinh nghiệm thực tiễn lại được hoàn thiện bởi những con người có tài năng tương ứng. Quản trị là một nghề: Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động quản trị nhưng có thành công hay không, có giỏi nghề hay không lại còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu?, ai dạy cho?, cách học nghề ra sao? chương trình học thế nào?, người dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? Năng khiếu nghề nghiệp, ý chí làm giàu, lương tâm nghề nghiệp của người học 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu?). Các chứ năng của quản trị: Quá trình quản trị là quá trình thực hiện bốn chức năng riêng biệt, song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định ( phải làm gì), tổ chức ( ai làm, làm cách nào), lãnh đạo ( gây ảnh hưởng lên cách làm) , kiểm soát ( đảm bảo thực hiện kế hoạch) Chức năng hoạch định: Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó. Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp và phương tiện để đạt được mục tiêu.
Chức năng tổ chức: Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền. Những công việc của tổ chức bao gồm: Xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức. Chức năng lãnh đạo: Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt được mục tiêu. Chức năng kiểm soát: Xác định thành quả đạt được so với mục tiêu đã đặt ra, tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai.
Khái niệm công tác hoạch định và vai trò của công tác hoạch định 1. Khái niệm hoạch định: Hoạch định có vai trò vô cùng quan trọng, giúp nhà quản trị đưa ra những kế hoạch hợp lý trong việc sử dụng các nguồn lực, nguồn tài nguyên cũng như những hạn chế trong điều kiện môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng như hiện nay. Có nhiều cách tiếp cận khái niệm hoạch định khác nhau: Theo Harold Koontz. Cyril Odonnel “Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu”.Boston Houghton mitthin 1998 “ Hoạch định là đối phó với sự bất bình bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Vì vậy hoạch định vừa có tính dự báo vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể” Tổng hợp các quan điểm trên, có thể hiểu: Hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí của con người, bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu, định rõ chiến 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, các kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu. Hoạch định cũng chỉ rõ các giai đoạn mà tổ chức phải trải qua để thực hiện các mục tiêu xác định. Quá trình này ( ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định…) được lặp đi lặp lại thành một chu kì. Hoạch định là quá trình lao động trí óc đặc biệt.
Là sự suy nghĩ về tương lai của tổ chức, những dự định và mong muốn mà doanh nghiệp muốn đạt được và cách thức mà nhà quản trị tại doanh nghiệp đó dự định thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hoạch định là cả một quá trình liên tục bao gồm một loạt các hoạt động và việc tạo lập mối quan hệ nhịp nhàng giữa các hoạt động và quyết định để đạt được kết quả mà doanh nghiệp mong muốn. Quá trình này diễn ra một cách liên tục và được gọi là tiến trình hoạch định. Vai trò của công tác hoạch định trong doanh nghiệp Hoạch định là chức năng đầu tiên và vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công tác hoạch định nếu muốn doanh nghiệp của mình có thể tồn tại và phát triển được. Nhờ công tác hoạch định mà doanh nghiệp có được những định hướng phát triển rõ ràng, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, sử dụng có hiệu quả nguồn lực của công ty. Chính vì vậy hoạch định có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạch định làm tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khan, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Từ đó, chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro. Hoạch định định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Hoạch định là cơ sở để phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức, tạo sự chủ động sáng tạo trong thực hiện và thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức. Hoạch định là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại.
Hoạch định là một trong 4 chức năng của quản trị và cũng là chức năng đàu tiên của quản trị. Bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị trươc tiên đều phải thực hiện chức năng hoạch định từ đó mới có nền tản thực hiện các chức năng còn lại. Hoạch định là thước đo năng lực quản trị. Chức năng hoạch định luôn được biết 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng như trình độ chuyên môn của nhà quản trị doanh nghiệp bởi hoạch định được đưa ra từ chính các nhà quản trị của doanh nghiệp.
Nội dung nghiên cứu công tác hoạch định trong doanh nghiệp 1. Phân loại hoạch định: Phân loại theo thời gian: bao gồm hoạch định dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên. Hoạch định trung hạn: Kế hoạch thời kỳ từ 1-5 năm. Hoạch định ngắn hạn: Kế hoạch thời kỳ dưới 1 năm Phân loại theo phạm vi hoạt động: Hoạch định chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn doanh nghiệp, thiết lập những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.
Hoạch định chiến lược được vạch ra bởi những nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Hoạch định chiến thuật: Là việc xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn từ 1-2 năm. Có phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian thực hiện. Phân loại theo tính chất thực hiện: Hoạch định bắt buộc: Là những kế hoạch với những mục tiêu đã được xác định rõ ràng, loại hoạch định này không có tính linh động và không cần hướng dẫn, giải thích.
Hoạch định hướng dẫn: Nêu ra yêu cầu, mục tiêu và hướng dẫn chỉ đạo chung, loại này có tính linh động cao, những người thực hiện có thể chủ dộng thực hiện tùy theo hoàn cảnh. Phân loại theo tính chất công việc Hoạch định sử dụng một lần: Là những hoạch định cho những hoạt động không lặp lại, việc hoạch định chỉ diễn ra một lần và thực hiện một lần. Hoạch định thường dùng: Là hoạch định cho những hoạt động được lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Các nội dung của hoạch định 1.
Hoạch định sứ mạng/ tầm nhìn * Hoạch định sứ mạng Sứ mạng kinh doanh: là bản tuyên ngôn của doanh nghiệp có giá trị lâu dài về thoài gian. Sứ mạng kinh doanh thể hiện thiên hướng hoạt động, mục đích kinh doanh, 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại, thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Hoạch định sứ mệnh kinh doanh là việc nhà quản trị cấp cao đưa ra bản tuyên bố về triển vọng, phương hướng hoạt động, mục đích kinh doanh và định hướng khách hàng tiêu dùng theo loại sản phẩm với tiêu chí của mình. Nhờ có sứ mạng kinh doanh mà có thể phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
Sứ mạng có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Theo Fred David nội dung của một bản sứ mạng kinh doanh bao gồm: Khách hàng: ai là người tiêu dung sản phẩm của công ty Sản phẩm/ dịch vụ của công ty là gì?