MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài “ Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình hình hiện nay, câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan. Xây dựng công tác văn phòng vững mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của lãnh đạo. Trong nhiều năm qua phong cách làm việc của cán bộ văn phòng của UBND xã Thịnh Đức đã có những cố gắng để tạo ra những chuyển biến tích cực trong công tác.
Qua đó đã thúc đẩy xã Thịnh Đức phát triển về nhiều mặt kinh tế, văn hóa, xã hội của xã, góp phần quan trọng vào thành tựu chung của vùng. Để góp phần xây dựng hệ thống chính trị xã hội trong sạch vững mạnh phát huy quyền làm chủ của nhân dân, không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân, đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới, tiếp tục sự nghiệp đổi mới toàn diện đẩy mạnh CNH, HĐH nông nghiệp nông thôn ở xã Thịnh Đức thì vấn đề xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng của UBND xã vững c 2 mạnh là vấn đề vừa cơ bản vừa cấp bách. Trong đó viêc xây dựng phong cách làm việc của cán bộ văn phòng của UBND xã là đặc biệt quan trọng. Vậy một câu hỏi đặt ra ở đây là: hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng xã họ đang hoạt động như thế nào, đã phát huy được hết vai trò, năng lực của mình hay chưa, có giải pháp nào giúp họ nâng cao năng lực của mình hay không? Xuất phát từ thực tiễn trên tôi đã chọn xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên để thực hiện đề tài “Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của cán bộ văn phòng tại xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên, Thái Nguyên” để từ đó có những những giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề khó khăn và đưa ra cái nhìn chính xác và cụ thể hơn về cán bộ văn phòng.
Mục tiêu của đề tài.1 Về chuyên môn nghiệp vụ: - Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của cán bộ văn phòng tại xã Thịnh Đức. - Đánh giá những thuận lợi và khó khăn trong công việc của cán bộ văn phòng của UBND xã Thịnh Đức - Đề xuất các giải pháp để nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của đội ngũ của cán bộ văn phòng xã Thịnh Đức. Về thái độ, kỹ năng làm việc: - Phải có tinh thần và thái độ làm việc nghiêm túc, phải làm việc theo kế hoạch đã được quy định trong thời gian thực tập. - Chấp hành nghiêm túc nội quy và kỷ luật tại đơn vị thực tập.
- Có tinh thần trách nhiệm cao khi nhận công việc được giao, làm đến nơi đến chốn, chính xác, kịp thời do đơn vị thực tập phân công. - Chủ động ghi chép về những nội dung đã thực tập tại đơn vị và chuẩn bị số liệu để viết báo cáo thực tập. - Tham gia đầy đủ, tích cực các hoạt động và phong trào tại đơn vị thực tập. c 3 - Không tự ý nghỉ, không tự động rời bỏ vị trí thực tập.
Yêu cầu về kỷ luật: - Chấp hành phân công của khoa, quy chế thực tập của trường và các quy định của nơi thực tập. - Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người hướng dẫn tại nơi thực tập. - Luôn trung thực trong lời nói và hành động.
Yêu cầu về tác phong ứng xử: - Luôn giữ thái độ khiêm nhường, cầu thị. Thực tập ngoài trường không chỉ là để học tập chuyên môn mà còn là một dịp tốt để tập làm việc trong tập thể, đặc biệt trong lĩnh vực giao tiếp và xử thế. - Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong cơ quan nhưng không can thiệp vào những việc nội bộ của cơ quan thực tập. - Hòa nhã với các nhân viên tại nơi thực tập.
- Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự. Yêu cầu về kết quả đạt được: - Tạo mối quan hệ tốt với mọi người tại cơ quan thực tập. - Thực hiện công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao góp phần giữ vững chất lượng đào tạo và uy tín của trường. - Đạt được các mục tiêu do bản thân đề ra và tích luỹ được kinh nghiệm.
- Không được tự tiện sử dụng các trang thiết bị ở nơi thực tập. - Không tự ý sao chép dữ liệu hoặc các phần mềm của cơ quan thực tập - Không mang đĩa riêng vào cơ quan để đề phòng mang virus vào máy tính 1. Nội dung và phương pháp thực tập. Nội dung thực tập.
- Đánh giá tiềm năng, điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội xã Thịnh Đức. c 4 - Thực trạng về công tác văn phòng tại xã Thịnh Đức. - Mô tả chức năng, nhiệm vụ của cán bộ văn phòng xã. - Mô tả những công việc cụ thể của cán bộ văn phòng xã.
- Giải pháp nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của cán bộ văn phòng xã. Phương pháp thực hiện.1 Phương pháp thu thập số liệu. Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp - Thu thập số các thông tin số liệu được thu thập từ nhiều tài liệu khác nhau như chính quyền địa phương, thống kê của UBND xã, thu thập từ các báo cáo, tạp chí các nghị định, thông tư, quết định của Nhà nước có liên quan đến vai trò, nhiệm vụ, chức năng của cán bộ văn phòng cấp xã. Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp - Phương pháp quan sát: là phương pháp quan sát trực tiếp tác phong làm việc, cách làm việc và xử lí công việc của các cán bộ, công chức.
Phương pháp xử lí, phân tích và tổng hợp số liệu - Những thông tin số liệu điều tra sau khi thu thập sẽ được kiểm tra, rà soát, và chuẩn hóa lại thông tin không chính xác, sai lệch trong điều tra. Các thông tin này sẽ được tổng hợp và phân tích lại để có những thông tin cần thiết cho đề tài. Thời gian, địa điểm, nhiệm vụ, chức năng của cở thực tập - Thời gian thực tập từ ngày 20/01/2017 - 30/5/2017 - Địa điểm tại Xóm Xuân Thịnh, xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. - Số điện thoại: 02803749434.
c 5 Phần 2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 2.Một số khái niệm. Cán bộ, công chức chính quyền cấp xã: là công dân Việt Nam trong biên chế, được hưởng lương từ ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, làm việc tại Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do được bầu để giữ chức vụ, hoặc được tuyển dụng giao giữ chức danh chuyên môn nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã. [13] Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức thực hành chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.[12] Văn bản hành chính: là văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin phục vụ các hoạt động tổ chức, quản lý, các quan hệ giao dịch, trao đổi, phối kết hợp công tác.[14] Công văn: Công văn là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.[14] Quyết định hành chính: là quyết định bằng văn bản của cơ quan hành chính nhà nước hoặc của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước được áp dụng 1 lần đối với 1 hoặc 1 số đối tượng cụ thể về 1 vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý hành chính. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của cán bộ công chức cấp xã. Đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã có vai trò hết sức quan trọng trong xây dựng và hoàn thiện bộ máy chính quyền cơ sở, trong hoạt động thi hành nhiệm vụ, công vụ.
Hiệu lực, hiệu quả của bộ máy chính quyền cấp xã nói riêng và hệ thống chính trị nói chung, xét đến cùng được quyết định bởi phẩm chất, năng lực và hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ, công chức cở sở. Có thể nói, đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đã được Đảng và Nhà nước quan tâm trong suốt quá trình từ khi xây dựng Nhà nước dân chủ nhân dân đến nay. Cán bộ nói chung có vai trò rất quan trọng, cán bộ cơ sở nói riêng có vị trí nền tảng cơ sở… Cơ sở xã, phường, thị trấn mạnh hay yếu một phần quan trọng phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ xã, phường, thị trấn. Cán bộ, công chức cấp xã góp phần quyết định sự thành bại của chủ trương, đường lối và nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước.
Không có đội ngũ cán bộ, công chức cơ sở vững mạnh thì dù đường lối, chủ trương chính trị có đúng đắn cũng khó biến thành hiện thực.