Chương 1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp xây dựng. Thực trạng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán tin học hóa đồng bộ cho các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam và triển khai thử nghiệm tại Công ty xây dựng Đất Việt.
Tổng quan về các nghiên cứu trong và ngoài nước 7. Tình hình nghiên cứu trên thế giới a. Những nghiên cứu về khái niệm, vai trò và các thành phần trong hệ thống thông tin kế toán Những công trình nghiên cứu về HTTT kế toán được công bố chủ yếu tập trung trong các tạp chí hàng đầu về kế toán và hệ thống thông tin. HTTT kế toán được biết đến rộng rãi như là sự giao thoa của hai lĩnh vực HTTT và kế toán (Nasser, 2012).
Nghiên cứu của Romney và Steinbart (2015), Gelinas và cộng sự (2014), Bagranoff và cộng sự (2010) đã tiếp cận xem HTTT kế toán là hệ thống con của HTTT quản lý, trong đó hoạt động xử lý nghiệp vụ phục vụ cho mục đích kế toán tại doanh nghiệp. Nghiên cứu khái niệm và các thành phần của HTTT kế toán: nghiên cứu về HTTT kế toán được bắt đầu từ những năm 1960 (Boudreau và cộng sự, 2001), trong đó khái niệm và ranh giới giữa HTTT và HTTT kế toán chưa được định nghĩa rõ ràng. Tới công trình của McMickle (1989), khái niệm HTTT kế toán được phân biệt rõ với HTTT quản lý bằng những đặc điểm riêng của thông tin xử lý. HTTT kế toán sẽ giải quyết các vấn đề hỗ trợ quản lý nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp.
Theo đó, hai hệ thống này đều cung cấp và xử lý dữ liệu phục vụ cho các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp. Nguồn lực cấu thành của HTTT kế toán gồm tập hợp con người, phần mềm, phần cứng, hệ thống mạng, thông tin kế toán, quá trình thiết lập thông tin kế toán và tình hình sản xuất kinh doanh. James Hall (2015) định nghĩa, phân biệt và so sánh HTTT quản lý và HTTT kế toán trong doanh nghiệp. Trong nghiên cứu này, tác giả mô tả HTTT gồm 3 hệ thống con: (1) hệ thống xử lý giao dịch, (2) hệ thống báo cáo tài chính và (3) hệ thống báo cáo quản trị.
Theo quan điểm của tác giả, hệ thống xử lý giao dịch là thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống xử lý giao dịch sẽ ghi nhận các sự kiện, hoạt động liên quan đến tài chính kinh tế hàng ngày phát sinh từ 3 chu trình kinh doanh: doanh thu, chi phí, chuyển đổi vào tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết. Sau đó hệ thống sẽ tự động tạo ra báo cáo cần thiết cho nhà quản lý như BCTC, báo cáo doanh thu, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và nhiều loại báo cáo khác. Hệ thống báo cáo quản trị cung cấp thông tin tài chính chỉ cho nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động tài chính kế toán tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, công trình của James Hall (2015) mới chỉ tập trung ở mức tổ chức HTTT 13 kế toán theo các chu trình kinh doanh mà chưa có nghiên cứu về các loại thông tin kế toán quản trị cụ thể để cung cấp kịp thời cho nhà quản lý. Perttersen và Solstad (2007) đã trình bày những vấn đề chung nhất về khái niệm tin học hoá, mô hình và quy trình xây dựng HTTT kế toán, phân tích những ràng buộc giữa HTTT kế toán với các luật tài chính và những cơ chế kiểm soát thông tin, giới thiệu cụ thể các bước xây dựng HTTT kế toán quản trị, đề xuất giải pháp cải tiến chất lượng thông tin trong HTTT kế toán. HTTT kế toán có vai trò thiết yếu trong kinh doanh, trở thành công cụ cung cấp thông tin tài chính, hỗ trợ hoạt động ra quyết định của doanh nghiệp. Theo Perttersen và Solstad (2007), HTTT kế toán xử lý, ghi chép phân loại, tổng hợp dữ liệu thu thập thông qua các giao dịch kinh tế phát sinh được để tạo thành thông tin đầu ra là các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
HTTT kế toán có sử dụng quy trình kiểm soát nội bộ để đảm bảo thông tin đầu ra có chất lượng. Tuy nhiên, điểm hạn chế của hai công trình này là các tác giả đưa ra các lập luận dựa trên nguồn dữ liệu thứ cấp, không được kiểm chứng qua nguồn dữ liệu sơ cấp. Romney và Steinbart (2015) mô tả HTTT kế toán gồm tập hợp: người sử dụng, quy trình và thủ tục xử lý thông tin, phần cứng, phần mềm và dữ liệu, kiểm soát nội bộ và bảo đảm an ninh và toàn vẹn thông tin. HTTT kế toán sẽ thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin đầu ra theo yêu cầu của người sử dụng.
Tuy vậy, công trình này chưa đề cập đến cách thức làm thế nào để hệ thống cung cấp thông tin cần thiết cho những đối tượng khác nhau có nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau. Trong nghiên cứu của mình Poston và Grabski (2000) đã chỉ ra những nội dung trong HTTT kế toán như: quản lý dữ liệu, cung cấp thông tin mức chiến lược hỗ trợ ra quyết định, đánh giá chất lượng và kiểm soát HTTT kế toán. Ferguson và Seow (2011) tổng kết các hướng nghiên cứu HTTT kế toán theo chủ đề: đánh giá chất lượng thông tin trong việc kiểm soát, xây dựng HTTT kế toán. Sutton (2004) chỉ rõ vai trò của CNTT trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin tài chính.
Room và Rohde (2007) đề xuất những nguyên tắc xây dựng HTTT kế toán quản trị. Bagranoff và cộng sự (2010) phân tích chi tiết các bước xây dựng HTTT kế toán quản trị trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng thông tin. Romney và Steinbart (2015), Room và Rohde (2007) trình bày khái niệm, đặc điểm, các thành phần trong HTTT kế toán, các nguyên tắc và quy trình xây dựng HTTT kế toán, Sutton (2004) chỉ ra những ràng buộc giữa HTTT kế toán với luật kế toán cũng như quy chế kiểm soát thông tin. Trong một nghiên cứu khác, Stephen Moscove và cộng sự (2010) định nghĩa HTTT kế toán gồm 5 chu trình chính: chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính kế toán và nhân sự.
Những chu trình này có quan hệ tương tác lẫn nhau và ảnh hưởng trực tiếp với nhau. Tuy nhiên, 14 những công trình nghiên cứu trên đều không trình bày cụ thể những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động hay quy trình xây dựng một HTTT kế toán. Nghiên cứu vai trò và ảnh hưởng của HTTT kế toán trong các doanh nghiệp: Chang (2001), Elena Urquía Grande và cộng sự (2011) phân tích vai trò quan trọng của HTTT kế toán trong việc tác động đến hiệu quả kinh doanh hoặc sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể, tác giả nhấn mạnh tới tính cấp thiết của việc triển khai HTTT kế toán trong bối cảnh doanh nghiệp đang hội nhập với nền kinh tế thế giới.
Nghiên cứu của Heidhues và cộng sự (2008) cho thấy HTTT kế toán có vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định, ứng dụng cụ thể trong các doanh nghiệp sản xuất sữa ở Đức. Nghiên cứu của Jawabreh (2012) nhấn mạnh vai trò của HTTT kế toán trong hoạt động lập kế hoạch, cũng như kiểm soát hay ra quyết định của doanh nghiệp. Công trình của Gelinas và cộng sự (2014) về HTTT kế toán phân tích những rủi ro doanh nghiệp, rủi ro giữa những quy trình kinh doanh và HTTT qua 6 nhân tố: hệ thống thông tin, quy trình thủ tục kế toán, quy trình kinh doanh, quản lý thông tin, quản lý rủi ro, hệ thống báo cáo. Nghiên cứu cũng đề cập đến các hoạt động kiểm soát nội bộ, chu trình kế toán, quản trị chiến lược, quản trị kinh doanh và việc đảm bảo an toàn an ninh mạng.
Nghiên cứu chất lượng của thông tin kế toán: Hiện nay việc xây dựng CSDL là một nội dung không còn mới trên thế giới. Bởi lẽ khi triển khai hệ thống cần phải xây dựng một CSDL tương ứng. Thành tựu trong nghiên cứu các thuật toán và kỹ thuật xây dựng CSDL kế toán đã đạt nhiều kết quả tốt và được triển khai rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp như trao đổi thông tin qua định dạng điện tử, ứng dụng mã hóa thông tin được sử dụng cho nhiều tổ chức nối mạng Internet. Nhiều giải pháp được triển khai nhằm đảm bảo tính toàn vẹn cho CSDL.
Doanh nghiệp có quy mô vừa thường lựa chọn phần mềm quản trị Oracle hoặc SQL Server, doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng MySQL (Rivard và cộng sự, 1997). Công nghệ phần mềm kế toán trên trang Web mở ra nhiều cơ hội cho công tác kế toán xuyên quốc gia, nhu cầu kiểm soát và tiếp cận báo cáo kế toán được thuận lợi hơn. Khi HTTT kế toán trong doanh nghiệp được ứng dụng trên Web, vấn đề truy cập dữ liệu đặt ra nhiều thách thức về an toàn hệ thống máy chủ. Ứng dụng an ninh mạng với kỹ thuật lọc nội dung trên web nhằm loại bỏ những yêu cầu tiếp cận hệ thống từ các máy khách không mong muốn đã được ứng dụng trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Mỹ.
Theo Thompson (2007), các nhà phát triển phần mềm đã sử dụng cả kiểm soát ứng dụng và kiểm soát chung để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Phần mềm chống virus được cài đặt trên cả máy trạm, máy chủ, hệ thống CSDL của 15 mỗi doanh nghiệp với mục đích giám sát sự di chyển vào ra của luồng dữ liệu, kịp thời phát hiện và ngăn chặn các nguy cơ xâm hại và phá hủy dữ liệu điện tử. Theo khảo sát năm 2016 của tạp chí Information Security (Mỹ): nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề bảo mật CSDL. 33,7% trong số 597 ý kiến phản hồi đánh giá tầm quan trọng của việc bảo mật CSDL là không cần thiết hoặc trung bình, trong khi chỉ có 19,1% ý kiến xác định là rất quan trọng.
Nghiên cứu HTTT kế toán trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP): Các tác giả Granlund và Malmi (2002), Grabski và cộng sự (2011), Rom và Rohde (2006) phân tích chi tiết các mô đun chức năng của HTTT kế toán trong ERP. HTTT kế toán có khả năng tích hợp với các phần mềm khác, sử dụng chung CSDL những phần mềm khác trong doanh nghiệp như quản trị chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng.
