CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP.Khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại hàng tồn kho trong kinh doanh 1.Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu của sản xuất và lưu thông hàng hóa.
Hàng hóa tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường chiếm khoảng 40 – 50%). Trong sản xuất, bất kỳ doanh nghiệp nào đó cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang.) mà ở bất kỳ thời điểm nào cũng cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên, liên tục, đồng bộ.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bi ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Luan van 2 => Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. Việc quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng, không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán, đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, hiệu quả, giảm chi phí tồn kho.
Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một cấu thành của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá vốn hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,. Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Luan van 3 Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất, điều kiện, nguồn hình thành. Để quản lý tốt hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định.
Thứ nhất phân loại hàng tồn kho theo tính chất: - Nguyên liệu thô: là những nguyên vật và bộ phận cấu thành sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về. - Bán thành phẩm (sản phẩm dở dang): là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành, còn nằm trên đường dây sản xuất và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất sẵn sàng được bán. - Nguồn vật tư: chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, máy phát điện.
Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm. Vai trò, chức năng của quản trị hàng tồn kho Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành.
Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa.
Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận. Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.
Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận. Nội dung quản trị hàng tồn kho 1.
Chi phí tồn kho Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán. Bởi vậy các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập. Các chi phí gắn liền với hàng tòn kho (gọi là chi phí tồn kho) bao gồm: - Chi phí đặt hàng: Bao gồm các chi phí liên quan dến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định và không phụ thuộc vào số Luan van 5 lượng hàng được mua.
Trong mỗi kỳ kinh doanh chi phí đặt hàng thường tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên và chi phí đặt hàng do vậy cũng tăng lên và ngược lại. - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản): Chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay. Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào.
Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại. - Các chi phí khác: + Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Có thể xem đây là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển (nếu có).
Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng. + Chi phí mất uy tín với khách hàng: Đây cũng được xem là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra. + Chi phí gián đoạn sản xuất. Cần lưu ý rằng một số yếu tố chi phí liên quan đến việc ra quyết định về hàng tồn kho và quản lý hàng bán không tồn tại trong hệ thống kế toán hiện hành.
Chẳng hạn chi phí cơ hội là một yếu tố chi phí quan trọng nhưng không được ghi chép trong hệ thống kế toán.