CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1. Nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán * Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí, xây dựng … Nguyên vật liệu hình thành từ những nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp… được sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng,cho quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm và phân loại NVL 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định, và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì nguyên vật liệu cũng chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành, các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại và phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất: Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: nguyên vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hóa dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu, môi trường xung quanh.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Đối tượng là nguyên vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người 1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
7 Luan van SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại như sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, sắt, thép, sỏi trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được dùng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng dầu, ga. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra một loại riêng vì việc tiêu dùng và sản xuất nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB tái tạo TSCĐ. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng hoặc phế liệu thu hồi. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn.
8 Luan van SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là: - Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản, nhập kho hay xuất kho đều phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá, chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất.
- Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. - Đối với khâu dự trữ: Đảm bảo một lượng dự trữ nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phải dự trữ sao cho không nhỏ hơn mức dự trữ tối thiểu và không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục, tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thếu nguyên vật liệu. - Cuối cùng là khâu sử dụng: Cần thực hiện theo đúng các định mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả cao nhất.
9 Luan van SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và kế toán guyên vật liệu trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và số danh điểm cho nguyên vật liệu. hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với quy cách chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải có kế hoạch mua, dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó.
Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng chất lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiện nghiên chỉnh chứng từ kế toán.
- Mở các loại số( thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước. 10 Luan van SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý.
Định kỳ tiến hành phần tích, tình hình mua hàng, bao quản và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.2 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 1.1 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của VAS 02 “Tồn kho” Kế toán nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung giá gốc của NVL được xác định theo giá gốc tùy theo từng nguồn nhập. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.