Chương 10 KỸ NĂNG TRAO QUYÈN VÀ ỦY QUYÈN Chuyên gia quản lý Donne Pietro từng nói: “Người có thể dùng trí tuệ của người khác để hoàn thành công việc của mình là người v ĩ đại Ngày nay, các nhà quản lý với bề bộn công việc, dù họ có tài giỏi đến đâu, tinh thần và sức lực cỏ sung mãn thế nào, cũng không thể tự mình giải quyết hết tắt cà công việc. Vĩ vậy, các nhà quàn lý phải biết trao quyền hiệu quả. Trao quyền đổi với nhà quản lý không phải là vấn đề “có thể hay không”, mà là vắn đề "cỏ muốn hay kh ô n g ” vù "có biết cách làm hay không”. Trao quyền hoàn toàn không phải đơn giàn chi là giao phó công việc cho các nhân viên mà là một nghệ thuật tinh tế đòi hỏi các nhà quản lý phải chú trọng.
Chương này tập trung vào k ĩ năng trao quyền và một dạng đặc biệt của nó là ủy quyển. Quan niệm về trao quyền *. Theo định nghĩa trong từ điển Webster: Trao quyền là: - Giao phó cho người khác làm việc gì đó; - Chỉ định người nào đó làm đại diện cho một người khác; - Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn *. Theo tác giả Lee Thomas, trong cuốn “Trao quyền hiệu quả”: “Trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc của mình, dưới sự giám sát của mình” Trao quyền thể hiện sự trái ngược hẳn với những gì mà các lãnh đạo thường làm.
Trao quyền thực chất là cho phép nhân viên tự thực hiện công việc theo cách cùa họ thay vì bắt họ thực hiện công việc theo ý của mình. Khi lãnh đạo đã trao quyền nên hạn chế kiểm tra, thúc ép, gây khó dễ mà cần động viên, khuyến khích, chỉ đạo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được 235 giao. Thay vì thực hiện chiến lược “đẩy”, ở đó'lãnh đạo buộc nhân viên thực hiện công việc theo cách của lãnh đạo với sự khuyến khích và tác động về kỹ thuật, trao quyền thực chất là thực hiện chiến lược “kéo”. Đó là cách tập trung vào việc tạo lập bối cảnh công việc sao cho có thể tiếp thêm sinh lực và động viên kịp thời nhân viên được trao quyền.
Trong điều kiện như vậy, nhân viên thực hiện nhiệm vụ vì họ thực sự say mê công việc chứ không phải để nhận được sự khen thưởng từ bên ngoài hoặc sự tác động về mặt kỹ thuật. Tuy nhiên, trao quyền có thể dẫn đến tình trạng khó xử. Một mặt, thực tế cho thấy người được trao quyền thực hiện công việc hiệu quà hơn, thoải mái hơn và sáng tạo hơn và cũng chính vì thế mà họ sẽ tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn những nhân viên khác. Tổ chức cũng hoạt động h’ệu quả hơn khi thực hiện trao quyền.
Mặt khác, trao quyền có nghĩa là bỏ qua việc kiểm soát và cho phép người khác tự quyết định, tự đặt mục tiêu, tự thực hiện và tự nhận thành quả của công việc. Điều đó có nghĩa người khác có thể có được danh vọng nhờ sự thành công với công việc được giao. Khi người lãnh đạo có quyền lực và thực sự cần thiết phải trao quyền thì họ phải chấp nhận hy sinh lọi ích cho người khác. Họ có thể tự đặt câu hỏi cho mình: “Tại sao người khác lại có thể gặt hái được thành quà trong khi lẽ ra điều đó phải là của mình?”, “Tại sao mình lại trao quyền cho người khác và thậm chí còn tạo điều kiện để họ có nhiều quyền hơn trong khi bàn thân mình cũng muốn được tán dương và thừa nhận?”.
Câu trả lời là ở chồ mặc dù trao quyền cho người khác là việc làm không dễ mà cũng không phải là tự nhiên (chúng ta sinh ra không phải ai cũng biết làm điều đó), không cần phải hy sinh bản thân quá lớn. Người lãnh đạo biết cách trao quyền không cần phải hy sinh những phần thưởng cao quý, sự thừa nhận hoặc những kết quả to lớn. Trái lại, bằng cách trao quyền cho người khác, lãnh đạo có thể gia tăng hiệu quả công việc. Cả lãnh đạo và tổ chức đều hoạt động có hiệu quả hơn khi thực hiện trao quyền.
Tuy nhiên, phần lớn các lãnh đạo vẫn phải phát triển và thực hành kỳ năng trao quyền, bởi vì cho dù nội dung của trao quyền được đề cập rất rõ ràng và phổ biến trên các tài liệu, song việc ứng dụng nó trong quản trị hiện đại còn rất hạn chế. Ý n gh ĩa của trao q uyền Trao quyền có nghĩa là cho phép ai làm gì, đồng thời giúp cho họ có thê chủ động trong công việc, vượt qua được mặc cảm về thiếu khả năng làm việc và thiếu tự chủ trong công việc, tạo thêm sinh lực để hành động và tạo động lực thực sự để hoàn thành công việc. Người được trao quyền không chỉ có được những điều đó khi thực hiện nhiệm vụ được giao mà còn tự cảm thấy sự khác biệt so với trước đây, đó là mình đã chính thức có quyền để thực hiện nhiệm vụ. Trao quyền không đơn thuần chỉ là trao sức mạnh cho một ai đó.
Cũng giống như trao quyềrì, có quyền lực có nghĩa là có thẩm quyền để làm việc. Nhưng quyền lực và trao quyền không hoàn toàn giống nhau. Một người có quyền nhưng vẫn có thể được trao quyền. Tuy nhiên, khi một người trao quyền cho ai đó, thì người đó phải chấp nhận sự phân chia quyền lực của mình.
Anh không thể trao quyền cho tôi khi mà anh chỉ tạo ra tình huống để ở đó tôi tự tạo ra quyền lực cho mình. Quyền lực được trao phụ thuộc vào nhiều yếu tố cá nhân và vị trí được thừa nhận hiện tại của cá nhân đó. Trong từng tình huống, mọi người cần phải thừa nhận quyền lực của bạn, tuân theo sự lãnh đạo của bạn, chấp thuận sự ầnh hưởng của bạn bởi vì bạn có quyền. Nguồn gốc căn bản của quyền lực được xuất phát từ người khác.
Ví dụ, bạn có thể có quyền bởi vì bạn có tiềm lực và sự ủng hộ về chính trị mạnh hơn những người khác. Vì thế bạn có thể thưởng cho người khác và bạn có quyền ban thưởng.1: Sự khác nhau giữa “Quyền lực” và “Trao quyền” Quyền lực Trao quyền Nguồn gốc từ bên ngoài Nguồn gốc từ bên trong Suy cho cùng, chỉ có một số người Suy cho cùng, ai cũng có thể được có quyền lực trao quyền Có thể buộc người khác làm những Có thể cho phép người khác làm điều mình muôn những điều họ muốn Dần đến sự cạnh tranh Dần đến sự hợp tác 237 1. Năm nhân tố quyết định trao quyền hiệu quả Nghiên cứu của tác giả Spreitzer (1992) và Mishra (1992) đã nêu ra 5 nhân tố quyết định trao quyền hiệu quả. Để các nhà quàn trị có thể trao quyền một cách thành công, họ phải đảm bảo tạo dựng được 5 nhân tố này trong hoạt động mà họ muốn trao quyền.
Trao quyền hiệu quả đồng nghĩa với việc tạo ra sự (1) Tự lực, (2) Tự quyết, (3) Vị thế cá nhân, (4) Ý nghĩa công việc và (5) Niềm tin (Xem bảng 2).2: 5 nhân tổ cốt lõi quyết định trao quyền hiệu quả Nhân tố Giải thích Tự lực Khả năng tự chủ cá nhân Tự quyết Khả năng quyêt đoán Vị thế cá nhân Khả năng tạo ảnh hưởng cá nhân Ý nghĩa công việc Khả năng tạo giá trị trong hành động Niềm tin Khả năng cảm nhận sự an toàn Khi các nhà lãnh đạo tạo điều kiện tốt cho 5 nhân tố này phát triển trong các hoạt động, họ sẽ tạo ra một môi trường trao quyền tốt hoặc khiến việc trao quyền cho mọi người trở nên dễ dàng hơn. Những người được trao quyền không chỉ hoàn thành tốt công việc mà còn có sự đánh giá khác về bản thân mình. Họ sẽ tự tin hơn, cảm giác tự do hơn, thấy mình quan trọng hơn, thoải mái hơn và tự sắp xếp công việc. T ự lực Khi một người được trao quyền, họ sẽ nhận thức được sự cần thiết phải tự phấn đấu, hoặc cám giác rằng họ đang có khả năng và năng lực để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Trao quyền giúp họ thực hiện công việc thành thạo và mang lại hiệu quả cao. Họ cảm nhận chắc chắn về bàn thân mình, đồng thời ý thức được việc tự chủ và tin ràng mình có thể học và phát triển để đổi mặt với những thách thức mới. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc trao quyền bởi khả năng tự lực thể hiện rằng người đó có đủ cố gắng và kiên trì để hoàn thành nhiệm vụ cho dù có khó khăn hay không. Sự hồi phục sau bệnh tật và thương tích cũng như đương đầu với tình huống mất v i ệ c hoặc gián đoạn công việc cũng trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn với những người phát triển mạnh mẽ khả năng tự lực, bởi họ có thể chất và tinh thần kiên cường hơn, có thể thay đổi hành vi tiêu cực tốt hơn (Gecas, Self, và Ray, 1988; Schwallbe và Gecas, 1988).
Tác giả Bandura (1977) nêu ba điều kiện cần thiết để con người có thể tự lực: (1) niềm tin vào năng lực bản thân có thể đảm nhận công việc, (2) niềm tin vào năng lực bản thân có thể nồ lực hơn nữa và (3) niềm tin ràng không trở ngại bên ngoài nào có thể ngăn cản họ hoàn thành nhiệm vụ. Nói cách khác, con người sẽ thấy tự tin hơn khi họ phát triển được khả năng tự lực, sẵn sàng cố gắng nhiều hơn để hoàn thành công việc và không có gì ngăn cản họ đến thành công. Tự quyết Người được trao quyền cũng sẽ có khả năng tự quyết. Trong khi tự lực đề cập đến khả năng tự chủ cá nhân thì tự quyết đề cập đến khả năng quyết đoán.
“Tự quyết có nghĩa là có khả năng quyết đoán mọi hành động từ đầu đến cuối” (Deci, Connell và Ryan, 1989, trang 580). Mọi người sẽ có khả năng tự quyết khi họ tình nguyện và có chủ đích tham gia vào công việc hơn là bị ép buộc hoặc cấm tham gia. Cá nhân được trao quyền có khả năng quyết đoán và tự ra quyết định, nên họ sẽ phát triển ý thức trách nhiệm và làm chủ hoạt động của mình. Họ sẽ thấy bản thân mình như người tự khởi xướng đầy năng động.
Họ có thể sáng tạo theo ý muốn của bản thân, ra quyết định độc lập và thử những ý tưởng mới và họ được trải nghiệm cảm giác làm chủ.