CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Các vấn đề tổng quan đến hệ thống thông tin kế toán: 1. Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần của HTTT quản lý, thực hiện việc thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kế toán [18]. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và HTTT quản lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: [9] Hình 1.1 Mối quan hệ giữa HTTT kết toán và HTTT Quản lý Trong một đơn vị kinh doanh, bộ phận kế toán là nơi nhận và cung cấp thông tin nhiều nhất.
Vì thế, trong thời đại CNTT hiện nay, khi đề cập đến HTTT trong doanh nghiệp, người ta hay qui về HTTT kế toán. Từ các nguồn thông tin được tập hợp tại phòng kế toán, dùng các chương trình ứng dụng với các phương pháp xử lý của kế toán tạo lập những thông tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 Thật ra, HTTT kế toán hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực HTTT và hệ thống kế toán mà vai trò của CNTT là chủ đạo. Trong thời đại ngày nay, người kế toán không những học phương pháp hạch toán (thuộc lĩnh vực kế toán) mà còn được trang bị kiến thức về máy tính và sử dụng máy tính (thuộc lĩnh vực CNTT).
HTTT kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ tài chính và thể hiện báo cáo tài chính của một đơn vị mà nó còn giúp theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tin đặc biệt hơn. Ví dụ, HTTT kế toán của một công ty cung ứng nhân lực bên cạnh giúp công ty theo dõi được tình hình tài chính hiện nay, còn giúp theo dõi những nhân viên nào đang thuê hay cho thuê, thời gian nào kết thúc hợp đồng hay, trình độ chuyên môn hiện tại… Trong thời đại thông tin hiện nay, những thông tin phi tài chính được coi trọng không kém các thông tin tài chính. Nó cung cấp thông tin rất hữu ích cho nhiều nhu cầu khác nhau như: tài chính, nghiên cứu thị trường, quản lý nhân sự, sản xuất. Như vậy, HTTT kế toán là tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin đầu ra cho tất cả các qui trình nghiệp vụ kế toán.
Các yếu tố cấu thành Hệ thống thông tin kế toán: [18] HTTT kế toán là một tập hợp các thành phần: dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý, quá trình lưu trữ, cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một HTTT được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quy trình xử lý HTTT kế toán có thể khái quát theo hình 1.2 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán [9] 1. Hệ thống thông tin đầu vào: Cấu trúc cơ bản của HTTT đầu vào có hai thành phần cơ bản: hệ thống chứng từ gốc và hệ thống thu nhận chứng từ gốc.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Hệ thống chứng từ gốc: Hệ thống chứng từ gốc là một cơ sở quan trọng để tạo lập HTTT đầu vào. Chứng từ có vai trò quan trọng đối với việc tạo lập HTTT đầu vào. Các lý do quan trọng của chứng từ: - Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện như thế nào - Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng - Chứng từ là cơ sở kiểm soát chi phí triển khai và bảo trì hệ thống thông tin kế toán - Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống mới - Chứng từ là bản thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề giao tiếp - Chứng từ là bằng chứng kiểm toán HTTT kế toán - Chứng từ là cơ sở để thiết kế quy trình kinh doanh b.
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc: Hệ thống thu nhận chứng từ gốc được sắp xếp tùy theo cách tổ chức của HTTT kế toán của một đơn vị theo thủ công hay được sự hỗ trợ của máy tính. Nếu HTTT kế toán được thực hiện theo thủ công, hệ thống chứng từ gốc được thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc. Nếu hệ thống kế toán được sự hỗ trợ của máy tính, hệ thống chứng từ được thu nhận có thể trên máy (chứng từ điện tử), qua máy fax, qua thư điện tử, trực tuyến hay chứng từ giấy. Người thực hiện thực thi công việc bằng cách chọn nút “lưu trữ” (Save, Submit, Apply, Chấp nhận, Đồng ý…) mà chương trình máy tính hỗ trợ.
Hệ thống xử lý, lưu trữ dữ liệu: Hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu giữ vai trò quan trọng trong HTTT kế toán. Hệ thống cơ sở dữ liệu giúp hệ thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành những thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin để ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các thông tin được tổ chức nhằm đảm bảo việc truy cập, quản lý và cập nhật một cách dễ dàng. Trên hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu được lưu trên các thiết bị lưu trữ như: đĩa cứng, đĩa quang, băng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 từ, hay hệ thống lưu trữ mạng SAN,… [23] được quản lý bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft SQL, Oracle, MySQL, DB2.
Với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là giấy, sổ sách kế toán và cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán. Việc lưu trữ này gây nhiều bất lợi trong việc tìm kiếm, phân tích, xử lý và rút trích thông tin. Với hệ thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ được sự quản lý của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Điều này giúp cho việc tìm kiếm, phân tích, xử lý và rút trích thông tin kế toán tài chính được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống thông tin đầu ra: Hệ thống này chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để làm cơ sở thích hợp cho việc ra các quyết định có liên quan. Những thông tin đầu ra đó chính là những báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo mẫu biểu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, các báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán, các báo cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu và biểu mẫu (report form) đã được xác lập.
Với việc tin học hóa phổ biến như ngày nay, mức độ ảnh hưởng của HTTT đầu ra được sự hỗ trợ của máy tính đến các báo cáo rất lớn. Do đó, các đối tượng sử dụng các báo cáo của doanh nghiệp cũng hết sức quan tâm đến hoạt động của hệ thống này trong doanh nghiệp. Kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: 1. Cơ sở lý luận về kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: 1.
Khái niệm kiểm toán hệ thống thông tin kế toán:[9] Kiểm toán HTTT kế toán là việc thực hiện các thủ tục kiểm soát một thực thể cấu trúc hệ thống CNTT. Công việc này được thực hiện chung với việc kiểm toán BCTT, kiểm toán nội bộ hay kiểm toán với các mục đích khác. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 Kiểm toán HTTT kế toán là quá trình thu thập bằng chứng và đánh giá các bằng chứng về các hoạt động của HTTT đã được tổ chức. Việc đánh giá các bằng chứng phải đảm bảo rằng hoạt động của hệ thống ấy phải bảo mật, chính trực, hữu hiệu và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đó đã đề ra.
Phân loại kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: Kiểm toán HTTT kế toán thường bao gồm năm loại sau: - Kiểm toán hệ thống máy tính và phần mềm ứng dụng. - Kiểm toán các tiện ích xử lý của hệ thống thông tin - Kiểm toán về việc triển khai và phát triển hệ thống - Kiểm toán về việc quản lý và tổ chức hệ thống - Kiểm toán về hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet 1. Những phương pháp kỹ thuật của kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng được sử dụng trong kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: [6] Cũng giống như kiểm toán BCTC, kiểm toán viên HTTT kế toán cũng sử dụng một số phương pháp kỹ thuật kiểm toán phổ biến để thu thập bằng chứng trong kiểm toán hệ thống thông tin đó là: (1) Kiểm tra tài liệu. (5) Thu thập bằng chứng điện tử.
Quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: Cũng giống như kiểm toán BCTC, quy trình kiểm toán HTTT kế toán cũng bao gồm ba giai đoạn: Lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và cuối cùng là hoàn thành kiểm toán. Việc tiến hành các giai đoạn được thực hiện cụ thể như sau: 1. Lập kế hoạch: Để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành có hiệu quả và đúng tiến độ, việc xây dựng kế hoạch kiểm toán là hết sức cần thiết. Kế hoạch kiểm toán phải được lập TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán như: phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn.
Ngoài ra, kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp và phối hợp với KTV và các chuyên gia khác về công việc kế toán. Khi lập kế hoạch kiểm toán HTTT kế toán, KTV và công ty kiểm toán phải tìm hiểu những vấn đề sau: - Hiểu biết về HTTT kế toán của đơn vị được kiểm toán. - Hiểu biết của kiểm toán viên về các hoạt động kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học. - Đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định nội dung, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán.
Hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán của đơn vị kiểm toán: Sự hiểu biết về môi trường tin học là đòi hỏi thiết yếu đối với kiểm toán viên khi kiểm toán HTTT kế toán.