Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại các doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại Tổng Công ty Vận tải Hà Nội Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại Tổng Công ty Vận tải Hà Nội 9 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 2. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ 2. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Với các nhà quản lý, kiểm soát là phương sách để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Căn cứ vào phạm vi kiểm soát, có thể chia thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và KSNB (nội kiểm).
Kiểm soát bên ngoài được thực hiện bởi những người bên ngoài đơn vị, KSNB được thực hiện bởi những người bên trong đơn vị. Có rất nhiều khái niệm liên quan đến KSNB ở các thời kỳ khác nhau. Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ. Theo đó, KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây cũng là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.
Năm 1936, với định nghĩa của Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) về KSNB "là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách" [9,tr5], mục tiêu của KSNB đã được bổ sung không chỉ nhằm bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn đảm bảo số liệu kế toán chính xác. Theo thời gian, khái niệm về KSNB đã dần được hình thành và phát triển, đặc biệt, định nghĩa về KSNB đã mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách. Tuy nhiên, phải đến năm 1992, khi Uỷ ban COSO phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control - Intergrated framework), khái niệm KSNB mới được định nghĩa một cách đầy đủ. Bên cạnh đó, vào năm 2003, chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) 315 do Uỷ ban Chuẩn mực Kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo quốc tế thuộc Liên đoàn Kế toán quốc tế ban hành cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa về KSNB trong Báo cáo của COSO năm 1992.
10 Thứ nhất, theo quan điểm của COSO: Vào năm 1992, khi các Công ty ở Hoa Kỳ phát triển rất nhanh, để tìm cách khắc phục và ngăn chặn các gian lận, hỗ trợ phát triển kinh tế, Uỷ ban COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) đã ra đời. Uỷ ban COSO là một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay còn gọi là Treadway Commission). Báo cáo của COSO gồm 4 phần nghiên cứu một cách đầy đủ có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết về KSNB hiện đại sau này. Theo quan điểm của COSO nhìn nhận KSNB khá toàn diện, đây cũng là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trên thế giới:“KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các qui định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”[7,tr2] Theo định nghĩa này, có bốn yếu tố quan trọng là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình, tức là khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xâ dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. KSNB do con người chi phối (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên).
Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động 11 một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên KSNB. Năm 2004, tiếp tục hoàn thiện Báo cáo năm 1992 và kết hợp với quản trị rủi ro tại các đơn vị, COSO mở rộng về KSNB, trong đó thảo luận rộng hơn về quản trị rủi ro doanh nghiệp. Theo Báo cáo COSO 2004 thì "Quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình do Hội đồng quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng cho việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được của rủi ro nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị" [13] Để có thể tăng cường tính giám sát quá trình thực thi kinh doanh theo những mục đích đề ra, năm 2013, COSO đã cập nhật khái niệm KSNB với nội dung bổ sung như sau: "KSNB là một quá trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ" [14] Như vậy, các mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên so với khái niệm trước đây của COSO nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng hơn, liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác.
Khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO có thể khái quát bằng sơ đồ sau: 12 Sơ đồ 1.1: Khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm COSO (Nguồn:http://ketoankiengiang.com) Thứ hai, theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC Cuối năm 2003, Liên đoàn Kế toán quốc tế đã ban hành một số chuẩn mực kiểm toán mới, trong đó có ISA 315: KSNB được hiểu “là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban Giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu BCTC đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”. [15] ISA 315 ra đời thay thế cho ISA 310 - Hiểu biết về hoạt động kinh doanh; ISA 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ trước đó. Theo đó, KSNB là một quá trình thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị, gồm: Một là:Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Hệ thống thông tin trong đơn vị là cơ sở quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Thông tin có thể được cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau, đó có thể là thông tin tài chính từ phòng kế toán, có thể là thông tin kỹ thuật hoặc là những thông tin từ bộ phận nhân sự hoặc là thông tin từ bộ phận sản xuất.
Thông tin cần đảm bảo kịp thời, tin cậy, chính xác đảm bảo phản ánh đúng về thực 13 trạng hoạt động. Việc thực hiện đúng các chính sách thủ tục, KSNB sẽ đảm bảo thông tin cung cấp tới nhà quản lý có độ tin cậy và kịp thời. Hai là:Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Doanh nghiệp nằm trong lãnh thổ quốc gia, chịu sự chi phối, điều tiết của các quy định pháp lý. Các thủ tục kiểm soát được tạo lập giúp đơn vị duy trì ý thức chấp hành các quy định, nội quy của nhân viên.
Nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của đơn vị, của nhà nước. Ba là:Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các đơn vị khi thành lập đều theo đuổi các mục đích được đưa ra từ trước, có đơn vị vì mục tiêu lợi nhuận, có đơn vị vì lợi ích xã hội. Nhìn chung để đạt được mục tiêu thì phải nâng cao hiệu quả hoạt động. KSNB tốt sẽ giúp đơn vị ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
Ba mục tiêu nói trên của KSNB đều nằm trong một thể thống nhất tuy nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau. Vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa mục tiêu nói trên. Nhìn chung, quan điểm của IFAC và COSO đã cho thấy sự phát triển về cả vai trò và nội dung của KSNB. KSNB không chỉ dừng lại hoạt động phục vụ cho yêu cầu bắt buộc từ cấp trên hoặc từ hệ thống luật pháp mà đã hướng đến các hoạt động kiểm soát thiết thực, cụ thể theo yêu cầu quản lý.