Tổng quan nghiên cứu

Trong công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, chi phí vật tư và hóa chất y tế đóng vai trò then chốt, chiếm tỷ trọng cao từ 20% đến 25% tổng viện phí mà người bệnh phải chi trả. Hiện nay, thị trường thiết bị và vật tư y tế Việt Nam chứng kiến sự phân hóa lớn khi hơn 100 đơn vị trong nước chỉ sản xuất được các mặt hàng cơ bản, trong khi 10 doanh nghiệp FDI đầu ngành chiếm gần 64% thị phần và có tới 90% trang thiết bị công nghệ cao phải nhập khẩu từ Mỹ, Nhật Bản và Đức. Tình trạng này khiến giá cả có sự chênh lệch đáng kể giữa các địa phương, đồng thời đặt ra thách thức quản lý lớn cho các đơn vị y tế công lập khi quy trình đấu thầu còn kéo dài, phức tạp và dễ phát sinh rủi ro thất thoát nguồn vốn ngân sách.

Trước thực trạng đó, luận văn tập trung nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình đấu thầu mua sắm vật tư, hóa chất tại Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018. Mục tiêu cụ thể là nhận diện ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi trong chu trình kiểm soát, từ đó thiết kế các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại đơn vị với dữ liệu khảo sát thực tế thu về 72 phiếu hợp lệ trên tổng số 82 phiếu phát ra. Về mặt thực tiễn, nghiên cứu hướng đến mục tiêu nâng cao tính minh bạch, giúp tiết kiệm từ 5% đến 10% ngân sách chi tiêu công hàng năm và triệt tiêu các rủi ro pháp lý trong hoạt động đấu thầu y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng lý thuyết kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO và các chuẩn mực kiểm toán quốc tế do Tổ chức Quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI các năm 1992, 2004 và 2013) ban hành. Mô hình kiểm soát nội bộ khu vực công bao gồm 5 bộ phận hợp thành chặt chẽ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát. INTOSAI nhấn mạnh việc bảo vệ các nguồn lực công không bị thất thoát, lãng phí, đồng thời đề cao giá trị đạo đức công vụ và tính liêm chính của nhà quản lý.

Về mặt quy chuẩn nghiệp vụ, nghiên cứu căn cứ vào Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP. Hệ thống đấu thầu bao gồm 6 hình thức lựa chọn nhà thầu: Đấu thầu rộng rãi, Đấu thầu hạn chế, Chỉ định thầu, Chào hàng cạnh tranh, Mua sắm trực tiếp và Tự thực hiện. Hoạt động kiểm soát được cụ thể hóa qua chu trình 3 bước gồm: Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, Tổ chức thực hiện quy trình thầu và Đánh giá kết quả, nhằm đảm bảo 4 mục tiêu cốt lõi: Cạnh tranh, Công bằng, Minh bạch và Hiệu quả kinh tế.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp thống kê mô tả nhằm thu thập và phân tích toàn diện dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các quyết định phê duyệt, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và báo cáo tài chính tại Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Thạnh trong khoảng thời gian 3 năm từ 2016 đến 2018.

Đối với dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát với cỡ mẫu gồm 82 cán bộ, viên chức trực tiếp tham gia chuỗi kiểm soát mua sắm, bao gồm Ban Giám đốc, Khoa Dược, Phòng Tổ chức - Hành chính - Kế hoạch tổng hợp và Hội đồng thuốc và điều trị. Phương pháp chọn mẫu phân tầng có chủ đích được áp dụng để đảm bảo tính bao quát, thu về 72 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi 87,8%. Lý do lựa chọn thống kê mô tả kết hợp phương pháp quy nạp và suy diễn là nhằm lượng hóa chính xác mức độ vận hành của 5 thành phần kiểm soát nội bộ trong thực tế, từ đó phát hiện các điểm nghẽn nghiệp vụ sát với đặc thù trung tâm y tế tuyến huyện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, trong khâu lập kế hoạch: Việc dự báo danh mục và nhu cầu mua sắm vật tư, hóa chất còn xảy ra tình trạng thiếu chính xác, tỷ lệ chênh lệch giữa dự toán và thực tế sử dụng dao động từ 12% đến 15%. Nguyên nhân là do công tác tổng hợp số liệu từ các khoa lâm sàng chưa có sự kết nối dữ liệu số hóa liên tục.

Thứ hai, trong tổ chức thực hiện và chấm thầu: Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thường bị kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc so với mốc thời gian quy định tại Điều 12 Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13. Thang điểm đánh giá kỹ thuật đối với nhiều mặt hàng hóa chất xét nghiệm còn thiên về định tính, có tới hơn 25% tiêu chí chưa được chuẩn hóa thành các chỉ số kỹ thuật có thể đo lường trực tiếp.

Thứ ba, về thông tin, truyền thông và giám sát: Kết quả khảo sát 72 cán bộ cho thấy có 38,9% người tham gia nhận định thông tin phản hồi giữa bộ phận kế toán và Khoa Dược chưa thực sự kịp thời. Hoạt động kiểm tra, giám sát định kỳ còn mang tính kiêm nhiệm, trung bình chỉ diễn ra 1 đến 2 lần mỗi năm và chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách độc lập.

Thảo luận kết quả

Những hạn chế trên xuất phát từ nguyên nhân nội tại khi đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu tại trung tâm y tế tuyến huyện chủ yếu có chuyên môn y dược kiêm nhiệm, thiếu chứng chỉ chuyên môn sâu về quản lý đấu thầu công. Đồng thời, áp lực đảm bảo vật tư cấp cứu kịp thời thường mâu thuẫn với quy trình đấu thầu kéo dài từ 45 đến 60 ngày.

Phát hiện của luận văn tương đồng với kết quả nghiên cứu của các tác giả Hoàng Thị Minh Hiền và Phạm Lương Sơn khi phân tích đấu thầu y tế công lập tại Việt Nam, nơi giá cùng một mặt hàng có thể chênh lệch từ 28% đến 83% giữa các cơ sở khám chữa bệnh do sự phân tán trong phương thức mua sắm. Trong thực tiễn nghiên cứu, các dữ liệu này có thể được trình bày trực quan thông qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên môn và bảng tổng hợp ma trận đánh giá 5 thành phần kiểm soát nội bộ theo thang đo 5 mức độ Likert, qua đó làm rõ mối quan hệ giữa năng lực cán bộ và hiệu quả kiểm soát rủi ro.

Đề xuất và khuyến nghị

Trên cơ sở phân tích thực trạng, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ và khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình đấu thầu tại đơn vị:

Thứ nhất, hoàn thiện môi trường kiểm soát và phát triển năng lực nhân sự: Ban Giám đốc phối hợp cùng Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành tái cơ cấu tổ chuyên gia đấu thầu, cử 100% cán bộ tham gia chấm thầu tham dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm đạt chứng chỉ hành nghề đấu thầu chuyên nghiệp, hoàn thành toàn diện trong Quý I và Quý II/2021.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch thầu: Khoa Dược chủ trì thiết lập quy chế nhận diện rủi ro đứt gãy nguồn cung, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho dược nhằm đưa tỷ lệ sai lệch số lượng dự toán xuống dưới mức 5%, đồng thời cắt giảm 20% thời gian chuẩn bị hồ sơ thầu trước tháng 9/2021.

Thứ ba, nâng cao hiệu lực hoạt động kiểm soát và hoàn thiện tiêu chí chấm thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu cần lượng hóa 100% tiêu chuẩn kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, xây dựng bảng điểm đánh giá chi tiết chất lượng hóa chất, phấn đấu tiết kiệm tối thiểu từ 5% đến 8% tổng giá trị dự toán các gói thầu mua sắm thường xuyên hàng năm.

Thứ tư, tăng cường hệ thống thông tin, truyền thông và giám sát độc lập: Ban Giám đốc chỉ đạo thiết lập mạng lưới truyền thông nội bộ liên thông giữa Khoa Dược, Phòng Kế hoạch - Tài chính và Hội đồng thuốc, đẩy mạnh áp dụng 100% phương thức đấu thầu qua Hệ thống mạng Đấu thầu Quốc gia, đồng thời thành lập tổ kiểm soát nội bộ độc lập để duy trì kiểm tra định kỳ 4 lần mỗi năm, bắt đầu triển khai từ Quý IV/2021.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị thiết thực đối với 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản lý cơ sở y tế công lập tuyến quận, huyện: Tài liệu cung cấp giải pháp mẫu để tái thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp các nhà quản trị nhận diện sớm rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả tiết kiệm ngân sách mua sắm từ 5% đến 10% tại đơn vị mình.

Thứ hai, Đội ngũ cán bộ Khoa Dược, Phòng Kế hoạch - Tài chính và Tổ chuyên gia chấm thầu: Luận văn cung cấp hướng dẫn nghiệp vụ rõ ràng, từ phương pháp dự báo nhu cầu đến kỹ thuật lượng hóa tiêu chí chấm thầu cho hơn 800 danh mục vật tư, hóa chất y tế.

Thứ ba, Học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị bệnh viện: Đề tài là nguồn tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp luận ứng dụng mô hình INTOSAI và COSO với bộ dữ liệu khảo sát thực tế gồm 72 mẫu phân tích.

Thứ tư, Các cơ quan quản lý nhà nước như Sở Y tế, Thanh tra và Kiểm toán Nhà nước: Công trình cung cấp góc nhìn thực tiễn về những bất cập tại tuyến y tế cơ sở, hỗ trợ công tác xây dựng chính sách và cẩm nang kiểm soát mua sắm công cho 63 tỉnh thành trên toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao việc kiểm soát nội bộ quy trình đấu thầu vật tư, hóa chất y tế lại cấp thiết? Chi phí vật tư, hóa chất chiếm từ 20% đến 25% tổng viện phí của người bệnh. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ giúp ngăn chặn thất thoát ngân sách nhà nước, bảo đảm nguồn cung ứng kịp thời và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế cho nhân dân.

Khung lý thuyết INTOSAI có điểm gì nổi bật so với COSO trong kiểm soát khu vực công? INTOSAI kế thừa 5 bộ phận của COSO nhưng tập trung sâu sắc vào trách nhiệm giải trình, đạo đức công vụ và bảo vệ tối đa nguồn lực tài chính công. Mô hình yêu cầu tuân thủ 100% các quy định pháp luật về quản lý ngân sách nhà nước.

Thời gian và tỷ lệ bảo đảm dự thầu trong mua sắm vật tư y tế được quy định như thế nào? Theo Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, giá trị bảo đảm dự thầu dao động từ 1% đến 3% giá gói thầu. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu bằng thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày.

Những rào cản lớn nhất khi thực hiện đấu thầu tại trung tâm y tế tuyến huyện là gì? Hai rào cản chính là đội ngũ cán bộ kiêm nhiệm chưa có chuyên môn sâu về pháp luật đấu thầu và thời gian quy trình kéo dài từ 45 đến 60 ngày. Điều này gây khó khăn lớn cho việc đảm bảo cơ số hóa chất phục vụ khám chữa bệnh thường xuyên.

Làm thế nào để hạn chế sự sai lệch giữa kế hoạch đấu thầu và nhu cầu sử dụng thực tế? Đơn vị cần chuẩn hóa quy trình tổng hợp nhu cầu từ các khoa phòng qua phần mềm quản lý kho, áp dụng phương pháp thống kê dữ liệu tiêu hao trong 3 năm liên tiếp và giới hạn biên độ sai lệch dự toán dưới mức 5%.

Kết luận

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận vững chắc về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế INTOSAI và Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 áp dụng cho các cơ sở y tế công lập.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng kiểm soát mua sắm vật tư, hóa chất tại Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Thạnh thông qua khảo sát thực tế 72 cán bộ chuyên môn.
  • Xác định chính xác các điểm nghẽn cốt lõi như sai lệch dự toán từ 12% đến 15%, quy trình kéo dài và thiếu cơ chế kiểm toán nội bộ độc lập.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp khả thi với mục tiêu lượng hóa 100% tiêu chí chấm thầu và tiết kiệm từ 5% đến 8% giá trị dự toán gói thầu.
  • Hoàn thiện lộ trình thực thi từ Quý I/2021 đến cuối năm 2023, tạo bước chuyển biến căn bản trong công tác quản trị tài chính y tế công lập.

Để nâng cao năng lực quản trị mua sắm và phòng ngừa rủi ro sai phạm, các nhà quản lý y tế và chuyên viên đấu thầu nên tải về toàn văn luận văn, tham khảo bộ tiêu chí kiểm soát và triển khai áp dụng ngay tại đơn vị.