Chương I: Cơ sở lý luận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Chính vì vậy khi lập chứng từ cần đảm bảo yêu cầu: đúng chủng loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiéttrén chứng từ, chứng từ phải được lập băng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian, quy định. Chứng từ cung cấp phải chính xác, kịp thời, đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép tây xóa chứng từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải hủy và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác va kip thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành. e _ Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số hiệu khi ghi vào số kế toán, lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thé lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn ngừa kip thời các hành vi tham 6, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tẾ, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vi.
s Tô chức kiêm tra chứng từ e Kiém tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ ban của chứng từ và việc tuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Nội dung của việc kiêm tra chứng từ kê toán bao gôm: 1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. 2) Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phat sinh.
3) Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. 4) Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thé lệ kinh tế tài chính của nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,.) đồng thời báo cáo cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết dé xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Bùi Kim Thoa - DI7CQKT01-B 10 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương I: Cơ sở lý luận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đôi với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi số phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết dé làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ dé ghi số.
Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó khăng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành.Bên cạnh đó có những chứng từ có yêu tố bồ sung là các định khoản được ghi trên chứng từ, cần phải xác định cách định khoản đó có đúng không: điều này rat quan trọng bởi nó quyết định đến việc nhập sé liệu vào các số kế toán dé ra các quyết định quan trọng bởi nó quyết định đến việc nhập số liệu vào các số kế toán dé ra các quyết định quan trong cũng như lập các báo cáo kế toán sau này.Nên cũng phải đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành đề phát hiện sai sót. % Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ dé ghi số e Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tủy theo từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị. Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi số kế toán sau này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều. e Việc ghi số kế toán có thé thực hiện bằng tay hoặc bang máy, nhưng van phải đảm bảo các yêu cầu sau: 1) Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng với nội dung kinh tế của TK tổng hợp, phân tích nhằm tong hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.
2) Trong quá trình ghi số phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và số kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi số, nhằm tăng tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán về nội dung kinh tế về số liệu để loại trừ việc ghi số sai nhằm tăng tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán. ¢ Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ e_ Trong năm tài chính các chứng từ do người sử dụng ghi số bảo quan, đánh số thứ tự theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong năm đó.Trong năm nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản ban giao chứng từ đó. e Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ số sách báo cáo quyết toán trong năm được chuyền vào lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước.Theo QD 03_ TC/TTG ngày 30/3/1972:quy Bùi Kim Thoa - DI7CQKT01-B 11 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương I: Cơ sở lý luận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh định như sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong phòng kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyên cho bộ phận lưu trữ chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn: 1) 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng.
2) 20 năm với tài liệu kế toán quý. 3) 30 năm đối với tài liệu kế toán năm. 4) Riêng đối với số kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưu vĩnh viễn. e Khi chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ khi cần sử dụng lại phải có sự đồng ý của kế toán trưởng.
Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải được kế toán trưởng đồng ý và thủ trưởng cho phép. e Trong trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết dé có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mat hóa đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cơ quan thuế, ngân hàng mở TK và cơ quan côngan địa phương về số lượng hóa đơn, hoàn cảnh bi mat dé có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa đơn chứng từ bị mắt.
1% s% Luân chuyên chứng từ e Khái niệm: Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyên chứng từ. Luân chuyên chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu hủy chứng từ. Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong don vi, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kế toán để phan ánh vào số sách kế toán.
Do vậy dé đảm bảo việc ghi số kế toán được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyên chứng từ một cách khoa học. e Cac giai đoạn Tổ chức luân chuyền chứng từ là việc xác định đường ổi cụ thé của tùng loại chứng từ: chứng từ phải di qua các bộ phận nào, bộ phận nao có nhiệm vụ kiểm tra, xử ly và ghi số kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó, bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. Bùi Kim Thoa - DI7CQKT01-B 12 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cô phân thương mại và dịch vụ HMP Việt Nam CHUONG II: THUC TRANG KE TOÁN BAN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KET QUÁ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CO PHAN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HMP VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm chung tại công ty ¢2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: + Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số 190300289, do phòng Cô phần Thương mại và Dịch vụ HMP Việt Nam ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Nội cấp ngày 16/12/2017. + Công ty Cổ phần Thương mại va Dịch vụ HMP Việt Nam chuyên kinh doanh và tiêu thụ các loại bàn ghế, thiết bị máy tính, khay đựng và nhiều sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Với hệ thống quản ly chất lượng ISO 9001-2000, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ và kinh nghiệm làm việc cao. Công ty nhập vào các mặt hàng mẫu mã đa dạng, phong phú đáp ứng theo nhu cầu của thị trường, liên tục được đổi mới theo thị hiểu của người tiêu dùng, nhằm đem đến với người tiêu dùng những sản phẩm với chất lượng sản phẩm cao nhất, mẫu mã mới nhất. Nên chỉ một thời gian ngắn thị trường tiêu thụ của công ty đã được mở rộng và nhận được sự hưởng ứng của khách hàng. Hiện tại sản pham do công ty phân phối có mặt ở nhiều nơi trên cả nước.
+ Tên nước ngoài: VIET NAM HMP TRADING AND SERVICES JOINT STOCK COMPANY Tên DN viết tat: VIET NAM HMP T&S .,JSC Tinh trạng hoạt động: đang hoạt động Mã số DN: 0108082784 Loại hình pháp lý: công ty cổ phần Ngày bắt đầu thành lập: 06/12/2017 Tên người theo đại diện pháp luật: Đồng Thanh Minh s* Chức năng nhiệm vụ của công ty: + Công ty Cé phần Thương mại và Dịch vụ HMP Việt Nam là một DN độc lập, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, có TK ngân hàng riêng. Điều này có nghĩa công ty có tổ chức công tác kế toán độc lập. Công ty luôn đảm bảo kế hoạch kinh doanh phù hợp.