Chương I: Tổng quan về chất lượng sản phẩm và công cụ quản lý 6S trong doanh nghiệp sản xuất 1.1 Tổng quan về công cụ quản lý 6S nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm tại các doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và lịch sử phát triển 6S Nguồn gốc của công cụ quản lý 6S được phát triển từ công cụ quản lý 5S của Nhật Bản. Quy trình 5S được bắt nguồn từ Công cụ sản xuất Toyota của tập đoàn Công nghiệp Toyota, Nhật Bản, nơi những người đứng đầu tổ chức tìm cách nâng cao hiệu quả công việc. Đây là một công cụ bí mật, tuy nhiên, do sự phát triển bùng nổ của kinh tế Nhật Bản vào những năm 1980, cộng với sự giao thương giữa các nước phát triển, tiêu chuẩn 5S đã được hình thành.
Quy trình 6S là quy trình làm cho chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả cao, hiện ra ngay trước mắt và tạo ra môi trường làm việc an toàn. Quy trình 6S được phát triển từ công cụ quản lý 5S bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) và chữ S được bổ sung là An toàn (Safety). SEIRI (Sàng lọc) Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S.
Nội dung chính trong Seiri là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc. Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại. Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học.1: Seiri - Sàng lọc Quy trình sàng lọc được thực hiện theo các bước sau: - Thu thập, thống kê và rà soát: Sử dụng các công cụ như chụp hình hay ghi chép lại hiện trạng xấu. Nhằm nắm bắt đầy hiện trạng, tìm hiểu được nguyên nhân của vấn đề và liệt kê các nguyên nhân gây nên hiện tượng.
- Lập các chỉ tiêu đánh giá theo tiêu chuẩn: Sử dụng checklist để lên danh sách các tiêu chí đánh giá. Sau đó, đánh giá hiện trạng như thứ nào cần đến, thứ nào không cần đến và thứ nào không biết có cần đến không. - Xử lý vấn đề: Gắn phiếu đỏ lên những thứ không cần sử dụng đến trong quá trình làm việc. Sau đó, tiến hành loại bỏ những thứ gắn phiếu đỏ không cần dùng tới, những thứ gắn phiếu vàng thì sẽ được lưu lại để tiếp tục đánh giá mức độ cần thiết.
Những thứ cần thiết sẽ được giữ lại và chuyển sang giai đoạn thứ 2 (Seiton - Sắp xếp). Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định. Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn.
(Ron Fisher, 2008) SEITON (Sắp xếp) Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Vì vậy, khi du nhập vào Việt Nam, Seiton được gọi là sắp xếp. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại, 5 từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong công cụ.
Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”. Một điểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm. Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty (Ron Fisher, 2008).2: Seiton - Sắp xếp Quy trình sắp xếp Seiton được thực hiện theo các bước: - Quyết định địa điểm: Sử dụng phương pháp phân tích dòng chảy của công việc, FIFO (First In - First out) để quyết định địa điểm đảm bảo các tiêu chí: dễ tìm, dễ lấy, dễ sử dụng và duy trì. - Quyết định phương pháp: Phân tích chuyển động theo nguyên tắc FIFO (First In - First out) nhằm tìm ra phương pháp cũng đảm bảo được các yêu cầu như bước 1: dễ tìm, dễ lấy, dễ sử dụng và duy trì.
- Quyết định địa chỉ: Sử dụng các nhãn dán, biển hiệu hoặc là sơn, băng dính để xác định vị trí sắp xếp có địa chỉ như tên, khu vực, vạch dấu. - Sắp xếp: Duy trì sắp xếp các vật dụng công cụ đảm bảo: dễ tìm, dễ lấy, dễ sử dụng và duy trì. Đồng thời, tuân thủ các bước từ 1 đến 3. 6 SEISO (Sạch sẽ) Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ.
Công việc chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp. Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên.
Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tra máy móc, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ lỏng ốc, … Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề đó, nâng cao năng suất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động. Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp (Ron Fisher,2008).3: Seiso - Sạch sẽ SEIKETSU (Săn sóc) Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích là duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên. Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó.
Bên cạnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, 7 nội quy, kế hoạch… để có thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S. Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực hành 5S. Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp (Ron Fisher,2008).4: Seiketsu - Săn sóc SHITSUKE (Sẵn sàng) Ý nghĩa của từ Shitsuke (theo nghĩa kanji) có biểu tượng cho “cơ thể, bản thân và tinh thần hoặc tâm trí” ở bên trái và biểu tượng cho “vẻ đẹp” ở bên phải. Vậy nên, Shitsuke có nghĩa là “tự giác và kỷ luật”, kỷ luật được áp dụng từ bên ngoài dần dần chuyển thành kỷ luật của chính bản thân mình.
Sau đó, kỷ luật sẽ được thực hành liên tục và tạo nên một trạng thái tồn tại. Shitsuke (Sẵn sàng) được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 6S. Khi một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu một cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 6S. Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, công cụ 6S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Như vậy, Sẵn sàng có thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm việc tốt và giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc. Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 6S, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên. Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý 8 trong doanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 6S. Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng nhất, giúp các hoạt động 6S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Mục tiêu của việc thực hiện 6S không chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp (Ron Fisher, 2008).5: Shitsuke - Sẵn sàng SAFETY (An toàn) Chữ S cuối cùng trong 6S là Safety (An toàn), đây cũng là chữ S được bổ sung công cụ quản lý 5S để tạo thành 6S như bây giờ. Ngoài việc tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ và tinh thần mọi người được thoải mãi, doanh nghiệp nên bổ sung thêm yếu tố an toàn trong quy trình lao động. Nguồn nhân lực là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp, nếu tai nạn lao động xảy ra thì sẽ một mất mát to lớn. Doanh nghiệp nên đặt sự an toàn của toàn bộ công nhân viên lên hàng đầu và tại mọi khu vực sản xuất.