CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về quản trị hàng tồn kho 1. Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Thực tế, khi nói đến hàng tồn kho nhiều người thường nghĩ đến những hàng hóa bị tồn lại kho do không bán được hay còn gọi là hàng ế, cần thanh lý.
Nhưng trong lĩnh vực kinh tế hàng tồn kho được xem là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và rất dễ xảy ra các sai sót trong quá trình quản lý. Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại có quy mô lớn nhỏ đều có hàng tồn kho. Do đó, để đảm bảo được tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp và mô hình để kiểm soát hàng tồn kho thì yêu cầu các nhà quản trị cần nắm vững được các khái niệm cơ bản cũng như bản chất của hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang,… Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Chuẩn mực số 2, Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng có thể tốm lược lại như sau: “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn SVTH: Hồ Thị Thu Thủy 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang”.
Vai trò của hàng tồn kho Đối với thị trường cạnh tranh khốc liệt như bây giờ hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo đủ sản phẩm cung ứng ra thị trường. Từ đó, tạo uy tín, chỗ đứng vững chắc trên thị trường, mở rộng thị trường và tấn công vào các phân khúc thị trường mới. Trong suốt quá trình sản xuất đến tiêu thụ, việc doanh nghiệp bị khách hàng trả lại hàng bán vì một số lí do như hàng hóa chất lượng kém, lỗi bao bì, không đúng quy cách, sai sót kỹ thuật,…là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, trong trường hợp này doanh nghiệp có thể sử dụng hàng tồn kho để cung ứng kịp thời bù lại cho khách hàng hoặc có thể để khách hàng trực tiếp lựa chọn để thỏa mãn nhu cầu của họ.
Từ đó, cải thiện chất lượng phục vụ giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng, tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận. Ngoài các đơn hàng đã được đặt trước thì doanh nghiệp có thể sẽ tiếp nhận thêm một số đơn hàng đột xuất với số lượng đặt lớn mà công ty lại không thể sản xuất được trong thời gian ngắn. Nhưng hàng tồn kho lại có thể giải quyết được vấn đề này, do đó có thể thấy rằng hàng tồn kho giữ vai trò rất quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể xử lý tốt trong các trường hợp khẩn cấp, đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra linh hoạt mang lại hiệu quả cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành phẩm làm ra cuối cùng.
Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Do đó, hàng tồn kho trong lĩnh vực này giữ vai trò là cầu nối giữa tất cả các giai đoạn, các giai đoạn diễn ra đồng bộ có khoa học và mạch lạc. Đồng thời, tạo điều kiện SVTH: Hồ Thị Thu Thủy 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn thuận lợi để các bộ phận thỏa sức phát triển điểm mạnh của mình, giúp doanh nghiệp đứng vững trên một thị trường đầy biến động.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời hàng tồn kho chủ yếu của họ là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Vì vậy, hàng tồn kho của các doanh nghiệp này cũng đóng vai trò rất quan trọng, là cầu nối giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng giúp quá trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, có đủ hàng hóa để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đồng thời mở rộng thêm một số phân khúc thị trường đang thiếu hụt hàng hóa hoặc các thị trường hoàn toàn mới. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp phong phú và đa dạng về chủng loại, đặc điểm, mục đích sử dụng và nguồn hình thành.
Đồng thời, công dụng và vai trò trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau. Do đó để quản lý tốt hàng tồn kho doanh nghiệp cần tiến hành phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo các tiêu thức nhất định và có chủ đích. Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho Những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,…Theo đó hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm.
SVTH: Hồ Thị Thu Thủy 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn 1. Phân loại theo nguồn hình thành - Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty… - Hàng tồn kho tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác 1. Phân loại theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức này phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hàng bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.
- Với cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục - Hàng tồn trữ thực tế - Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định điểm mua hàng hợp lý. SVTH: Hồ Thị Thu Thủy 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn 1.
Phân loại theo chất lượng hàng hóa Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho chất lượng tốt - Hàng tồn kho kém phẩm chất - Hàng tồn kho mất phẩm chất 1. Phân loại theo địa điểm lưu kho Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng tồn kho, trong quầy, CCDC, nguyên liệu trong kho và đang sử dụng,… - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,… 1. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xác định và xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho để đưa ra các biện pháp giải quyết.
Sự biến động của giá cả hàng hóa Giá cả hàng hóa ảnh hưởng rất lớn đến hàng tồn kho của doanh nghiệp. Giá cả của một mặt hàng hóa tăng đồng nghĩa với việc khách hàng mua ít hơn dẫn đến tăng lượng tồn kho của mặt hàng đó gây nên tình trạng ứ đọng và ngược lại. Khả năng mở rộng thị trường Một doanh nghiệp có khả năng xâm nhập tốt vào các phân khúc thị trường mới sẽ giúp tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm, giảm lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp và ngược lại. SVTH: Hồ Thị Thu Thủy 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.
