Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực là một trong những nhân tố trọng yếu quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tổ chức, phân bổ và khai thác hợp lý nguồn nhân lực, quy trình vận hành sẽ duy trì được tính liên tục, tiết kiệm tối đa các chi phí phát sinh, giảm thiểu hao mòn, hỏng hóc máy móc thiết bị và gia tăng tỷ suất sinh lời. Ngược lại, việc quản trị nhân sự thiếu hiệu quả dễ dẫn đến tình trạng lãng phí vật tư, gián đoạn kinh doanh và gia tăng chi phí quản lý.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tân Hoàng Phát được thành lập từ ngày 01/05/2000 theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0200391304 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp. Trải qua hơn 21 năm phát triển từ một đại lý bán lẻ quy mô nhỏ tại khu dân cư thị trấn Vĩnh Bảo, công ty đã mở rộng mạng lưới phân phối, thành lập chi nhánh tại trung tâm thành phố Hải Phòng và một công ty con tại quận Kiến An. Đơn vị trở thành nhà phân phối độc quyền trên địa bàn Hải Phòng cho nhiều thương hiệu thực phẩm tiêu dùng lớn như Acecook, Vifon, Dutch Lady, Calofic và TH True Milk. Quy mô kho bãi, số lượng đầu xe vận tải cùng hệ thống khách hàng tăng trưởng liên tục; tuy nhiên, công tác quản lý và khai thác nguồn lực lao động tại doanh nghiệp vẫn còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, chưa đáp ứng kịp tốc độ mở rộng hoạt động thương mại. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại công ty là yêu cầu cấp thiết.

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn cơ bản về quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quản lý, biến động và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát giai đoạn 2019 - 2021; nhận diện những kết quả đạt được, các mặt tồn tại và nguyên nhân.
  3. Đề xuất các biện pháp cụ thể, có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tân Hoàng Phát (Trụ sở chính tại số 97 khu phố 1/5 thị trấn Vĩnh Bảo, huyện Vĩnh Bảo, thành phố Hải Phòng; văn phòng đại diện tại số 244B khu phố Đông Thái, thị trấn Vĩnh Bảo, Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh cùng các chỉ tiêu lao động trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các nghiệp vụ hoạch định, tuyển dụng, phân công, đào tạo, đãi ngộ lương thưởng, tạo động lực làm việc và hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp thương mại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Tác giả tiếp cận đề tài dựa trên hệ thống cơ sở lý luận về quản trị học và kinh tế lao động:

  • Khái niệm nhân lực và nguồn nhân lực: Khóa luận viện dẫn định nghĩa của GS.TS Bùi Văn Nhơn về nhân lực ("nguồn lực của tất cả các cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp, không kể vai trò của họ trong doanh nghiệp đó như thế nào") và nguồn nhân lực doanh nghiệp ("lực lượng lao động của từng doanh nghiệp, là số người có trong danh sách của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trả lương"). Ở góc độ vĩ mô, tác giả đối chiếu định nghĩa của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) và TS. Nguyễn Tiệp; ở góc độ tổ chức, khóa luận áp dụng quan điểm của PGS. Nguyễn Ngọc Quân (nguồn nhân lực bao gồm thể lực và trí lực của toàn thể người lao động trong đơn vị).
  • Quản lý và hiệu quả sử dụng lao động: Vận dụng định nghĩa quản lý của GS. Nguyễn Ngọc Quang; khái niệm hoạch định nguồn nhân lực và phân tích công việc theo giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của GS.TS Trần Kim Dung.
  • Môi trường tác động: Phân tích ảnh hưởng của môi trường bên trong (năng lực tài chính, văn hóa nội bộ, trình độ công nghệ, cơ sở vật chất) và môi trường bên ngoài (tăng trưởng kinh tế, lạm phát, thị trường lao động, môi trường tự nhiên, biến đổi công nghệ, quy định của Bộ luật Lao động cùng các văn bản hướng dẫn thi hành).
  • Nội dung nghiệp vụ quản trị nhân lực: Khái quát các quy trình chuẩn bao gồm: Hoạch định nhu cầu; Tuyển dụng nguồn nhân lực (quy trình gồm lập kế hoạch, thông báo, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn, tập sự thử việc và ký hợp đồng); Phân công lao động (theo chức năng, nghề nghiệp, mức độ phức tạp); Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự qua 6 bước (xác định nhu cầu, mục tiêu, chương trình, dự tính chi phí, chọn giáo viên, đánh giá kết quả); Quy trình phân tích công việc qua 6 bước; Đánh giá thành tích thực hiện công việc (phương pháp cho điểm, phương pháp xếp hạng, phương pháp phê bình lưu trữ); Đãi ngộ và tạo động lực (hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm, phụ cấp, phúc lợi).
  • Hệ thống chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực:
    • Hiệu suất sử dụng lao động: $\text{Hiệu suất} = \frac{\text{Doanh thu thuần}}{\text{Tổng số lao động}}$ (phản ánh một lao động tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu thuần).
    • Năng suất lao động bình quân: $\text{Năng suất bình quân} = \frac{\text{Tổng sản lượng}}{\text{Tổng số lao động}}$ (phản ánh sản lượng bình quân trên một đầu lao động).
    • Tỷ suất lợi nhuận trên lao động: $\text{Tỷ suất lợi nhuận/lao động} = \frac{\text{Lợi nhuận}}{\text{Tổng số lao động}}$ (đo lường mức lợi nhuận bình quân do một lao động tạo ra).
    • Hàm lượng sử dụng lao động: $\text{Hàm lượng lao động} = \frac{\text{Tổng số lao động}}{\text{Lợi nhuận}}$ (cho biết để tạo ra một đồng lợi nhuận cần bao nhiêu lao động).
    • Công thức tính lương theo thời gian: $\text{Lương tháng} = \text{Lương cơ bản} + \left(\frac{\text{Phụ cấp}}{\text{Ngày công chuẩn của tháng}}\right) \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$.
    • Công thức trả lương sản phẩm: $\text{Lương sản phẩm} = \text{Đơn giá sản phẩm} \times \text{Số lượng sản phẩm}$.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện thông qua:

  • Phương pháp thống kê và tổng hợp: Thu thập chuỗi dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo định kỳ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và so sánh: So sánh tỷ trọng, tốc độ tăng giảm của các chỉ tiêu cơ cấu lao động theo trình độ, độ tuổi và các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh qua 3 năm (2019 - 2021).
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ nhân sự, bảng lương, báo cáo tài chính nội bộ do Phòng Hành chính và Phòng Kế toán - Tài chính Công ty TNHH Tân Hoàng Phát cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

Chương 1 tập trung xây dựng nền tảng lý luận toàn diện về nhân lực, nguồn nhân lực và bản chất của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích mục đích của quản lý nguồn nhân lực là bảo đảm đầy đủ số lượng, nâng cao chất lượng, bố trí lao động khoa học và khai thác tối đa tiềm năng cá nhân phục vụ mục tiêu chung. Chương này làm rõ vai trò của quản lý nhân sự trên cả hai phương diện kinh tế (tạo lợi thế cạnh tranh, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí) và xã hội (đảm bảo thu nhập, giảm căng thẳng lao động, đóng góp giải quyết việc làm).

Tác giả phân tích các yếu tố môi trường tác động đa chiều tới quản trị nhân lực: môi trường vĩ mô (chu kỳ kinh tế, thị trường tiền tệ, thiên tai dịch bệnh, đặc thù văn hóa vùng miền, tiến bộ kỹ thuật và khung khổ pháp lý lao động) cùng các yếu tố vi mô (năng lực tài chính, trang thiết bị, văn hóa doanh nghiệp). Phần trọng tâm của chương dành cho việc mô tả chi tiết các mắt xích của công tác nhân sự: quy trình hoạch định, 2 nguồn tuyển dụng (nội bộ và bên ngoài kèm phân tích ưu - nhược điểm), sơ đồ quy trình tuyển chọn gồm 7 bước cụ thể từ khâu chuẩn bị đến quyết định ký hợp đồng. Tiến trình phân tích công việc và tiến trình đào tạo nhân sự đều được cụ thể hóa thành quy trình 6 bước chuẩn mực. Bên cạnh đó, chương 1 thiết lập các nguyên tắc trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm), các chế độ bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN, ÔĐ-TS) và hệ thống 4 công thức toán học đo lường hiệu quả sử dụng lao động làm công cụ phân tích thực chứng cho chương tiếp theo.

Chương 2: Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động và công tác nhân sự của Công ty TNHH Tân Hoàng Phát. Về mặt pháp lý và mô hình tổ chức, công ty đăng ký ngành nghề kinh doanh chính theo mã ngành 4610 (đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa), thực tế là đơn vị phân phối hàng tiêu dùng độc quyền tại Hải Phòng. Bộ máy quản trị được thiết kế theo mô hình trực tuyến - chức năng: đứng đầu là Giám đốc (Bà Phạm Thị Nguyệt), giúp việc có Phó Giám đốc, điều hành 3 phòng chuyên môn (Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Hành chính), hệ thống Bộ phận quản lý kho bãi và Chi nhánh Hải Phòng.

Khóa luận phân tích thực trạng lao động giai đoạn 2019 - 2021 qua các bảng số liệu chi tiết:

Năm Tổng số lao động (người) Trình độ Đại học (người / %) Trình độ Cao đẳng (người / %) Lao động phổ thông (người / %)
2019 28 7 / 25,0% 10 / 35,7% 11 / 39,3%
2020 24 5 / 20,8% 9 / 37,5% 10 / 41,7%
2021 24 5 (hoặc 6*) / 20,8% 10 / 41,7% 9 / 37,5%

(Ghi chú: Theo số liệu lưu tại Bảng 2.1 của văn bản, số lượng đại học năm 2021 ghi 6 người nhưng tỷ trọng ghi 20,8% và phần phân tích diễn giải nêu 5 người).

Về cơ cấu độ tuổi, lực lượng lao động của công ty có sự dịch chuyển và phân hóa rõ nét qua các năm:

Nhóm tuổi Năm 2019 (người / %) Năm 2020 (người / %) Năm 2021 (người / %)
Từ 18 đến 30 tuổi 4 / 14,3% 3 / 12,5% 2 / 8,3%
Từ 30 đến 45 tuổi 20 / 71,4% 19 / 79,1% 20 / 83,3%
Từ 45 đến 60 tuổi 4 / 14,3% 2 / 8,3% 2 / 8,3%
Tổng cộng 28 / 100% 24 / 100% 24 / 100%

Số liệu cho thấy tổng nhân sự của công ty giảm từ 28 người (2019) xuống còn 24 người (2020 và 2021), cắt giảm 4 nhân sự do bối cảnh dịch bệnh Covid-19 bùng phát khiến sức mua thị trường sụt giảm. Lực lượng lao động có trình độ đại học tập trung ở Ban Giám đốc và các vị trí trưởng bộ phận, kế toán; lao động cao đẳng và phổ thông chiếm chủ đạo ở bộ phận giao nhận, bán hàng và kho bãi. Lực lượng nòng cốt thuộc độ tuổi 30-45 (chiếm từ 71,4% đến 83,3%), có kinh nghiệm nhưng công ty đang đối mặt với sự già hóa và thiếu hụt thế hệ lao động trẻ (nhóm 18-30 tuổi giảm dần từ 14,3% xuống chỉ còn 8,3%).

Về thực trạng quản trị nhân sự, tác giả chỉ ra các ưu điểm và bất cập:

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ; công ty giữ vững quan hệ bạn hàng với các tập đoàn lớn; chấp hành tương đối đầy đủ các khoản trích theo lương; tỷ lệ lao động độ tuổi chín muồi về kinh nghiệm cao.
  • Hạn chế: Kênh tuyển dụng chủ yếu vẫn là truyền miệng và quan hệ quen biết nội bộ, thiếu bài bản; công tác đào tạo nhân lực còn hạn chế về kinh phí và số lượng học viên; đánh giá thành tích chưa có bảng tiêu chuẩn định lượng cụ thể, mang nặng tính cảm tính; cơ chế tạo động lực tinh thần chưa phong phú; năng lực tài chính mở rộng mạng lưới phân phối chịu sức ép cạnh tranh gay gắt từ các chuỗi bán lẻ hiện đại (VinMart, VinMart+, Go!).
  • Nguyên nhân: Tác động tiêu cực của dịch bệnh Covid-19 làm giảm doanh thu; áp lực cạnh tranh gay gắt trên địa bàn; lãnh đạo doanh nghiệp chưa đầu tư đúng mức cho công tác nhân sự, coi trọng nghiệp vụ bán hàng hơn việc chuẩn hóa quy trình quản trị nội bộ.

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát

Trên cơ sở mục tiêu phát triển của Tân Hoàng Phát (mở rộng thị phần ra các tỉnh lân cận, duy trì cam kết độc quyền phân phối và tối ưu hóa hệ thống kho vận), chương 3 đề xuất 3 nhóm biện pháp cụ thể:

  • Biện pháp 1: Nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực. Hoàn thiện quy trình tuyển mộ đa kênh, kết hợp đăng tuyển công khai trên Internet và liên kết với các cơ sở đào tạo, trường đại học, cao đẳng; xác định rõ tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng vị trí (nhân viên kinh doanh thị trường, thủ kho, lái xe giao hàng); tiêu chuẩn hóa các bài kiểm tra chuyên môn và phỏng vấn đánh giá thái độ trước khi ký hợp đồng.
  • Biện pháp 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá người lao động. Thiết lập hệ thống bảng điểm định lượng chi tiết thay thế cho cách nhận xét định tính. Cụ thể hóa thang điểm 100 dựa trên các tiêu chí: khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng và độ chính xác, ý thức chấp hành nội quy, tinh thần trách nhiệm và tính gắn kết đồng đội; xây dựng bảng xếp loại tương ứng với mức điểm đạt được để gắn trực tiếp kết quả đánh giá với bình xét thi đua, nâng lương và chi trả tiền thưởng hàng tháng, hàng năm.
  • Biện pháp 3: Xây dựng bầu không khí văn hóa trong doanh nghiệp. Chú trọng tạo dựng môi trường làm việc cởi mở, đoàn kết, khuyến khích sáng kiến cải tiến nghiệp vụ; cải thiện điều kiện lao động tại kho bãi; tổ chức các phong trào thi đua lao động giỏi, hội thao và hoạt động văn thể mỹ nhằm nâng cao đời sống tinh thần, giúp nhân viên an tâm gắn bó lâu dài.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể phản ánh chính xác từ dữ liệu khảo sát:

  • Phản ánh trung thực quy mô và biến động nhân sự của Công ty TNHH Tân Hoàng Phát: cắt giảm 14,29% số lượng lao động (từ 28 người năm 2019 xuống 24 người năm 2020 và 2021) nhằm thích ứng với tình hình đình trệ kinh doanh do đại dịch Covid-19.
  • Thống kê chi tiết cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ và phòng ban chức năng: năm 2021, lao động có trình độ đại học chiếm 20,8%, cao đẳng chiếm 41,7%, lao động phổ thông chiếm 37,5%; lao động phổ thông và cao đẳng tập trung chủ yếu ở Bộ phận bán hàng và giao nhận (chiếm tới 16/24 lao động của doanh nghiệp).
  • Xác định đặc điểm cơ cấu lứa tuổi: độ tuổi 30-45 chiếm ưu thế tuyệt đối (83,3% năm 2021), trong khi lực