CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC BẰNG PHƯƠNG PHÁP BSC - KPI 1. LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Khái niệm về đánh giá thực hiện công việc Theo Nguyễn Thị Hồng (2021), đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và trao đổi về sự đánh giá đó với người lao động. Theo Trần Kim Dung (2015), đánh giá thực hiện công việc là xác định mức độ hoàn thành công việc của tập thể hoặc cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra hoặc so sánh với kết quả công việc của các tập thể, cá nhân khác cùng thực hiện công việc.
Theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2012), đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Theo Mahapatro (2010), đánh giá thực hiện công việc là một hệ thống chính thức nhằm so sánh kết quả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Phương pháp đánh giá thành công phải được định nghĩa rõ ràng và truyền thông một cách mạch lạc các tiêu chuẩn hay sự mong đợi của nhân viên trong công việc. Từ những khái niệm nêu trên, đánh giá thực hiện công việc là một quá trình có hệ thống, đánh giá sự hoàn thành công việc của một tổ chức, tập thể hay cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra, được thực hiện một cách định kỳ và liên tục.
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức, nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thông qua sự liên kết xuyên suốt mục tiêu giữa các cấp và giúp nâng cao năng lực của cấp dưới. Tổ chức hiểu rõ được nguồn lực của mình sẽ có chiến lược đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, tạo ra những nét đặc trưng riêng và những lợi thế cạnh tranh mà các đối thủ cạnh tranh khó có thể bắt chước được. Đánh giá thực hiện công việc là chìa khóa giúp cho các doanh nghiệp có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, phát triển nghề nghiệp và tương quan nhân sự. Quản trị nhân sự thành công hay không 5 phần lớn là do các doanh nghiệp biết đánh giá đúng mức sự thực hiện công việc của nhân viên hay không.
Để làm được điều đó đòi hỏi đánh giá thực hiện công việc phải công khai, khoa học biểu hiện ở chỗ: - Tính hệ thống: Đánh giá thực hiện công việc là một hệ thống chính thức, bao gồm cả tiến trình đánh giá khoa học có “ bài bản” từ việc xác định mục tiêu đánh giá, đối tượng đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá, tổ chức đánh giá, đến việc sử dụng thông tin trong việc ra quyết định nhân sự, thông qua một phương pháp đánh giá khoa học và dưới sự điều hành của một bộ máy đánh giá thực hiện công việc. - Tính chính thức: Thể hiện ở việc đánh giá thực hiện công việc công khai bằng văn bản, tiến hành theo chu kỳ và có sự thảo luận với người lao động. Nó là văn bản mang tính chính xác, được sự ủng hộ của người lao động và kết quả của nó được thừa nhận, sử dụng trong việc ra quyết định quản lý. Mục đích của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc không những có ý nghĩa thẩm định kết quả thực hiện công việc của người lao động mà mang ý nghĩa công nhận quá trình thực hiện công việc của họ trong một thời gian xác định.
Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên luôn tác động đến người lao động và doanh nghiệp. - Đối với người lao động: Theo Herman (2005), đánh giá thực hiện công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết họ đang ở đâu, mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác, từ đó giúp nhân viên điều chỉnh và sửa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó nhân viên hiểu rõ hơn về bản thân và giá trị các hoạt động phát triển của doanh nghiệp đối với họ thông qua tiến trình đánh giá của tổ chức, từ đó hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và xác định tốt con đường nghề nghiệp tương lai. Theo Nguyễn Thị Hồng (2021), trước tiên, đánh giá thực hiện công việc chính là cơ hội để người lao động tự nhìn nhận lại quá trình thực hiện công việc của bản thân.
Mỗi người lao động đều có lý do để lựa chọn công việc và nơi làm việc. Họ đều có mục tiêu cho mỗi lựa chọn của chính mình. Sau một chu kỳ thực hiện công việc, đánh giá thực hiện công việc là lúc bản thân mổi người lao động nhìn nhận lại các lý 6 do mà mình đã bắt đầu, các mục tiêu mình đã đưa ra và thực tế những gì đã làm, đã đạt được. Sau đánh giá thực hiện công việc cũng là lúc người lao động có thể tìm lại các lý do để tiếp tục thực hiện các mục tiêu công việc ở chu kỳ tiếp theo hay các lựa chọn khác cho công việc và ngoài công việc.
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Đánh giá thực hiện công việc giúp nâng cao sự cam kết, gắn bó của người lao động đối với tổ chức không chỉ bằng các phương pháp tài chính mà còn dựa trên sự khuyến khích phi tài chính (Armstrong, 2010). Đồng thời kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm và thúc đẩy nỗ lực thực hiện công việc tốt hơn thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ (Trần Kim Dung, 2015). Theo Nguyễn Thị Hồng (2021), kết quả đánh giá thực hiện công việc của các cá nhân, các bộ phận và toàn tổ chức sẽ là cơ sở khẳng định mức độ hoàn thành mục tiêu cốt yếu, mục tiêu chiến lược của toàn tổ chức, doanh nghiệp. Kết quả đánh giá thực hiện công việc trong toàn hệ thống không chỉ khẳng định hiệu suất vận hành tổ chức trong kỳ hiện tại mà còn là cơ sở để xác định mục tiêu chiến lược cho các kỳ tiếp theo.
Đánh giá thực hiện công việc ở các chu kỳ thực hiện công việc khác nhau (tháng, quý, năm) là việc cần thiết để đảm bảo chức năng kiểm soát trong quản lý tổ chức, doanh nghiệp. Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc phổ biến Theo Nguyễn Thị Hồng (2021), có 8 phương pháp đánh giá thực hiện công việc: Phương pháp so sánh; Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa; Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi; Phương pháp đánh giá định lượng; Phương pháp bản tường thuật; Phương pháp đánh giá tiếp cận từ quản trị mục tiêu; Phương pháp đánh giá 360 độ; Phương pháp đánh giá bằng KPI dựa trên BSC. Còn theo Trần Kim Dung (2015), các phương pháp đánh giá thực hiện công việc: Phương pháp xếp hạng luân phiên; Phương pháp so sánh cặp; Phương pháp bảng điểm; Phương pháp lưu giữ; Phương pháp quan sát hành vi; Phương pháp quản trị theo mục tiêu; Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu (KPI). 7 Có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc có thể lựa chọn: nhóm phương pháp so sánh, bản tường thuật, phân tích định lượng, thang đo đồ họa, đánh giá 360, BSC.
Tuy nhiên, mỗi phương pháp phù hợp với những hoàn cảnh khác nhau. Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá hợp lý giúp đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra, phát huy tối đa hiệu quả của mỗi phương pháp. Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC và KPI có nhiều điểm tương đồng với phương pháp quản trị theo mục tiêu. Tuy nhiên, phương pháp BSC - KPI làm rõ sự đồng thuận và tính liên kết chiến lược ở các cấp trong toàn tổ chức, chỉ tiêu liên quan ở nhiều khía cạnh và các chỉ số đánh giá bao gồm cả kết quả lẫn chỉ số hiệu suất.
Quy trình đánh giá thực hiện công việc Theo Nguyễn Thị Hồng (2021), quy trình đánh giá thực hiện công việc gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Chuẩn bị đánh giá thực hiện công việc - Nghiên cứu các thông tin đầu vào - Rà soát lại mục đích chính, đối tượng và chu kỳ đánh giá - Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá - Lựa chọn người tham gia đánh giá và tập huấn phương pháp đánh giá Giai đoạn 2: Triển khai đánh giá thực hiện công việc - Tổng hợp thông tin sau đánh giá và triển khai phỏng vấn đánh giá Giai đoạn 3: Hoàn tất lưu trữ hồ sơ và sử dụng kết quả sau đánh giá - Thù lao lao động: Sử dụng kết quả đánh giá để thực hiện thù lao theo hiệu suất công tác (Pay for Performance) - Sử dụng tích hợp, kết nối với công tác thi đua khen thưởng - Sử dụng trong việc đánh giá năng lực, bố trí/sử dụng nhân viên, đề bạt - Sử dụng trong đào tạo và phát triển nhân lực - Sử dụng trong việc cải thiện môi trường và điều kiện làm việc. Các lỗi thường gặp trong đánh giá thực hiện công việc Để đánh giá một cách khách quan cần lưu ý tránh các lỗi sau đây (bảng 1.