CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA, BÁN HÀNG HÓA 1.1 Những vấn đề chung về mua, bán hàng hóa 1.1 Khái niệm mua, bán hàng hóa Mua, bán hàng hóa là một hoạt động thương mại giữa các chủ thể (thương nhân và những người có nhu cầu về hàng hóa) với nhau. Trong đó, bên bán sẽ có nghĩa vụ phải giao hàng và quyền sở hữu hàng hóa đó cho bên mua và nhận thanh toán theo giá thỏa thuận. Còn bên mua phải thanh toán cho bên bán số tiền thỏa thuận và nhận hàng cũng như quyền sở hữu hàng hóa đó. Quá trình mua bán hàng hóa phải được gắn liền với quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa đó từ người bán sang người mua.2 Nhiệm vụ của kế toán mua, bán hàng hóa Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hóa ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật.
Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hóa và tính thuế.
Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa. Tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.3 Đánh giá hàng hóa Hàng hóa hiện có ở doanh nghiệp bao giờ cũng phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế là đúng với số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra về những hàng hóa đó. Song sự hình thành trị giá vốn của hàng hóa trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hóa.1 Đánh giá nhập hàng hóa Giá gốc của hàng hóa được xác định trên cơ sở giá mua, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 4 Khóa Luận Tốt Nghiệp các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng.
Trong đó, ta cần phân biệt sự khác nhau giữa hai chỉ tiêu giá mua hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa. Giá mua hàng hóa: - Giá mua hàng hóa là chỉ tiêu được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hóa trong kho tính theo trị giá mua vào. Trường hợp 1: Giá mua hàng hóa theo hóa đơn. Đối với những doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ khi trị giá nhập tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực tế - tính theo giá bán chưa có thuế GTGT.
Đối với những doanh nghiệp nộp thế theo phương pháp trực tiếp thì trị giá nhập kho còn bao gồm cả thuế GTGT nộp ở khâu mua hàng hóa. Trường hợp 2: Công ty mua được hưởng các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua. Công ty mua được hưởng các khoản chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất thì những khoản này được trừ khỏi chỉ tiêu giá mua hàng hóa. Trường hợp 3: Doanh nghiệp mua hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất.
Giá mua của hàng hóa tại thời điểm mua là giá mua đã có thuế tiêu thụ đặc biệt. Trường hợp 4: Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa. Giá mua của hàng hóa tại thời điểm mua phải cộng thêm thuế nhập khẩu. Giá mua Giá mua ghi Các khoản Thuế nhập = - giảm trừ + hàng hóa trên hóa đơn khẩu (nếu có) (nếu có) Trường hợp 5: Doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc.
Trường hợp này doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí nhằm làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hóa thì chi phí sơ chế cũng được tính vào trị giá vốn hàng mua nhập kho. Trường hợp 6: Nếu doanh nghiệp có tổ chức sản xuất để tạo thêm nguồn hàng Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất ra sản phẩm hàng hóa. SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 5 Khóa Luận Tốt Nghiệp b. Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí thu mua hàng hóa là chỉ tiêu dùng để phản ánh tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa, tính đến khi hàng hóa đã nhập vào kho của công ty.
Ngoài các chi phí chủ yếu như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng hóa phát sinh trong quá trình mua hàng, chỉ tiêu này còn bao gồm các chi phí khác như: chi phí bảo hiểm hàng hóa đang được vận chuyển, tiền thuê kho, thuê bến bãi, lương nhân viên thu mua và nhận hàng, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, … kể cả khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng. Các khoản chi phí thu mua làm tăng giá khi nhập hàng. Vì vậy giá hàng được tính như sau: Giá nhập Giá mua của Các khoản chi phí = + hàng hóa hàng hóa thu mua Với những nội dung như trên, cộng với đặc điểm hoạt động của các công ty thương mại là luôn mong muốn đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa cho nên việc tính toán phân bổ từng khoản mục chi phí thu mua hàng hóa khi nó phát sinh cho các mặt hàng có liên quan là điều khó có thể làm được. Nói cách khác, nhữngnỗ lực của kế toán và thời gian cần thiết để thực hiện công việc trên không mang lại một lợi ích tương xứng.
Hơn nữa, chi phí thu mua hàng hóa đương nhiên là có một mối quan hệ mật thiết với khối lượng hàng hóa lưu chuyển của công ty nên chỉ tiêu này cần phải được quản lý chặt chẽ và phân tích kỹ lưỡng. Kế toán sẽ mở một tài khoản riêng để theo dõi chỉ tiêu “Chi phí thu mua hàng hóa” và như vậy “giá mua hàng hóa” cũng được theo dõi trên một tài khoản riêng. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp bán buôn có chủng loại hàng tồn kho mua bán không nhiều, doanh nghiệp mua bán hàng hóa với số lượng lớn và xác định dễ dàng chi phí mua hàng thì chi phí thu mua sẽ cộng dồn ghi hết vào giá mua hàng hóa một lần. Thông tin về giá mua của hàng hóa tồn kho cuối kỳ và chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ được trình bày trên bảng cân đối kế toán, phần tài sản ngắn hạn, mục hàng tồn kho.
SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 6 Khóa Luận Tốt Nghiệp 1.2 Đánh giá xuất hàng hóa Trị giá xuất hàng Giá trị nhập thực Chi phí mua hàng = tế của hàng hóa + phân bổ cho hàng xuất bán xuất kho để bán đã bán Trị giá nhập thực tế hàng hóa xuất kho có thể được xác định theo một trong các phương pháp: - Bình quân gia quyền liên hoàn hoặc cố định. - Nhập trước – Xuất trước. - Giá thực tế đích danh (nhận diện cụ thể).2 Kế toán nghiệp vụ mua, bán hàng hóa 1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa 1.1 Chứng từ sử dụng - Phiếu yêu cầu mua hàng; - Đơn đặt hàng; - Hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT; - Báo cáo nhận hàng; - Phiếu kiểm soát; - Séc thanh toán và bảng sao kê ngân hàng. SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 7 Khóa Luận Tốt Nghiệp Nhà cung cấp Nhân viên mua hàng Kế toán Thủ kho Thủ quỹ Nhận yêu cầu Yêu cầu báo giá Lập báo giá Nhận báo giá Nhận đơn mua hàng Lập đơn mua hàng Nhận hàng và hóa Lập HĐBH và xuất đơn Lập phiếu nhập kho Nhận phiếu hàng và nhập kho Làm thủ tục thanh toán Ghi sổ thẻ kho Thanh toán Chi tiền và Lập phiếu chi ghi sổ quỹ ngay Chưa thanh Ghi sổ Ghi sổ toán công nợ tiền mặt Sơ đô 1.1:Sơ đồ chứng từ sử dụng của kế toán mua hàng hóa SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 8 Khóa Luận Tốt Nghiệp 1.2 Tài khoản sử dụng Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đường – Tài khoản này phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Tài khoản 1561 Giá mua hàng hóa – Tài khoản này phản ánh trị giá hàng theo giá mua. Tài khoản 1562 Chi phí thu mua hàng – Tài khoản này phản ánh chi phí trực tiếp để có hàng hóa mua vào nhập kho trong trạng thái sẵn sàng bán ra hoặc gia công thêm rồi bán ra. Kết cấu tài khoản 151: Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” Trị giá hàng hóa đã mua đang đi Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đường. đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển thẳng cho khách hàng SDCK: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho doanh nghiệp).
SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 9 Khóa Luận Tốt Nghiệp Kết cấu tài khoản 1561: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” Trị giá hàng hóa mua đã nhập kho. Trị giá hàng mua xuất kho để bán, Trị giá hàng nhận vốn góp; trị giá trao đổi, biếu tặng, xuất giao đại lý, xuất hàng đã bán bị trả lại nhập kho; trị giá góp vốn liên doanh. hàng phát hiện thừa khi kiểm kê. Chiết khấu thương mại mua hàng, các Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho khoản giảm giá hàng mua được hưởng; cuối kì (hạch toán hàng tồn kho theo trị giá hàng hóa trả lại cho người bán; trị phương pháp kiểm kê định kỳ).
giá hàng hóa hao hụt, mất mát. Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho cuối kỳ: Kết cấu tài khoản 1562: Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” Chi phí thu mua hàng hóa thực tế Chi phí thu mua hàng hóa tính cho phát sinh liên quan đến đối tượng hàng khối lượng đã tiêu thụ trong kỳ. hóa mua vào, đã nhập kho trong kỳ.
Chi phí thu mua tồn cuối kì: SVTH: Nguyễn Thị Tú Duy Trang 10 Khóa Luận Tốt Nghiệp 1.