CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp 1.1 Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp. *Khái niệm: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. - Phương thức thanh toán là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.1 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán để nhận được vật tư hàng hóa, dịch vụ.
Tuy nhiên phương thức thanh toán này chỉ áp dụng giữa các bên có khoảng cách địa lý gần nhau và giá trị thanh toán nhỏ (nhỏ hơn 20 triệu đồng Việt Nam). - Phương thức thanh toán bằng tiền mặt được chia thành: + Thanh toán bằng đồng Việt Nam; + Thanh toán bằng ngoại tệ; + Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng; + Thanh toán toán bằng vàng, bạc, kim khí quý,….2 Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. - Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua các phương tiện khác không phải tiền mặt như tài sản, chứng chỉ có giá trị tương đương. Nghĩa là có thể sử dụng các giấy tờ có giá (chứng khoán, tiền gửi,.) , tài sản hữu hình (không phải vàng, bạc) hoặc sử dụng công cụ để thanh toán.
Phương pháp này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh do tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. - Một số loại hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như sau: Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 3 Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng – Khóa luận tốt nghiệp + Thanh toán sử dụng giấy ủy nhiệm chi (UNC), ủy nhiệm thu (UNT); + Thanh toán sử dụng Séc; + Thanh toán nhờ thu; + Thanh toán bằng thư tín dụng; + Thanh toán bù trừ.2 Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp 1.1 Hình thức thanh toán nội địa a. Hình thức thanh toán bằng Séc - Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. - Một tờ séc đủ điều kiện thanh toán phải đảm bảo các yếu tố sau đây: + Tờ séc phải có đủ các yếu tố và nội dung quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau.
+ Được nộp trong thời hạn hiệu lực thanh toán. + Không có lệnh đình chỉ thanh toán. + Chữ ký và dấu (nếu có) của người phát hành séc phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng. + Không ký phát hành séc vượt quá thẩm quyền quy định tại văn bản ủy quyền.
+ Tài khoản tiền gửi của Chủ tài khoản đủ số dư để thanh toán. + Các chữ ký chuyển nhượng (đối với séc ký danh) phải liên tục - Séc thanh toán bao gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. + Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị có mở sổ tài khoản. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 4 Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng – Khóa luận tốt nghiệp + Séc bảo chi: Là một tờ Séc được ngân hàng của người phát hành đảm bảo rằng tài khoản của người đó có đủ tiền để được trích ra khi thanh toán. Trong trường hợp này, ngân hàng thường ghi hoặc đóng dấu bảo chi lên tờ Séc. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa, cung ứng dịch vụ,… có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. + Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc.
Số séc định mức có thể dùng thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. + Séc tiền mặt: Séc do ngân hàng phát hành nên người thụ hưởng sẽ được đảm bảo thanh toán trừ trường hợp phát hiện ra tờ séc bị gian lận.
Sở dĩ nó được gọi là séc tiền mặt vì có giá trị gần như tiền mặt do sẽ được thanh toán ngay. Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp. Hình thức thanh toán bù trừ - Thanh toán bù trừ áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi 1.2 Hình thức thanh toán quốc tế a. Hình thức thanh toán nhờ thu - Thanh toán nhờ thu là phương thức thanh toán, theo đó, bên bán sau khi giao hàng hay cung ứng dịch vụ, ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình xuất trình bộ Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 5 Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng – Khóa luận tốt nghiệp chứng từ thông qua ngân hàng đại lý cho bên mua để được thanh toán, chấp nhận hối phiếu hay chấp nhận các điều kiện và điều khoản khác.
- Chứng từ tài chính: hối phiếu, kỳ phiếu, séc,. - Chứng từ thương mại: Hóa đơn, vận tải đơn, các chứng từ về quyền sở hữu hoặc các chứng từ tương tự. - Các bên tham gia phương thức nhờ thu: + Người ủy nhiệm thu: là người xuất khẩu, người hưởng lợi. Là người yêu cầu ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền.
+ Người trả tiền: Là người mà nhờ thu được xuất trình để thanh toán hay chấp nhập thanh toán. + Ngân hàng nhờ thu (ngân hàng nhận ủy nhiệm thu): là ngân hàng, theo yêu cầu của người ủy thác chấp nhận chuyển nhờ thu đến ngân hàng đại lý. +Ngân hàng thu hộ : là ngân hàng đại lý hay chi nhánh của ngân hàng nhờ thu có trụ sở ở nước người trả tiền. Thực hiện thu tiền từ người trả tiền theo các chỉ thị ghi trong lệnh nhờ thu.
-Trên thực tế có hai loại nhờ thu là: + Nhờ thu trơn (ủy thác thu không kèm chứng từ) là phương thức mà người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền trên tờ hối phiếu ở người mua, trong đó chứng từ nhờ thu chỉ bao gồm chứng từ tài chính, còn các chứng từ thương mại được gửi trực tiếp cho người nhập khẩu không qua ngân hàng. + Nhờ thu kèm chứng từ: phương thức thanh toán mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu (chứng từ gửi hàng và hối phiếu) và nhờ ngân hàng thu hộ tiền tờ hối phiếu đó, với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới trao toàn bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để họ nhận hàng. Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) - Thanh toán bằng thư tín dụng: là phương thức thanh toán, trong đó yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành bức thư (thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 6 Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng – Khóa luận tốt nghiệp hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. - Các bên tham gia thư tín dụng (L/C) + Người xin mở thư tín dụng: người mua, người nhập khẩu hàng hóa.
+ Người hưởng lợi thư tín dụng: Người bán, người xuất hàng hóa. + Ngân hàng mở thư tín dụng: là ngân hàng đại diện có thể cấp tín dụng cho người nhập khẩu. + Ngân hàng thông báo thư tín dụng: thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở thư tín dụng hoặc ngân hàng bên bán. + Ngân hàng xác nhận, ngân hàng chiết khấu, ngân hàng trả tiền: các ngân hàng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào yêu cầu của người mua trong đơn xin mở L/C và sự ủy nhiệm của ngân hàng mở L/C.
-Ưu và nhược điểm khi tham gia thư tín dụng: + Ưu điểm: • Ngân hàng là bên đứng ra bảo lãnh nên đảm bảo an toàn cho quá trình giao dịch, là người đứng ra bảo lãnh thanh toán tiền hàng cho người nhập khẩu. Việc này sẽ giúp hạn chế rủi ro cho người xuất khẩu hơn. + Nhược điểm: • L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì việc thanh toán dựa trên chứng từ, không phải dựa trên chất lượng hàng hóa. Do đó, có thể người mua sẽ gặp bất lợi khi nhận hàng không đúng với chất lượng.
• Mất nhiều thời gian ở khâu lập và kiểm tra chứng từ. • Chi phí giao dịch với ngân hàng lớn. • Chi phí lưu hàng, bảo quản hàng hóa tại cảng lớn nếu chứng từ sai sót và bên mua không nhận được hàng.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua trong doanh nghiệp.