Đặt vấn đề - Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu. Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Văn Phú – Invest. Chƣơng 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần đầu tƣ Văn Phú – Invest.
- Phần III: Kết luận và kiến nghị 5 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: HỆ THỐNG HÓA NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ đƣợc xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán, sau đó lan rộng ra các lĩnh vực khác. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, đƣợc thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau nhƣ Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán nội bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC,… Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến nhƣ sau: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC – The International Federation Of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục đƣợc thiết lập nhằm đạt đƣợc bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể.
Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phƣơng pháp phối hợp và đo lƣờng đƣợc thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cƣờng tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” 6 Định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ vè chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban cảu các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway đƣợc thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, ngƣời quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng nó hiệu quả tài sản của đơn vị. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hƣớng tới gồm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trƣờng phát triển liên tục, do đó rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi.
Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sẽ là một công cụ hữu hiệu nhằm 7 giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng nhƣ phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các bộ phận cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống Kiểm soát nội bộ đƣợc xây dựng dựa trên 5 bộ phận đó là: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và Truyền thông, Giám sát. Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen thƣởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt đƣợc.
Theo báo cáo COSO 2013, môi trƣờng kiểm soát đƣợc đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo đƣợc năm nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện đƣợc sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lƣu ý các điểm quan trọng sau: - Quan điểm của ngƣời lãnh đạo cấp cao nhất đơn vị: HĐQT và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Quan điểm về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong cách điều hành và ứng xử cá nhân của ngƣời quản lý cũng nhƣ HĐQT, thái độ đối với rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ƣớc tính, và mức độ hình thức trong các quy định. Nhƣ vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản 8 lý cấp cao trong đơn vị là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, nhà quản lý cấp cao nhất có thể đƣợc xem là ngƣời thúc đẩy nhƣng cũng đồng thời có thể xem là ngƣời gây trở ngại đối với hệ thống KSNB, điều này phụ thuộc vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó.
- Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử đƣợc thiết lập nhằm hƣớng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đƣa ra các quyết định để đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. - Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã đƣợc xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể đƣợc thực hiện bởi ngƣời quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm qua các kênh chính thức và không chính thức.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lƣu ý các điểm quan trọng sau: - Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tƣơng đƣơng. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. - Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát.
HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng nhƣ có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng. - Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB. 9 Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau: - Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm (phân quyền): Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm ngƣời trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Cách thức phân định trách nhiệm và quyền hạn chung trong đơn vị thông thƣờng nhƣ sau: + HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao khi cần thiết và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng.